Hướng dẫn lựa chọn ERP cho doanh nghiệp

Các dự án ERP không mang lại giá trị kinh doanh như kỳ vọng. Nguyên nhân thường bắt nguồn từ giai đoạn lựa chọn hệ thống. Với hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu rõ cách tiếp cận quy trình lựa chọn ERP, từ định nghĩa ERP, phạm vi, thị trường, đến các vấn đề thường gặp và cách quản lý thay đổi hiệu quả.

1. ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống tích hợp quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi như tài chính, chuỗi cung ứng, vận hành và bán hàng. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều cần một hệ thống ERP toàn diện. Tùy thuộc vào ngành nghề và quy mô, ERP có thể chỉ giới hạn ở một số chức năng, ví dụ như sổ cái tài chính trong các ngành dịch vụ.

Các thành phần của kiến trúc doanh nghiệp

Hiểu rõ kiến trúc doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để xác định phạm vi ERP:

• Kiến trúc kinh doanh: Mô tả chi tiết mô hình kinh doanh, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm và kênh phân phối.
• Kiến trúc quy trình: Tài liệu hóa các quy trình tổ chức, thường từ 200-300 quy trình cho mỗi mô hình kinh doanh.
• Kiến trúc dữ liệu/thông tin: Xây dựng cấu trúc thông tin mà doanh nghiệp sử dụng.
• Kiến trúc hệ thống: Quyết định các hệ thống (như ERP, CRM, MES) và cách chúng tương tác.

Các hệ thống khác như quản lý dự án, kinh doanh thông minh (BI), sản xuất (MES), quản lý nhân sự (HCM), chuỗi cung ứng hoặc thương mại điện tử có thể chồng lấn với ERP, làm phức tạp việc xác định ranh giới.

Các giai đoạn trưởng thành của ERP

Mỗi hệ thống ERP được thiết kế cho một giai đoạn trưởng thành cụ thể, ảnh hưởng đến sự thành công của dự án:

1. Giai đoạn 0 – Kế toán thuê ngoài: Phù hợp với startup, sử dụng bảng tính và hệ thống độc lập, chưa sẵn sàng cho ERP.
2. Giai đoạn 1 – ERP giả định: Kế toán nội bộ, bắt đầu xem xét ERP để giảm nhập liệu thủ công.
3. Giai đoạn 2 – Giao dịch: Doanh thu khoảng 30 triệu USD, tích hợp các giao dịch cốt lõi như bán hàng, mua hàng.
4. Giai đoạn 3 – Tự động hóa giao tiếp: Tăng khối lượng giao dịch, cần tích hợp với hệ thống khách hàng/nhà cung cấp.
5. Giai đoạn 4 – Lập kế hoạch cấp phòng ban: Quy trình lập kế hoạch được lưu trữ trong ERP.
6. Giai đoạn 5 – Lập kế hoạch cấp cơ sở: Cần đồng bộ giữa các phòng ban.
7. Giai đoạn 6 – Lập kế hoạch đa thực thể: Quản trị tài chính toàn cầu, tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
8. Giai đoạn 7 – Lập kế hoạch chung: Yêu cầu chia sẻ dữ liệu với khách hàng/nhà cung cấp.
9. Giai đoạn 8 – Kiến trúc doanh nghiệp: Xử lý hàng triệu giao dịch, cần kiến trúc dữ liệu phức tạp.
10. Giai đoạn 9 – Hệ thống hỗ trợ quyết định và AI: Sử dụng AI để dự đoán và tối ưu hóa, chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn.

Hiểu rõ giai đoạn hiện tại và mong muốn sẽ giúp bạn chọn hệ thống phù hợp.

2. Chức năng của hệ thống ERP

Hệ thống ERP cung cấp nhiều module để hỗ trợ các quy trình kinh doanh cốt lõi. Dưới đây là các chức năng chính, được chi tiết hóa để giúp người đọc hiểu rõ hơn về khả năng của ERP:

• Quản lý tài chính:
  • Xử lý các giao dịch tài chính như tài khoản phải thu (AR), tài khoản phải trả (AP), sổ cái tổng hợp (GL), quản lý tài sản cố định, thuế và báo cáo tài chính.
  • Hỗ trợ lập ngân sách cơ bản, quản lý rủi ro tài chính và báo cáo theo chuẩn quốc tế (IFRS, GAAP).
  • Đối với doanh nghiệp lớn, module này có thể xử lý đa pháp nhân và đa quốc gia, hỗ trợ đồng bộ tài chính giữa các chi nhánh toàn cầu.
  • Ví dụ: Tự động hóa đối chiếu ngân hàng, tạo báo cáo tài chính theo thời gian thực.
• Quản lý dự án:
  • Dành cho các ngành dịch vụ chuyên nghiệp hoặc sản xuất theo đơn hàng (engineer-to-order).
  • Quản lý toàn bộ vòng đời dự án, từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi chi phí đến thanh toán theo mốc (milestone).
  • Tích hợp với các module tài chính và kho để theo dõi chi phí nguyên vật liệu và lao động.
  • Ví dụ: Lập lịch kỹ thuật viên, theo dõi tiến độ dự án và phân tích lợi nhuận từng dự án.
• Quản lý kho:
  • Theo dõi các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, sản phẩm đang sản xuất (WIP), sản phẩm hoàn thiện, vật tư bảo trì (MRO) hoặc dịch vụ.
  • Hỗ trợ các phương pháp định giá kho như FIFO, LIFO hoặc chi phí trung bình.
  • Quản lý chuyển đổi đơn vị đo lường, theo dõi hàng tồn kho đa địa điểm và tích hợp với barcode hoặc RFID.
  • Ví dụ: Tự động cập nhật mức tồn kho khi có đơn hàng, cảnh báo khi kho gần cạn.
• Quản lý chi phí:
  • Theo dõi chi phí trên toàn bộ quy trình, bao gồm chi phí vật liệu, lao động, chi phí chung (overhead), chi phí cố định và biến đổi.
  • Đối với ngành dịch vụ, tập trung vào chi phí nhân sự như lương, phúc lợi và chi phí đào tạo.
  • Hỗ trợ phân tích chi phí theo dự án, sản phẩm hoặc quy trình để tối ưu hóa lợi nhuận.
  • Ví dụ: Phân tích chi phí sản xuất từng lô hàng để điều chỉnh giá bán.
• Quản lý mua sắm:
  • Quản lý toàn bộ quy trình từ yêu cầu mua hàng (PR), đơn đặt hàng (PO), đối chiếu hóa đơn đến thanh toán (procure-to-pay).
  • Hỗ trợ quản lý RFP (yêu cầu đề xuất), RFQ (yêu cầu báo giá) và so sánh nhà cung cấp.
  • Tích hợp với kho và tài chính để đảm bảo đồng bộ dữ liệu.
  • Ví dụ: Tự động gửi PO cho nhà cung cấp và đối chiếu hóa đơn 3 chiều.
• Quản lý khách hàng (CRM):
  • Quản lý phễu bán hàng, lập kế hoạch lãnh thổ, quản lý hoa hồng và báo giá.
  • Hỗ trợ theo dõi chi tiêu marketing và phân tích hiệu quả kênh bán hàng.
  • Đối với nhu cầu nâng cao (quản lý mạng xã hội, tự động hóa marketing), có thể cần CRM chuyên dụng.
  • Ví dụ: Theo dõi hành trình khách hàng từ liên hệ ban đầu đến ký hợp đồng.
• Quản lý dịch vụ:
  • Xử lý dịch vụ sau bán hàng, quản lý lịch kỹ thuật viên, đơn hàng dịch vụ và kho phụ tùng.
  • Hỗ trợ quản lý trường hợp (case), số seri sau bán hàng và trung tâm chăm sóc khách hàng.
  • Ví dụ: Lập lịch kỹ thuật viên dựa trên vị trí và kỹ năng, theo dõi SLA (thỏa thuận mức dịch vụ).
• Quản lý sản xuất:
  • Quản lý danh mục vật liệu (BOM), kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu (MRP) và lập lịch sản xuất nâng cao (APS).
  • Hỗ trợ sản xuất đa chế độ (mixed-mode) và bảo trì phòng ngừa thiết bị.
  • Đối với nhu cầu phức tạp (tích hợp máy móc, SPC), cần phần mềm MES chuyên dụng.
  • Ví dụ: Tự động lập kế hoạch sản xuất dựa trên dự báo nhu cầu.
• Quản lý kho và logistics:
  • Quản lý quy trình pick, pack, ship, vị trí kho, quản lý lô (batch) và sóng (wave).
  • Hỗ trợ quét barcode, lấy hàng không giấy tờ, quản lý container và giấy phép vận chuyển (ASN).
  • Đối với tích hợp robot kho (ASRS) hoặc AGV, cần phần mềm WMS/TMS chuyên dụng.
  • Ví dụ: Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển và lập kế hoạch tải container.
• Quản lý chất lượng:
  • Quản lý chất lượng nhà cung cấp, trong quá trình sản xuất và trả hàng (RMA).
  • Hỗ trợ kiểm tra chất lượng, chứng nhận, hành động khắc phục và báo cáo không phù hợp.
  • Ví dụ: Tự động gửi thông báo đến nhà cung cấp khi phát hiện lỗi chất lượng.
• Quản lý nhân sự (HRM):
  • Tập trung vào các quy trình liên quan đến tài chính hoặc vận hành, như chấm công, phân bổ lao động.
  • Các chức năng độc lập như tuyển dụng, đào tạo, hoặc quản lý chứng chỉ thường cần phần mềm HCM riêng.
  • Ví dụ: Tích hợp dữ liệu nhân sự với chi phí dự án để phân tích hiệu suất.
• Quản lý lương:
  • Một số ERP hỗ trợ tính lương, đặc biệt trong các ngành cần báo cáo công đoàn hoặc trợ cấp.
  • Tuy nhiên, để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ pháp luật đa quốc gia, thường cần phần mềm lương chuyên dụng.
  • Ví dụ: Tự động tính lương dựa trên giờ làm việc và quy định địa phương.
• Quản lý thời gian và chi phí (T&E):
  • Quản lý chi phí đi lại, hoàn tiền nhân viên và cổng tự phục vụ cho nhân viên.
  • Hỗ trợ mã hóa chi phí tự động, nhưng các tính năng nâng cao (quản lý thẻ tín dụng) cần phần mềm chuyên dụng.
  • Ví dụ: Nhân viên nộp hóa đơn qua ứng dụng di động, hệ thống tự phân loại chi phí.
• Quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM):
  • Theo dõi tài sản (máy móc, thiết bị, tòa nhà), lập lịch bảo trì và quản lý chi phí tài sản.
  • Phù hợp với các ngành nặng về tài sản như sản xuất, năng lượng hoặc vận tải.
  • Ví dụ: Lập kế hoạch bảo trì phòng ngừa để giảm thời gian ngừng máy.
• Quản lý hợp đồng thuê/mướn:
  • Quản lý vòng đời hợp đồng thuê (thiết bị, tòa nhà, phương tiện), từ lập hợp đồng, điều phối đến thanh toán.
  • Hỗ trợ cả bên cho thuê và bên thuê.
  • Ví dụ: Theo dõi lịch bảo trì và thanh toán cho thiết bị thuê.
• Quản lý môi trường, sức khỏe và an toàn (EHS):
  • Quản lý báo cáo sự cố, quy trình EHS và tuân thủ quy định.
  • Phù hợp với các ngành có yêu cầu tuân thủ cao như hóa chất, dầu khí.
  • Ví dụ: Tự động tạo báo cáo EHS cho cơ quan quản lý.
• Quản lý đăng ký dịch vụ (Subscription Management):
  • Quản lý hợp đồng dịch vụ định kỳ, theo dõi sử dụng và lập hóa đơn.
  • Phù hợp với các doanh nghiệp SaaS hoặc bán thiết bị theo mô hình đăng ký.
  • Ví dụ: Tự động gia hạn hợp đồng và gửi hóa đơn định kỳ.
• Quản lý quy trình kinh doanh (BPM):
  • Cung cấp nền tảng no-code để xây dựng luồng phê duyệt, quản trị dữ liệu chủ và các quy tắc xác thực.
  • Ví dụ: Tạo luồng phê duyệt tự động cho đơn mua hàng.
• Kế hoạch bán hàng và vận hành (S&OP):
  • Dự báo nhu cầu theo SKU, nhóm sản phẩm và địa điểm, sau đó lập kế hoạch cung ứng.
  • Hạn chế trong việc tích hợp dữ liệu bên ngoài, có thể cần phần mềm S&OP chuyên dụng.
  • Ví dụ: Dự báo nhu cầu hàng hóa để tối ưu hóa tồn kho.
• Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM):
  • Quản lý RFP, RFQ, bảng đánh giá nhà cung cấp và vòng đời hợp đồng.
  • Ví dụ: Tự động chấm điểm nhà cung cấp dựa trên hiệu suất giao hàng.
• Tích hợp iPaaS/EDI:
  • Kết nối ERP với hệ thống bên ngoài qua API, EDI hoặc file-based integration.
  • Ví dụ: Tự động trao đổi dữ liệu đơn hàng với hệ thống của nhà cung cấp.

Các chức năng này giúp ERP trở thành trung tâm quản lý quy trình, nhưng tùy thuộc vào ngành và quy mô, doanh nghiệp có thể cần tích hợp với các hệ thống chuyên dụng để đáp ứng nhu cầu nâng cao.

3. Tổng quan về thị trường ERP

Các loại công ty ERP

• Nhà cung cấp phần mềm (OEM): Phát triển phần mềm ERP (như Oracle, SAP).
• Đại lý bán lẻ (Resellers): Phân phối và triển khai ERP.
• Tư vấn độc lập: Hỗ trợ lựa chọn và triển khai, không phụ thuộc vào nhà cung cấp.
• Công ty tích hợp hệ thống: Chuyên về tích hợp ERP với các hệ thống khác.

Các nhà cung cấp ERP hàng đầu

• Doanh nghiệp lớn: SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 FO
• Doanh nghiệp vừa: NetSuite, Infor, Epicor, Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Doanh nghiệp nhỏ: QuickBooks, Xero, Zoho.
• Startup: Odoo, Syspro.
• ERP đám mây: NetSuite, Oracle Fusion Cloud, SAP S/4HANA Cloud.

4. Các vấn đề trong lựa chọn ERP

Các thiên kiến trong lựa chọn

• Thiên kiến thương hiệu: Chọn nhà cung cấp lớn mà không xem xét nhu cầu thực tế.
• Thiên kiến chi phí thấp: Chọn giải pháp rẻ nhưng không đáp ứng lâu dài.
• Thiên kiến nội bộ: Ưu tiên ý kiến nội bộ mà bỏ qua tư vấn chuyên gia.
• Thiên kiến công nghệ: Tập trung vào công nghệ mà bỏ qua quy trình kinh doanh.

Quy trình lựa chọn ERP

1. Thuê tư vấn lựa chọn ERP: Đảm bảo tư vấn có kinh nghiệm đa hệ thống, độc lập với nhà cung cấp.
2. Các bước lựa chọn:

• Xác định nhu cầu kinh doanh và phạm vi ERP.
• Nghiên cứu thị trường và lập danh sách nhà cung cấp.
• Đánh giá demo, RFP và proof-of-concept.
• Đàm phán hợp đồng và ký kết.

1. Kết quả đầu ra:

• Báo cáo nhu cầu kinh doanh.
• Danh sách nhà cung cấp phù hợp.
• Kế hoạch triển khai và chi phí dự kiến.

1. Các loại lựa chọn:

• Độc lập: Tự thực hiện, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Hỗ trợ tư vấn: Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.
• Gói hoàn chỉnh: Nhà cung cấp quản lý toàn bộ quy trình.

1. Định giá ERP:

• Chi phí phần mềm, triển khai và bảo trì.
• Xem xét chi phí ẩn như đào tạo và nâng cấp.

1. Đàm phán hợp đồng:

• Xem xét điều khoản giấy phép, chi phí tăng giá và quyền sở hữu dữ liệu.
• Đảm bảo điều khoản giảm giá lâu dài và giới hạn giao dịch.

5. Quản lý thay đổi và chương trình

Chuẩn bị tổ chức cho ERP

Trước khi chọn ERP, cần đánh giá sự sẵn sàng của tổ chức qua 6 yếu tố:

1. Đồng thuận chiến lược: Đảm bảo lãnh đạo đồng thuận về tầm nhìn ERP.
2. Sẵn sàng vận hành: Xem xét quy trình nào cần tái cấu trúc.
3. Sẵn sàng dữ liệu: Đánh giá dữ liệu chủ (SKU, khách hàng) và tác động của thay đổi.
4. Sẵn sàng con người: Giải quyết nỗi sợ thay đổi và đào tạo kỹ năng.
5. Sẵn sàng kỹ thuật: Đảm bảo đội kỹ thuật hiểu tầm nhìn kinh doanh.
6. Quản trị dự án: Xây dựng kế hoạch chi tiết và lộ trình.

Kết quả của quản lý thay đổi

• Danh mục tác động thay đổi: Liệt kê các thay đổi và tác động đến bên liên quan.
• Trường hợp kinh doanh thay đổi: Đánh giá chi phí và lợi ích của mỗi thay đổi.
• Lộ trình chuyển đổi: Lập kế hoạch chi tiết cho từng thay đổi.
• Kế hoạch đào tạo: Đảm bảo người dùng hiểu quy trình mới.
• Đánh giá sẵn sàng thay đổi: Kiểm tra tổ chức đã sẵn sàng triển khai chưa.

Xây dựng đội ERP

Một đội ERP hiệu quả cần:

• Lãnh đạo bởi ủy ban: Nhiều thành viên dẫn dắt dự án.
• Mục tiêu chung: Tất cả thành viên hiểu rõ mục tiêu.
• Quyết định có cấu trúc: Quy trình ra quyết định rõ ràng.
• Môi trường hợp tác: Khuyến khích sáng tạo và giao tiếp mở.

Các vai trò trong đội ERP

• Nhà tài trợ ERP: CFO/COO/CEO, đặt tầm nhìn và phân bổ nguồn lực.
• Quản lý dự án ERP: Đảm bảo dự án đúng ngân sách và thời gian.
• Chủ sở hữu quy trình kinh doanh: VP Sales/Ops/Finance, đưa ra quyết định chiến lược.
• Chuyên gia nội bộ: Cung cấp chi tiết về quy trình hiện tại.
• Tư vấn ERP độc lập: Hướng dẫn lựa chọn và triển khai.
• Tư vấn chức năng/kỹ thuật: Hỗ trợ cấu hình và tích hợp hệ thống.

Lập trường hợp kinh doanh ERP

• Đánh giá chi phí: Bao gồm phần mềm, triển khai và chi phí bổ sung.
• Dự đoán lợi ích: Đo lường thời gian tiết kiệm và doanh thu tăng.
• Phân tích tài chính: Tính điểm hòa vốn, IRR/NPV.
• Sử dụng để quản trị: Đảm bảo quyết định phù hợp với mục tiêu.

6. Kết luận

Lựa chọn ERP là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng lớn đến vận hành và thành công của doanh nghiệp. Hướng dẫn này cung cấp lộ trình rõ ràng, từ hiểu ERP, xác định phạm vi, đến quản lý thay đổi và đàm phán hợp đồng. Với kiến thức này, bạn có thể tự tin bắt đầu hành trình lựa chọn ERP, đảm bảo quyết định đúng đắn và hiệu quả.

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về các giải pháp ERP, tìm kiếm phương pháp tiếp cận và triển khai giải pháp ERP vào doanh nghiệp của bạn