Quy trình quản lý dự án xây dựng

Mục đích sử dụng tài liệu:

• Đối với chủ đầu tư: Giám sát tiến độ, chất lượng, và ngân sách của dự án dựa trên các hạng mục toàn dự án, gói thầu, và hợp đồng. Phê duyệt các hạng mục, nghiệm thu, và thanh toán theo hạng mục của hợp đồng.
• Đối với tổng thầu: Quản lý các hạng mục toàn dự án, chia gói thầu, ký hợp đồng với nhà thầu, và theo dõi tiến độ, nghiệm thu, thanh toán dựa trên các hạng mục của hợp đồng.
• Đối với nhà thầu: Thực hiện các hạng mục của hợp đồng (milestones), báo cáo tiến độ, tham gia nghiệm thu, và nhận thanh toán dựa trên từng hạng mục của hợp đồng.

Cấu trúc quản lý dự án:

• Hạng mục toàn dự án: Các hạng mục lớn của toàn bộ dự án (ví dụ: móng, kết cấu, hoàn thiện).
• Gói thầu: Một hạng mục toàn dự án có thể chia thành nhiều gói thầu (ví dụ: hạng mục hệ thống kỹ thuật chia thành gói thầu điện, gói thầu nước).
• Hợp đồng: Một gói thầu có thể có nhiều hợp đồng với các nhà thầu (ví dụ: gói thầu điện có hợp đồng với nhà thầu A cho hệ thống chiếu sáng, hợp đồng với nhà thầu B cho hệ thống điện chính).
• Hạng mục của hợp đồng: Các hạng mục cụ thể trong hợp đồng, là các milestones của tiến độ hợp đồng (ví dụ: hợp đồng hệ thống chiếu sáng có các hạng mục: lắp đặt dây điện, lắp đặt đèn, kiểm tra hệ thống).

1. Khởi tạo (Initiating)

1.1 Phát triển điều lệ dự án (Develop Project Charter)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt mục tiêu dự án (xây dựng tòa nhà 20 tầng), phạm vi ban đầu, và yêu cầu pháp lý.
• Tổng thầu: Hỗ trợ xây dựng điều lệ, xác định các hạng mục toàn dự án ban đầu (móng, kết cấu, hệ thống kỹ thuật, hoàn thiện).
• Nhà thầu: Tham gia nếu được yêu cầu, cung cấp thông tin chuyên môn cho các hạng mục liên quan.

1.2 Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders)

• Chủ đầu tư: Đảm bảo danh sách đầy đủ (tổng thầu, nhà thầu, cơ quan quản lý).
• Tổng thầu: Xác định các nhà thầu tiềm năng cho từng gói thầu.
• Nhà thầu: Được liệt kê trong danh sách các bên liên quan.

1.3 Dự toán công trình dự án (Preliminary Cost Estimation)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt dự toán sơ bộ.
• Tổng thầu: Thực hiện dự toán dựa trên các hạng mục toàn dự án (chi phí xây dựng thô khoảng 5 triệu/m²).
• Nhà thầu: Cung cấp dự toán sơ bộ cho các hạng mục tiềm năng của mình.

1.4 Phát triển kế hoạch quản lý dự án (Develop Project Management Plan)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt kế hoạch tổng thể.
• Tổng thầu: Lập kế hoạch, xác định sơ bộ các gói thầu và hợp đồng tiềm năng cho từng hạng mục toàn dự án.
• Nhà thầu: Đóng góp ý kiến về nguồn lực và tiến độ cho các hạng mục liên quan.

1.5 Quản lý và kiểm soát công việc dự án (Direct and Manage Project Work)

• Chủ đầu tư: Giám sát việc ký kết hợp đồng ban đầu.
• Tổng thầu: Đảm bảo hợp đồng với các nhà thầu được chuẩn bị cho từng gói thầu.
• Nhà thầu: Ký hợp đồng với tổng thầu, chuẩn bị nguồn lực.

1.6 Giám sát và kiểm soát công việc dự án (Monitor and Control Project Work)

• Chủ đầu tư: Theo dõi tiến độ chuẩn bị.
• Tổng thầu: Báo cáo tiến độ, giám sát công việc ban đầu của nhà thầu.
• Nhà thầu: Thực hiện công việc chuẩn bị theo hợp đồng (ví dụ: nhà thầu móng khảo sát địa chất).

1.7 Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt thay đổi.
• Tổng thầu: Đề xuất thay đổi, thông báo cho nhà thầu nếu ảnh hưởng đến hợp đồng.
• Nhà thầu: Báo cáo vấn đề hoặc đề xuất thay đổi liên quan đến hợp đồng.

1.8 Đóng giai đoạn khởi tạo (Close Project or Phase)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt tài liệu khởi tạo.
• Tổng thầu: Hoàn tất và chuyển sang lập kế hoạch.
• Nhà thầu: Đảm bảo hoàn tất tài liệu hợp đồng ban đầu.

2. Lập kế hoạch (Planning)

2.1 Quản lý kế hoạch (Planning Management)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt tiến độ và ngân sách.
• Tổng thầu:
  • Lập kế hoạch quản lý dự án: Xác định các mốc tiến độ (hoàn thành móng, cất nóc, bàn giao).
  • Ước lượng chi phí: Tính toán chi phí cho từng hạng mục toàn dự án.
  • Xác định ngân sách: Cộng dồn chi phí, dự phòng 10-15% cho rủi ro.
  • Kiểm soát chất lượng: Lập tiêu chí kiểm tra (thử nén bê tông, kiểm tra mối hàn thép).
• Nhà thầu: Cung cấp thông tin chi phí và tiến độ cho các hạng mục của hợp đồng.

2.2 Quản lý phạm vi (Plan Scope Management)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt phạm vi và WBS.
• Tổng thầu:
  • Thu thập yêu cầu: Làm việc với chủ đầu tư để xác định yêu cầu (số tầng, diện tích).
  • Xác định phạm vi: Xác định các hạng mục toàn dự án (móng, kết cấu, hệ thống kỹ thuật, hoàn thiện).
  • Tạo cấu trúc phân chia công việc (Create WBS):
    • Cấp 1: Dự án xây dựng tòa nhà 20 tầng
      • Cấp 2: Hạng mục – Công tác chuẩn bị (khảo sát địa chất, xin giấy phép).
        • Gói thầu: Khảo sát địa chất (hợp đồng với nhà thầu A: khảo sát đất; nhà thầu B: phân tích mẫu đất).
      • Cấp 2: Hạng mục – Công tác móng (đào móng, đổ bê tông móng).
        • Gói thầu: Thi công móng (hợp đồng với nhà thầu C: đào móng; nhà thầu D: đổ bê tông).
      • Cấp 2: Hạng mục – Công tác kết cấu (cột, dầm, sàn).
        • Gói thầu: Thi công kết cấu (hợp đồng với nhà thầu E: thi công cột, dầm; nhà thầu F: thi công sàn).
      • Cấp 2: Hạng mục – Công tác hoàn thiện (lát gạch, sơn tường, lắp cửa).
        • Gói thầu: Hoàn thiện nội thất (hợp đồng với nhà thầu G: lát gạch, sơn tường; nhà thầu H: lắp cửa).
      • Cấp 2: Hạng mục – Hệ thống kỹ thuật (điện, nước, PCCC, thang máy).
        • Gói thầu: Hệ thống điện (hợp đồng với nhà thầu I: hệ thống chiếu sáng; nhà thầu J: hệ thống điện chính).
        • Gói thầu: Hệ thống nước (hợp đồng với nhà thầu K: cấp nước; nhà thầu L: thoát nước).
        • Gói thầu: Hệ thống PCCC (hợp đồng với nhà thầu M: lắp đặt báo cháy; nhà thầu N: lắp đặt vòi chữa cháy).
      • Cấp 2: Hạng mục – Nghiệm thu và bàn giao (kiểm tra chất lượng, bàn giao).
    • Hạng mục của hợp đồng (Milestones): Lấy ví dụ gói thầu hệ thống điện, hợp đồng với nhà thầu I (hệ thống chiếu sáng):
      • Hạng mục 1: Lắp đặt dây điện (hoàn thành trong 2 tuần).
      • Hạng mục 2: Lắp đặt thiết bị chiếu sáng (hoàn thành trong 3 tuần).
      • Hạng mục 3: Kiểm tra hệ thống chiếu sáng (hoàn thành trong 1 tuần).
  • Xác nhận phạm vi: Đảm bảo chủ đầu tư phê duyệt.
  • Kiểm soát phạm vi: Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi.
• Nhà thầu: Đóng góp vào WBS cho các hạng mục của hợp đồng, xác định các milestones (hạng mục của hợp đồng).

2.3 Quản lý truyền thông (Communications Management)

• Chủ đầu tư: Đảm bảo nhận báo cáo rủi ro.
• Tổng thầu:
  • Lập kế hoạch quản lý rủi ro: Xác định rủi ro (tai nạn lao động, chậm vật liệu).
  • Xác định rủi ro: Liệt kê rủi ro (đất yếu, thời tiết xấu, tranh chấp pháp lý).
  • Thực hiện phân tích định tính rủi ro: Đánh giá mức độ ảnh hưởng.
  • Lập kế hoạch ứng phó rủi ro: Chuẩn bị biện pháp (bảo hiểm, dự trữ vật liệu).
  • Thực hiện ứng phó rủi ro: Áp dụng biện pháp khi rủi ro xảy ra.
  • Giám sát rủi ro: Theo dõi liên tục.
• Nhà thầu: Báo cáo rủi ro liên quan đến hạng mục của hợp đồng.

2.4 Quản lý các bên liên quan (Stakeholder Management)

• Chủ đầu tư: Tham gia họp để nắm tình hình.
• Tổng thầu:
  • Xác định các bên liên quan: Đảm bảo danh sách đầy đủ.
  • Lập kế hoạch tương tác: Xác định tần suất họp.
  • Quản lý sự tham gia: Truyền đạt thông tin rõ ràng.
  • Giám sát sự tham gia: Đánh giá và điều chỉnh.
• Nhà thầu: Tham gia họp, báo cáo tiến độ các hạng mục của hợp đồng.

3. Thi công (Executing)

3.1 Quản lý thi công (Construction Management)

• Chủ đầu tư: Giám sát tiến độ qua báo cáo từ tổng thầu.
• Tổng thầu:
  • Giám sát thi công các hạng mục toàn dự án, phối hợp giữa các gói thầu.
  • Theo dõi tiến độ từng hợp đồng dựa trên các hạng mục của hợp đồng (milestones).
• Nhà thầu:
  • Thực hiện thi công các hạng mục của hợp đồng (ví dụ: nhà thầu I lắp đặt hệ thống chiếu sáng theo các milestones đã lập).
  • Ghi nhận Nhật ký thi công: Hàng ngày ghi chép chi tiết các hoạt động trên công trường, bao gồm công việc thực hiện, số lượng nhân công, máy móc sử dụng, vật liệu tiêu thụ, điều kiện thời tiết, và các sự cố phát sinh (ví dụ: mưa lớn gây chậm tiến độ lắp đặt hệ thống điện).
  • Cập nhật tiến độ: Báo cáo tiến độ thực tế của các hạng mục của hợp đồng (milestones) cho tổng thầu, so sánh với kế hoạch ban đầu để điều chỉnh nếu cần (ví dụ: nhà thầu I báo cáo đã hoàn thành 70% hạng mục lắp đặt dây điện).
  • Tạo và quản lý nghiệm thu các hạng mục của hợp đồng: Chuẩn bị tài liệu và phối hợp với tổng thầu để nghiệm thu từng hạng mục của hợp đồng (milestone) sau khi hoàn thành (ví dụ: nhà thầu I đề xuất nghiệm thu hạng mục lắp đặt dây điện, cung cấp báo cáo kiểm tra chất lượng).
  • Tạo và quản lý đề nghị thanh toán: Lập đề nghị thanh toán dựa trên các hạng mục của hợp đồng đã được nghiệm thu, gửi cho tổng thầu để xem xét (ví dụ: nhà thầu I gửi đề nghị thanh toán cho hạng mục lắp đặt dây điện sau khi được nghiệm thu).

3.2 Quản lý chất lượng (Quality Management)

• Chủ đầu tư: Xem xét báo cáo kiểm tra chất lượng.
• Tổng thầu:
  • Kiểm tra chất lượng vật liệu (thử nén bê tông, kiểm tra mối hàn thép).
  • Đảm bảo an toàn lao động: công nhân dùng mũ bảo hộ, dây an toàn.
• Nhà thầu: Đảm bảo chất lượng cho các hạng mục của hợp đồng, báo cáo kết quả kiểm tra.

3.3 Quản lý tài liệu (Document Management)

• Chủ đầu tư: Yêu cầu tổng thầu cung cấp tài liệu.
• Tổng thầu:
  • Lưu trữ tài liệu: bản vẽ thi công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng hạng mục của hợp đồng.
  • Đảm bảo tài liệu được cập nhật và dễ truy cập.
• Nhà thầu: Cung cấp tài liệu liên quan đến hạng mục của hợp đồng (báo cáo kiểm tra chất lượng, tiến độ, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán).

3.4 Quản lý và kiểm soát phát sinh (Manage and Control Changes)

• Chủ đầu tư: Phê duyệt phát sinh.
• Tổng thầu:
  • Xác định phát sinh: Ghi nhận thay đổi (thay đổi thiết kế, chậm vật liệu).
  • Đánh giá tác động: Phân tích ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí, chất lượng.
  • Phê duyệt phát sinh: Đảm bảo chủ đầu tư phê duyệt.
  • Cập nhật kế hoạch: Điều chỉnh tiến độ, ngân sách, tài liệu.
  • Lưu trữ thông tin phát sinh: Ghi nhận vào nhật ký thi công để nghiệm thu.
• Nhà thầu: Báo cáo phát sinh liên quan đến hạng mục của hợp đồng, phối hợp xử lý.

3.5 Phát triển đội nhóm (Develop Team)

• Tổng thầu: Đào tạo công nhân và kỹ sư.
• Nhà thầu: Đào tạo đội ngũ của mình để đáp ứng yêu cầu.

3.6 Quản lý đội nhóm (Manage Team)

• Tổng thầu: Phân công công việc, giám sát hiệu suất các nhà thầu.
• Nhà thầu: Quản lý đội ngũ, báo cáo tiến độ.

3.7 Thu nhận nguồn lực (Acquire Resources)

• Tổng thầu: Đảm bảo cung ứng vật liệu và máy móc cho toàn dự án.
• Nhà thầu: Thu nhận nguồn lực cho hạng mục của hợp đồng, phối hợp với tổng thầu.

4. Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling)

4.1 Kiểm soát tiến độ (Schedule Control)

• Chủ đầu tư: Xem xét báo cáo tiến độ.
• Tổng thầu: So sánh tiến độ thực tế với kế hoạch, dựa trên các hạng mục của hợp đồng (milestones).
• Nhà thầu: Báo cáo tiến độ từng hạng mục của hợp đồng, phối hợp điều chỉnh.

4.2 Kiểm soát chi phí (Cost Control)

• Chủ đầu tư: Đảm bảo chi phí trong ngân sách.
• Tổng thầu: Theo dõi chi phí thực tế, dựa trên từng hạng mục của hợp đồng.
• Nhà thầu: Báo cáo chi phí, đảm bảo không vượt ngân sách đã phân bổ.

4.3 Kiểm soát chất lượng (Quality Control)

• Chủ đầu tư: Xem xét báo cáo nghiệm thu.
• Tổng thầu: Nghiệm thu từng hạng mục của hợp đồng trước khi tích hợp vào hạng mục toàn dự án.
• Nhà thầu: Đảm bảo chất lượng từng hạng mục của hợp đồng trước khi bàn giao.

4.4 Quản lý rủi ro (Risk Management)

• Chủ đầu tư: Nhận báo cáo rủi ro.
• Tổng thầu: Theo dõi và ứng phó rủi ro.
• Nhà thầu: Báo cáo rủi ro liên quan đến hạng mục của hợp đồng.

4.5 Quản lý truyền thông (Communications Management)

• Tổng thầu:
  • Lập kế hoạch quản lý nguồn lực: Xác định nhân công, máy móc.
  • Ước lượng nguồn lực: Tính toán nguồn lực.
  • Thu nhận nguồn lực: Đảm bảo cung ứng.
  • Phát triển đội nhóm: Đào tạo kỹ năng.
  • Quản lý đội nhóm: Giám sát và hỗ trợ.
  • Kiểm soát nguồn lực: Đảm bảo sử dụng hiệu quả.
• Nhà thầu: Báo cáo nhu cầu nguồn lực, phối hợp với tổng thầu.

5. Đóng (Closing)

5.1 Nghiệm thu công trình (Project Acceptance)

• Chủ đầu tư: Tham gia nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và phê duyệt.
• Tổng thầu:
  • Nghiệm thu từng hạng mục của hợp đồng: Kiểm tra từng hạng mục của hợp đồng (milestones) đã hoàn thành (ví dụ: kiểm tra hệ thống chiếu sáng của nhà thầu I).
  • Tích hợp vào hạng mục toàn dự án: Đảm bảo các hạng mục của hợp đồng phù hợp với hạng mục toàn dự án (hệ thống kỹ thuật hoàn thiện).
  • Xem xét phát sinh: Đảm bảo tất cả phát sinh được nghiệm thu.
  • Lập biên bản nghiệm thu: Bao gồm kiểm tra chất lượng, an toàn, và tài liệu.
• Nhà thầu: Bàn giao hạng mục của hợp đồng, cung cấp tài liệu nghiệm thu (báo cáo kiểm tra hệ thống).

5.2 Thanh toán hợp đồng (Contract Closure)

• Chủ đầu tư: Thanh toán cho tổng thầu dựa trên các hạng mục của hợp đồng đã nghiệm thu.
• Tổng thầu: Thanh toán cho nhà thầu dựa trên từng hạng mục của hợp đồng (ví dụ: nhà thầu I nhận thanh toán sau khi hoàn thành và nghiệm thu 3 hạng mục: lắp dây điện, lắp đèn, kiểm tra hệ thống).
• Nhà thầu: Nhận thanh toán từ tổng thầu, hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

5.3 Lưu trữ tài liệu (Document Archiving)

• Chủ đầu tư: Nhận tài liệu từ tổng thầu.
• Tổng thầu: Lưu bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng hạng mục.
• Nhà thầu: Cung cấp tài liệu liên quan đến hạng mục của hợp đồng.

5.4 Đánh giá dự án (Project Evaluation)

• Chủ đầu tư, Tổng thầu, Nhà thầu: Rút kinh nghiệm về tiến độ, chi phí, rủi ro, và quản lý phát sinh.

5.5 Bàn giao công trình (Handover)

• Chủ đầu tư: Nhận công trình và hướng dẫn vận hành.
• Tổng thầu: Chuyển giao công trình.
• Nhà thầu: Hỗ trợ tổng thầu trong quá trình bàn giao (nếu cần).

6. Kết luận

Quy trình quản lý dự án xây dựng này cung cấp một khung chi tiết và có hệ thống, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa chủ đầu tư, tổng thầu, và nhà thầu trong việc triển khai dự án. Việc phân chia rõ ràng giữa hạng mục toàn dự án, gói thầu, và hạng mục của hợp đồng (milestones) giúp quản lý tiến độ, chất lượng, và chi phí một cách hiệu quả. Đặc biệt, các công việc như ghi nhận Nhật ký thi công, cập nhật tiến độ, nghiệm thu và thanh toán theo hạng mục của hợp đồng đã được tích hợp để tăng tính minh bạch và trách nhiệm của các bên. Tài liệu này không chỉ hỗ trợ kiểm soát dự án mà còn tạo cơ sở để rút kinh nghiệm cho các dự án tương lai, đảm bảo công trình hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng và trong phạm vi ngân sách đã đề ra.