Tổng quan về Lợi ích và Chi phí khi Chuyển đổi sang Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central là giải pháp quản lý doanh nghiệp dựa trên đám mây, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Theo báo cáo “The Total Economic Impact™ Of A Migration To Microsoft Dynamics 365 Business Central” do Forrester Consulting thực hiện vào tháng 6/2024, việc chuyển đổi từ các giải pháp ERP tại chỗ (on-premises) của Microsoft như Dynamics NAV, GP hoặc Business Central sang phiên bản đám mây mang lại lợi ích tài chính đáng kể và cải thiện hiệu quả vận hành. Dưới đây là tóm tắt các điểm chính từ báo cáo, giúp doanh nghiệp cân nhắc việc đầu tư vào Dynamics 365 Business Central.

Lợi ích chính từ việc chuyển đổi

Báo cáo của Forrester, dựa trên phỏng vấn 4 tổ chức và khảo sát 160 nhà ra quyết định, đã xây dựng một tổ chức giả định với 150 nhân viên và doanh thu hàng năm 15 triệu USD để đánh giá lợi ích và chi phí. Các lợi ích định lượng bao gồm:

1. Tăng năng suất nhân viên:
   • Tài chính: Nhân viên tài chính tiết kiệm 25 giờ/tháng nhờ tự động hóa các tác vụ thủ công, đạt mức cải thiện năng suất 15,6%.
   • Vận hành: Nhân viên chuỗi cung ứng tiết kiệm 20 giờ/tháng, cải thiện năng suất 12,5%.
   • Bán hàng: Nhân viên bán hàng tăng hiệu quả 15% nhờ truy cập dữ liệu khách hàng theo thời gian thực từ hiện trường.
   • Tổng giá trị hiện tại (PV): 96.000 USD trong 3 năm (đã điều chỉnh rủi ro).
2. Tiết kiệm chi phí bên thứ ba:
   • Tổ chức giả định loại bỏ chi phí 60.000 USD/năm cho báo cáo bên ngoài và 24.000 USD/năm cho tư vấn CNTT nhờ khả năng tự quản lý tích hợp và tùy chỉnh nội bộ.
   • Tổng PV: 178.000 USD trong 3 năm.
3. Tránh chi phí giải pháp ERP cũ:
   • Việc chuyển sang đám mây giúp tránh được chi phí cơ sở hạ tầng, bảo trì và nâng cấp của ERP tại chỗ, với mức tiết kiệm tăng dần: 50% vào năm 1, 75% vào năm 2 và 90% vào năm 3.
   • Tổng PV: 91.000 USD trong 3 năm.
4. Tăng doanh thu và lợi nhuận từ bán hàng:
   • Nhân viên bán hàng truy cập dữ liệu theo thời gian thực, cải thiện hiệu quả đề xuất và hỗ trợ khách hàng, dẫn đến tăng 5% số giao dịch đóng mỗi nhân viên (tương đương 600.000 USD doanh thu mới mỗi năm).
   • Với biên lợi nhuận 8%, điều này mang lại lợi nhuận bổ sung 48.000 USD/năm.
   • Tổng PV: 364.000 USD trong 3 năm.

Lợi ích không định lượng:

• Ra quyết định tốt hơn: Dữ liệu thời gian thực cải thiện dự báo chuỗi cung ứng, lập ngân sách và hỗ trợ khách hàng.
• Trải nghiệm nhân viên tốt hơn: Giao diện trực quan và giảm tác vụ thủ công nâng cao chất lượng công việc.
• Tích hợp với giải pháp Microsoft: Tương thích với Excel, Power BI, giảm nhu cầu đào tạo.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Phản hồi nhanh hơn giúp cải thiện điểm hài lòng (CSAT) và tỷ lệ giữ chân khách hàng (3,7% theo khảo sát).

Tổng lợi ích: 729.000 USD (PV trong 3 năm, đã điều chỉnh rủi ro).

Chi phí triển khai

1. Phí đăng ký Microsoft:
   • Với 28 người dùng (kết hợp giữa giấy phép Essentials 70 USD và Premium 100 USD), chi phí trung bình 85 USD/người/tháng.
   • Tổng PV: 81.700 USD trong 3 năm.
2. Chi phí triển khai, quản lý và đào tạo:
   • Triển khai: 2 nhân viên CNTT và kinh doanh dành 25% thời gian trong 4 tháng, cộng với chi phí đối tác 45.000 USD.
   • Quản lý liên tục: 1 nhân viên CNTT dành 8 giờ/tháng và 20 giờ/năm tư vấn bên thứ ba (75 USD/giờ).
   • Đào tạo: 28 người dùng, mỗi người 15 giờ đào tạo ban đầu.
   • Tổng PV: 118.000 USD trong 3 năm.

Tổng chi phí: 199.654 USD (PV trong 3 năm, đã điều chỉnh rủi ro).

Kết quả tài chính

• Lợi tức đầu tư (ROI): 265%.
• Giá trị hiện tại ròng (NPV): 529.000 USD.
• Thời gian hoàn vốn: Dưới 6 tháng.

Lý do chuyển đổi

Trước khi triển khai Business Central, các tổ chức gặp các thách thức:

• Khó mở rộng quy mô: Cơ sở hạ tầng tại chỗ tốn kém và không đáp ứng nhu cầu tăng trưởng.
• Quyết định dựa trên dữ liệu tĩnh: Thiếu thông tin thời gian thực gây ra sai lệch trong dự báo và hỗ trợ khách hàng.
• Khó truy cập dữ liệu từ xa: Nhân viên bán hàng phải nhập liệu thủ công khi trở về văn phòng, làm chậm quy trình.
• Tùy chỉnh phức tạp: Tốn nhiều chi phí cho tư vấn bên thứ ba để duy trì tích hợp và tùy chỉnh.

Dynamics 365 Business Central giải quyết các vấn đề này bằng cách cung cấp:

• Giải pháp đám mây có khả năng mở rộng linh hoạt.
• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng.
• Truy cập dữ liệu thời gian thực từ mọi nơi.
• Chức năng “out-of-the-box” giảm nhu cầu tùy chỉnh.

Kết luận

Việc chuyển đổi sang Microsoft Dynamics 365 Business Central mang lại giá trị tài chính đáng kể (ROI 265%, NPV 529.000 USD) và cải thiện hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp này không chỉ giảm chi phí cơ sở hạ tầng và tư vấn mà còn tăng năng suất, doanh thu và sự hài lòng của khách hàng. Doanh nghiệp đang sử dụng ERP tại chỗ của Microsoft nên cân nhắc chuyển đổi để tận dụng các lợi ích từ đám mây và khả năng tích hợp với các giải pháp Microsoft khác.

Để biết thêm chi tiết hoặc định giá, vui lòng liên hệ Microsoft tại https://www.microsoft.com/.

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về giải pháp Business Central, tìm kiếm phương án tiếp cận và triển khai Business Central vào cho doanh nghiệp của bạn