Hướng dẫn xây dựng và trình bày chiến lược tài chính: 3 bước xây dựng, 6 bước trình bày

Trong bối cảnh các doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức như cạnh tranh, biến động kinh tế và thay đổi hành vi khách hàng, việc xây dựng một chiến lược tài chính hiệu quả là yếu tố then chốt để thành công. Chiến lược tài chính không chỉ là danh sách công việc hay thời gian biểu, mà là cách kết hợp kế hoạch tài chính với chiến lược kinh doanh để đạt được mục tiêu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết với 3 bước xây dựng và 6 bước trình bày một chiến lược tài chính, kèm ví dụ minh họa trong ngành bán lẻ.

Chiến lược tài chính là gì?

• Chiến lược tài chính không phải là danh sách các chiến thuật kèm thời gian (kế hoạch).
• Nó là sự kết hợp giữa kế hoạch tài chính (quản lý nguồn lực) và kế hoạch chiến lược (định hướng dài hạn).
• Chiến thuật là cái gì (what), mục tiêu là tại sao (why), còn chiến lược là bằng cách nào (how).

Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng tiện lợi muốn tăng lợi nhuận 15% trong 2 năm. Chiến thuật là giảm chi phí nhập hàng và tăng khuyến mãi. Mục tiêu là tăng lợi nhuận. Chiến lược là cách phân bổ ngân sách để đàm phán với nhà cung cấp, đầu tư quảng cáo trực tuyến và tối ưu quy trình bán hàng.

3 bước xây dựng chiến lược tài chính

Bước 1: Phân tích tình hình hiện tại

Để xây dựng chiến lược tài chính, bạn cần hiểu rõ tình trạng hiện tại của doanh nghiệp:

• Kiểm tra chi tiêu và nguồn lực: Theo dõi chi tiêu trong 3 tháng gần nhất để biết ngân sách được phân bổ vào đâu.
• Đặt câu hỏi quan trọng:
  • Có cần đầu tư thêm thiết bị không?
  • Có cần tuyển thêm nhân sự không?
  • Kế hoạch này ảnh hưởng đến dòng tiền như thế nào?
  • Có cần vay vốn không? Nếu có, cần bao nhiêu?
• Đánh giá chi phí: Xem lại chi phí cố định và biến đổi.
• Phân tích SWOT hoặc Balanced Scorecard: Xác định các sáng kiến mang lại giá trị cao nhất để ưu tiên.
• Nghiên cứu thị trường bên ngoài: Hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến ngành.

Ví dụ: Một siêu thị nhận thấy 35% ngân sách chi cho thuê mặt bằng, 25% cho quảng cáo. Họ đặt câu hỏi: “Có nên đầu tư máy quét tự động để giảm thời gian thanh toán?”. Phân tích SWOT cho thấy điểm mạnh là thương hiệu quen thuộc, điểm yếu là hệ thống quản lý tồn kho chậm. Thị trường cho thấy xu hướng mua sắm trực tuyến tăng, đòi hỏi đầu tư vào kênh online.

Giải thích: Bước này giống như lập bản đồ tài chính, giúp xác định “điểm xuất phát” của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định lại mục tiêu tài chính

Sau khi hiểu tình hình hiện tại, xác định lại mục tiêu tài chính:

• Xem xét mục tiêu ngắn hạn và dài hạn: Các mục tiêu này có thay đổi không?
• Xác định các bước cần thiết: Cần làm gì để đạt mục tiêu tài chính hiện tại?
• Phân chia mục tiêu: Chuyển mục tiêu kinh doanh thành mục tiêu tài chính cụ thể, ưu tiên hành động mang lại giá trị cao.
• Tạo sứ mệnh rõ ràng: Định hướng cho đội ngũ tài chính trong 3-5 năm.

Ví dụ: Chuỗi cửa hàng tiện lợi đặt mục tiêu tăng doanh thu 10% trong 1 năm (ngắn hạn) và mở 5 cửa hàng mới trong 3 năm (dài hạn). Họ xác định cần giảm chi phí nhập hàng qua đàm phán với nhà cung cấp và tăng doanh số qua kênh online. Mục tiêu tài chính là giảm 5% chi phí vận hành và tăng 20% doanh thu trực tuyến trong 2 năm.

Giải thích: Bước này giúp định hình “đích đến” và đảm bảo mục tiêu tài chính phù hợp với chiến lược kinh doanh.

Bước 3: Lập kế hoạch hành động

Tạo lộ trình rõ ràng với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn:

• Xây dựng mục tiêu ngắn hạn: Các hành động cụ thể cần thực hiện ngay.
• Lập kế hoạch dài hạn: Xác định các bước chiến lược trong 3-5 năm.
• Chi tiết hóa kế hoạch:
  • Xác định thay đổi cần thực hiện, lý do, cách thực hiện và rủi ro.
  • Phân công nhiệm vụ và người phụ trách.
  • Lập thời gian biểu cho từng hành động.
  • Theo dõi tiến độ bằng chỉ số hiệu suất chính (KPIs).
  • Lập ngân sách phù hợp, đầu tư vào con người, quy trình và công cụ.

Ví dụ: Siêu thị lập kế hoạch: ngắn hạn là triển khai chương trình khách hàng thân thiết trong 3 tháng để tăng doanh thu 5%; dài hạn là mở 3 kho hàng mới trong 3 năm. Đội marketing chạy khuyến mãi, đội IT nâng cấp hệ thống tồn kho. KPIs gồm tỷ lệ giữ chân khách hàng (80%) và giảm thời gian xử lý đơn hàng (từ 2 ngày xuống 1 ngày). Ngân sách phân bổ để thuê 10 nhân viên thời vụ và mua phần mềm quản lý.

Giải thích: Bước này là “kim chỉ nam” để biến chiến lược thành hiện thực, đảm bảo mọi hành động có mục tiêu và thời hạn rõ ràng.

6 bước trình bày chiến lược tài chính

Một chiến lược tốt cần được trình bày thuyết phục. Dưới đây là 6 bước để trình bày chiến lược tài chính ấn tượng:

Bước 1: Mở đầu thu hút

• Mô tả ngắn gọn vấn đề và mục tiêu tổng thể của chiến lược.
• Kết hợp câu văn và biểu đồ để minh họa rõ ràng.
• Tạo ấn tượng mạnh: Phần giới thiệu quyết định việc người nghe có tiếp tục lắng nghe hay không.
• Mẹo trình bày:
  • Không đọc nguyên văn trên slide, chỉ nói về nội dung chính.
  • Sử dụng bullet points để làm nổi bật các điểm quan trọng.

Ví dụ: Chuỗi cửa hàng tiện lợi mở đầu: “Chúng ta mất khách hàng vào tay các sàn thương mại điện tử. Mục tiêu là tăng 15% doanh thu trong 2 năm bằng cách cải thiện trải nghiệm mua sắm và đầu tư kênh online”. Slide dùng biểu đồ cho thấy doanh thu giảm 5% do cạnh tranh, kết hợp câu văn ngắn gọn.

Giải thích: Phần mở đầu cần ngắn gọn, súc tích và tạo động lực để người nghe muốn nghe tiếp.

Bước 2: Trình bày nghiên cứu

• Tập trung vào dữ liệu hành động được: Chọn 1-3 điểm nghiên cứu quan trọng để tạo câu chuyện hấp dẫn.
• Cách trình bày:
  • Tóm tắt dữ liệu bằng số liệu hoặc xu hướng.
  • Chia nhỏ thông tin để dễ hiểu.
  • Sử dụng biểu đồ, cột hoặc đồ thị thay vì văn bản dài.
  • Giải thích thêm bằng lời nói, dựa trên nội dung slide.

Ví dụ: Siêu thị trình bày: “60% khách hàng rời bỏ vì thời gian chờ thanh toán quá lâu”. Slide dùng biểu đồ cột so sánh thời gian chờ (10 phút so với 5 phút ở đối thủ). Người thuyết trình giải thích: “Đầu tư máy quét tự động sẽ giảm thời gian chờ, tăng sự hài lòng”.

Giải thích: Phần này giúp người nghe hiểu cơ sở dữ liệu đằng sau chiến lược, nhưng tránh quá nhiều thông tin.

Bước 3: Minh hoạ chiến lược

• Trình bày chiến lược rõ ràng, súc tích, sử dụng ngôn ngữ dễ nhớ.
• Mẹo trình bày:
  • Không dùng slide cho câu dài, chỉ làm nổi bật điểm chính.
  • Kết hợp báo cáo in nếu cần giải thích chi tiết.
  • Sử dụng biểu đồ, hình ảnh, logo và hoạt ảnh để giữ sự chú ý.
  • Mỗi slide chứa 1 thông điệp hoặc số liệu.

Ví dụ: Slide minh hoạ chiến lược của cửa hàng tiện lợi: “Tăng 20% doanh thu online bằng đầu tư website và quảng cáo mạng xã hội”. Slide dùng hình ảnh website mới, biểu đồ dự báo doanh thu tăng, kết hợp logo thương hiệu. Người thuyết trình nói: “Website cải tiến sẽ giảm tỷ lệ thoát trang từ 50% xuống 30%”.

Giải thích: Đây là phần cốt lõi, cần truyền tải chiến lược trực quan và dễ hiểu.

Bước 4: Hình dung kết quả

• Sử dụng hình ảnh minh hoạ để thể hiện cách chiến lược hoạt động và kết quả mong đợi.
• Ví dụ: Biểu đồ thống kê, sơ đồ quy trình, hoặc hình ảnh mô tả các bước.
• Đảm bảo tính thuyết phục:
  • Hình ảnh có dễ hiểu không?
  • Kết quả có đáng tin cậy không?
  • Người nghe có nắm được ý nghĩa của số liệu không?

Ví dụ: Siêu thị dùng sơ đồ quy trình: “Khách hàng → Máy quét tự động → Thanh toán nhanh → Tăng hài lòng”. Biểu đồ dự báo doanh thu tăng 10% sau 6 tháng. Người thuyết trình hỏi: “Quy trình này có dễ áp dụng và mang lại kết quả rõ ràng không?”.

Giải thích: Phần này giúp người nghe hình dung chiến lược sẽ mang lại gì, tăng sự tin tưởng.

Bước 5: Trình bày chi tiết các bước

• Mô tả chi tiết các bước và chiến thuật, nhưng giữ ngắn gọn.
• Cách trình bày:
  • Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng.
  • Dự đoán câu hỏi người nghe có thể đặt và trả lời trước trong slide (nếu phù hợp).
  • Chuẩn bị câu trả lời ngắn gọn cho các câu hỏi khác.

Ví dụ: Cửa hàng tiện lợi trình bày: “Bước 1: Đào tạo nhân viên dùng máy POS mới trong 1 tháng. Bước 2: Triển khai khuyến mãi ‘Mua 2 tặng 1’ trong 3 tháng”. Slide trả lời trước: “Chi phí đào tạo 500 triệu đồng, nhưng giảm 50% thời gian thanh toán”. Người thuyết trình chuẩn bị trả lời thêm: “Hiệu quả đo bằng tỷ lệ hài lòng khách hàng”.

Giải thích: Phần này cần chi tiết nhưng không quá dài, tập trung vào điểm cốt lõi để người nghe hiểu cách triển khai.

Bước 6: Kết thúc bằng kế hoạch thời gian

• Trả lời 5 câu hỏi chính:
  1. Người nghe cần thông tin gì?
  2. Thông tin này được sử dụng để làm gì?
  3. Ai sẽ sử dụng thông tin?
  4. Thông tin ảnh hưởng đến công ty như thế nào?
  5. Khi nào người nghe sẽ thấy kết quả?
• Cung cấp lộ trình thời gian:
  • Thời gian thực hiện chiến lược.
  • Các mốc quan trọng và ngày đạt được.
  • Khi nào kết quả được báo cáo.
  • Dự kiến khi nào đạt mục tiêu.

Ví dụ: Siêu thị kết thúc: “Chiến lược triển khai trong 12 tháng. Mốc quan trọng: Tháng 3/2026 hoàn thành nâng cấp POS; Tháng 6/2026 báo cáo doanh thu. Dự kiến đạt mục tiêu tăng 15% doanh thu vào Tháng 12/2026. Ban lãnh đạo dùng thông tin để quyết định mở rộng chi nhánh”. Slide dùng biểu đồ thời gian minh họa các mốc.

Giải thích: Phần kết thúc cần rõ ràng, cung cấp thông tin cụ thể để người nghe biết “khi nào” và “cái gì” sẽ xảy ra.

Kết luận

Xây dựng và trình bày một chiến lược tài chính đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp và kỹ năng truyền đạt hiệu quả. Với 3 bước xây dựng (phân tích hiện tại, xác định mục tiêu, lập kế hoạch) và 6 bước trình bày (mở đầu, nghiên cứu, minh hoạ, hình dung, chi tiết, kết thúc), bạn có thể tạo ra một chiến lược tài chính thuyết phục và dễ hiểu, áp dụng cho mọi ngành nghề. Hãy bắt đầu từ việc nắm rõ tình hình doanh nghiệp và trình bày chiến lược một cách rõ ràng để đạt được sự đồng thuận và thành công!

Nguồn tham khảo: Tài liệu từ Beverly Davis, Davis Financial Services. Để biết thêm chi tiết, truy cập www.davisfinancial.co.