How to have a Successful ERP Project” (Cách để có một dự án ERP thành công)
- Conduct a careful ERP Software and Vendor Evaluation Process
(Thực hiện quy trình đánh giá phần mềm ERP và nhà cung cấp một cách cẩn thận)- Phân tích: Việc lựa chọn phần mềm ERP và nhà cung cấp là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo các chuyên gia như Panorama Consulting, một quy trình đánh giá cẩn thận bao gồm việc so sánh các tính năng của phần mềm với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, kiểm tra khả năng mở rộng, và đánh giá năng lực hỗ trợ của nhà cung cấp.
- Nên thực hiện: Các chuyên gia khuyên rằng doanh nghiệp nên tạo một danh sách các tiêu chí đánh giá (RFI – Request for Information) và yêu cầu nhà cung cấp chứng minh khả năng của họ thông qua các buổi demo thực tế, thay vì chỉ dựa vào quảng cáo.
- Document your business requirements and workflows in detail
(Ghi chép chi tiết các yêu cầu kinh doanh và quy trình làm việc)- Phân tích: Việc hiểu rõ và ghi lại các quy trình kinh doanh hiện tại (as-is) và mong muốn (to-be) giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP được triển khai sẽ phù hợp với nhu cầu thực tế.
- Nên thực hiện: Theo các chuyên gia từ Gartner, việc không ghi chép chi tiết yêu cầu có thể dẫn đến việc triển khai sai lệch, gây ra chi phí sửa đổi lớn sau này. Một cách tiếp cận tốt là sử dụng các công cụ như BPMN (Business Process Model and Notation) để mô hình hóa quy trình.
- Engage an experienced “Client Sided” Project Manager to manage your team and the Vendor
(Thuê một Quản lý dự án giàu kinh nghiệm phía khách hàng để quản lý đội ngũ của bạn và nhà cung cấp)- Phân tích: Một quản lý dự án phía khách hàng (client-sided) đóng vai trò trung gian, đảm bảo rằng lợi ích của doanh nghiệp được đặt lên hàng đầu, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp.
- Nên thực hiện: Theo PMI (Project Management Institute), một quản lý dự án giỏi cần có kỹ năng giao tiếp, quản lý rủi ro và kinh nghiệm trong các dự án ERP để điều phối hiệu quả giữa các bên liên quan.
- Commence a Master Data Review and Migration Plan as soon as the project has been approved
(Bắt đầu kế hoạch xem xét và di chuyển dữ liệu chính ngay khi dự án được phê duyệt)- Phân tích: Dữ liệu là nền tảng của hệ thống ERP. Việc xem xét và làm sạch dữ liệu (data cleansing) từ sớm giúp tránh các vấn đề về dữ liệu không đồng bộ khi hệ thống đi vào hoạt động.
- Kiến thức chuyên gia: Các chuyên gia từ Deloitte nhấn mạnh rằng 80
- Conduct a detailed RFP assessment and Due Diligence Process
(Thực hiện đánh giá RFP chi tiết và quy trình thẩm định)- Phân tích: RFP (Request for Proposal) là tài liệu quan trọng để yêu cầu nhà cung cấp đưa ra đề xuất chi tiết. Thẩm định (due diligence) đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng thực hiện những gì họ cam kết.
- Kiến thức chuyên gia: Theo Forrester, một RFP tốt cần bao gồm các yêu cầu cụ thể về tính năng, chi phí, thời gian triển khai và hỗ trợ sau bán hàng. Thẩm định nên bao gồm việc kiểm tra tài chính, năng lực kỹ thuật và tham chiếu từ khách hàng trước đó của nhà cung cấp.
- Spend time on Phase 0 – Executive Engagement and Scoping
(Dành thời gian cho Giai đoạn 0 – Cam kết của lãnh đạo và xác định phạm vi)- Phân tích: Giai đoạn 0 là giai đoạn khởi đầu, nơi lãnh đạo cấp cao cam kết và xác định rõ phạm vi dự án. Điều này giúp định hướng toàn bộ dự án và đảm bảo sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo.
- Nên thực hiện: Theo McKinsey, sự tham gia của lãnh đạo cấp cao là yếu tố quyết định thành công của dự án ERP, vì họ có thể giải quyết các vấn đề về nguồn lực và xung đột nội bộ.
- Prepare the business for the change that is coming
(Chuẩn bị doanh nghiệp cho sự thay đổi sắp tới)- Phân tích: Triển khai ERP không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là thay đổi văn hóa và quy trình làm việc. Chuẩn bị nhân viên cho sự thay đổi giúp giảm kháng cự và tăng tỷ lệ chấp nhận hệ thống.
- Nên thực hiện: John Kotter, chuyên gia về quản lý thay đổi, nhấn mạnh rằng việc truyền thông rõ ràng về lợi ích của hệ thống và xây dựng một đội ngũ ủng hộ thay đổi (change champions) là rất quan trọng.
- Spend time on a Training Plan and invest in training business users properly
(Dành thời gian cho kế hoạch đào tạo và đầu tư vào việc đào tạo người dùng kinh doanh một cách bài bản)- Phân tích: Đào tạo người dùng cuối (end-users) là yếu tố then chốt để đảm bảo họ sử dụng hệ thống hiệu quả.
- Nên thực hiện: Theo nghiên cứu của Prosci, các dự án có kế hoạch đào tạo bài bản có tỷ lệ thành công cao hơn 6 lần so với các dự án không chú trọng đào tạo. Đào tạo nên bao gồm cả lý thuyết và thực hành trên hệ thống.
- Engage a professional who knows how to read ERP Vendor Agreements and Implementation Partner Statements of Work
(Thuê một chuyên gia biết cách đọc Hợp đồng với nhà cung cấp ERP và Báo cáo công việc của đối tác triển khai)- Phân tích: Hợp đồng và báo cáo công việc (SOW) thường chứa các điều khoản phức tạp. Một chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo các điều khoản công bằng.
- Nên thực hiện: Theo các luật sư chuyên về công nghệ, các điều khoản quan trọng cần chú ý bao gồm phạm vi công việc, chi phí ẩn, và điều kiện hỗ trợ sau triển khai.
- Conduct full Due Diligence include Financials, Reference Checking
(Thực hiện thẩm định toàn diện bao gồm tài chính và kiểm tra tham chiếu)- Phân tích: Kiểm tra tài chính của nhà cung cấp và tham chiếu từ khách hàng trước đó giúp đảm bảo rằng nhà cung cấp có đủ năng lực và uy tín.
- Nên thực hiện: Theo PwC, việc kiểm tra tham chiếu nên bao gồm các câu hỏi cụ thể về thời gian triển khai, chi phí vượt dự kiến, và mức độ hài lòng của khách hàng trước đó.
How to have a Failed ERP Project (Cách để có một dự án ERP thất bại)
- Decide on your preferred ERP Solution by relying on Magic Quadrants or Vendor Brochures
(Quyết định giải pháp ERP ưa thích bằng cách dựa vào Magic Quadrants hoặc tài liệu quảng cáo của nhà cung cấp)- Phân tích: Magic Quadrants (báo cáo của Gartner) và tài liệu quảng cáo thường chỉ cung cấp cái nhìn tổng quan, không phản ánh chính xác nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc chọn sai giải pháp.
- Lưu ý: Gartner chính họ cũng cảnh báo rằng Magic Quadrants không nên là cơ sở duy nhất để ra quyết định, vì mỗi doanh nghiệp có nhu cầu và bối cảnh khác nhau.
- Not documenting your detailed functional and integration requirements
(Không ghi chép chi tiết các yêu cầu chức năng và tích hợp)- Phân tích: Thiếu tài liệu chi tiết dẫn đến việc hệ thống không đáp ứng được nhu cầu thực tế, gây ra chi phí sửa đổi hoặc thất bại hoàn toàn.
- Lưu ý: Theo Standish Group, 60
- Rely on generic ERP Vendor demonstrations and PowerPoint slides
(Dựa vào các buổi demo chung chung của nhà cung cấp ERP và slide PowerPoint)- Phân tích: Các buổi demo chung thường không phản ánh thực tế hoạt động của doanh nghiệp, dẫn đến kỳ vọng sai lệch.
- Lưu ý: Các chuyên gia khuyên rằng doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp thực hiện demo dựa trên kịch bản thực tế (use case) của doanh nghiệp.
- Rely on the ERP Implementation Partner to manage the project
(Dựa vào đối tác triển khai ERP để quản lý dự án)- Phân tích: Việc giao phó hoàn toàn cho đối tác triển khai có thể dẫn đến xung đột lợi ích, vì họ có thể ưu tiên lợi ích của mình hơn doanh nghiệp.
- Lưu ý: Theo PMI, doanh nghiệp cần có một quản lý dự án nội bộ để giám sát và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
- Leave Data Clean Up and Conversion until you are ready to Go-Live
(Để việc làm sạch và chuyển đổi dữ liệu đến khi sẵn sàng Go-Live)- Phân tích: Làm sạch dữ liệu vào phút chót thường dẫn đến lỗi dữ liệu, làm gián đoạn hoạt động khi hệ thống đi vào vận hành.
- Lưu ý: Deloitte khuyến nghị rằng việc làm sạch dữ liệu nên bắt đầu từ giai đoạn đầu của dự án và được kiểm tra nhiều lần trước khi Go-Live.
- Rely on ERP Vendor Proposals
(Dựa vào đề xuất của nhà cung cấp ERP)- Phân tích: Đề xuất của nhà cung cấp thường tập trung vào việc bán hàng, không phản ánh đầy đủ các rủi ro hoặc chi phí ẩn.
- Lưu ý: Theo Forrester, doanh nghiệp nên tự xây dựng một phân tích chi phí-lợi ích (cost-benefit analysis) thay vì chỉ dựa vào đề xuất của nhà cung cấp.
- Ignore Phase 0 – Executive Engagement and Scoping
(Bỏ qua Giai đoạn 0 – Cam kết của lãnh đạo và xác định phạm vi)- Phân tích: Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo và xác định phạm vi không rõ ràng dẫn đến mất phương hướng và xung đột nội bộ.
- Lưu ý: McKinsey chỉ ra rằng các dự án thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo có nguy cơ thất bại cao gấp 3 lần.
- Ignore Change Management
(Bỏ qua quản lý thay đổi)- Phân tích: Không quản lý thay đổi dẫn đến sự kháng cự từ nhân viên, làm giảm hiệu quả sử dụng hệ thống.
- Lưu ý: John Kotter nhấn mạnh rằng quản lý thay đổi cần được thực hiện xuyên suốt dự án, không chỉ ở giai đoạn cuối.
- Leave Training until just before Go-Live
(Để việc đào tạo đến ngay trước khi Go-Live)- Phân tích: Đào tạo muộn khiến người dùng không có đủ thời gian làm quen với hệ thống, dẫn đến sai sót và không hiệu quả.
- Lưu ý: Prosci khuyến nghị rằng đào tạo nên bắt đầu từ giai đoạn thiết kế hệ thống để người dùng tham gia sớm.
- Trust the ERP Vendor Agreements and sign them without reading them in detail
(Tin tưởng vào hợp đồng của nhà cung cấp ERP và ký mà không đọc kỹ)- Phân tích: Không đọc kỹ hợp đồng có thể dẫn đến các điều khoản bất lợi, như chi phí ẩn hoặc hỗ trợ kém sau triển khai.
- Lưu ý: Các luật sư công nghệ khuyên rằng doanh nghiệp nên thuê chuyên gia pháp lý để xem xét hợp đồng trước khi ký.
- Decide on your ERP Implementation Partner without doing Reference Checks
(Quyết định đối tác triển khai ERP mà không kiểm tra tham chiếu)- Phân tích: Không kiểm tra tham chiếu có thể dẫn đến việc chọn đối tác không đủ năng lực, làm tăng rủi ro thất bại.
- Lưu ý: PwC khuyến nghị rằng doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với khách hàng trước đó của đối tác để đánh giá năng lực thực tế.
Tổng kết và khuyến nghị
- Thành công: Một dự án ERP thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc đánh giá nhà cung cấp, ghi chép yêu cầu, quản lý dữ liệu, đến đào tạo và quản lý thay đổi. Sự tham gia của lãnh đạo và các chuyên gia bên ngoài cũng rất quan trọng.
- Thất bại: Các sai lầm phổ biến bao gồm thiếu chuẩn bị, dựa dẫm quá nhiều vào nhà cung cấp hoặc đối tác triển khai, và bỏ qua các bước quan trọng như quản lý thay đổi, đào tạo, và thẩm định.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên áp dụng một cách tiếp cận có hệ thống, tuân theo các phương pháp hay nhất (best practices) từ các chuyên gia như Gartner, McKinsey, và Deloitte. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về một khía cạnh cụ thể (ví dụ: cách xây dựng RFP hoặc kế hoạch đào tạo), tôi có thể hỗ trợ thêm!
