10 Điểm Chính về Earned Value Management (EVM) và Agile trong các Dự án Lớn

Trong bối cảnh các dự án lớn, đặc biệt là các dự án xây dựng, ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và kiểm soát chặt chẽ, việc tích hợp Earned Value Management (EVM) và Agile đã trở thành giải pháp đột phá. 10 điểm chính dưới đây, được xây dựng dựa trên tài liệu “How to Implement Earned Value Management and Agile in Large Projects” của Roland Wanner, tóm tắt cách kết hợp tính linh hoạt (flexibility) của Agile với sự chặt chẽ trong theo dõi chi phí (cost), tiến độ (schedule) và hiệu suất (performance) của EVM. Tài liệu này, một chương bổ sung của cuốn “Earned Value Management – Fast Start Guide”, cung cấp hướng dẫn chi tiết từ lập kế hoạch cuốn chiếu (Rolling Wave Planning) đến quản lý tài khoản kiểm soát (Control Account), kèm ví dụ thực tiễn trong ngành xây dựng. Các điểm chính giúp độc giả hiểu cách áp dụng Agile EVM để đảm bảo minh bạch (transparency), tối ưu hóa nguồn lực, và đáp ứng yêu cầu khách hàng (customers) trong các dự án phức tạp.

1. Kết hợp Linh hoạt và Kiểm soát với Agile EVM (Agile EVM Combines Flexibility and Control)

Agile EVM tích hợp tính linh hoạt (flexibility) của Agile với sự chặt chẽ trong theo dõi chi phí (cost), tiến độ (schedule) và hiệu suất (performance) của EVM. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong các dự án xây dựng lớn, nơi yêu cầu thay đổi từ khách hàng (customers) phải được đáp ứng nhanh chóng mà vẫn đảm bảo sự minh bạch (transparency) cho các bên liên quan (stakeholders).

• Cách hoạt động:
  Agile EVM sử dụng các thông số như chi phí hiện tại (current costs), kế hoạch phát hành (release plan), danh sách công việc (Product Backlog), và vận tốc nhóm (team velocity) để theo dõi tiến độ và dự báo kết quả. Điều này giúp trả lời các câu hỏi quan trọng như “Chi phí bao nhiêu?”, “Khi nào hoàn thành?”, và “Dự án sẽ bao gồm những hạng mục gì?” (trang 5-6).
• Lợi ích:
  Agile EVM khắc phục quan niệm rằng EVM không phù hợp với Agile bằng cách tích hợp các biểu đồ burn-down/burn-up của Agile với báo cáo chi phí và tiến độ của EVM, đảm bảo cả tiến độ kỹ thuật (technical progress) và hiệu quả tài chính (financial performance) được giám sát.
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng trung tâm hội nghị, Agile EVM cho phép điều chỉnh nhanh kế hoạch khi khách hàng yêu cầu thêm không gian triển lãm. EVM theo dõi chi phí và tiến độ để đảm bảo dự án không vượt ngân sách hoặc thời hạn, trong khi Agile hỗ trợ triển khai các hạng mục ưu tiên như khu vực sân khấu chính.

2. Lập kế hoạch Hướng tới Khách hàng (Customer-Centric Planning)

Lập kế hoạch trong Agile EVM tập trung vào giá trị kinh doanh (business value) do khách hàng (customers) xác định, sử dụng các cấp độ lập kế hoạch khác nhau để đảm bảo các hạng mục ưu tiên cao (high-priority items) được hoàn thành trước.

• Các cấp độ lập kế hoạch (trang 6-9):
  • Lập kế hoạch Sản phẩm (Product Planning): Xây dựng danh sách công việc (Product Backlog) và lộ trình sản phẩm (Product Roadmap) để xác định các hạng mục lớn (Epics/Capabilities) và tính năng cụ thể (Features). 
  • Lập kế hoạch Phát hành (Release Planning): Quyết định các tính năng (Features) sẽ được triển khai trong 3–6 tháng, dựa trên ưu tiên khách hàng (customer priorities), phụ thuộc (dependencies), và dung lượng đội nhóm (team capacity). 
  • Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning): Xác định các công việc chi tiết (User Stories) cho Sprint kéo dài 2–4 tuần. 
  • Lập kế hoạch Hàng ngày (Daily Planning): Thực hiện trong các cuộc họp đứng (Daily Scrum) để đánh giá tiến độ và giải quyết trở ngại (impediments).
• Vai trò của Product Owner (PO):
  Product Owner (PO) đại diện cho khách hàng, ưu tiên các hạng mục trong danh sách công việc (Product Backlog) dựa trên giá trị kinh doanh (business value) và phụ thuộc (dependencies). Trong các dự án lớn, một Chief Product Owner (Chief PO) có thể phối hợp giữa nhiều đội để đảm bảo mục tiêu chung (trang 7).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng khu đô thị, danh sách công việc (Product Backlog) bao gồm các hạng mục như nhà ở (housing), công viên (park), và hệ thống giao thông (transportation system). Product Owner (PO) ưu tiên hoàn thành khu nhà ở trước để đáp ứng nhu cầu dân cư, trong khi các hạng mục khác được lập kế hoạch cho các phát hành (Releases) sau.

3. Liên kết Phân cấp (Hierarchical Alignment)

Các thành phần Agile như hạng mục lớn (Epic), tính năng (Feature), và câu chuyện người dùng (Story) được ánh xạ (mapped) với cấu trúc EVM như tài khoản kiểm soát (Control Account) và gói công việc (Work Package) để đảm bảo khả năng truy xuất (traceability) từ yêu cầu khách hàng đến các chỉ số EVM (trang 12-13).

• Cấu trúc phân cấp:
  • Hạng mục lớn (Epic/Capability): Tương ứng với tài khoản kiểm soát (Control Account). 
  • Tính năng (Feature): Ánh xạ với gói công việc (Work Package). 
  • Câu chuyện người dùng (Story): Các công việc chi tiết, được quản lý trong công cụ Agile và đóng góp vào tiến độ của tính năng (Feature).
• Cơ cấu Phân rã Công việc (Work Breakdown Structure/WBS):
  WBS là nền tảng để xây dựng danh sách công việc (Product Backlog), tập trung vào các sản phẩm hoàn thiện (completed products) mang lại giá trị đo lường được (measurable value). Trong ngành xây dựng, WBS có thể bao gồm kết cấu (structure), hệ thống điện (electrical system), và hoàn thiện nội thất (interior finishing), nhưng không bao gồm Sprint hoặc Release vì chúng là khung thời gian (time-boxes) (trang 11).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng trường học, WBS bao gồm hạng mục lớn (Epic) “Khu lớp học”, chia thành các tính năng (Features) như “Xây tường” và “Lắp cửa sổ”. Mỗi tính năng (Feature) ánh xạ với một gói công việc (Work Package), với các câu chuyện người dùng (Stories) như “Xây tường lớp học tầng 1” được theo dõi trong Sprint.

4. Đường cơ sở Đo lường Hiệu suất với PMB (Performance Measurement Baseline)

Đường cơ sở Đo lường Hiệu suất (Performance Measurement Baseline/PMB) là nền tảng để theo dõi tiến độ và hiệu suất trong EVM. Trong Agile EVM, PMB được xây dựng dựa trên các phát hành (Releases) và Sprint, với gói công việc (Work Package) gắn với tính năng (Feature) và gói kế hoạch (Planning Package) dành cho công việc chưa xác định (trang 11, 17).

• Cách xây dựng PMB:
  • Các phát hành (Releases) và Sprint xác định khung thời gian và phạm vi công việc (scope). 
  • Gói công việc (Work Package) được gán ngân sách (budget) và tiến độ (schedule) dựa trên độ phức tạp (complexity) của tính năng (Feature). 
  • Gói kế hoạch (Planning Package) giữ chỗ cho công việc tương lai, được chi tiết hóa trong các chu kỳ lập kế hoạch cuốn chiếu (Rolling Wave Planning).
• Tầm quan trọng:
  PMB đảm bảo tất cả công việc, từ nỗ lực cấp độ (level of effort) như quản lý dự án đến các sản phẩm cụ thể, được theo dõi có hệ thống, hỗ trợ phân tích sai lệch (variance analysis).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng nhà máy, PMB bao gồm phát hành (Release) cho “Hệ thống thoát nước” với gói công việc (Work Package) như “Lắp đặt đường ống”. Gói kế hoạch (Planning Package) được giữ cho các hạng mục tương lai như “Hệ thống xử lý chất thải”, sẽ được chi tiết hóa trong chu kỳ lập kế hoạch cuốn chiếu (Rolling Wave Planning).

5. Chỉ số Tiến độ (Progress Metrics)

Giá trị Thu được (Earned Value/EV) được tính dựa trên việc hoàn thành các câu chuyện người dùng (User Stories), được tổng hợp lên các cấp báo cáo EVM để cung cấp chỉ số về tình trạng dự án (project health) (trang 18-20).

• Cách tính toán:
  • Mỗi câu chuyện người dùng (Story) được gán điểm câu chuyện (Story Points) dựa trên độ phức tạp (complexity). 
  • Tỷ lệ Hoàn thành (Percent Complete/PC) của tính năng (Feature) được tính bằng tổng điểm câu chuyện (Story Points) hoàn thành chia cho tổng điểm câu chuyện (Story Points) lập kế hoạch. Ví dụ, một tính năng (Feature) với 46 điểm câu chuyện (Story Points), hoàn thành 20 điểm sau Sprint 1, có PC = 43.5% (trang 20). 
  • PC của tính năng (Feature) được tổng hợp lên cấp hạng mục lớn (Epic/Capability), tương ứng với tài khoản kiểm soát (Control Account).
• Báo cáo EVM:
  Các chỉ số PC được sử dụng để đánh giá tiến độ và xác định sai lệch về chi phí (cost variance) hoặc tiến độ (schedule variance).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng cầu vượt, tính năng (Feature) “Lắp đặt dầm thép” bao gồm các câu chuyện người dùng (Stories) như “Lắp dầm đoạn 1” (12 điểm câu chuyện/Story Points) và “Hàn mối nối” (8 điểm câu chuyện/Story Points). Sau Sprint 1, hoàn thành “Lắp dầm đoạn 1”, PC của tính năng (Feature) là 60% (12/20 điểm câu chuyện/Story Points).

6. Dự báo với Dữ liệu Agile (Forecasting with Agile Data)

Agile EVM sử dụng vận tốc nhóm (Team Velocity) và tỷ lệ tiêu hao (burn rate) để dự báo ước lượng hoàn thành (Estimate to Complete/ETC) và ước lượng tại thời điểm hoàn thành (Estimate at Completion/EAC) (trang 21-22).

• Phương pháp dự báo:
  • Vận tốc nhóm (Team Velocity): Đo lường số điểm câu chuyện (Story Points) hoàn thành mỗi Sprint để dự đoán năng suất (productivity). 
  • Hiệu suất công việc: Dựa trên chi phí thực tế (actual cost) và tiến độ thực tế (schedule performance) của các Sprint/phát hành (Releases) trước. 
  • Công thức (trang 22):
    • Tỷ lệ Hoàn thành Tính năng (Feature Percent Complete) = Tổng điểm câu chuyện (Story Points) hoàn thành / Tổng điểm câu chuyện (Story Points) lập kế hoạch. 
    • Giờ nỗ lực còn lại (Feature Remaining Effort Hours) = (Tổng điểm câu chuyện/Story Points lập kế hoạch – Tổng điểm câu chuyện/Story Points hoàn thành) × (Tổng giờ đã sử dụng / Tổng điểm câu chuyện/Story Points hoàn thành).
  • Lập kế hoạch Cuốn chiếu (Rolling Wave Planning): Các gói kế hoạch (Planning Packages) được chi tiết hóa trong mỗi chu kỳ phát hành (Release), cải thiện độ chính xác của dự báo.
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng đường hầm, đội nhóm hoàn thành 60 điểm câu chuyện (Story Points) trong 4 Sprint với 800 giờ làm việc. Nếu tính năng (Feature) “Đào đoạn hầm 500m” cần 120 điểm câu chuyện (Story Points), và 50 điểm đã hoàn thành, số giờ còn lại là: (120 – 50) × (800 / 60) ≈ 933 giờ.

7. Ứng dụng trong Chính phủ và Dự án Lớn (Government and Large-Scale Adoption)

Agile EVM rất quan trọng trong các dự án xây dựng cơ sở hạ tầng lớn, đặc biệt là các dự án chính phủ yêu cầu phân phối tăng dần (incremental deliveries) và báo cáo minh bạch (transparent reporting) (trang 5, 7).

• Yêu cầu của dự án lớn:
  Theo kế hoạch 25 điểm của Văn phòng Quản lý và Ngân sách Hoa Kỳ (OMB) năm 2010, các dự án lớn phải phân phối chức năng (functionality) trong chu kỳ 6–12 tháng và cung cấp kết quả sử dụng được trong 18 tháng (trang 5).
• Lợi ích của Agile EVM:
  Agile EVM giảm rủi ro (risks), tối ưu hóa chi phí, và đáp ứng các yêu cầu minh bạch, phù hợp với các dự án xây dựng quy mô lớn.
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng cảng biển, Agile EVM quản lý các hạng mục như cầu cảng (pier) và kho bãi (warehouse). Các phát hành (Releases) 6 tháng đảm bảo cầu cảng hoàn thành trước để phục vụ tàu, trong khi EVM theo dõi chi phí để đáp ứng yêu cầu báo cáo của chính phủ.

8. Kế hoạch và Lịch trình Tổng thể Tích hợp với IMP và IMS (Integrated Master Plan and Schedule)

Kế hoạch Tổng thể Tích hợp (Integrated Master Plan/IMP) và Lịch trình Tổng thể Tích hợp (Integrated Master Schedule/IMS) liên kết các yếu tố Agile với EVM để đảm bảo khả năng truy xuất (traceability) và quản lý hiệu quả (trang 15-16).

• IMP:
  • Xác định các sự kiện chương trình (Program Events) như cột mốc khách hàng (customer milestones) và phát hành khả năng (Capability Releases). 
  • Được phát triển cùng lộ trình sản phẩm (Product Roadmap), ánh xạ hạng mục lớn (Epic/Capability) với thành tựu quan trọng (Significant Accomplishments).
• IMS:
  • Phân rã hạng mục lớn (Epic/Capability) thành tính năng (Feature) và câu chuyện người dùng (Story). 
  • Tính năng (Feature) là cấp thấp nhất trong IMS, liên kết với gói công việc (Work Package) thông qua mã định danh (work package ID). 
  • Câu chuyện người dùng (Story) được quản lý trong công cụ Agile để tránh phức tạp hóa IMS.
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng đường cao tốc, IMP xác định cột mốc “Hoàn thành đoạn đường 10km”. IMS phân rã hạng mục lớn (Epic) “Đoạn đường” thành tính năng (Features) như “Láng nhựa” và “Lắp biển báo”, với các câu chuyện người dùng (Stories) như “Láng nhựa 2km” được quản lý trong công cụ Agile.

9. Quản lý Tài khoản Kiểm soát (Control Account Management)

Tài khoản Kiểm soát (Control Account) là đơn vị quản lý ngân sách (budget) và tiến độ (schedule) trong EVM, tương ứng với hạng mục lớn (Epic/Capability) trong Agile (trang 17).

• Cấu trúc:
  • Mỗi tài khoản kiểm soát (Control Account) bao gồm nhiều gói công việc (Work Packages), ánh xạ với một hoặc một nhóm tính năng (Features) liên quan. 
  • Gói kế hoạch (Planning Package) được sử dụng cho công việc chưa chi tiết, sẽ được xác định trong các chu kỳ lập kế hoạch cuốn chiếu (Rolling Wave Planning).
• Quản lý:
  Quản lý tài khoản kiểm soát (Control Account Manager/CAM) sử dụng kết quả từ lập kế hoạch phát hành (Release Planning) để phân bổ ngân sách và nguồn lực (resources).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng bệnh viện, tài khoản kiểm soát (Control Account) “Khu điều trị” bao gồm gói công việc (Work Package) như “Xây phòng bệnh” (Feature). CAM phân bổ ngân sách cho việc lắp đặt hệ thống oxy, trong khi các hạng mục như phòng thí nghiệm được giữ trong gói kế hoạch (Planning Package).

10. Agile EVM Có thể Mở rộng (Agile EVM is Scalable)

Agile EVM là một khung công tác (framework) có khả năng mở rộng (scalable), phù hợp với các dự án xây dựng lớn và phức tạp (trang 8, 17).

• Tính linh hoạt và chặt chẽ:
  Agile EVM cân bằng giữa tính linh hoạt (flexibility) của Agile và sự chặt chẽ (rigor) của EVM trong kiểm soát chi phí và tiến độ.
• Ứng dụng thực tế:
  Agile EVM hỗ trợ phối hợp giữa nhiều đội (Scrum teams), tuân thủ các tiêu chuẩn như EIA-748, phù hợp với các dự án xây dựng yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt (compliance).
• Ví dụ (Ngành xây dựng):
  Trong dự án xây dựng sân vận động, Agile EVM quản lý các hạng mục như khán đài (grandstand), sân cỏ (field), và bãi đỗ xe (parking). Nhiều đội Scrum phối hợp để hoàn thành khán đài trong phát hành (Release) 6 tháng, trong khi EVM đảm bảo tổng chi phí không vượt ngân sách.

Kết luận

Agile EVM là giải pháp mạnh mẽ để quản lý các dự án xây dựng lớn, giúp đáp ứng yêu cầu khách hàng nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Để tìm hiểu thêm, hãy tham khảo tài liệu “An Industry Practice Guide for Agile on Earned Value Management Programs” của NDIA hoặc cuốn “Earned Value Management – Fast Start Guide” của Roland Wanner.

Liên hệ BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về EVM và giải pháp công nghệ XD Pro để tính toán EVM, tìm kiếm phương án tiếp cận và triển khai giải pháp XP Pro vào môi trường doanh nghiệp của bạn