Quản lý tài liệu cho dự án cho doanh nghiệp xây dựng
Quản lý tốt tài liệu của dự án xây dựng sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm thời gian tìm kiếm tài liệu trong quá trình thực hiện dự án và nhất là vào các thời điểm nghiệm thu của các hạng mục công trình. Ngoài ra, với việc số hoá và tổ chức tốt việc quản lý dự án sẽ mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích
-
Tăng cường hiệu quả hoạt động: Quản lý tài liệu giúp doanh nghiệp lưu trữ, tìm kiếm và truy cập nhanh chóng các tài liệu dự án như hợp đồng, bản vẽ, hồ sơ pháp lý và báo cáo kỹ thuật. Điều này giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin, giúp cải thiện hiệu suất công việc.
-
Giảm thiểu rủi ro: Một hệ thống quản lý tài liệu tốt giúp kiểm soát được các phiên bản tài liệu, tránh sai sót và nhầm lẫn giữa các phiên bản khác nhau của hợp đồng, bản vẽ hoặc các hồ sơ quan trọng. Điều này giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc sử dụng thông tin không chính xác.
-
Tuân thủ quy định và pháp lý: Doanh nghiệp xây dựng thường phải tuân thủ nhiều quy định pháp lý về lưu trữ và bảo quản hồ sơ. Quản lý tài liệu hiệu quả giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro về pháp luật.
-
Cải thiện khả năng cộng tác: Hệ thống quản lý tài liệu cho phép các bên liên quan như chủ đầu tư, tổng thầu, nhà thầu phụ có thể truy cập, cập nhật và làm việc trên cùng một tài liệu theo thời gian thực. Điều này cải thiện tính đồng bộ và khả năng cộng tác giữa các bộ phận và đối tác trong dự án.
-
Bảo mật và kiểm soát truy cập: Một hệ thống quản lý tài liệu hiện đại cung cấp tính năng bảo mật cao, cho phép chỉ những người có quyền mới có thể truy cập vào tài liệu quan trọng, giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.
-
Quản lý tài nguyên dự án: Trong các dự án xây dựng lớn, khối lượng tài liệu cần quản lý rất lớn. Hệ thống quản lý tài liệu giúp tổ chức, phân loại và quản lý tài nguyên dự án hiệu quả hơn, giúp theo dõi và quản lý dễ dàng hơn các yêu cầu vật liệu, hợp đồng và hồ sơ thầu.
-
Dễ dàng tra cứu và phân tích: Một hệ thống quản lý tài liệu tích hợp cho phép doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và phân tích thông tin để ra quyết định chính xác hơn, đặc biệt là khi phải làm việc với nhiều dự án và thông tin phức tạp.
Construction One hỗ trợ bạn quản lý tốt tài liệu của mình trong môi trường của Sharepoint cùng với Power App
- Sử dụng Microsoft Sharepoint để quản lý toàn bộ tài liệu của dự án. Tập trung toàn bộ tài liệu về một nơi để quản lý.
- Dễ dàng tìm kiếm và phân quyền truy cập
- Quản lý phiên bản của tài liệu
- Chia sẻ tài liệu cho tất cả các bên liên quan từ CĐT, Tổng thầu, Nhà thầu,..
- Comment các ý kiến và đưa ra các thảo luận về ý kiến
- Thiết lập trạng thái của các comment (hoàn tất, từ chối, xác nhận, huỷ)
- Đánh dấu tài liệu và cung cấp các ý kiến về nội dung đánh dấu của tài liệu
- Thêm Nội dung (Text) vào bản vẽ, tài liệu
