Bài viết này tôi muốn chia sẻ về 10 kỹ năng mà các bạn tư vấn nghiệp vụ cần phải có để nâng cao trong nghề nghiệp của mình, và như bạn biết đấy, bạn chỉ có thể đam mê nó, thì mới có cơ may bạn thành công trong nghề nghiệp của mình
1. Kỹ năng đàm phán (Skills of Negotiating)
Nội dung từ tài liệu:
- Nhà phân tích kinh doanh cần có khả năng đàm phán khi xử lý sự khác biệt ý kiến giữa người dùng doanh nghiệp (business users) và đội ngũ IT.
- Sự khác biệt cũng có thể xảy ra giữa chính nhà phân tích và đội IT về nguồn lực phát triển, đòi hỏi kỹ năng đàm phán để giải quyết.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Đàm phán không chỉ là đạt được thỏa thuận mà còn là tạo ra giá trị chung cho các bên. Một BA giỏi cần hiểu rõ nhu cầu, mục tiêu của từng nhóm (business và IT) để đưa ra giải pháp đôi bên cùng có lợi.
- Kỹ năng này đòi hỏi sự linh hoạt, khả năng thuyết phục và kiểm soát cảm xúc, đặc biệt trong các tình huống căng thẳng.
Ví dụ thực tế:
- Khi đội IT cho rằng một yêu cầu từ phía doanh nghiệp cần 3 tháng để hoàn thành, trong khi doanh nghiệp muốn hoàn thành trong 1 tháng, BA có thể đàm phán bằng cách đề xuất ưu tiên một số tính năng quan trọng trước và trì hoãn các phần ít cấp bách hơn, đồng thời thuyết phục IT tăng cường tài nguyên tạm thời.
2. Lắng nghe chủ động (Active Listener)
Nội dung từ tài liệu:
- Thu thập yêu cầu kinh doanh là nhiệm vụ chính của BA, do đó lắng nghe chủ động là cần thiết để cung cấp dịch vụ chất lượng cho khách hàng nội bộ.
- Kỹ năng này cũng cần thiết khi thu thập thông tin cho báo cáo trạng thái.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Lắng nghe chủ động không chỉ là nghe mà còn là hiểu sâu sắc, đặt câu hỏi làm rõ và phản hồi để xác nhận thông tin. Điều này giúp giảm thiểu hiểu lầm và đảm bảo các yêu cầu được ghi nhận chính xác.
- BA nên tránh ngắt lời hoặc đưa ra giả định trước khi người nói hoàn thành ý kiến.
Ví dụ thực tế:
- Trong một cuộc họp với khách hàng nội bộ, khi họ yêu cầu một tính năng mới cho phần mềm, BA không vội kết luận mà hỏi: “Anh/chị có thể mô tả cách tính năng này sẽ được sử dụng trong quy trình hàng ngày không?” Điều này giúp BA hiểu rõ bối cảnh và tránh lãng phí thời gian phát triển sai hướng.
3. Xử lý sự khác biệt ý kiến (Dealing with Difference of Opinions)
Nội dung từ tài liệu:
- BA phải đảm bảo giải quyết sớm khoảng cách ý kiến giữa IT và người dùng để đạt kết quả tốt nhất cho dự án.
- Họ cũng cần giữ mọi thứ ổn định khi dự án trễ hạn hoặc căng thẳng gia tăng giữa công ty và khách hàng.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Kỹ năng này liên quan chặt chẽ đến quản lý xung đột. BA cần trung lập, không thiên vị và tập trung vào mục tiêu chung của dự án thay vì cá nhân hóa vấn đề.
- Sử dụng dữ liệu và logic (ví dụ: số liệu, yêu cầu ban đầu) để làm cơ sở giải quyết tranh cãi là cách hiệu quả.
Ví dụ thực tế:
- Khi đội IT từ chối một yêu cầu vì cho rằng nó không khả thi, còn phía doanh nghiệp khăng khăng cần thiết, BA có thể tổ chức một buổi làm việc chung, trình bày chi phí/lợi ích của yêu cầu đó (dựa trên phân tích dữ liệu) để đưa hai bên đến quyết định hợp lý.
4. Kỹ thuật dịch vụ khách hàng chất lượng cao (Client Service Techniques of the Highest Quality)
Nội dung từ tài liệu:
- Là đại diện của công ty IT, BA cần cung cấp dịch vụ chất lượng cho người dùng doanh nghiệp, điều này ảnh hưởng lớn đến hiệu suất công việc và cơ hội thăng tiến.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Dịch vụ khách hàng không chỉ là đáp ứng yêu cầu mà còn là xây dựng lòng tin và mối quan hệ lâu dài. BA nên chủ động cập nhật tiến độ, giải thích rõ ràng các vấn đề kỹ thuật bằng ngôn ngữ dễ hiểu với khách hàng không chuyên.
- Thái độ tích cực và sự đồng cảm là yếu tố then chốt.
Ví dụ thực tế:
- Khi một khách hàng nội bộ lo lắng về việc chậm trễ giao sản phẩm, BA có thể gửi email cập nhật chi tiết tiến độ, giải thích lý do chậm trễ (ví dụ: lỗi hệ thống không lường trước) và cam kết thời gian hoàn thành mới, kèm lời trấn an.
5. Ra quyết định (Decision Making)
Nội dung từ tài liệu:
- Có nhiều phương pháp ra quyết định chính thức như ma trận quyết định (decision matrix), giúp BA đưa ra quyết định chất lượng cao để phục vụ khách hàng nội bộ và nâng cao hiệu suất công việc.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Quyết định tốt dựa trên việc cân nhắc giữa dữ liệu định lượng (chi phí, thời gian) và định tính (lợi ích dài hạn, sự hài lòng của khách hàng). Ma trận quyết định là công cụ hữu ích để so sánh các lựa chọn dựa trên tiêu chí rõ ràng.
- BA cần tránh quyết định vội vàng hoặc dựa vào cảm xúc.
Ví dụ thực tế:
- Khi chọn giữa hai nhà cung cấp phần mềm, BA lập ma trận với các tiêu chí như chi phí, thời gian triển khai, độ tin cậy và hỗ trợ sau bán hàng, sau đó chấm điểm để đưa ra lựa chọn tối ưu.
6. Giải quyết vấn đề (Problem Solving)
Nội dung từ tài liệu:
- Các kỹ thuật như động não (brainstorming) và “5 Whys” là phổ biến để BA xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đề xuất giải pháp.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- “5 Whys” giúp đào sâu vấn đề bằng cách hỏi “Tại sao” liên tục cho đến khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi. Động não khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác nhóm.
- BA nên kết hợp cả tư duy phân tích (dữ liệu) và sáng tạo (giải pháp mới) để giải quyết vấn đề hiệu quả.
Ví dụ thực tế:
- Khi hệ thống liên tục lỗi, BA dùng “5 Whys”:
- Tại sao hệ thống lỗi? Vì dữ liệu đầu vào sai.
- Tại sao dữ liệu sai? Vì người dùng nhập không đúng định dạng.
- Tại sao nhập sai? Vì không có hướng dẫn rõ ràng, v.v.
7. Tư duy chiến lược (Thinking Strategically)
Nội dung từ tài liệu:
- BA cần tư duy sáng tạo để tìm giải pháp kinh doanh độc đáo, đáp ứng yêu cầu khách hàng nội bộ một cách hiệu quả, đòi hỏi hiểu biết sâu về kỹ thuật tư duy chiến lược.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Tư duy chiến lược đòi hỏi nhìn xa hơn vấn đề trước mắt, liên kết giải pháp với mục tiêu dài hạn của tổ chức. BA nên sử dụng các công cụ như phân tích SWOT hoặc lập bản đồ chiến lược.
- Kỹ năng này cũng bao gồm khả năng dự đoán rủi ro và cơ hội.
Ví dụ thực tế:
- Khi doanh nghiệp yêu cầu một ứng dụng mới, BA không chỉ tập trung vào yêu cầu hiện tại mà còn đề xuất tích hợp tính năng phân tích dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định trong tương lai, phù hợp với chiến lược số hóa của công ty.
8. Kỹ năng viết kỹ thuật (Technical Writing Skills)
Nội dung từ tài liệu:
- BA cần giỏi viết kỹ thuật để tạo tài liệu yêu cầu kinh doanh (business requirements specification) và các tài liệu khác, đảm bảo rõ ràng, mạch lạc và hữu ích.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Viết kỹ thuật cần ngắn gọn, chính xác, tránh thuật ngữ phức tạp không cần thiết. Sử dụng biểu đồ, bảng biểu để minh họa là một lợi thế.
- Tài liệu tốt giúp giảm thiểu hiểu lầm giữa các bên liên quan.
Ví dụ thực tế:
- Khi viết tài liệu yêu cầu cho một hệ thống đặt hàng, BA sử dụng bảng liệt kê các trường dữ liệu (tên, mô tả, định dạng) và sơ đồ luồng công việc để đội IT dễ dàng triển khai.
9. Trình bày chất lượng (Delivering Quality Presentations)
Nội dung từ tài liệu:
- BA cần cập nhật xu hướng ngành và trình bày tốt về các chủ đề như thiết kế ứng dụng, trạng thái dự án, yêu cầu kinh doanh, giúp gây ấn tượng với quản lý cấp cao.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Một bài thuyết trình tốt cần cấu trúc rõ ràng (mở đầu, nội dung, kết luận), hình ảnh minh họa và sự tự tin trong giao tiếp. BA nên tập trung vào lợi ích cụ thể cho khán giả.
- Luyện tập và xử lý câu hỏi là yếu tố quan trọng.
Ví dụ thực tế:
- Trong buổi họp với ban lãnh đạo, BA trình bày trạng thái dự án bằng biểu đồ Gantt, nêu bật các mốc quan trọng đã đạt được và giải thích ngắn gọn các thách thức, kèm giải pháp.
10. Khả năng lãnh đạo đội nhóm (Ability to Lead Teams)
Nội dung từ tài liệu:
- Khi kinh nghiệm tăng lên, BA cần lãnh đạo đội nhóm một cách có cấu trúc và phối hợp để thăng tiến lên vị trí Senior BA.
Kiến thức chuyên gia bổ sung:
- Lãnh đạo không chỉ là ra lệnh mà là truyền cảm hứng, phân công nhiệm vụ phù hợp và hỗ trợ đội ngũ. BA cần kỹ năng quản lý thời gian và giải quyết xung đột trong nhóm.
- Khả năng này phát triển qua thực hành và học hỏi từ kinh nghiệm.
Ví dụ thực tế:
- Khi dẫn dắt một nhóm nhỏ triển khai dự án, BA phân công một thành viên giỏi phân tích dữ liệu làm việc với khách hàng, trong khi hỗ trợ một thành viên khác cải thiện kỹ năng viết tài liệu, đảm bảo tiến độ chung.
Nếu bạn mong muốn tìm hiểu thêm về nghề tư vấn nghiệp vụ business analyst, hãy gọi cho BSD 0918 339 689
