Chiến lược triển khai Dynamics 365: Hành trình chuyển đổi số thành công

Triển khai các ứng dụng kinh doanh như Dynamics 365 là một cột mốc quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Để biến tầm nhìn thành hiện thực, bạn cần một chiến lược triển khai rõ ràng, đóng vai trò như một khung kế hoạch để đảm bảo kết quả dự đoán được. Chiến lược này xác định các lựa chọn và quyết định chiến lược khi thiết kế, thử nghiệm, triển khai và vận hành các ứng dụng Dynamics 365.

Việc áp dụng công nghệ mới cũng đòi hỏi thay đổi đáng kể trong quy trình kinh doanh. Do đó, một chiến lược triển khai tập trung vào quy trình, lấy người dùng làm trung tâm là yếu tố then chốt để hỗ trợ chuyển đổi số, thúc đẩy quản lý thay đổi và sự chấp nhận của người dùng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để xây dựng một chiến lược triển khai Dynamics 365 thành công, dựa trên các phương pháp phổ biến trong ngành, chiến lược triển khai, quản lý thay đổi và các khái niệm cốt lõi.

Các khái niệm cốt lõi

Để xây dựng một chiến lược triển khai hiệu quả, bạn cần hiểu rõ các khái niệm sau:

1. Hiểu rõ tầm nhìn và động lực kinh doanh
2. Thống nhất các chỉ số thành công chính
3. Xác định vai trò và trách nhiệm
4. Phân bổ nguồn lực phù hợp
5. Lập ngân sách và phân bổ quỹ
6. Lựa chọn phương pháp triển khai
7. Xác định kế hoạch triển khai và quản lý phát hành
8. Quản lý thay đổi

1. Hiểu rõ tầm nhìn và động lực kinh doanh

Đội ngũ dự án cần nắm rõ tầm nhìn và ý định chiến lược của các bên liên quan để đảm bảo mọi quyết định đều phù hợp với mục tiêu chung. Ban lãnh đạo cấp cao và nhà tài trợ dự án phải làm rõ các yêu cầu kinh doanh, xác định phạm vi và kết quả mong đợi. Những mục tiêu này sẽ định hướng các quyết định trong suốt chu kỳ triển khai, chẳng hạn như ưu tiên các tính năng quan trọng.

Việc ánh xạ các tính năng mặc định của Dynamics 365 với yêu cầu kinh doanh là rất quan trọng để giảm thiểu tùy chỉnh, giúp việc cập nhật trong tương lai dễ dàng hơn. Sự hợp tác giữa đội ngũ kinh doanh và CNTT ngay từ đầu là yếu tố then chốt. Đội ngũ kinh doanh chịu trách nhiệm thiết kế luồng quy trình và diễn đạt tầm nhìn cho giải pháp mới, trong khi đội CNTT tổ chức các nhóm kỹ thuật, điều phối dự án và triển khai giải pháp. Thiếu sự hợp tác này có thể dẫn đến sai lệch mục tiêu, kỳ vọng không đúng và giải pháp không mang lại giá trị đầu tư tối ưu.

Ví dụ, trong việc lập kế hoạch triển khai, đội ngũ kinh doanh có thể xác định và ưu tiên các yêu cầu cho Sản phẩm Khả dụng Tối thiểu (MVP), trong khi đội CNTT lập kế hoạch cho các giai đoạn triển khai tiếp theo, bao gồm tính năng, thời gian và hậu cần. Sự hợp tác này đảm bảo giải pháp đáp ứng nhu cầu kinh doanh và hỗ trợ quản lý thay đổi hiệu quả.

2. Thống nhất các chỉ số thành công chính

Sau khi thống nhất các thách thức và ưu tiên kinh doanh, việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) là bước quan trọng để đo lường thành công. KPIs cần là các chỉ số cụ thể, ví dụ:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi cơ hội từ X
• Giảm chu kỳ bán hàng từ X ngày xuống Y ngày trong thời gian Z.
• Tăng số lượng khách hàng mới từ X lên Y trong thời gian Z.
• Giảm thời gian xử lý cuộc gọi trung bình từ X phút xuống Y phút trong thời gian Z.
• Cải thiện thời gian xử lý yêu cầu dịch vụ từ X ngày xuống Y ngày trong thời gian Z.

Mỗi tổ chức có các KPIs đặc thù phù hợp với tình huống kinh doanh. Việc xác định và ưu tiên KPIs giúp đội ngũ dự án tập trung vào các trường hợp sử dụng quan trọng và đánh giá thành công của dự án một cách cụ thể. KPIs cần được các bên liên quan thống nhất để đảm bảo phạm vi triển khai đáp ứng kỳ vọng và mang lại giá trị đầu tư rõ ràng.

3. Xác định vai trò và trách nhiệm

Khách hàng và đối tác/hệ thống tích hợp cần làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng bên. Một bản mô tả công việc (SoW) hoặc hợp đồng chi tiết là cần thiết để tránh nhầm lẫn hoặc đổ lỗi trong quá trình triển khai. Các giả định, vai trò, trách nhiệm và các yếu tố ngoài phạm vi cần được nêu rõ ràng để tránh những bất ngờ không mong muốn.

Danh sách các hoạt động bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Mô hình hóa, tài liệu hóa và quản lý quy trình kinh doanh.
• Thiết kế giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX).
• Di chuyển dữ liệu, bao gồm thu thập, làm sạch, ánh xạ, chuyển đổi và nhập dữ liệu.
• Tích hợp với các ứng dụng kinh doanh khác và hệ thống bên ngoài.
• Chiến lược, kế hoạch và thực hiện kiểm thử.
• Quản lý và điều phối kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT).
• Thiết kế bảo mật và phân quyền vai trò.
• Quản lý cấu hình.
• Chiến lược, công cụ và thiết kế báo cáo phân tích và kinh doanh thông minh.
• Lập kế hoạch và thực hiện chuyển giao.
• Quản lý thay đổi và thúc đẩy chấp nhận.

4. Phân bổ nguồn lực phù hợp

Việc thiết lập một cấu trúc đội ngũ hiệu quả là yếu tố quyết định sự thành công của dự án. Các bên liên quan, chủ sở hữu quy trình kinh doanh, đội ngũ triển khai dự án và người dùng kinh doanh cần được xác định và tham gia từ đầu.

Hai loại cấu trúc đội ngũ chính bao gồm:

• Ban chỉ đạo: Gồm các bên liên quan cấp cao có thẩm quyền đảm bảo dự án tuân thủ KPIs. Họ giám sát tiến độ và đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến ngân sách, chi phí và chức năng kinh doanh. Thành viên thường là quản lý cấp cao và lãnh đạo các nhóm kinh doanh liên quan.
• Đội ngũ triển khai cốt lõi: Chịu trách nhiệm thực hiện dự án, bao gồm các vai trò sau:

Các vai trò trong đội ngũ triển khai cốt lõi

Đội ngũ triển khai cốt lõi là nền tảng của dự án, đảm bảo giải pháp Dynamics 365 được thiết kế, phát triển, kiểm thử và triển khai đúng yêu cầu. Dưới đây là chi tiết về từng vai trò:

• Quản lý dự án (Project Manager): Lập kế hoạch, điều phối và giám sát dự án, đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, ngân sách và mục tiêu. Họ quản lý rủi ro, giải quyết vấn đề và báo cáo tiến độ cho ban chỉ đạo. Kỹ năng cần thiết bao gồm quản lý dự án, giao tiếp, và hiểu biết về Dynamics 365. Vai trò này giống như “nhạc trưởng”, đảm bảo mọi bộ phận hoạt động đồng bộ.
• Chuyên gia kinh doanh (Business Subject Matter Expert – SME): Đại diện cho quy trình kinh doanh, xác định yêu cầu và hỗ trợ ánh xạ với tính năng của Dynamics 365. Họ tham gia thiết kế, kiểm thử và đào tạo, đảm bảo giải pháp phù hợp thực tế. Kỹ năng cần có là hiểu biết sâu về quy trình kinh doanh và giao tiếp. SME giúp tránh giải pháp không đáp ứng nhu cầu thực tế.
• Kiến trúc sư giải pháp (Solution Architect): Thiết kế kiến trúc tổng thể, đảm bảo tích hợp với các hệ thống khác và khả năng mở rộng. Họ đưa ra khuyến nghị về cấu hình, tùy chỉnh và chiến lược kỹ thuật. Kỹ năng cần thiết bao gồm hiểu biết về Dynamics 365, Power Platform và tích hợp hệ thống. Vai trò này đảm bảo giải pháp bền vững và linh hoạt.
• Tư vấn viên chức năng và kỹ thuật (Functional and Technical Consultants):
  • Tư vấn viên chức năng: Cấu hình Dynamics 365 (luồng công việc, biểu mẫu, báo cáo) dựa trên yêu cầu kinh doanh. Họ cần hiểu các mô-đun như Sales, Customer Service và kỹ năng phân tích.
  • Tư vấn viên kỹ thuật: Xử lý tùy chỉnh mã nguồn, tích hợp và vấn đề kỹ thuật. Họ cần thành thạo C#, JavaScript và Power Platform. Cả hai tham gia kiểm thử và đào tạo, đảm bảo giải pháp được xây dựng chính xác.
• Nhà phát triển (Developer): Thực hiện tùy chỉnh mã nguồn và tích hợp với hệ thống bên ngoài khi cần. Họ cần thành thạo C#, .NET, Power Platform và DevOps. Vai trò này đảm bảo đáp ứng các yêu cầu phức tạp, nhưng cần kiểm soát để tránh tùy chỉnh quá mức.
• Nhân viên kiểm thử (Tester): Lập kế hoạch và thực hiện kiểm thử chức năng, hiệu suất, bảo mật và tích hợp. Họ hỗ trợ UAT và báo cáo lỗi. Kỹ năng cần thiết là kiểm thử phần mềm và hiểu quy trình kinh doanh. Kiểm thử kỹ lưỡng giúp giảm rủi ro sau triển khai.
• Nhân viên đào tạo (Trainer): Phát triển tài liệu và tổ chức đào tạo để người dùng cuối sử dụng Dynamics 365 hiệu quả. Họ cần kỹ năng giảng dạy và hiểu biết về hệ thống. Đào tạo tốt là chìa khóa để tăng sự chấp nhận của người dùng.
• Cố vấn quản lý thay đổi và chấp nhận (Adoption and Change Management Advisor): Lập kế hoạch quản lý thay đổi, giao tiếp lợi ích hệ thống và thu thập phản hồi để cải thiện. Họ cần hiểu các mô hình quản lý thay đổi và kỹ năng thuyết phục. Vai trò này giúp giảm kháng cự và tăng chấp nhận.
• Người dùng đại diện (User Champion): Đại diện người dùng cuối, cung cấp phản hồi và hỗ trợ đồng nghiệp chấp nhận hệ thống. Họ cần hiểu quy trình kinh doanh và thái độ tích cực. User champion thúc đẩy sự nhiệt tình trong tổ chức.

Lưu ý về đội ngũ triển khai cốt lõi

Sự tham gia của chủ sở hữu quy trình và người dùng là rất quan trọng để đảm bảo hiểu biết đầy đủ về quy trình kinh doanh và hỗ trợ thay đổi nếu cần. Thiếu sự tham gia của các vai trò này có thể gây chậm trễ, hiểu sai quy trình và chấp nhận kém từ người dùng. Lập kế hoạch sớm để đội ngũ kinh doanh có thể điều chỉnh lịch trình và đóng góp hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô dự án, một số vai trò có thể gộp lại hoặc cần thêm vai trò tạm thời (như chuyên gia di chuyển dữ liệu). Các vai trò cần phối hợp chặt chẽ, đặc biệt giữa nhóm kinh doanh (SME, user champion) và kỹ thuật (solution architect, developer, tester), để đảm bảo thành công.

5. Lập ngân sách và phân bổ quỹ

Lập ngân sách cho Dynamics 365 cần xem xét các chi phí như:

• Phí thuê bao
• Lưu trữ
• Các hoạt động trong chu kỳ triển khai, bao gồm thiết kế, kiểm thử, triển khai, di chuyển từ hệ thống cũ, đào tạo, quản lý thay đổi và cải tiến liên tục.

Dynamics 365 có chu kỳ phát hành định kỳ với các bản sửa lỗi hàng tuần, cập nhật hàng tháng và các đợt phát hành lớn mỗi sáu tháng. Do đó, cần phân bổ ngân sách cho việc xây dựng các quy trình DevOps, pipeline CI/CD mạnh mẽ và tự động hóa kiểm thử để cải thiện hiệu quả kiểm thử hồi quy.

Việc cân bằng giữa sử dụng các tính năng có sẵn để triển khai nhanh và mở rộng ứng dụng để đáp ứng yêu cầu kinh doanh là một quyết định quan trọng. Mở rộng ứng dụng không chỉ tốn chi phí phát triển ban đầu mà còn chi phí bảo trì và hỗ trợ. Đội ngũ dự án nên đánh giá kỹ lưỡng tác động chi phí và cân nhắc các tính năng mới sẵn có trong môi trường đám mây.

6. Lựa chọn phương pháp triển khai

Việc chọn một phương pháp triển khai (ví dụ: Agile, Waterfall, hoặc Hybrid) phụ thuộc vào văn hóa tổ chức và đặc thù ngành. Các tổ chức quen với phương pháp truyền thống như Waterfall có thể cần lập kế hoạch quản lý thay đổi kỹ lưỡng hơn khi chuyển sang phương pháp hiện đại như Agile. Ngành nghề cụ thể cũng có thể yêu cầu các phương pháp tùy chỉnh.

7. Xác định kế hoạch triển khai và quản lý phát hành

Kế hoạch triển khai và quản lý phát hành cần được xác định rõ ràng, bao gồm các giai đoạn triển khai, tính năng, thời gian và hậu cần. Đội ngũ CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch này, phối hợp với đội ngũ kinh doanh để đảm bảo giải pháp đáp ứng nhu cầu.

8. Quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng. Các hoạt động như đào tạo, giao tiếp với các bên liên quan và thu thập phản hồi người dùng cần được thực hiện xuyên suốt dự án. Việc tổ chức các buổi “show and tell” sau mỗi giai đoạn hoặc sprint giúp lấy phản hồi sớm và cải thiện liên tục.

Kết luận

Một chiến lược triển khai Dynamics 365 rõ ràng giúp thiết lập kỳ vọng và hướng dẫn đội ngũ đạt được mục tiêu dự án. Chiến lược này cần:

• Xây dựng sự hiểu biết chung về tầm nhìn và chỉ số thành công.
• Đảm bảo sự hợp tác giữa đội ngũ kinh doanh và CNTT từ đầu.
• Làm rõ vai trò và trách nhiệm giữa khách hàng và đối tác.
• Lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp với đặc thù dự án.
• Tuân thủ các phương pháp đã được kiểm chứng, không bỏ qua các hoạt động quan trọng.
• Thúc đẩy sự chấp nhận của người dùng thông qua kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả.

Các bước tiếp theo

• Lựa chọn phương pháp triển khai cho dự án Dynamics 365.
• Xây dựng chiến lược triển khai và phát hành.
• Phát triển chiến lược quản lý thay đổi và thúc đẩy sự chấp nhận.