Làm thế nào để triển khai ERP thành công

#1 · 15 December 2024, 19:56

Quote from bsdinsight on 15 December 2024, 19:56

Triển khai ERP chưa bao giờ là mục tiêu đơn giản của các nhà quản lý doanh nghiệp ở phía người dùng, đội ngũ IT và kể cả nhà cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ cũng như tư vấn triển khai giải pháp ERP. Những khó khăn có thể được tập trung vào các góc độ sau

Có nhiều kỳ vọng của người dùng nghiệp vụ đặt vào giải pháp công nghệ, họ mong rằng giải pháp ERP giúp họ nhiều hơn, nhiều hơn nữa để cắt giảm thời gian các công việc nhàm chán của họ và có thể thảnh thơi hơn để giải quyết các công việc khác hay đơn giản là được về nhà sớm hơn

Nhiều kỳ vọng của đội ngũ lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp với mong muốn là ERP cung cấp tất cả các thông tin mà họ mong muốn để điều hành và lãnh đạo doanh nghiệp của họ

Đội ngũ IT luôn nghĩ rằng việc đưa công nghệ giải quyết phần nào đó nghiệp là có thể mang nó vào vận hành cho bộ phận đó, hoặc cho cả doanh nghiệp của mình

Nhà cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ và tư vấn dịch vụ triển khai thì tiếp xúc ban đầu vẫn luôn nghĩ là công nghệ hoặc các tư vấn của mình sẽ nhẹ nhàng áp dụng vào doanh nghiệp của khách hàng, và luôn nghĩ là chúng tôi là chuẩn, là chuẩn chỉ, là mang đến cho doanh nghiệp các tiêu chuẩn về mặt quản trị, vận hành

Có nhiều hoặc quá nhiều các trường hợp đặc thù mà trong quá trình kinh doanh mà công nghệ cần phải hỗ trợ người dùng cuối để mang lại các giá trị vận hành cho họ, bên cạnh các báo cáo, dữ liệu và thông tin mà cấp lãnh đạo hoặc quản lý của doanh nghiệp cần phải có

Trong quá trình triển khai, các bên liên quan gặp quá nhiều thách thức từ yêu cầu của người dùng cũng như các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp mà đặc biệt ở đây có thể nói tới là năng lực tu vấn, năng lực chuyển hoá các yêu cầu của người dùng vào các chức năng của ứng dụng ERP chuẩn hoặc các customize có thể cần phải có trong quá trình triển khai ERP

Chiến lược triển khai ERP

Một phương pháp tiếp cận, một chiến lược triển khai phù hợp cho từng doanh nghiệp với nhu cầu cụ thể được nhà tư vấn triển khai đưa ra luôn là chìa khoá quan trọng để việc triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp đó.

Các bước tiếp cận và triển khai chuẩn của một ERP có thể làm các bước sau đây, nhưng chi tiết từng bước đó được nhà tư vấn triển khai đưa các kinh nghiệm của mình vào để gia tăng khả năng thành công của dự án

1. Giai đoạn chuẩn bị

Tôi đánh giá đây là giai đoạn quan trọng nhất, và thể hiện nhiều nhất kinh nghiệm của team triển khai ở phía doanh nghiệp trước khi cần tới kinh nghiệm của nhà tư vấn triển khai. Các công việc chính của giai đoạn chuẩn bị này có thể là

Truyền thông cho các team, nhân sự của doanh nghiệp về sự có mặt của dự án ERP và đánh động cho các team sẽ tham gia dự án biết rõ về dự án này

Lập kế hoạch ở mức cao nhất về dự án, và có thể là sơ lược các hạng mục của dự án.

Xây dựng tài liệu nhu cầu về chức năng của ứng dụng ERP cho các bộ phận quan trọng của dự án ERP thường gồm kế toán, tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và các bộ phận đặc thù khác của doanh nghiệp.

Xây dựng các nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp bạn

Xây dựng và phân tích về các vấn đề có thể gặp phải trong quá trình triển khai dự án, nhất là các yêu cầu liên phòng ban và đây là điểm mà bạn cần tới kinh nghiệm của team triển khai dự án của bạn, trong trường hợp bạn thuê tư vấn nghiệp vụ thì đây là kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ cho bạn

Tài liệu về quy trình, và đây không chỉ là tài liệu vẽ vẽ ở cấp độ cao, mà rất cần sự phân tích và đánh giá chi tiết các bước của quy trình, và biết đâu trong quá trình phân tích này, team dự án của bạn đã mang lại cho doanh nghiệp bạn rất nhiều giá trị do cắt giảm được thời gian, đơn giản hoá các quy trình nhất là các quy trình liên quan tới khách hàng

Đánh giá sơ lượt về giải pháp và đối tác tư vấn triển khai. Điều này chắc chắn là bạn cần tới kinh nghiệm của team dự án hoặc là nhà tư vấn nghiệp vụ của bạn để đánh giá các giải pháp ERP về mức độ đáp ứng, khả năng triển khai, năng lực của nhà cung cấp dịch vụ triển khai và chắn chắn là bên cạnh giá cả cũng như thời gian triển khai của dự án

Triển khai ERP chưa bao giờ là mục tiêu đơn giản của các nhà quản lý doanh nghiệp ở phía người dùng, đội ngũ IT và kể cả nhà cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ cũng như tư vấn triển khai giải pháp ERP. Những khó khăn có thể được tập trung vào các góc độ sau

Có nhiều kỳ vọng của người dùng nghiệp vụ đặt vào giải pháp công nghệ, họ mong rằng giải pháp ERP giúp họ nhiều hơn, nhiều hơn nữa để cắt giảm thời gian các công việc nhàm chán của họ và có thể thảnh thơi hơn để giải quyết các công việc khác hay đơn giản là được về nhà sớm hơn
Nhiều kỳ vọng của đội ngũ lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp với mong muốn là ERP cung cấp tất cả các thông tin mà họ mong muốn để điều hành và lãnh đạo doanh nghiệp của họ
Đội ngũ IT luôn nghĩ rằng việc đưa công nghệ giải quyết phần nào đó nghiệp là có thể mang nó vào vận hành cho bộ phận đó, hoặc cho cả doanh nghiệp của mình
Nhà cung cấp dịch vụ tư vấn nghiệp vụ và tư vấn dịch vụ triển khai thì tiếp xúc ban đầu vẫn luôn nghĩ là công nghệ hoặc các tư vấn của mình sẽ nhẹ nhàng áp dụng vào doanh nghiệp của khách hàng, và luôn nghĩ là chúng tôi là chuẩn, là chuẩn chỉ, là mang đến cho doanh nghiệp các tiêu chuẩn về mặt quản trị, vận hành
Có nhiều hoặc quá nhiều các trường hợp đặc thù mà trong quá trình kinh doanh mà công nghệ cần phải hỗ trợ người dùng cuối để mang lại các giá trị vận hành cho họ, bên cạnh các báo cáo, dữ liệu và thông tin mà cấp lãnh đạo hoặc quản lý của doanh nghiệp cần phải có
Trong quá trình triển khai, các bên liên quan gặp quá nhiều thách thức từ yêu cầu của người dùng cũng như các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp mà đặc biệt ở đây có thể nói tới là năng lực tu vấn, năng lực chuyển hoá các yêu cầu của người dùng vào các chức năng của ứng dụng ERP chuẩn hoặc các customize có thể cần phải có trong quá trình triển khai ERP

Chiến lược triển khai ERP

Một phương pháp tiếp cận, một chiến lược triển khai phù hợp cho từng doanh nghiệp với nhu cầu cụ thể được nhà tư vấn triển khai đưa ra luôn là chìa khoá quan trọng để việc triển khai ERP thành công cho doanh nghiệp đó.

Các bước tiếp cận và triển khai chuẩn của một ERP có thể làm các bước sau đây, nhưng chi tiết từng bước đó được nhà tư vấn triển khai đưa các kinh nghiệm của mình vào để gia tăng khả năng thành công của dự án

1. Giai đoạn chuẩn bị

Tôi đánh giá đây là giai đoạn quan trọng nhất, và thể hiện nhiều nhất kinh nghiệm của team triển khai ở phía doanh nghiệp trước khi cần tới kinh nghiệm của nhà tư vấn triển khai. Các công việc chính của giai đoạn chuẩn bị này có thể là

Truyền thông cho các team, nhân sự của doanh nghiệp về sự có mặt của dự án ERP và đánh động cho các team sẽ tham gia dự án biết rõ về dự án này
Lập kế hoạch ở mức cao nhất về dự án, và có thể là sơ lược các hạng mục của dự án.
Xây dựng tài liệu nhu cầu về chức năng của ứng dụng ERP cho các bộ phận quan trọng của dự án ERP thường gồm kế toán, tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất và các bộ phận đặc thù khác của doanh nghiệp.
Xây dựng các nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp bạn
Xây dựng và phân tích về các vấn đề có thể gặp phải trong quá trình triển khai dự án, nhất là các yêu cầu liên phòng ban và đây là điểm mà bạn cần tới kinh nghiệm của team triển khai dự án của bạn, trong trường hợp bạn thuê tư vấn nghiệp vụ thì đây là kinh nghiệm của nhà cung cấp dịch vụ cho bạn
Tài liệu về quy trình, và đây không chỉ là tài liệu vẽ vẽ ở cấp độ cao, mà rất cần sự phân tích và đánh giá chi tiết các bước của quy trình, và biết đâu trong quá trình phân tích này, team dự án của bạn đã mang lại cho doanh nghiệp bạn rất nhiều giá trị do cắt giảm được thời gian, đơn giản hoá các quy trình nhất là các quy trình liên quan tới khách hàng
Đánh giá sơ lượt về giải pháp và đối tác tư vấn triển khai. Điều này chắc chắn là bạn cần tới kinh nghiệm của team dự án hoặc là nhà tư vấn nghiệp vụ của bạn để đánh giá các giải pháp ERP về mức độ đáp ứng, khả năng triển khai, năng lực của nhà cung cấp dịch vụ triển khai và chắn chắn là bên cạnh giá cả cũng như thời gian triển khai của dự án