Chiến lược triển khai và phát hành giải pháp Dynamics 365
Khi triển khai một giải pháp Dynamics 365, việc xây dựng một chiến lược triển khai và phát hành là điều cần thiết. Chiến lược này định hướng cách bạn triển khai giải pháp và phát hành nó đến người dùng, đảm bảo phù hợp với mục tiêu kinh doanh, mức độ chấp nhận rủi ro, ngân sách, nguồn lực và thời gian sẵn có. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, chiến lược của bạn có thể khác nhau. Dưới đây là các phần chi tiết được viết lại bằng tiếng Việt để bạn sử dụng trên BSD Blog.
Chiến lược triển khai
Tổng quan về chiến lược triển khai
Chiến lược triển khai là kế hoạch xác định cách bạn sẽ đưa giải pháp Dynamics 365 vào sử dụng. Một trong những yếu tố quan trọng nhất của chiến lược này là chiến lược môi trường. Chiến lược môi trường xác định các môi trường (environments) mà bạn sẽ sử dụng để phát triển, kiểm thử và vận hành giải pháp.
Chiến lược môi trường
Môi trường là không gian nơi bạn tạo, kiểm thử và chạy giải pháp. Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu của tổ chức, bạn có thể cần một hoặc nhiều môi trường. Ví dụ:
- Môi trường phát triển: Nơi các nhà phát triển xây dựng và tùy chỉnh giải pháp.
- Môi trường kiểm thử: Được sử dụng để kiểm tra tính năng và tích hợp trước khi triển khai.
- Môi trường sản xuất: Nơi giải pháp được triển khai để người dùng cuối sử dụng.
Việc lựa chọn số lượng và loại môi trường phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức. Các tổ chức lớn thường yêu cầu nhiều môi trường để đảm bảo quy trình triển khai an toàn và hiệu quả.
Chiến lược phát hành
Tổng quan về chiến lược phát hành
Chiến lược phát hành xác định cách bạn sẽ phát hành giải pháp và cập nhật nó theo thời gian. Chiến lược này cần xem xét:
- Chu kỳ phát hành của các ứng dụng Dynamics 365 và nền tảng.
- Chu kỳ phát triển giải pháp tùy chỉnh.
- Các khoảng thời gian bảo trì (maintenance windows).
Các yếu tố cần xem xét trước khi chọn chiến lược phát hành
Trước khi quyết định chiến lược phát hành, bạn cần trả lời các câu hỏi sau:
- Sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) là gì, và làm thế nào để lập kế hoạch cho các cải tiến trong tương lai?
- Dự án triển khai ở một quốc gia/vùng hay nhiều quốc gia/vùng?
- Có cần triển khai thử nghiệm (pilot) trước khi mở rộng ra toàn bộ người dùng không?
- Yêu cầu bản địa hóa (localization) là gì, đặc biệt đối với các tổ chức đa quốc gia hoặc đa vùng?
- Có cần loại bỏ hệ thống cũ trước một thời hạn cụ thể hay có thể chạy song song?
- Việc phát hành sẽ ảnh hưởng như thế nào đến năng suất hàng ngày của người dùng?
- Nhu cầu đào tạo của người dùng là gì?
- Độ phức tạp của việc tích hợp trong quá trình triển khai là bao nhiêu?
Dựa trên các yếu tố này, bạn sẽ xây dựng một chiến lược phát hành phù hợp nhất với tổ chức.
Các mô hình chiến lược phát hành phổ biến
1. Triển khai Big Bang
Mô tả
Trong phương pháp “Big Bang”, giải pháp hoàn chỉnh được triển khai vào môi trường sản xuất vào một ngày cố định (go-live date). Hệ thống cũ được ngừng sử dụng, và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng hệ thống mới cùng một lúc.
Lợi ích
- Thời gian triển khai ngắn: So với triển khai theo giai đoạn, Big Bang tập trung vào việc triển khai nhanh chóng.
- Đồng bộ hóa người dùng: Tất cả người dùng bắt đầu sử dụng hệ thống mới cùng một lúc.
- Chi phí thấp hơn: Do thời gian triển khai ngắn, chi phí liên quan đến giao diện tạm thời được giảm.
- Phù hợp với dự án nhỏ và đơn giản: Các tổ chức có khả năng chịu rủi ro cao và sẵn sàng chấp nhận thay đổi lớn có thể áp dụng phương pháp này.
Rủi ro
- Khó khăn trong việc chấp nhận và thích nghi: Người dùng có thể gặp khó khăn khi phải thích nghi với nhiều thay đổi cùng lúc.
- Vấn đề sau triển khai: Việc thực hiện thay đổi lớn có thể gây ra lỗi, và việc quay lại hệ thống cũ thường khó hoặc không thể thực hiện.
- Ảnh hưởng đến toàn bộ người dùng: Nếu triển khai gặp sự cố, toàn bộ cộng đồng người dùng sẽ bị ảnh hưởng.
- Thời gian chuẩn bị lâu: Quá trình chuẩn bị và chuyển đổi phức tạp, đòi hỏi nhiều tổ chức hơn.
- Không phù hợp với triển khai đám mây: Do dịch vụ đám mây cập nhật thường xuyên, việc chờ đợi để triển khai Big Bang có thể không tận dụng được các bản cập nhật mới.
Bảng tóm tắt ưu và nhược điểm của Big Bang
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Thời gian triển khai ngắn, giảm thiểu gián đoạn. | Không theo kịp thay đổi của thị trường và sản phẩm. |
| Chi phí thấp hơn do triển khai nhanh. | Người dùng có thể bị chậm trễ trong công việc do thiếu kinh nghiệm với hệ thống mới. |
| Tất cả người dùng sử dụng hệ thống mới cùng lúc. | Khó quay lại hệ thống cũ nếu gặp sự cố. |
| Giảm đầu tư vào giao diện tạm thời. | Rủi ro cao khi triển khai thay đổi lớn. |
2. Triển khai theo giai đoạn (Phased Rollout)
Mô tả
Trong phương pháp triển khai theo giai đoạn, giải pháp được phát hành theo từng giai đoạn. Các giai đoạn có thể được chia theo:
- Mô-đun: Triển khai từng mô-đun của giải pháp.
- Ưu tiên kinh doanh: Ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất.
- Đơn vị kinh doanh: Triển khai cho từng đơn vị kinh doanh riêng lẻ.
- Khu vực địa lý: Triển khai theo từng quốc gia hoặc vùng.
Ví dụ, bạn có thể bắt đầu triển khai cho một đơn vị kinh doanh, sau khi hoàn thành sẽ tiếp tục với đơn vị tiếp theo. Kinh nghiệm từ các giai đoạn trước giúp cải thiện các giai đoạn sau.
Lợi ích
- Ưu tiên giá trị kinh doanh: Các tính năng quan trọng hoặc ít phức tạp được triển khai trước.
- Thích nghi dần dần: Người dùng có thời gian làm quen với hệ thống mới.
- Cải thiện từ kinh nghiệm: Các giai đoạn sau được tối ưu hóa dựa trên bài học từ giai đoạn trước.
- Giảm rủi ro: Lỗi trong giai đoạn đầu chỉ ảnh hưởng đến một nhóm người dùng cụ thể, không tác động đến toàn bộ tổ chức.
- Thời gian tạo giá trị nhanh hơn: Khi triển khai theo tính năng, giá trị kinh doanh được tạo ra sớm hơn.
Rủi ro
- Thời gian triển khai dài hơn: Do có nhiều lần phát hành (go-live events).
- Di chuyển dữ liệu phức tạp: Cần lập kế hoạch di chuyển dữ liệu theo từng giai đoạn.
- Gián đoạn liên tục: Các giai đoạn liên tiếp có thể gây ra gián đoạn kéo dài.
- Mệt mỏi vì thay đổi: Nhân viên có thể mất động lực do dự án kéo dài, đòi hỏi đội quản lý thay đổi phải duy trì sự quan tâm của họ.
- Giao diện tạm thời: Cần duy trì kết nối giữa hệ thống mới và cũ cho đến khi hoàn tất triển khai.
Bảng tóm tắt ưu và nhược điểm của Phased Rollout
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao. | Thời gian triển khai dài hơn do nhiều lần phát hành. |
| Người dùng làm quen dần với hệ thống mới. | Di chuyển dữ liệu phức tạp hơn. |
| Tối ưu hóa từ kinh nghiệm các giai đoạn trước. | Gián đoạn liên tục trong thời gian dài. |
| Giảm rủi ro gián đoạn toàn tổ chức. | Có thể gây mệt mỏi vì thay đổi kéo dài. |
| Tạo giá trị nhanh hơn khi dựa trên tính năng. | Cần giao diện tạm thời để kết nối hệ thống cũ và mới. |
3. Triển khai song song (Parallel Rollout)
Mô tả
Triển khai song song là một biến thể của triển khai theo giai đoạn, trong đó hệ thống cũ và hệ thống mới được sử dụng đồng thời trong một khoảng thời gian. Đây thường là một kỹ thuật xác thực, giúp người dùng làm quen, kiểm thử và cảm thấy thoải mái với hệ thống mới.
Đặc điểm
- Công việc tăng lên: Người dùng phải nhập thông tin vào cả hai hệ thống.
- Phù hợp với dự án rủi ro cao: Đặc biệt khi rủi ro kinh doanh không thể giảm thiểu qua kiểm thử.
- Ít phổ biến: Do chi phí và công sức duy trì hai hệ thống cùng lúc.
Lợi ích
- Rủi ro thấp: Người dùng có thời gian chuyển đổi dần sang hệ thống mới.
- Thời gian làm quen: Người dùng có thể học và kiểm thử hệ thống mới mà không bỏ hệ thống cũ.
Rủi ro
- Chi phí và công sức cao: Duy trì hai hệ thống đòi hỏi nhiều nguồn lực.
- Dữ liệu trùng lặp: Cần có kế hoạch rõ ràng để thoát khỏi hệ thống cũ, ví dụ đóng tất cả các trường hợp trong hệ thống cũ.
- Che giấu thiếu sót: Có thể dẫn đến việc bỏ qua các nỗ lực đào tạo và kiểm thử.
Bảng tóm tắt ưu và nhược điểm của Parallel Rollout
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Rủi ro thấp hơn. | Chi phí và công sức cao. |
| Người dùng có thời gian làm quen với hệ thống mới. | Dữ liệu trùng lặp phức tạp. |
| Có thể che giấu thiếu sót trong đào tạo và kiểm thử. |
Các bước tiếp theo
Để triển khai giải pháp Dynamics 365 thành công, bạn cần:
- Xây dựng chiến lược triển khai: Xác định các môi trường và quy trình triển khai.
- Lựa chọn phương pháp triển khai: Chọn một phương pháp phù hợp (Big Bang, Phased Rollout, hoặc Parallel Rollout).
- Xây dựng chiến lược quản lý thay đổi và chấp nhận: Đảm bảo người dùng được đào tạo và sẵn sàng cho sự thay đổi.
Chiến lược phát hành cần được kết hợp chặt chẽ với chiến lược quản lý thay đổi để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu kinh doanh.
Tham khảo thêm tài liệu của Microsoft tại đây
Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về phương pháp luận, chiến lược triển khai, tiếp cận của giải pháp Microsoft Dynamics 365 cho doanh nghiệp của bạn
