10 mẹo cho người mới bắt đầu với QuickBooks Online
- Sử dụng phím tắt để tăng tốc độ làm việc (Use Keyboard Shortcuts)
- Diễn giải: QuickBooks Online cung cấp các phím tắt (ví dụ: Ctrl + Alt + I để tạo hóa đơn) giúp bạn điều hướng và nhập dữ liệu nhanh hơn thay vì dùng chuột. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn xử lý nhiều giao dịch hoặc cần tiết kiệm thời gian.
- Ví dụ: Nhấn “Ctrl + Alt + R” để mở nhanh cửa sổ đối chiếu tài khoản thay vì tìm qua menu.
- Thiết lập quyền người dùng để bảo mật dữ liệu (Set Up User Permissions)
- Diễn giải: Bạn có thể phân quyền truy cập cho từng người dùng (như nhân viên kế toán, quản lý) để hạn chế họ chỉ xem hoặc chỉnh sửa những phần dữ liệu cần thiết. Điều này bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm khỏi bị truy cập trái phép.
- Ví dụ: Chỉ cho phép nhân viên bán hàng xem hóa đơn mà không được chỉnh sửa sổ sách kế toán.
- Sao lưu dữ liệu thường xuyên để tăng cường an toàn (Backup Your Data)
- Diễn giải: Mặc dù QuickBooks Online lưu trữ dữ liệu trên đám mây, bạn nên xuất các báo cáo quan trọng (như báo cáo tài chính, danh sách giao dịch) định kỳ ra file Excel hoặc PDF. Điều này đảm bảo bạn có bản sao lưu phòng khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
- Ví dụ: Xuất báo cáo Lợi nhuận và Thua lỗ hàng tháng và lưu vào ổ cứng ngoài.
- Kết nối tài khoản ngân hàng để tự động hóa giao dịch (Connect Bank Accounts)
- Diễn giải: Liên kết tài khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng với QuickBooks Online để tự động nhập giao dịch, giảm thiểu việc nhập tay. Bạn chỉ cần kiểm tra và phân loại chúng sau khi nhập.
- Ví dụ: Giao dịch thanh toán từ ngân hàng sẽ tự động xuất hiện trong QuickBooks để bạn gắn vào danh mục chi phí phù hợp.
- Đối chiếu tài khoản thường xuyên (Reconcile Accounts Regularly)
- Diễn giải: Đối chiếu tài khoản ngân hàng với sổ sách trong QuickBooks giúp phát hiện sai sót hoặc giao dịch không khớp, đảm bảo báo cáo tài chính chính xác. Đây là bước quan trọng mà người mới thường bỏ qua.
- Ví dụ: So sánh số dư cuối kỳ từ sao kê ngân hàng với số dư trong QuickBooks mỗi tháng.
- Tận dụng tính năng tự động phân loại (Use Auto-Categorization)
- Diễn giải: QuickBooks Online có thể tự động đề xuất danh mục cho các giao dịch dựa trên lịch sử. Hãy kiểm tra và tinh chỉnh các quy tắc này để tiết kiệm thời gian phân loại chi phí hoặc doanh thu.
- Ví dụ: Thiết lập quy tắc để tất cả giao dịch từ nhà cung cấp văn phòng phẩm tự động vào danh mục “Chi phí văn phòng”.
- Theo dõi hóa đơn và thanh toán (Track Invoices and Payments)
- Diễn giải: Sử dụng tính năng lập hóa đơn để gửi cho khách hàng và theo dõi trạng thái thanh toán (chưa trả, quá hạn). Điều này giúp bạn quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.
- Ví dụ: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email trực tiếp từ QuickBooks và nhận thông báo khi họ thanh toán.
- Học cách đọc báo cáo cơ bản (Learn Basic Reports)
- Diễn giải: QuickBooks Online cung cấp các báo cáo như Lợi nhuận và Thua lỗ, Bảng cân đối kế toán. Người mới nên dành thời gian hiểu cách đọc chúng để nắm tình hình tài chính doanh nghiệp.
- Ví dụ: Xem báo cáo Lợi nhuận và Thua lỗ để biết doanh thu tháng này có đủ bù chi phí không.
- Thiết lập danh mục chi phí chính xác (Set Up Accurate Expense Categories)
- Diễn giải: Tạo và sử dụng các danh mục chi phí phù hợp với doanh nghiệp của bạn (như “Quảng cáo”, “Tiền thuê văn phòng”) để tránh nhầm lẫn khi phân loại, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế.
- Ví dụ: Không gộp “Chi phí đi lại” và “Chi phí tiếp khách” vào cùng một danh mục chung.
- Khám phá tài nguyên hỗ trợ của QuickBooks (Explore QuickBooks Resources)
- Diễn giải: QuickBooks Online có các hướng dẫn miễn phí, video tutorial và đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Người mới nên tận dụng chúng để làm quen với phần mềm và giải quyết thắc mắc nhanh chóng.
- Ví dụ: Xem video hướng dẫn trên trang chính thức của QuickBooks để học cách thiết lập tài khoản ban đầu.
Lợi ích của việc áp dụng 10 mẹo này
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa và phím tắt giảm công sức nhập liệu thủ công.
- Tăng độ chính xác: Đối chiếu và phân loại đúng giúp báo cáo đáng tin cậy hơn.
- Bảo mật tốt hơn: Quyền người dùng và sao lưu dữ liệu bảo vệ thông tin tài chính.
- Hiểu rõ tài chính: Báo cáo và theo dõi hóa đơn giúp bạn kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
