Forum

Please or Register to create posts and topics.

Lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ Business Analysis BA của dự án

bsdinsight@bsdinsight-com
837 Posts
#1 · 29 March 2025, 12:06
Dưới đây là toàn bộ nội dung đã được cập nhật với các điều chỉnh mà chúng ta đã thảo luận, sử dụng thuật ngữ “phân tích nghiệp vụ” thay cho “phân tích kinh doanh” và dịch các cụm từ như “building bridges” thành “xây dựng các ứng dụng kết nối, tích hợp” và “performing software upgrades” thành “nâng cấp phần mềm”. Tôi sẽ trình bày một cách chi tiết và có cấu trúc để bạn dễ theo dõi:
 
 

Tài liệu: Hướng dẫn lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ (Business Analysis Planning Guide)

Tác giả: Enfocus Solutions Inc.
Ngày xuất bản: 2013
 
 

1. Giới thiệu (Section One: Introduction)

  • Mục tiêu: Giới thiệu khái niệm phân tích nghiệp vụ, vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ (BA), và cách tiếp cận phân tích nghiệp vụ.
  • Nội dung chính:
    • Phân tích nghiệp vụ là gì?: Là tập hợp các nhiệm vụ, kiến thức và kỹ thuật để xác định nhu cầu nghiệp vụ và đề xuất giải pháp cho các vấn đề nghiệp vụ. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thay đổi tổ chức thành công.
    • Vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ (BA): Theo Viện Phân tích Nghiệp vụ Quốc tế (IIBA), BA là bất kỳ ai thực hiện phân tích nghiệp vụ, bất kể chức danh. BA giúp kết nối các bên liên quan (stakeholders) với dự án trong suốt vòng đời của nó.
    • Tám vai trò của nhà phân tích nghiệp vụ (được Enfocus định nghĩa):
      • Phân tích và ghi lại vấn đề nghiệp vụ.
      • Đánh giá các lựa chọn và đề xuất giải pháp phù hợp.
      • Xác định và thu hút các bên liên quan.
      • Thu thập nhu cầu nghiệp vụ và của các bên liên quan.
      • Xác định yêu cầu (requirements).
      • Thúc đẩy hợp tác giữa đội ngũ nghiệp vụ và phát triển.
      • Hỗ trợ thay đổi nghiệp vụ và tạo giá trị.
      • Đảm bảo giải pháp mang lại giá trị nghiệp vụ.
    • Cách tiếp cận phân tích nghiệp vụ: Là quy trình tổng thể để thực hiện phân tích nghiệp vụ, được tổ chức xung quanh tám vai trò trên. Kế hoạch phân tích nghiệp vụ (Business Analysis Plan – BAP) trả lời các câu hỏi như:
      • Công việc phân tích nghiệp vụ sẽ được thực hiện thế nào để đáp ứng mục tiêu nghiệp vụ và dự án?
      • Mức độ nghiêm ngặt và chi tiết của yêu cầu là bao nhiêu?
      • Sẽ sử dụng các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ nào?
      • Làm thế nào để quản lý thay đổi yêu cầu và phạm vi?
      • Giao tiếp và xử lý vấn đề sẽ diễn ra như thế nào?
      • Sản phẩm cuối cùng sẽ được xác minh và xác nhận ra sao?
 

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến cách tiếp cận phân tích nghiệp vụ (Section Two)

  • Mục tiêu: Xác định các yếu tố cần xem xét trước khi lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ.
  • Các yếu tố chính:
    • Giải pháp: Loại giải pháp (ví dụ: phát triển phần mềm, xây dựng các ứng dụng kết nối/tích hợp, sử dụng ứng dụng của nhà tư vấn cung cấp, hoặc mua hẳn một ứng dụng nào đó để phát triển các ứng dụng cho doanh nghiệp) ảnh hưởng đến cách tiếp cận.
      • Ví dụ: Cách tiếp cận sẽ được điều chỉnh đặc biệt cho các tình huống như sáp nhập/thâu tóm, xây dựng các ứng dụng kết nối/tích hợp, hoặc nâng cấp phần mềm.
    • Mua hay tự xây dựng: Giải pháp mua sẵn yêu cầu ít chi tiết hơn so với giải pháp tự xây dựng.
    • Thuê ngoài: Nếu thuê ngoài, yêu cầu cần chi tiết và chính xác hơn.
    • Mức độ thiết kế: Ai sẽ thực hiện thiết kế (BA hay đội thiết kế riêng)? Điều này ảnh hưởng đến kỹ thuật trực quan hóa.
    • Vòng đời phát triển: Agile hay Waterfall yêu cầu các sản phẩm phân tích khác nhau.
    • Vị trí của các bên liên quan: Gần hay phân tán về địa lý ảnh hưởng đến kế hoạch giao tiếp.
    • Văn hóa tổ chức: Thái độ về tính trang trọng và mức độ nghiêm ngặt khác nhau giữa các tổ chức.
    • Sở thích và chính trị của bên liên quan: Ảnh hưởng đến cách giao tiếp và hợp tác.
    • Độ phức tạp: Dự án phức tạp (nhiều đơn vị nghiệp vụ, giao diện phức tạp) đòi hỏi phân tích nghiêm ngặt hơn.
    • Thực hiện lợi ích: Lợi ích mong đợi ảnh hưởng đến các hoạt động phân tích.
    • Thay đổi tổ chức và quy trình nghiệp vụ: Cần xem xét khi lập kế hoạch, ví dụ: thay đổi quy trình có thể yêu cầu mô hình hóa bằng BPMN hoặc áp dụng Six Sigma.
 
 

3. Các khái niệm chính (Section Three)

  • Mục tiêu: Cung cấp nền tảng lý thuyết cho việc lập kế hoạch phân tích nghiệp vụ.
  • Các khái niệm:
    • Kỳ vọng của bên liên quan: Nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng cần được ưu tiên để tránh tăng phạm vi không cần thiết.
    • Phạm vi dự án vs. Phạm vi giải pháp:
      • Phạm vi dự án: Công việc cần làm để tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
      • Phạm vi giải pháp: Đặc điểm, tính năng hoặc chức năng của sản phẩm/dịch vụ được xây dựng.
    • Sản phẩm vs. Giải pháp: Sản phẩm là kết quả cuối cùng; giải pháp là cách triển khai yêu cầu.
    • Yêu cầu nghiệp vụ vs. Yêu cầu giải pháp:
      • Yêu cầu nghiệp vụ: Xác định giá trị cần đạt (ví dụ: tăng hiệu quả).
      • Yêu cầu giải pháp: Mô tả cách đạt được giá trị đó (ví dụ: thiết kế giao diện mới).
    • Phát triển lặp và tăng dần:
      • Tăng dần (Incremental): Thêm tính năng từng phần.
      • Lặp (Iterative): Cải tiến yêu cầu qua các vòng phản hồi, phổ biến trong Agile.
 
 

4. Lập kế hoạch cho tám vai trò (Section Four)

Mỗi vai trò được mô tả với đầu ra cụ thể và các bước lập kế hoạch:
 
  • Vai trò 1: Phân tích và ghi lại vấn đề nghiệp vụ
    • Đầu ra: Kế hoạch phân tích vấn đề.
    • Kỹ thuật: Sử dụng Problem Pyramid™ hoặc các phương pháp như Problem Restatement, Causal Flow Diagramming, Scenario Tree, v.v.
 
  • Vai trò 2: Đánh giá các lựa chọn và đề xuất giải pháp
    • Đầu ra: Kế hoạch đánh giá và lựa chọn giải pháp.
    • Hoạt động:
      • Xác định tầm nhìn dự án, bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard: tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển).
      • Đánh giá khoảng cách năng lực, xây dựng trường hợp nghiệp vụ, và xác định phạm vi giải pháp.
 
  • Vai trò 3: Xác định và thu hút các bên liên quan
    • Đầu ra: Danh sách các bên liên quan bị ảnh hưởng và kế hoạch thu hút họ.
    • Hoạt động: Phân loại stakeholders (nhà cung cấp, người nhận, người hỗ trợ), lập personas, và xác định cách giao tiếp (ví dụ: qua StakeholderPortal™).
 
  • Vai trò 4: Thu thập nhu cầu nghiệp vụ và của bên liên quan
    • Đầu ra: Kế hoạch thu thập thông tin (Elicitation Plan).
    • Kỹ thuật: Công cụ hợp tác (StakeholderPortal™), phỏng vấn, quan sát, hội thảo yêu cầu, khảo sát, hoặc xem xét tài liệu hiện có.
 
  • Vai trò 5: Xác định yêu cầu
    • Đầu ra: Kế hoạch phát triển yêu cầu.
    • Kỹ thuật: Use Cases, User Stories, yêu cầu dạng văn bản, hoặc mô hình hóa (Business Process Model, Data Model) nếu cần thiết.
 
  • Vai trò 6: Thúc đẩy hợp tác giữa đội ngũ nghiệp vụ và phát triển
    • Đầu ra: Kế hoạch hợp tác.
    • Mục tiêu: Đảm bảo giao tiếp rõ ràng giữa hai nhóm để đáp ứng nhu cầu stakeholders, tránh hiểu lầm hoặc thiếu yêu cầu chi tiết.
 
  • Vai trò 7: Hỗ trợ thay đổi và chuyển đổi nghiệp vụ
    • Đầu ra: Kế hoạch quản lý thay đổi.
    • Hoạt động:
      • Giao tiếp: Thông báo lý do thay đổi, lợi ích cho stakeholders.
      • Hợp tác: Đảm bảo các đơn vị nghiệp vụ cùng hướng tới một tầm nhìn chung.
      • Xây dựng niềm tin: Tham gia thử nghiệm, đào tạo, hỗ trợ để tăng sự chấp nhận.
      • Bốn giai đoạn: Khởi tạo, Thiết kế/Xây dựng, Triển khai, Sau triển khai (với các hình thức như họp khởi động, demo, FAQ).
 
  • Vai trò 8: Đảm bảo giải pháp mang lại giá trị nghiệp vụ
    • Đầu ra: Kế hoạch thực hiện lợi ích (Benefits Realization Plan).
    • Hoạt động:
      • Xác định lợi ích (ví dụ: tăng doanh thu, giảm chi phí).
      • Đo lường bằng KPIs, phân công trách nhiệm, và theo dõi qua các công cụ như RequirementPro™.
 
 

5. Phụ lục: Sử dụng BACCM để phân tích thay đổi

  • Mục tiêu: Cung cấp checklist dựa trên mô hình BACCM (Business Analysis Core Concept Model) của IIBA để đảm bảo phân tích toàn diện.
  • Sáu khái niệm cốt lõi:
    • Context (Bối cảnh): Môi trường nghiệp vụ, vòng đời dự án (plan-driven hay change-driven), loại dự án (ví dụ: BI, sáp nhập).
    • Solution (Giải pháp): Độ phức tạp, cách thức đạt được (mua, xây, thuê ngoài), các thành phần (con người, quy trình, công nghệ), ràng buộc (ngân sách, thời gian).
    • Change (Thay đổi): Thay đổi quy trình, tổ chức, công nghệ.
    • Need (Nhu cầu): Mục tiêu ROI, đặc điểm giải pháp, vấn đề/cơ hội, tính cấp bách, bốn chiều Balanced Scorecard.
    • Value (Giá trị): Giá trị kinh tế (doanh thu, chi phí) và giá trị nghiệp vụ (hiệu quả, năng suất, tránh rủi ro).
    • Stakeholders (Bên liên quan): Loại (lãnh đạo, người dùng, kỹ thuật), vị trí (gần hay xa), nội bộ/ngoại bộ (khách hàng, nhà cung cấp).
 
 

Tóm tắt

Tài liệu này là hướng dẫn thực tiễn và lý thuyết cho các nhà phân tích nghiệp vụ, nhấn mạnh việc lập kế hoạch cẩn thận để đảm bảo giải pháp đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ và mang lại giá trị. Nó cung cấp các bước cụ thể, kỹ thuật, và công cụ (như RequirementPro™, StakeholderPortal™) để hỗ trợ quá trình phân tích nghiệp vụ từ xác định vấn đề đến đo lường lợi ích sau triển khai. Tài liệu phù hợp cho cả dự án nhỏ và lớn, với trọng tâm là sự linh hoạt và hợp tác giữa các bên liên quan.
 
Uploaded files:
  • You need to login to have access to uploads.
Click for thumbs down.0Click for thumbs up.0