Zero Based Budgeting

Ngân sách từ con số không (Zero-Based Budgeting – ZBB) là một phương pháp lập ngân sách yêu cầu mọi khoản chi phí phải được chứng minh từ đầu cho mỗi kỳ lập ngân sách mới, thay vì dựa vào ngân sách của kỳ trước. Trong lĩnh vực mua sắm (procurement), ZBB trở thành một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí, tăng cường tính minh bạch và hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đặc biệt, sự hợp tác chặt chẽ giữa bộ phận mua sắm và tài chính có thể mang lại giá trị vượt trội, đặc biệt trong ngành bất động sản, nơi chi phí xây dựng, vật liệu và dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn.

Định nghĩa ZBB

• Tiếng Việt: Ngân sách từ con số không (ZBB) là một phương pháp lập ngân sách trong đó mọi khoản chi phí phải được xem xét và phê duyệt lại từ đầu cho mỗi kỳ ngân sách mới, không dựa vào ngân sách của kỳ trước. Phương pháp này khuyến khích đánh giá kỹ lưỡng giá trị của từng khoản chi, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.
• Tiếng Anh: Zero-Based Budgeting (ZBB) is a budgeting method where all expenses must be justified and approved from scratch for each new budgeting period, without relying on the previous period’s budget. This approach promotes thorough evaluation of the value of each expenditure, thereby optimizing resources and minimizing waste.

Các bước triển khai ZBB

Triển khai ZBB đòi hỏi một quy trình có hệ thống để đảm bảo mọi khoản chi được đánh giá kỹ lưỡng và phân bổ hiệu quả. Dưới đây là 5 bước chính, áp dụng trong bối cảnh ngành bất động sản:

1. Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu: Bộ phận mua sắm và tài chính cùng xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, như giảm chi phí vật liệu hoặc tối ưu hóa tiến độ dự án. Mọi khoản chi được liệt kê và đánh giá dựa trên nhu cầu thực tế. Ví dụ, trong một dự án chung cư, công ty xác định chi phí thép, xi măng và nhân công là thiết yếu, trong khi chi phí quảng cáo trang trí có thể cắt giảm.
2. Bước 2: Xây dựng gói quyết định: Các khoản chi được chia thành các gói quyết định (decision packages), mỗi gói đại diện cho một hoạt động hoặc hạng mục chi tiêu, như mua vật liệu, thuê nhà thầu, hoặc quảng cáo. Mỗi gói phải được chứng minh giá trị và chi phí. Ví dụ, gói mua thép bao gồm chi phí, nhà cung cấp, và tác động đến tiến độ dự án.
3. Bước 3: Xếp hạng gói quyết định: Các gói quyết định được xếp hạng theo mức độ quan trọng và ưu tiên, dựa trên tác động đến mục tiêu chiến lược. Mua sắm và tài chính cùng đánh giá, ví dụ ưu tiên gói mua vật liệu xây dựng thiết yếu hơn gói trang trí nội thất trong một khu nghỉ dưỡng.
4. Bước 4: Phê duyệt và phân bổ ngân sách: Các gói quyết định được phê duyệt dựa trên thứ tự ưu tiên và nguồn lực có sẵn. Tài chính đảm bảo ngân sách được phân bổ chính xác, trong khi mua sắm đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp để phù hợp với ngân sách mới. Ví dụ, công ty có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp thép để giảm chi phí.
5. Bước 5: Kiểm soát và giám sát: Sau khi ngân sách được triển khai, tài chính giám sát hiệu suất của các gói quyết định để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả. Mua sắm theo dõi hợp đồng nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả chi tiêu, như đảm bảo nhà thầu giao vật liệu đúng tiến độ. Ví dụ, nếu nhà cung cấp thép giao hàng chậm, mua sắm sẽ báo cáo để tài chính điều chỉnh quỹ dự phòng.

• You need to login to have access to uploads.