Quote from bsdinsight on 2 April 2025, 09:29

Dưới đây là phân tích chi tiết từng phần của tài liệu “QuickBooks Online Business User Manual” mà bạn đã cung cấp.

---

Phần 1: Giới thiệu QuickBooks Online Advanced

Trang 5-8

• Mục đích: Giới thiệu tổng quan về QuickBooks Online Advanced, phiên bản cao cấp nhất trong dòng sản phẩm QuickBooks, được thiết kế cho các doanh nghiệp đang phát triển với nhu cầu phức tạp hơn.
• Nội dung chính:
  • Chào mừng (Trang 6): QuickBooks Online Advanced cung cấp tự động hóa, tùy chỉnh và kiểm soát tốt hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc ghi sổ sách và tập trung vào phát triển. So sánh với các phiên bản khác (Simple Start, Essentials, Plus), Advanced hỗ trợ tối đa 25 người dùng và 3 kế toán, cùng các tính năng như tự động hóa quy trình, báo cáo tùy chỉnh, sao lưu dữ liệu, v.v.
  • Bắt đầu (Trang 7): Hướng dẫn này tập trung vào các tính năng độc đáo của Advanced, giả định người dùng đã quen với QuickBooks Online. Đề xuất xem hướng dẫn giới thiệu nếu là người mới.
  • Doanh nghiệp phù hợp (Trang 7): Phù hợp với doanh nghiệp có doanh thu trên 500.000 USD/năm, quy trình phức tạp, cần tự động hóa, báo cáo tùy chỉnh, sao lưu dữ liệu, hoặc có hơn 5 thành viên cần truy cập.
  • Lợi ích (Trang 8):
    • Tăng năng suất: Tái phân loại giao dịch hàng loạt, quản lý tác vụ, tự động hóa quy trình, quản lý chi phí nhân viên.
    • Thông tin chi tiết tùy chỉnh: Performance Centre, trường tùy chỉnh, báo cáo trực quan, nhận diện doanh thu tự động.
    • Kiểm soát và bảo mật: Hỗ trợ 25 người dùng, sao lưu tự động, phân quyền vai trò tùy chỉnh.

 

---

Phần 2: Điều hướng QuickBooks Online Advanced

Trang 9-40

• Mục đích: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các tính năng mới của QuickBooks Online Advanced, kèm theo hướng dẫn từng bước và video minh họa.
• Nội dung chính:

 

1. Tái phân loại giao dịch (Trang 10-11)

• Mô tả: Cho phép chỉnh sửa nhiều giao dịch cùng lúc (ví dụ: thay đổi tài khoản hoặc thuế).
• Hướng dẫn:
  • Vào Settings > Reclassify transactions.
  • Chọn loại tài khoản (Profit and Loss hoặc Balance Sheet).
  • Lọc giao dịch theo loại, lớp, khách hàng/nhà cung cấp.
  • Chọn giao dịch cần thay đổi, áp dụng tài khoản/lớp mới, rồi lưu.
• Video: “See how to reclassify transactions (2:29)”.

 

2. Tác vụ (Tasks) (Trang 12)

• Mô tả: Quản lý công việc cần hoàn thành, hỗ trợ tác vụ lặp lại và tự động từ Workflows.
• Hướng dẫn:
  • Vào Tasks > + Add task.
  • Đặt tên, ngày đến hạn, chỉ định người thực hiện (cần quyền admin).
  • Tùy chọn lặp lại, thêm ghi chú, tải tài liệu lên, rồi lưu.
• Lưu ý: Tài liệu tải lên hiển thị cho tất cả người dùng trong công ty.

 

3. Quy trình làm việc (Workflows) (Trang 13)

• Mô tả: Tự động hóa các tác vụ như gửi nhắc nhở thanh toán, phê duyệt hóa đơn.
• Hướng dẫn:
  • Vào Workflows > Templates > + Custom workflow.
  • Chọn loại giao dịch, hành động (ví dụ: gửi email), đặt tên, rồi kích hoạt.
• Video: “How to setup a custom workflow (4:42)”.

 

4. Yêu cầu chi phí nhân viên (Employee Expense Claims) (Trang 14-18)

• Mô tả: Nhân viên nộp chi phí, quản lý duyệt và theo dõi trong một nơi.
• Hướng dẫn:
  • Cấp quyền truy cập (Trang 14-15): Thêm người dùng qua Manage Users hoặc Expense Claims, chọn vai trò “Track time and submit expense claims”.
  • Bật thông báo (Trang 16): Vào Expenses > Manage settings > Notify me.
  • Quản lý danh mục (Trang 16): Đặt biệt danh cho danh mục chi phí (ví dụ: “Client meals” cho “Meals & Entertainment”).
  • Duyệt chi phí (Trang 17): Vào For Review, kiểm tra và tạo chi phí.
  • Nộp chi phí (Trang 18): Qua mobile (trình duyệt) hoặc máy tính, chụp biên lai hoặc nhập thủ công, rồi gửi duyệt.
• Video: “How to manage employee expense claims (3:27)”.

 

5. Trung tâm hiệu suất (Performance Centre) (Trang 19-20)

• Mô tả: Tạo bảng điều khiển và biểu đồ tùy chỉnh để theo dõi số liệu kinh doanh.
• Hướng dẫn:
  • Tạo biểu đồ (Trang 19): Chọn + Add new chart, đặt tên, chọn loại biểu đồ, thời gian, nhóm dữ liệu, rồi thêm vào dashboard.
  • Chỉnh sửa/xóa (Trang 20): Vào Reports > Performance Centre, chỉnh sửa hoặc xóa biểu đồ.
• Video: “How to use the Performance Centre (3:24)”.

 

6. Trường tùy chỉnh (Custom Fields) (Trang 21-23)

• Mô tả: Thêm trường dữ liệu tùy chỉnh (tối đa 12/form) cho hóa đơn, đơn mua, báo cáo, v.v.
• Hướng dẫn:
  • Tạo trường (Trang 21): Vào Settings > Custom fields > Add custom field, chọn loại dữ liệu (text, number, date, dropdown), áp dụng cho form/profile.
  • Quản lý (Trang 22): Xem danh sách, chỉnh sửa, kích hoạt/hủy kích hoạt trường.
  • Tạo từ form/profile (Trang 23): Mở form/profile, thêm/chỉnh sửa trường trực tiếp.
• Video: “How to create custom reports (5:18)”.

 

7. Báo cáo tùy chỉnh (Custom Reports) (Trang 24-27)

• Mô tả: Tạo báo cáo tài chính tùy chỉnh với bộ lọc, bảng tổng hợp, biểu đồ.
• Hướng dẫn:
  • Tạo báo cáo (Trang 24): Vào Reports > + Create new report, chọn cách xây dựng, đặt tên.
  • Tùy chỉnh (Trang 25): Chọn khoảng thời gian, nhóm, lọc, cột dữ liệu.
  • Xem báo cáo (Trang 26): Mở từ Custom reports, xem chi tiết giao dịch.
  • Trực quan hóa (Trang 26): Chuyển sang Chart View, chọn loại biểu đồ.
  • Lên lịch gửi email (Trang 27): Tạo lịch gửi báo cáo định kỳ.
• Video: “How to create custom reports (5:18)”.

 

8. Nhận diện doanh thu (Revenue Recognition) (Trang 28-31)

• Mô tả: Tự động ghi nhận doanh thu hoãn lại theo thời gian (hàng ngày/tháng).
• Hướng dẫn:
  • Thiết lập (Trang 29): Vào Settings > Sales > bật Revenue recognition.
  • Thêm dịch vụ (Trang 29): Tạo dịch vụ mới, chọn tần suất nhận diện, tài khoản trách nhiệm.
  • Tạo hóa đơn (Trang 30): Thêm dịch vụ, chọn ngày bắt đầu, xem lịch nhận diện.
  • Tần suất (Trang 31): Giải thích cách tính doanh thu theo ngày/tuần/tháng.
• Video: “How to use revenue recognition (3:48)”.

 

9. Sao lưu và khôi phục dữ liệu (Backup and Restore) (Trang 32-36)

• Mô tả: Sao lưu tự động và khôi phục dữ liệu khi cần.
• Hướng dẫn:
  • Dữ liệu sao lưu được/không được (Trang 32-33): Liệt kê dữ liệu có thể/không thể sao lưu/khôi phục.
  • Bật sao lưu (Trang 34): Vào Settings > Back up company.
  • Tắt sao lưu (Trang 34): Chọn Turn off backup.
  • Sao lưu thủ công (Trang 35): Chọn New Manual Backup, chọn loại (Incremental, Full, Complete).
  • Kết nối Google Drive/Dropbox (Trang 35): Liên kết để lưu trữ cục bộ (không khôi phục được).
  • Khôi phục (Trang 36): Chọn ngày/giờ, nhập “AGREE”, bắt đầu khôi phục.
• Video: “How to backup and restore your data (3:29)”.

 

10. Phân quyền vai trò tùy chỉnh (Custom Role Permissions) (Trang 37-40)

• Mô tả: Kiểm soát quyền truy cập bằng vai trò tùy chỉnh.
• Hướng dẫn:
  • Thêm vai trò (Trang 38): Vào Manage users > Roles > Add role, chọn quyền.
  • Vai trò theo địa điểm (Trang 38): Tạo vai trò bán hàng theo địa điểm.
  • Gán vai trò (Trang 39): Thêm người dùng, chọn vai trò, gửi lời mời.
  • Chỉnh sửa (Trang 40): Chỉnh sửa quyền vai trò hoặc vai trò của người dùng.
  • Kích hoạt/hủy (Trang 40): Chuyển đổi trạng thái vai trò.
• Video: “Creating custom roles and adding users (5:09)”.

 

Phần 1: Giới thiệu QuickBooks Online Advanced

Trang 5-8

• Mục đích: Giới thiệu tổng quan về QuickBooks Online Advanced, phiên bản cao cấp nhất trong dòng sản phẩm QuickBooks, được thiết kế cho các doanh nghiệp đang phát triển với nhu cầu phức tạp hơn.
• Nội dung chính:
  • Chào mừng (Trang 6): QuickBooks Online Advanced cung cấp tự động hóa, tùy chỉnh và kiểm soát tốt hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc ghi sổ sách và tập trung vào phát triển. So sánh với các phiên bản khác (Simple Start, Essentials, Plus), Advanced hỗ trợ tối đa 25 người dùng và 3 kế toán, cùng các tính năng như tự động hóa quy trình, báo cáo tùy chỉnh, sao lưu dữ liệu, v.v.
  • Bắt đầu (Trang 7): Hướng dẫn này tập trung vào các tính năng độc đáo của Advanced, giả định người dùng đã quen với QuickBooks Online. Đề xuất xem hướng dẫn giới thiệu nếu là người mới.
  • Doanh nghiệp phù hợp (Trang 7): Phù hợp với doanh nghiệp có doanh thu trên 500.000 USD/năm, quy trình phức tạp, cần tự động hóa, báo cáo tùy chỉnh, sao lưu dữ liệu, hoặc có hơn 5 thành viên cần truy cập.
  • Lợi ích (Trang 8):
    • Tăng năng suất: Tái phân loại giao dịch hàng loạt, quản lý tác vụ, tự động hóa quy trình, quản lý chi phí nhân viên.
    • Thông tin chi tiết tùy chỉnh: Performance Centre, trường tùy chỉnh, báo cáo trực quan, nhận diện doanh thu tự động.
    • Kiểm soát và bảo mật: Hỗ trợ 25 người dùng, sao lưu tự động, phân quyền vai trò tùy chỉnh.

Phần 2: Điều hướng QuickBooks Online Advanced

Trang 9-40

• Mục đích: Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các tính năng mới của QuickBooks Online Advanced, kèm theo hướng dẫn từng bước và video minh họa.
• Nội dung chính:

1. Tái phân loại giao dịch (Trang 10-11)

• Mô tả: Cho phép chỉnh sửa nhiều giao dịch cùng lúc (ví dụ: thay đổi tài khoản hoặc thuế).
• Hướng dẫn:
  • Vào Settings > Reclassify transactions.
  • Chọn loại tài khoản (Profit and Loss hoặc Balance Sheet).
  • Lọc giao dịch theo loại, lớp, khách hàng/nhà cung cấp.
  • Chọn giao dịch cần thay đổi, áp dụng tài khoản/lớp mới, rồi lưu.
• Video: “See how to reclassify transactions (2:29)”.

2. Tác vụ (Tasks) (Trang 12)

• Mô tả: Quản lý công việc cần hoàn thành, hỗ trợ tác vụ lặp lại và tự động từ Workflows.
• Hướng dẫn:
  • Vào Tasks > + Add task.
  • Đặt tên, ngày đến hạn, chỉ định người thực hiện (cần quyền admin).
  • Tùy chọn lặp lại, thêm ghi chú, tải tài liệu lên, rồi lưu.
• Lưu ý: Tài liệu tải lên hiển thị cho tất cả người dùng trong công ty.

3. Quy trình làm việc (Workflows) (Trang 13)

• Mô tả: Tự động hóa các tác vụ như gửi nhắc nhở thanh toán, phê duyệt hóa đơn.
• Hướng dẫn:
  • Vào Workflows > Templates > + Custom workflow.
  • Chọn loại giao dịch, hành động (ví dụ: gửi email), đặt tên, rồi kích hoạt.
• Video: “How to setup a custom workflow (4:42)”.

4. Yêu cầu chi phí nhân viên (Employee Expense Claims) (Trang 14-18)

• Mô tả: Nhân viên nộp chi phí, quản lý duyệt và theo dõi trong một nơi.
• Hướng dẫn:
  • Cấp quyền truy cập (Trang 14-15): Thêm người dùng qua Manage Users hoặc Expense Claims, chọn vai trò “Track time and submit expense claims”.
  • Bật thông báo (Trang 16): Vào Expenses > Manage settings > Notify me.
  • Quản lý danh mục (Trang 16): Đặt biệt danh cho danh mục chi phí (ví dụ: “Client meals” cho “Meals & Entertainment”).
  • Duyệt chi phí (Trang 17): Vào For Review, kiểm tra và tạo chi phí.
  • Nộp chi phí (Trang 18): Qua mobile (trình duyệt) hoặc máy tính, chụp biên lai hoặc nhập thủ công, rồi gửi duyệt.
• Video: “How to manage employee expense claims (3:27)”.

5. Trung tâm hiệu suất (Performance Centre) (Trang 19-20)

• Mô tả: Tạo bảng điều khiển và biểu đồ tùy chỉnh để theo dõi số liệu kinh doanh.
• Hướng dẫn:
  • Tạo biểu đồ (Trang 19): Chọn + Add new chart, đặt tên, chọn loại biểu đồ, thời gian, nhóm dữ liệu, rồi thêm vào dashboard.
  • Chỉnh sửa/xóa (Trang 20): Vào Reports > Performance Centre, chỉnh sửa hoặc xóa biểu đồ.
• Video: “How to use the Performance Centre (3:24)”.

6. Trường tùy chỉnh (Custom Fields) (Trang 21-23)

• Mô tả: Thêm trường dữ liệu tùy chỉnh (tối đa 12/form) cho hóa đơn, đơn mua, báo cáo, v.v.
• Hướng dẫn:
  • Tạo trường (Trang 21): Vào Settings > Custom fields > Add custom field, chọn loại dữ liệu (text, number, date, dropdown), áp dụng cho form/profile.
  • Quản lý (Trang 22): Xem danh sách, chỉnh sửa, kích hoạt/hủy kích hoạt trường.
  • Tạo từ form/profile (Trang 23): Mở form/profile, thêm/chỉnh sửa trường trực tiếp.
• Video: “How to create custom reports (5:18)”.

7. Báo cáo tùy chỉnh (Custom Reports) (Trang 24-27)

• Mô tả: Tạo báo cáo tài chính tùy chỉnh với bộ lọc, bảng tổng hợp, biểu đồ.
• Hướng dẫn:
  • Tạo báo cáo (Trang 24): Vào Reports > + Create new report, chọn cách xây dựng, đặt tên.
  • Tùy chỉnh (Trang 25): Chọn khoảng thời gian, nhóm, lọc, cột dữ liệu.
  • Xem báo cáo (Trang 26): Mở từ Custom reports, xem chi tiết giao dịch.
  • Trực quan hóa (Trang 26): Chuyển sang Chart View, chọn loại biểu đồ.
  • Lên lịch gửi email (Trang 27): Tạo lịch gửi báo cáo định kỳ.
• Video: “How to create custom reports (5:18)”.

8. Nhận diện doanh thu (Revenue Recognition) (Trang 28-31)

• Mô tả: Tự động ghi nhận doanh thu hoãn lại theo thời gian (hàng ngày/tháng).
• Hướng dẫn:
  • Thiết lập (Trang 29): Vào Settings > Sales > bật Revenue recognition.
  • Thêm dịch vụ (Trang 29): Tạo dịch vụ mới, chọn tần suất nhận diện, tài khoản trách nhiệm.
  • Tạo hóa đơn (Trang 30): Thêm dịch vụ, chọn ngày bắt đầu, xem lịch nhận diện.
  • Tần suất (Trang 31): Giải thích cách tính doanh thu theo ngày/tuần/tháng.
• Video: “How to use revenue recognition (3:48)”.

9. Sao lưu và khôi phục dữ liệu (Backup and Restore) (Trang 32-36)

• Mô tả: Sao lưu tự động và khôi phục dữ liệu khi cần.
• Hướng dẫn:
  • Dữ liệu sao lưu được/không được (Trang 32-33): Liệt kê dữ liệu có thể/không thể sao lưu/khôi phục.
  • Bật sao lưu (Trang 34): Vào Settings > Back up company.
  • Tắt sao lưu (Trang 34): Chọn Turn off backup.
  • Sao lưu thủ công (Trang 35): Chọn New Manual Backup, chọn loại (Incremental, Full, Complete).
  • Kết nối Google Drive/Dropbox (Trang 35): Liên kết để lưu trữ cục bộ (không khôi phục được).
  • Khôi phục (Trang 36): Chọn ngày/giờ, nhập “AGREE”, bắt đầu khôi phục.
• Video: “How to backup and restore your data (3:29)”.

10. Phân quyền vai trò tùy chỉnh (Custom Role Permissions) (Trang 37-40)

• Mô tả: Kiểm soát quyền truy cập bằng vai trò tùy chỉnh.
• Hướng dẫn:
  • Thêm vai trò (Trang 38): Vào Manage users > Roles > Add role, chọn quyền.
  • Vai trò theo địa điểm (Trang 38): Tạo vai trò bán hàng theo địa điểm.
  • Gán vai trò (Trang 39): Thêm người dùng, chọn vai trò, gửi lời mời.
  • Chỉnh sửa (Trang 40): Chỉnh sửa quyền vai trò hoặc vai trò của người dùng.
  • Kích hoạt/hủy (Trang 40): Chuyển đổi trạng thái vai trò.
• Video: “Creating custom roles and adding users (5:09)”.