Search for answers or browse our knowledge base.
Quản lý yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp
Tạo ra các yêu cầu nghiệp vụ giá trị: Vai trò của kiến trúc doanh nghiệp và trí tuệ nhân tạo
Việc hoạch định, quản lý và triển khai yêu cầu nghiệp vụ luôn là một thách thức lớn trong bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù đầu tư nhiều nguồn lực, tỷ lệ thành công của các dự án chuyển đổi kỹ thuật số thường rất thấp, theo nhận định từ Boston Consulting Group và Harvard Business Review. Bài viết này sẽ đi sâu vào hai phương pháp tiếp cận giúp giải quyết những thách thức hiện tại trong việc quản lý và tạo ra các yêu cầu nghiệp vụ có giá trị, trong đó có một phương pháp dựa trên trí tuệ nhân tạo tạo sinh.
Quản lý yêu cầu trong kiến trúc doanh nghiệp TOGAF
Quản lý Yêu cầu là một phần cốt lõi của kiến trúc doanh nghiệp, như được minh họa trong Hình 1. Trong The Open Group Architecture Framework (TOGAF), một yêu cầu nghiệp vụ được định nghĩa là một tuyên bố về nhu cầu mà kiến trúc phải đáp ứng. Nó thường đại diện cho một khả năng cấp cao mà hệ thống hoặc kiến trúc doanh nghiệp cần có để thỏa mãn một hợp đồng, tiêu chuẩn, đặc điểm kỹ thuật hoặc tài liệu chính thức khác. Các yêu cầu trong TOGAF là nền tảng để hoạch định, xác định, thiết kế và hiện thực hóa các giải pháp kiến trúc ở cấp độ nghiệp vụ, ứng dụng, dữ liệu và công nghệ. Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng phát triển kiến trúc, đảm bảo rằng kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu chiến lược, nhu cầu của các bên liên quan và yêu cầu vận hành của tổ chức.
[Figure 1 – The TOGAF Architecture Development Method, 10th Edition]
Các loại yêu cầu trong TOGAF
- Yêu cầu nghiệp vụ (Business Requirements): Mô tả các nhu cầu của tổ chức, bao gồm quy trình kinh doanh, vai trò, đơn vị tổ chức và mục tiêu mà kiến trúc cần hỗ trợ.
- Yêu cầu của các bên liên quan (Stakeholder Requirements): Phát sinh từ nhu cầu của các bên liên quan tham gia vào dự án kiến trúc, như người dùng nghiệp vụ, khách hàng, đối tác và cơ quan quản lý.
- Yêu cầu kiến trúc (Architecture Requirements): Bao gồm các tuyên bố cụ thể hơn liên quan đến công việc kiến trúc, chẳng hạn như nguyên tắc, ràng buộc, giả định và tiêu chuẩn cần tuân thủ.
- Yêu cầu giải pháp (Solution Requirements): Chi tiết các chức năng, tính năng và đặc điểm cụ thể mà các thành phần giải pháp (phần mềm, phần cứng, quy trình) phải có để đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ và yêu cầu của các bên liên quan.
Các loại yêu cầu này có sự tương đồng nhưng gắn liền hơn với BABOK.
Yêu cầu nghiệp vụ theo BABOK
Hướng dẫn Business Analysis Body of Knowledge (BABOK) định nghĩa chi tiết hơn về yêu cầu nghiệp vụ là một nhu cầu cấp cao của tổ chức, đơn vị hoặc dự án cần được đáp ứng để đạt được các mục tiêu và mục đích cụ thể. Yêu cầu nghiệp vụ tập trung vào các mục tiêu kinh doanh và lý do đằng sau dự án, cung cấp ngữ cảnh cho những gì cần đạt được. Chúng thường được phân tách thành các loại yêu cầu chi tiết hơn như yêu cầu của các bên liên quan, yêu cầu giải pháp chức năng và phi chức năng, và yêu cầu chuyển đổi, nhằm đảm bảo sự hiểu biết toàn diện và thiết kế giải pháp hiệu quả.
[Figure 2 – Business Requirement Breakdown]
Trong các phương pháp Agile, yêu cầu nghiệp vụ được tiếp cận theo hướng lặp lại và tăng dần. Chúng thường được phân tách thành các epic, tính năng, user story và nhiệm vụ, như được minh họa trong Hình 2. Một epic là một yêu cầu hoặc mục tiêu lớn, quá rộng để hoàn thành trong một sprint. Nó cần được chia nhỏ thành các phần dễ quản lý hơn, thường được dùng để nắm bắt các nhu cầu kinh doanh hoặc khách hàng cấp cao.
Các tính năng (features) là các khối chức năng quan trọng nằm dưới các epic, vẫn còn lớn nhưng đã được xác định rõ ràng hơn. Chúng cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về giải pháp và cách nó giải quyết epic hoặc yêu cầu nghiệp vụ.
User story là những mô tả ngắn gọn, đơn giản về một tính năng từ góc độ của người dùng hoặc khách hàng. Mỗi user story tập trung vào việc cung cấp một giá trị cụ thể và được kỳ vọng hoàn thành trong một sprint.
Cuối cùng, các nhiệm vụ (tasks) là đơn vị công việc nhỏ nhất, đại diện cho các hoạt động cụ thể cần hoàn thành để thực hiện một user story. Việc phân tách user story thành các nhiệm vụ giúp nhóm phát triển tổ chức và phân phối công việc hiệu quả, đồng thời lý tưởng để theo dõi tiến độ trong một sprint.
Yêu cầu trong Phương pháp Agile
Trong các phương pháp Agile, yêu cầu tuân theo cách tiếp cận lặp lại và tăng dần so với các phương pháp truyền thống. Yêu cầu Agile thường được phân tách thành epics, tính năng, câu chuyện người dùng và nhiệm vụ, như được minh họa trong [Hình 2: Phân tách Yêu cầu Nghiệp vụ].
- Epic: Là một yêu cầu hoặc mục tiêu lớn, rộng, quá lớn để giải quyết trong một lần chạy nước rút (sprint). Nó đại diện cho một phần công việc quan trọng cần được chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Epic thường được sử dụng để ghi nhận và tổ chức các nhu cầu nghiệp vụ hoặc khách hàng cấp cao.
- Tính năng: Là các khối chức năng lớn nằm dưới epic. Chúng vẫn quá lớn để hoàn thành trong một lần chạy nước rút nhưng được xác định rõ hơn và gần với những gì cần xây dựng. Tính năng cung cấp hình ảnh rõ ràng hơn về giải pháp và cách nó sẽ giải quyết epic hoặc yêu cầu nghiệp vụ.
- Câu chuyện Người dùng: Là các mô tả ngắn, đơn giản về một tính năng được kể từ góc nhìn của người dùng hoặc khách hàng mong muốn khả năng mới. Mỗi câu chuyện người dùng ngắn gọn và tập trung vào việc cung cấp một giá trị cụ thể cho người dùng. Câu chuyện người dùng là phương tiện chính để thể hiện yêu cầu trong các dự án Agile và được thiết kế để hoàn thành trong một lần chạy nước rút.
- Nhiệm vụ: Là các đơn vị công việc nhỏ nhất, đại diện cho các hoạt động cụ thể cần hoàn thành để đáp ứng một câu chuyện người dùng. Việc phân tách câu chuyện người dùng thành các nhiệm vụ giúp nhóm phát triển tổ chức và phân phối công việc hiệu quả. Nhiệm vụ rất cụ thể và có thể thực hiện, lý tưởng để theo dõi tiến độ trong một lần chạy nước rút.
Những thách thức với các yêu cầu nghiệp vụ
Yêu cầu nghiệp vụ là thành phần cốt yếu của quản lý dự án và phát triển hệ thống, bao gồm xác định, tài liệu hóa, phân tích, ưu tiên và thống nhất các yêu cầu. Mặc dù quan trọng, quá trình này đối mặt với nhiều thách thức chính:
- Sự tham gia của các bên liên quan: Khó khăn trong việc xác định và thu hút đúng các bên liên quan, đặc biệt trong các dự án phức tạp, có thể dẫn đến thiếu hoặc hiểu sai yêu cầu.
- Tính dễ hiểu của yêu cầu: Thu thập yêu cầu từ các bên liên quan đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của họ, vốn có thể phức tạp và khó diễn đạt. Các yêu cầu có thể mâu thuẫn hoặc các bên liên quan chưa hiểu rõ nhu cầu của chính họ.
- Các yêu cầu thay đổi: Môi trường kinh doanh và nhu cầu của các bên liên quan liên tục phát triển, dẫn đến sự thay đổi yêu cầu ngay cả sau khi đã xác định. Quản lý những thay đổi này mà không gây chậm trễ hoặc vượt ngân sách đòi hỏi phương pháp quản lý dự án linh hoạt và nhanh nhẹn.
- Ưu tiên yêu cầu: Với nguồn lực và thời gian hạn chế, không phải tất cả các yêu cầu đều có thể được giải quyết cùng lúc. Ưu tiên những yêu cầu quan trọng dựa trên giá trị nghiệp vụ, chi phí và rủi ro là thách thức nhưng rất quan trọng cho thành công dự án.
- Thiếu rõ ràng: Yêu cầu nghiệp vụ có thể được tài liệu hóa một cách mơ hồ, dẫn đến hiểu lầm. Đảm bảo các yêu cầu là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn (SMART) là điều cần thiết để rõ ràng và triển khai thành công.
- Độ phức tạp: Các dự án, đặc biệt trong công nghệ và phần mềm, có thể rất phức tạp, gây khó khăn trong việc hiểu và tài liệu hóa đầy đủ tất cả các yêu cầu ngay từ đầu.
- Hạn chế về nguồn lực: Thời gian, ngân sách và nguồn nhân lực hạn chế có thể giới hạn khả năng đáp ứng tất cả các yêu cầu đã xác định.
Chính vì những thách thức này, không có gì ngạc nhiên khi Boston Consulting Group và Harvard Business Review chỉ ra rằng tỷ lệ thành công của các dự án chuyển đổi kỹ thuật số thường rất thấp. Theo Boston Consulting Group, chỉ “35% dự án chuyển đổi kỹ thuật số đạt hoặc vượt quá giá trị mục tiêu”. Harvard Business Review thậm chí còn công bố “tỷ lệ các dự án chuyển đổi kỹ thuật số không đạt được mục tiêu ban đầu dao động từ 70% đến 95%, với mức trung bình là 87,5%”.
Xác định và ưu tiên các yêu cầu bằng cách sử dụng kiến trúc doanh nghiệp
Có hai lý do chính khiến các dự án chuyển đổi kỹ thuật số thường không mang lại kết quả như mong đợi. Thứ nhất, khi các tổ chức thiết lập mục tiêu và mục đích, họ có xu hướng quá lạc quan về thời gian và phạm vi kết quả nghiệp vụ. Lý do thứ hai là việc thực hiện không đầy đủ, bao gồm thiếu giao tiếp giữa các nhóm trong hệ sinh thái hoạch định và ưu tiên triển khai công nghệ thay vì tập trung vào sự chấp nhận của người dùng thông qua quản lý thay đổi.
Năm Bước Thực thi Chiến lược Agile
[Figure 3 – Five Agile Strategy Execution Steps with Enterprise Architecture]
Bằng cách tuân theo năm “Bước Thực Thi Chiến Lược Agile” như đề xuất trong Hình 3, các tổ chức sẽ có xu hướng ưu tiên và đặt ra các mục tiêu, khung thời gian thực tế hơn cho các dự án chuyển đổi kỹ thuật số của mình. Sự hợp tác giữa tất cả các nhóm tham gia vào hệ sinh thái hoạch định của công ty cũng sẽ tăng lên đáng kể, từ chiến lược nghiệp vụ đến thực hiện phân phối agile. Các giai đoạn này được giải thích chi tiết trong cuốn sách “Practical Guide to Agile Strategy Execution: Design, Architect, Prioritize, and Deliver your Corporate Future Successfully”.
Lập kế hoạch Chủ động với Kiến trúc doanh nghiệp
Việc thực hiện các bước thực thi chiến lược agile đòi hỏi hoạch định chủ động trong toàn bộ hệ sinh thái hoạch định của tổ chức, như được thể hiện trong Hình 4 dưới đây. Sau khi các nhà quản lý nghiệp vụ đưa ra các chiến lược, các kiến trúc sư nghiệp vụ cần tham gia để giải thích và phổ biến chúng, đồng thời xác định các khoảng trống dựa trên khả năng có vấn đề. Các khả năng có vấn đề thường có độ trưởng thành thấp, hiệu suất không đủ và ưu tiên cao. Các yêu cầu nghiệp vụ cần được xác định dựa trên những khả năng này. Các tổ chức có tỷ lệ thành công thấp trong triển khai chuyển đổi kỹ thuật số thường lập kế hoạch theo kiểu phản ứng, rút ra yêu cầu nghiệp vụ trực tiếp từ các chiến lược mà không ánh xạ tới các khả năng bị ảnh hưởng.
[Figure 4 – Proactive Planning with Business Architecture]
Soạn thảo các Yêu cầu Nghiệp vụ Giá trị bằng kiến trúc doanh nghiệp
Để tăng cơ hội thành công cho các dự án chuyển đổi kỹ thuật số của bạn, bạn cần hoạch định dự án và tạo ra các yêu cầu nghiệp vụ có giá trị thông qua lăng kính của kiến trúc nghiệp vụ, như được thể hiện trong Hình 5 dưới đây. Một khi các nhà quản lý nghiệp vụ đã xác định chiến lược của họ, các kiến trúc sư nghiệp vụ có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tinh chỉnh chúng bằng cách rút ra các chiến thuật cụ thể với sự xác nhận của các nhà quản lý cấp thấp hơn. Một chiến lược được xây dựng tốt sẽ liên quan đến một đơn vị nghiệp vụ hoặc một bên liên quan quan trọng mà bạn cần cung cấp một đề xuất giá trị thông qua một hoặc nhiều luồng giá trị, như đã được giải thích trong bài viết “Providing Customer-Driven Value with a TOGAF® Based Enterprise Architecture”.
[ Figure 5 – Crafting Valuable Business Requirements]
Việc kiểm tra các luồng giá trị sẽ cho phép bạn tạo ra một bản đồ khả năng chi tiết và vững chắc hơn, bản đồ thông tin liên quan và bản đồ các bên liên quan tham gia. Bước quan trọng này của kiến trúc nghiệp vụ được giải thích chi tiết trong bài viết “How to Build a Grounded Capability Model”. Khám phá các luồng giá trị được trình bày rõ ràng với các khả năng nghiệp vụ hỗ trợ, thông tin cần thiết và các bên liên quan tham gia cho phép các kiến trúc sư nghiệp vụ phát hiện ra các khoảng trống trong việc cung cấp giá trị và hỗ trợ các nhà phân tích nghiệp vụ trong việc xác định các yêu cầu nghiệp vụ có giá trị, các epic, các tính năng phù hợp và các user story liên quan. Chỉ sau đó các quy trình nghiệp vụ vận hành các khả năng hỗ trợ của một luồng giá trị mới được kiểm tra bằng các phương pháp tinh gọn và tự động hóa để cung cấp một giải pháp thành công cho dự án chuyển đổi kỹ thuật số của bạn.
Tạo ra các yêu cầu có giá trị bằng trí tuệ nhân tạo
Quá trình hoạch định, tạo ra và chi tiết tỉ mỉ các yêu cầu nghiệp vụ có giá trị, như được phác thảo trong Hình 5, thường kéo dài vài tháng. Giai đoạn này đòi hỏi một cam kết đáng kể về thời gian từ một nhóm nhân sự chủ chốt hạn chế, bao gồm các nhà quản lý nghiệp vụ, chuyên gia về chủ đề, nhà quản lý sản phẩm, nhà phân tích tài chính, kiến trúc sư nghiệp vụ, kiến trúc sư doanh nghiệp, kiến trúc sư giải pháp, chuyên gia quy trình và chuyên gia agile. Nhiệm vụ xác định tất cả các user story và yêu cầu nghiệp vụ liên quan là đặc biệt công phu và thường có thể bị coi là tẻ nhạt.
