Kinh nghiệm xây dựng tài liệu BRD trong triển khai dự án
Quote from bsdinsight on 2 June 2025, 17:34Các Sai Lầm Phổ Biến Khi Soạn Thảo BRD và Cách Khắc Phục: Bài Học từ BRD Website Thương Mại Điện Tử
Việc soạn thảo một Business Requirement Document (BRD) là nhiệm vụ quan trọng của Nhà phân tích nghiệp vụ (BA), đóng vai trò nền tảng để thống nhất các bên liên quan và định hướng đội ngũ phát triển. Tuy nhiên, một BRD kém chất lượng có thể dẫn đến hiểu lầm, mở rộng phạm vi dự án và chậm trễ tiến độ. Dựa trên BRD của một website thương mại điện tử (bán hàng may mặc), hãy cùng khám phá các sai lầm phổ biến của BA và cách tránh chúng.
🔴 Yêu Cầu Mơ Hồ hoặc Không Rõ Ràng
Ví dụ từ BRD: BRD đề cập rằng website cần “thân thiện với người dùng” (ngụ ý trong các chức năng như “Tìm kiếm sản phẩm” hoặc “Tài khoản của tôi” nhưng không có số liệu cụ thể). “Thân thiện với người dùng” nghĩa là gì? Là về giao diện trực quan, tốc độ nhanh, hay khả năng tiếp cận?
Hệ quả: Sự mơ hồ dẫn đến hiểu sai. Ví dụ, lập trình viên có thể ưu tiên giao diện đẹp hơn hiệu suất, gây bất mãn cho các bên liên quan.
Cách khắc phục:
✅ Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, có thể đo lường. Ví dụ, viết lại “Tìm kiếm sản phẩm” (FR-003) thành “Người dùng có thể tìm kiếm sản phẩm bằng từ khóa hoặc danh mục với kết quả hiển thị trong vòng 2 giây.”
✅ Đưa ra tiêu chí chấp nhận, ví dụ: “Chức năng tìm kiếm phải trả về kết quả phù hợp cho 95% truy vấn kiểm tra.”
✅ Xác nhận với các bên liên quan. Hỏi: “Tìm kiếm thân thiện với người dùng có nghĩa là gì với bạn?” để xác định nhu cầu cụ thể như bộ lọc hoặc gợi ý tự động.🔴 Trộn lẫn Yêu Cầu Nghiệp Vụ với Chi Tiết Kỹ Thuật
Ví dụ từ BRD: BRD quy định “Sử dụng cổng thanh toán Stripe cho tích hợp thanh toán trực tuyến” (FR-019). Điều này xác định giải pháp kỹ thuật thay vì nhu cầu nghiệp vụ.
Hệ quả: Việc chọn sẵn giải pháp như Stripe hạn chế khả năng đội kỹ thuật khám phá các lựa chọn khác (ví dụ: PayPal hoặc Square) có thể đáp ứng tốt hơn hoặc tiết kiệm chi phí.
Cách khắc phục:
✅ Tập trung vào “cái gì” thay vì “như thế nào”. Viết lại thành: “Hệ thống phải hỗ trợ thanh toán trực tuyến an toàn qua cổng thanh toán bên thứ ba.”
✅ Để lựa chọn công nghệ cho Tài liệu Thiết kế Giải pháp hoặc kiến trúc sư. Ví dụ, BRD nên nhấn mạnh xử lý thanh toán an toàn (NFR-004) mà không chỉ định Stripe.
✅ Tham khảo ý kiến đội kỹ thuật trong quá trình xác nhận yêu cầu để đảm bảo tính khả thi mà không áp đặt công cụ.🔴 Thiếu Sự Tham Gia của Các Bên Liên Quan
Ví dụ từ BRD: BRD liệt kê các vai trò như Nhà tài trợ dự án và Trưởng nhóm chất lượng trong phần Phê duyệt (Trang 2) nhưng không có bằng chứng về sự tham gia của đội Tuân thủ hoặc Pháp lý, mặc dù có yêu cầu như “bảo mật SSL và mã hóa” (NFR-004) và “Điều khoản và điều kiện” (FR-024).
Hệ quả: Thiếu ý kiến đầu vào có thể bỏ sót các yêu cầu quy định (ví dụ: GDPR cho dữ liệu người dùng) hoặc nhu cầu của đội hỗ trợ (ví dụ: xử lý khiếu nại trong FR-013), gây vấn đề sau triển khai.
Cách khắc phục:
✅ Tạo Sổ đăng ký các bên liên quan ngay từ đầu, bao gồm đội Tuân thủ, Pháp lý và Hỗ trợ.
✅ Tổ chức các buổi hội thảo thu thập yêu cầu với các đội liên chức năng để nắm bắt nhu cầu đa dạng, như yêu cầu pháp lý cho các trang CMS (FR-024).
✅ Xác nhận yêu cầu với tất cả các bên liên quan trước khi hoàn thiện. Ví dụ, kiểm tra với đội Pháp lý rằng nội dung “Điều khoản và điều kiện” đáp ứng tiêu chuẩn quy định.🔴 Tài Liệu Kém Cấu Trúc
Ví dụ từ BRD: BRD trộn lẫn yêu cầu chức năng và phi chức năng trong cùng một bảng (Trang 9–16) và có số trang không nhất quán (ví dụ: Trang 7 lặp lại ở nhiều phần). Không có mục lục, và các phần như “Thuật ngữ” (Trang 17) được ghi “Không áp dụng” mặc dù các thuật ngữ như SKU cần định nghĩa.
Hệ quả: Cấu trúc lộn xộn gây khó khăn cho người đọc, làm chậm quá trình xem xét và phê duyệt, và có nguy cơ bỏ sót chi tiết quan trọng, như thời hạn giao hàng (31/10, Trang 6).
Cách khắc phục:
✅ Sử dụng mẫu BRD tiêu chuẩn với các phần rõ ràng: Giới thiệu, Phạm vi, Yêu cầu chức năng, Yêu cầu phi chức năng, Giả định, Ràng buộc, và Thuật ngữ.
✅ Bao gồm mục lục và định dạng nhất quán. Ví dụ, tách yêu cầu phi chức năng (NFR-001–004) vào một phần riêng.
✅ Đảm bảo luồng logic. Bắt đầu với mục đích dự án (ví dụ: “Tăng cường kinh doanh may mặc ngoại tuyến,” Trang 3) và liên kết với các yêu cầu cụ thể như “Quản lý sản phẩm” (FR-019).🔴 Xử Lý Thay Đổi Yêu Cầu Không Tốt
Ví dụ từ BRD: Bảng Sửa đổi tài liệu (Trang 2) chỉ liệt kê bản nháp ban đầu (13/06/2019) mà không có quy trình xử lý thay đổi, mặc dù ghi nhận rằng “Các tính năng bổ sung có thể yêu cầu thay đổi thời gian và ước tính chi phí” (Trang 6).
Hệ quả: Nếu không có quy trình kiểm soát thay đổi, các yêu cầu mới (ví dụ: thêm “Thanh toán khi nhận hàng,” đã loại trừ ở Trang 4) có thể được thêm không chính thức, gây chậm trễ hoặc vượt ngân sách.
Cách khắc phục:
✅ Duy trì Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu (RTM) để theo dõi các yêu cầu như “Thanh toán & Kiểm tra” (FR-008) liên kết với mục tiêu nghiệp vụ.
✅ Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi chính thức, yêu cầu phê duyệt từ các bên liên quan cho các thay đổi phạm vi.
✅ Cập nhật lịch sử phiên bản của BRD (Trang 2) rõ ràng, ví dụ: “Phiên bản 1.1: Thêm tính năng thông báo email, được phê duyệt 15/07/2019.”🔴 Thiếu Bối Cảnh và Mục Tiêu Nghiệp Vụ
Ví dụ từ BRD: Mặc dù BRD có Tóm tắt dự án (Trang 3), nhưng không liên kết rõ ràng các yêu cầu như “Đánh giá và Nhận xét” (FR-011) với mục tiêu nghiệp vụ, như tăng niềm tin khách hàng hoặc doanh số.
Hệ quả: Nếu thiếu bối cảnh, đội ngũ có thể ưu tiên các tính năng ít quan trọng (ví dụ: “Chia sẻ mạng xã hội,” FR-009, Ưu tiên 4) hơn các tính năng quan trọng như “Thanh toán & Kiểm tra” (FR-008, Ưu tiên 1), dẫn đến sai lệch nhu cầu nghiệp vụ.
Cách khắc phục:
✅ Bắt đầu với Bối cảnh nghiệp vụ và Tuyên bố vấn đề rõ ràng, ví dụ: “Đơn giản hóa bán hàng may mặc ngoại tuyến để tăng doanh thu qua nền tảng trực tuyến” (Trang 3).
✅ Liên kết mỗi yêu cầu với mục tiêu nghiệp vụ. Ví dụ, nêu rằng “Đánh giá và Nhận xét” (FR-011) nhằm “tăng niềm tin khách hàng và mua hàng lặp lại.”
✅ Sử dụng khung ưu tiên (như thang từ Quan trọng đến Tương Lai của BRD, Trang 9) để căn chỉnh yêu cầu với mục tiêu.✍️ Lời Kết
BRD không chỉ là một tài liệu—nó là cầu nối giữa tầm nhìn nghiệp vụ và thực thi kỹ thuật. Bằng cách tránh những sai lầm này, như đã thấy trong BRD website thương mại điện tử, BA có thể đảm bảo sự rõ ràng, thống nhất với các bên liên quan và thành công của dự án. Hãy thảo luận: Bạn đã gặp thách thức gì khi soạn thảo BRD, và bạn đã vượt qua chúng như thế nào?
Các Sai Lầm Phổ Biến Khi Soạn Thảo BRD và Cách Khắc Phục: Bài Học từ BRD Website Thương Mại Điện Tử
Việc soạn thảo một Business Requirement Document (BRD) là nhiệm vụ quan trọng của Nhà phân tích nghiệp vụ (BA), đóng vai trò nền tảng để thống nhất các bên liên quan và định hướng đội ngũ phát triển. Tuy nhiên, một BRD kém chất lượng có thể dẫn đến hiểu lầm, mở rộng phạm vi dự án và chậm trễ tiến độ. Dựa trên BRD của một website thương mại điện tử (bán hàng may mặc), hãy cùng khám phá các sai lầm phổ biến của BA và cách tránh chúng.
🔴 Yêu Cầu Mơ Hồ hoặc Không Rõ Ràng
Ví dụ từ BRD: BRD đề cập rằng website cần “thân thiện với người dùng” (ngụ ý trong các chức năng như “Tìm kiếm sản phẩm” hoặc “Tài khoản của tôi” nhưng không có số liệu cụ thể). “Thân thiện với người dùng” nghĩa là gì? Là về giao diện trực quan, tốc độ nhanh, hay khả năng tiếp cận?
Hệ quả: Sự mơ hồ dẫn đến hiểu sai. Ví dụ, lập trình viên có thể ưu tiên giao diện đẹp hơn hiệu suất, gây bất mãn cho các bên liên quan.
Cách khắc phục:
✅ Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, có thể đo lường. Ví dụ, viết lại “Tìm kiếm sản phẩm” (FR-003) thành “Người dùng có thể tìm kiếm sản phẩm bằng từ khóa hoặc danh mục với kết quả hiển thị trong vòng 2 giây.”
✅ Đưa ra tiêu chí chấp nhận, ví dụ: “Chức năng tìm kiếm phải trả về kết quả phù hợp cho 95% truy vấn kiểm tra.”
✅ Xác nhận với các bên liên quan. Hỏi: “Tìm kiếm thân thiện với người dùng có nghĩa là gì với bạn?” để xác định nhu cầu cụ thể như bộ lọc hoặc gợi ý tự động.
🔴 Trộn lẫn Yêu Cầu Nghiệp Vụ với Chi Tiết Kỹ Thuật
Ví dụ từ BRD: BRD quy định “Sử dụng cổng thanh toán Stripe cho tích hợp thanh toán trực tuyến” (FR-019). Điều này xác định giải pháp kỹ thuật thay vì nhu cầu nghiệp vụ.
Hệ quả: Việc chọn sẵn giải pháp như Stripe hạn chế khả năng đội kỹ thuật khám phá các lựa chọn khác (ví dụ: PayPal hoặc Square) có thể đáp ứng tốt hơn hoặc tiết kiệm chi phí.
Cách khắc phục:
✅ Tập trung vào “cái gì” thay vì “như thế nào”. Viết lại thành: “Hệ thống phải hỗ trợ thanh toán trực tuyến an toàn qua cổng thanh toán bên thứ ba.”
✅ Để lựa chọn công nghệ cho Tài liệu Thiết kế Giải pháp hoặc kiến trúc sư. Ví dụ, BRD nên nhấn mạnh xử lý thanh toán an toàn (NFR-004) mà không chỉ định Stripe.
✅ Tham khảo ý kiến đội kỹ thuật trong quá trình xác nhận yêu cầu để đảm bảo tính khả thi mà không áp đặt công cụ.
🔴 Thiếu Sự Tham Gia của Các Bên Liên Quan
Ví dụ từ BRD: BRD liệt kê các vai trò như Nhà tài trợ dự án và Trưởng nhóm chất lượng trong phần Phê duyệt (Trang 2) nhưng không có bằng chứng về sự tham gia của đội Tuân thủ hoặc Pháp lý, mặc dù có yêu cầu như “bảo mật SSL và mã hóa” (NFR-004) và “Điều khoản và điều kiện” (FR-024).
Hệ quả: Thiếu ý kiến đầu vào có thể bỏ sót các yêu cầu quy định (ví dụ: GDPR cho dữ liệu người dùng) hoặc nhu cầu của đội hỗ trợ (ví dụ: xử lý khiếu nại trong FR-013), gây vấn đề sau triển khai.
Cách khắc phục:
✅ Tạo Sổ đăng ký các bên liên quan ngay từ đầu, bao gồm đội Tuân thủ, Pháp lý và Hỗ trợ.
✅ Tổ chức các buổi hội thảo thu thập yêu cầu với các đội liên chức năng để nắm bắt nhu cầu đa dạng, như yêu cầu pháp lý cho các trang CMS (FR-024).
✅ Xác nhận yêu cầu với tất cả các bên liên quan trước khi hoàn thiện. Ví dụ, kiểm tra với đội Pháp lý rằng nội dung “Điều khoản và điều kiện” đáp ứng tiêu chuẩn quy định.
🔴 Tài Liệu Kém Cấu Trúc
Ví dụ từ BRD: BRD trộn lẫn yêu cầu chức năng và phi chức năng trong cùng một bảng (Trang 9–16) và có số trang không nhất quán (ví dụ: Trang 7 lặp lại ở nhiều phần). Không có mục lục, và các phần như “Thuật ngữ” (Trang 17) được ghi “Không áp dụng” mặc dù các thuật ngữ như SKU cần định nghĩa.
Hệ quả: Cấu trúc lộn xộn gây khó khăn cho người đọc, làm chậm quá trình xem xét và phê duyệt, và có nguy cơ bỏ sót chi tiết quan trọng, như thời hạn giao hàng (31/10, Trang 6).
Cách khắc phục:
✅ Sử dụng mẫu BRD tiêu chuẩn với các phần rõ ràng: Giới thiệu, Phạm vi, Yêu cầu chức năng, Yêu cầu phi chức năng, Giả định, Ràng buộc, và Thuật ngữ.
✅ Bao gồm mục lục và định dạng nhất quán. Ví dụ, tách yêu cầu phi chức năng (NFR-001–004) vào một phần riêng.
✅ Đảm bảo luồng logic. Bắt đầu với mục đích dự án (ví dụ: “Tăng cường kinh doanh may mặc ngoại tuyến,” Trang 3) và liên kết với các yêu cầu cụ thể như “Quản lý sản phẩm” (FR-019).
🔴 Xử Lý Thay Đổi Yêu Cầu Không Tốt
Ví dụ từ BRD: Bảng Sửa đổi tài liệu (Trang 2) chỉ liệt kê bản nháp ban đầu (13/06/2019) mà không có quy trình xử lý thay đổi, mặc dù ghi nhận rằng “Các tính năng bổ sung có thể yêu cầu thay đổi thời gian và ước tính chi phí” (Trang 6).
Hệ quả: Nếu không có quy trình kiểm soát thay đổi, các yêu cầu mới (ví dụ: thêm “Thanh toán khi nhận hàng,” đã loại trừ ở Trang 4) có thể được thêm không chính thức, gây chậm trễ hoặc vượt ngân sách.
Cách khắc phục:
✅ Duy trì Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu (RTM) để theo dõi các yêu cầu như “Thanh toán & Kiểm tra” (FR-008) liên kết với mục tiêu nghiệp vụ.
✅ Thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi chính thức, yêu cầu phê duyệt từ các bên liên quan cho các thay đổi phạm vi.
✅ Cập nhật lịch sử phiên bản của BRD (Trang 2) rõ ràng, ví dụ: “Phiên bản 1.1: Thêm tính năng thông báo email, được phê duyệt 15/07/2019.”
🔴 Thiếu Bối Cảnh và Mục Tiêu Nghiệp Vụ
Ví dụ từ BRD: Mặc dù BRD có Tóm tắt dự án (Trang 3), nhưng không liên kết rõ ràng các yêu cầu như “Đánh giá và Nhận xét” (FR-011) với mục tiêu nghiệp vụ, như tăng niềm tin khách hàng hoặc doanh số.
Hệ quả: Nếu thiếu bối cảnh, đội ngũ có thể ưu tiên các tính năng ít quan trọng (ví dụ: “Chia sẻ mạng xã hội,” FR-009, Ưu tiên 4) hơn các tính năng quan trọng như “Thanh toán & Kiểm tra” (FR-008, Ưu tiên 1), dẫn đến sai lệch nhu cầu nghiệp vụ.
Cách khắc phục:
✅ Bắt đầu với Bối cảnh nghiệp vụ và Tuyên bố vấn đề rõ ràng, ví dụ: “Đơn giản hóa bán hàng may mặc ngoại tuyến để tăng doanh thu qua nền tảng trực tuyến” (Trang 3).
✅ Liên kết mỗi yêu cầu với mục tiêu nghiệp vụ. Ví dụ, nêu rằng “Đánh giá và Nhận xét” (FR-011) nhằm “tăng niềm tin khách hàng và mua hàng lặp lại.”
✅ Sử dụng khung ưu tiên (như thang từ Quan trọng đến Tương Lai của BRD, Trang 9) để căn chỉnh yêu cầu với mục tiêu.
✍️ Lời Kết
BRD không chỉ là một tài liệu—nó là cầu nối giữa tầm nhìn nghiệp vụ và thực thi kỹ thuật. Bằng cách tránh những sai lầm này, như đã thấy trong BRD website thương mại điện tử, BA có thể đảm bảo sự rõ ràng, thống nhất với các bên liên quan và thành công của dự án. Hãy thảo luận: Bạn đã gặp thách thức gì khi soạn thảo BRD, và bạn đã vượt qua chúng như thế nào?
Uploaded files:- You need to login to have access to uploads.
