Quote from bsdinsight on 3 June 2025, 06:25

Đặt Câu Hỏi Đúng: Bí Quyết Thành Công Của Business Analyst

Trong vai trò của một Business Analyst (BA), công việc của chúng ta không bắt đầu từ việc đưa ra giải pháp mà từ việc đặt câu hỏi. Nhưng không phải câu hỏi nào cũng mang lại giá trị. Câu hỏi đúng mở ra cánh cửa dẫn đến những hiểu biết sâu sắc, trong khi câu hỏi sai có thể gây nhầm lẫn, hiểu lầm hoặc dẫn đến yêu cầu không chính xác. Hãy cùng phân tích cách đặt câu hỏi hiệu quả và những sai lầm cần tránh, kèm theo ví dụ thực tế.

✅ Câu Hỏi Đúng: Khai Phá Nhu Cầu Thực Sự

Tình huống: Một dự án tự động hóa báo cáo định kỳ. Khách hàng yêu cầu: “Chúng tôi muốn tự động hóa báo cáo hàng tháng.”

Thay vì chỉ ghi nhận yêu cầu, một BA giỏi sẽ đào sâu bằng những câu hỏi như:

• “Những khó khăn nào bạn đang gặp phải khi tạo báo cáo thủ công?”

• “Bước nào trong quy trình hiện tại tốn nhiều thời gian hoặc dễ xảy ra lỗi nhất?”

• “Ai là người sử dụng báo cáo này, và họ dùng chúng để đưa ra quyết định gì?”

• “Bạn có thể mô tả chi tiết quy trình hiện tại từ đầu đến cuối không?”

Kết quả:

• Bạn phát hiện ra:

  • Báo cáo hiện tại được tạo thủ công từ 5 hệ thống khác nhau.

  • Lỗi tổng hợp dữ liệu gây chậm trễ.

  • Người ra quyết định cần thông tin theo thời gian thực, không chỉ là báo cáo tĩnh hàng tháng.

• Nhu cầu thực sự: Không chỉ là tự động hóa mà là xây dựng dashboard thời gian thực, tích hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống.

• Giá trị mang lại: Báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn, hỗ trợ ra quyết định hiệu quả hơn, thay vì chỉ tự động hóa một quy trình lỗi thời.

❌ Câu Hỏi Sai: Dẫn Đến Hiểu Lầm

Cùng tình huống trên, nếu BA hỏi những câu như:

• “Bạn muốn dùng công cụ nào để tự động hóa – Excel macros hay Power BI?”

• “Tôi có nên giữ nguyên mẫu báo cáo hiện tại, chỉ làm nhanh hơn không?”

Kết quả:

• Cuộc thảo luận chuyển hướng sang lựa chọn công cụ mà không hiểu rõ vấn đề cốt lõi.

• Khách hàng nghĩ rằng bạn đã nắm rõ nhu cầu và đồng ý vội vàng.

• Kết quả cuối cùng: Một báo cáo tự động mới được giao, nhưng dựa trên dữ liệu cũ, không còn phù hợp.

Vấn đề: Giải pháp có thể đúng về mặt kỹ thuật nhưng sai về mặt nghiệp vụ, dẫn đến việc không được sử dụng.

🚀 Bài Học Cho Business Analyst

• Câu hỏi đúng giúp khám phá nhu cầu ẩn, điểm đau thực sự và mục tiêu kinh doanh.

• Câu hỏi sai khiến bạn vội vàng đưa ra giải pháp, bỏ qua vấn đề cốt lõi và làm dự án thất bại.

• Mẹo vàng: Tập trung vào quy trình, điểm đau và con người trước khi nghĩ đến công cụ hay tính năng.

🔑 Siêu Năng Lực Của BA: Đặt Câu Hỏi Chất Lượng

Đừng giả định vấn đề – hãy cùng khách hàng khám phá nó. Chất lượng câu hỏi quyết định chất lượng giải pháp. Dưới đây là một số câu hỏi mẫu từ tài liệu tham khảo, hữu ích cho từng loại dự án:

1. Câu Hỏi Tổng Quan

• Mục tiêu của dự án là gì?

• Ai là các bên liên quan và vai trò của họ?

• Các ràng buộc về thời gian, ngân sách, tài nguyên là gì?

• Tiêu chí thành công của dự án là gì?

2. Câu Hỏi Cho Dự Án Web

• Mục đích chính của ứng dụng web là gì?

• Đối tượng người dùng mục tiêu là ai?

• Ứng dụng cần tích hợp với hệ thống nào?

• Yêu cầu về hiệu suất (thời gian phản hồi, số lượng người dùng đồng thời)?

3. Câu Hỏi Cho Dashboard

• Dashboard phục vụ mục tiêu gì?

• Dữ liệu và KPI nào cần hiển thị?

• Tần suất cập nhật dữ liệu là bao lâu?

• Người dùng có cần tùy chỉnh hoặc lọc dữ liệu không?

4. Câu Hỏi Cho Ứng Dụng Di Động

• Mục đích chính của ứng dụng là gì?

• Ứng dụng cần hỗ trợ nền tảng nào (iOS, Android)?

• Yêu cầu về hiệu suất (thời gian phản hồi, khả năng hoạt động ngoại tuyến)?

• Cách xử lý thông báo đẩy (push notifications)?

5. Câu Hỏi Cho Dự Án Di Chuyển Dữ Liệu

• Dữ liệu nào cần di chuyển? Từ hệ thống nào sang hệ thống nào?

• Có yêu cầu chuyển đổi hoặc ánh xạ dữ liệu không?

• Yêu cầu về chất lượng và bảo mật dữ liệu là gì?

Kết Luận

Là một BA, bạn không chỉ thu thập yêu cầu – bạn định hình thành công của dự án. Hãy đầu tư vào việc đặt những câu hỏi đúng, tập trung vào việc hiểu rõ vấn đề trước khi nhảy vào giải pháp. Đó chính là cách bạn tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp và khách hàng.

👉 Bạn thường đặt câu hỏi nào để khai thác nhu cầu khách hàng? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn dưới bài viết này nhé!