Dưới đây là bản tóm tắt các phần chính của tài liệu “Hướng dẫn sử dụng Microsoft Dynamics 365 Business Central cho Nhà thầu Chính phủ” do Pleasant Valley Business Solutions (PVBS), một công ty thuộc XTIVIA, phát hành. Tài liệu này cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập và sử dụng hệ thống Microsoft Dynamics 365 Business Central (NAV) để quản lý các hoạt động kế toán dự án, đặc biệt dành cho các nhà thầu chính phủ, tổng thầu.

1. Thiết lập Ứng dụng

Phần này hướng dẫn cách thiết lập các cấu hình cơ bản để hệ thống hoạt động phù hợp với nhu cầu của nhà thầu chính phủ:

• Nhóm danh mục (Category Group): Dùng để phân loại chi phí (lao động, chi phí, gánh nặng, phí) và liên kết với tài khoản sổ cái tổng hợp (G/L).
• Danh mục công việc (Job Category): Cho phép phân loại chi tiết chi phí và gán tài khoản G/L để theo dõi chi phí ở mức chi tiết hơn.
• Thiết lập nhà thầu chính phủ (Government Contractor Setup): Xác định các tham số như danh mục phí, tài khoản lương, chi phí không được phép, và các quy tắc mua sắm (ví dụ: thanh toán khi được trả).
• Lịch làm việc và thời gian (Timesheet Period, Working Time Calendar, Time Zones): Cấu hình chu kỳ bảng chấm công, lịch làm việc, và múi giờ để quản lý thời gian nhân viên.
• Kế hoạch phúc lợi (Benefit Plan) và Quy tắc lương (Pay Type): Thiết lập các chính sách tích lũy phúc lợi (PTO) và quy tắc lương (giờ thường, giờ làm thêm).
• Thiết lập công việc (Job Setup): Bao gồm loại hợp đồng, nhóm công việc, công thức thanh toán và doanh thu, giúp quản lý các dự án cụ thể.
• Hàng đợi công việc (Job Queue): Tự động hóa các tác vụ như tạo hóa đơn hoặc báo cáo, tăng hiệu quả xử lý.

2. Thẻ Nhân sự (Resource Card)

Phần này tập trung vào quản lý thông tin nhân viên:

• Danh sách nhân sự (Resource List): Lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên, bao gồm mức lương và danh mục lao động.
• Thẻ nhân sự (Resource Card): Quản lý chi tiết như mức lương, kế hoạch phúc lợi, và phân loại lao động (toàn thời gian, bán thời gian, nhà thầu phụ).
• Tỷ lệ lương (Pay Rates): Cấu hình các mức lương khác nhau dựa trên loại công việc hoặc dự án.

3. Thẻ Công việc (Job Card)

Phần này hướng dẫn quản lý các dự án hoặc hợp đồng:

• Thẻ công việc (Job Card): Lưu trữ thông tin chi tiết về dự án, bao gồm loại hợp đồng, ngân sách, và cấu trúc phân chia công việc (WBS).
• Cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure): Phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để theo dõi chi phí và tiến độ.
• Quản lý ngân sách, dự báo, và thanh toán: Bao gồm giới hạn tài trợ, công thức thanh toán, và phân bổ chi phí.

4. Xử lý Lao động (Labor Processing)

Phần này giải thích cách xử lý thời gian làm việc và chi phí lao động:

• Bảng chấm công (Time Journal): Nhập, xác minh, và đăng bảng chấm công.
• Tích lũy phúc lợi (Benefit Accrual): Theo dõi và tính toán thời gian nghỉ phép (PTO) hoặc các phúc lợi khác.
• Xuất dữ liệu lương (ADP/PayChex Export): Tích hợp với các hệ thống lương để xuất giờ làm việc và thu nhập.
• Báo cáo lao động: Bao gồm báo cáo sử dụng lao động, phân tích lao động, và lịch sử bảng chấm công.
• Xử lý lỗi và điều chỉnh: Hỗ trợ nhập sửa chữa bảng chấm công và điều chỉnh thanh toán hồi tố.

5. Mua sắm (Purchasing)

Phần này tập trung vào quy trình mua sắm:

• Đơn đặt hàng (Purchase Orders): Tạo, phát hành, và theo dõi đơn đặt hàng cho vật liệu hoặc dịch vụ.
• Hợp đồng phụ (Subcontracts): Quản lý hợp đồng phụ, bao gồm tài trợ và chi tiêu.
• Ghi có mua hàng (Purchase Credit Memos): Xử lý hoàn tiền hoặc điều chỉnh cho các giao dịch mua.

6. Thanh toán (Billing)

Phần này hướng dẫn tạo và quản lý hóa đơn:

• Nhóm thanh toán (Billing Group): Tổ chức các nhiệm vụ công việc để tạo hóa đơn hàng loạt.
• Công thức thanh toán (Billing Formula): Xác định cách tính chi phí và phí gián tiếp (như Fringe, G&A).
• Tạo và đăng hóa đơn: Quy trình tạo hóa đơn, xem trước hóa đơn, và đăng vào sổ cái.
• Ghi có bán hàng (Credit Memos): Xử lý hoàn tiền hoặc điều chỉnh hóa đơn.
• Báo cáo thanh toán: Bao gồm báo cáo nợ phải thu, lịch sử AR, và phân tích chưa thanh toán.

7. Phân bổ Chi phí (Cost Allocation)

Phần này giải thích cách phân bổ chi phí gián tiếp:

• Thiết lập nhóm chi phí (Cost Pool Setup): Xác định các nhóm chi phí như Fringe, Overhead, và G&A, cùng với tài khoản và bộ phận liên quan.
• Phân bổ chi phí (Allocate Costs): Chạy các hoạt động định kỳ để phân bổ chi phí gián tiếp cho các dự án.

8. Ghi nhận Doanh thu (Revenue Recognition)

Phần này hướng dẫn ghi nhận doanh thu cho các dự án:

• Tính toán tích lũy doanh thu (Calculate Revenue Accrual): Tính toán doanh thu dựa trên chi phí thực tế hoặc phương pháp hoàn thành.
• Xem xét và đăng tích lũy doanh thu: Xác minh và đăng các mục doanh thu vào sổ cái.
• Ước tính hoàn thành (Estimate to Complete): Sử dụng cho các công việc giá cố định (FFP) để tính toán doanh thu dựa trên phần trăm hoàn thành.

9. Ngân sách và Dự báo Công việc (Job Budgeting & Forecasting)

Phần này hỗ trợ lập kế hoạch tài chính:

• Thêm nguồn lực và chi phí khác: Lập ngân sách cho lao động và các chi phí khác.
• Dự báo chi phí và doanh thu: Tính toán lại tổng chi phí và phân bổ dự báo.
• Công thức nhóm thanh toán (Billing Pool Formula): Áp dụng các tỷ lệ dự kiến để dự báo doanh thu.

10. Bảng chấm công (Timesheets)

Phần này hướng dẫn nhập và phê duyệt bảng chấm công:

• Thiết lập web (Web Setup): Cấu hình giao diện web để nhập bảng chấm công.
• Nhập bảng chấm công (Timesheet Entry): Nhân viên nhập giờ làm việc, bình luận, và gửi để phê duyệt.
• Phê duyệt bảng chấm công: Quy trình nhiều cấp để phê duyệt bảng chấm công.
• Báo cáo: Bao gồm báo cáo số dư PTO và xác minh tích lũy nghỉ phép.

11. Báo cáo Chi phí (Expense Reports)

Phần này tập trung vào quản lý chi phí:

• Nhập chi phí (Expense Entry): Nhân viên nhập chi phí dự án, bao gồm chi phí đi lại và vật liệu.
• Chi phí định kỳ (Per Diem Entry): Nhập chi phí đi lại theo tỷ lệ định sẵn.
• Phê duyệt và xử lý: Quy trình phê duyệt và tạo hóa đơn mua hàng từ báo cáo chi phí.

12. Yêu cầu Mua sắm (Requisitions)

Phần này hướng dẫn tạo và phê duyệt yêu cầu mua sắm:

• Nhập yêu cầu (Requisition Entry): Tạo yêu cầu cho vật liệu hoặc dịch vụ liên quan đến dự án.
• Phê duyệt yêu cầu: Quy trình phê duyệt nhiều cấp.
• Chuyển đổi thành đơn đặt hàng: Chuyển yêu cầu đã phê duyệt thành đơn đặt hàng trong NAV.

13. Báo cáo Dự án (Project Reports)

Phần này liệt kê các báo cáo hỗ trợ quản lý dự án:

• Báo cáo chi tiết công việc với thanh toán, tóm tắt doanh thu, trạng thái công việc, phân tích chưa thanh toán, sử dụng lao động, và lịch sử bảng chấm công.

14. Di chuyển Dữ liệu (Data Migration XML Ports)

Phần này cung cấp hướng dẫn nhập dữ liệu vào hệ thống:

• Bao gồm nhập biểu đồ tài khoản, nhà cung cấp, khách hàng, công việc, danh mục lao động, và các giao dịch tài chính.

15. Phím tắt và Bài tập (General NAV Shortcuts & Exercises)

Phần này cung cấp:

• Phím tắt NAV: Hỗ trợ người dùng thao tác nhanh trong hệ thống.
• Bài tập thực hành: Các bài tập thực tế để thiết lập và xử lý lao động, mua sắm, thanh toán, phân bổ chi phí, ghi nhận doanh thu, và quản lý bảng chấm công/chi phí/yêu cầu.

16. Phụ lục

• Phân cấp nhóm đăng (Posting Groups Hierarchy): Giải thích cách thiết lập các nhóm đăng để đảm bảo tính chính xác của sổ cái.
• Kiểm soát nhóm đăng (Posting Group Controls): Đảm bảo dữ liệu được đăng đúng vào các tài khoản G/L.

Tổng kết

Tài liệu này là một hướng dẫn toàn diện cho các nhà thầu chính phủ sử dụng Microsoft Dynamics 365 Business Central để quản lý các hoạt động kế toán dự án. Nó bao gồm các hướng dẫn chi tiết về thiết lập hệ thống, quản lý nhân sự, công việc, lao động, mua sắm, thanh toán, phân bổ chi phí, ghi nhận doanh thu, và báo cáo. Các bài tập thực hành và phụ lục cung cấp thêm công cụ để áp dụng thực tế và tối ưu hóa quy trình làm việc.