Mở rộng ứng dụng quản trị Dynamics 365 trong chuyển đổi số của doanh nghiệp
Trong các bài viết trước, chúng tôi đã hướng dẫn cách xây dựng lộ trình chuyển đổi số cho các ứng dụng quản trị. Bạn đã học cách áp dụng các phương pháp và kỹ thuật trong giai đoạn Khởi tạo (Initiate). Tuy nhiên, các phương pháp này cũng có thể được sử dụng để mở rộng quy mô ứng dụng sau này. Trong bài viết này, chúng tôi tập trung vào cách tăng cường phạm vi và mức độ sử dụng của ứng dụng quản trị để đạt được giá trị và tác động lớn hơn. Chúng ta sẽ xem xét việc mở rộng ảnh hưởng đến các khía cạnh sau:
- Bảo mật và tuân thủ
- Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM)
- Quản trị và quản lý
- Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi
- Chiến lược môi trường
- Giới hạn và dung lượng
- Dữ liệu và tích hợp
Dưới đây là phân tích chi tiết từng phương thức mở rộng và tác động của chúng.
1. Thêm người dùng mới
Tổng quan
Một trong những cách phổ biến nhất để mở rộng ứng dụng quản trị là tăng số lượng người dùng, chẳng hạn khi triển khai ứng dụng đến các khu vực hoặc quốc gia mới. Dù việc này tưởng chừng đơn giản, nhưng nó có thể gây ra nhiều thách thức như di chuyển dữ liệu trên hệ thống đang hoạt động, đáp ứng các yêu cầu bảo mật và tuân thủ khác nhau theo khu vực, hoặc xử lý các tác động khác.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Cao | Các quy định khu vực có thể yêu cầu các biện pháp bảo mật bổ sung, ảnh hưởng đến cấu hình hệ thống. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Thấp | Nếu giải pháp không thay đổi, ALM sẽ không chịu tác động lớn. |
| Quản trị và quản lý | Thấp-Trung bình | Việc tạo thêm môi trường sản xuất mới có thể gây ảnh hưởng trung bình, tùy thuộc vào chiến lược môi trường. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Cần một chương trình quản lý thay đổi toàn diện để đảm bảo người dùng mới làm quen với hệ thống. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Việc tạo môi trường sản xuất mới sẽ ảnh hưởng đến chiến lược môi trường. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp | Mỗi người dùng thường đi kèm dung lượng riêng, nhưng dung lượng API tích hợp, lưu trữ có thể bị ảnh hưởng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình | Di chuyển dữ liệu trên hệ thống đang hoạt động có thể phức tạp, và các tích hợp có thể cần được sao chép trên các môi trường mới. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Tăng số lượng người dùng giúp mở rộng phạm vi tác động của ứng dụng quản trị, tối ưu hóa giá trị doanh nghiệp.
- Lưu ý: Cần lập kế hoạch cẩn thận để đảm bảo tuân thủ quy định khu vực và duy trì hiệu suất hệ thống.
2. Hỗ trợ truy cập qua thiết bị di động
Tổng quan
Cung cấp khả năng truy cập ứng dụng quản trị trên nhiều thiết bị, đặc biệt với tính năng ngoại tuyến, giúp tăng cường sự chấp nhận của người dùng. Một số ứng dụng, như hệ thống kho bãi, yêu cầu truy cập di động ngay từ đầu để hỗ trợ các hoạt động như quét hàng hóa. Trong các trường hợp khác, tính năng di động có thể được bổ sung sau. Các ứng dụng di động của Dynamics 365 thường được tối ưu hóa với giao diện thân thiện, ví dụ ứng dụng bán hàng di động cung cấp các tính năng cốt lõi với trải nghiệm phù hợp cho nhân viên bán hàng ngoài hiện trường.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Cao | Yêu cầu quản lý thiết bị di động hoặc quản lý ứng dụng di động để tuân thủ quy định. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Thấp | Nếu giải pháp không thay đổi, ALM không bị ảnh hưởng nhiều. |
| Quản trị và quản lý | Thấp | Chính sách thiết bị bổ sung có thể gây ảnh hưởng nhẹ. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Cần đào tạo để người dùng làm quen với giao diện di động và các biến thể. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Không có tác động đáng kể. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp | Không ảnh hưởng nhiều đến dung lượng người dùng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình | Các tích hợp nhúng tùy chỉnh có thể cần điều chỉnh để tương thích với giao diện di động. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Truy cập di động tăng tính linh hoạt và hiệu quả, đặc biệt cho các vai trò làm việc ngoài văn phòng.
- Lưu ý: Đảm bảo các tích hợp hoạt động mượt mà trên thiết bị di động và tuân thủ các chính sách bảo mật.
3. Thay đổi gia tăng
Tổng quan
Các thay đổi gia tăng thường xuất phát từ phản hồi và yêu cầu thay đổi từ người dùng hoặc doanh nghiệp. Những thay đổi này giúp ứng dụng quản trị cải tiến liên tục, xây dựng từ sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) để duy trì tính phù hợp. Tuy nhiên, cần đánh giá các yêu cầu dựa trên giá trị doanh nghiệp và mục tiêu chuyển đổi số.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Thấp | Các thay đổi trong ranh giới dịch vụ SaaS được phê duyệt ít ảnh hưởng đến bảo mật. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Thấp | Không có tác động lớn nếu không thêm thành phần PaaS mới. |
| Quản trị và quản lý | Thấp | Không có tác động nếu ranh giới dữ liệu không thay đổi. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình | Cần đào tạo để người dùng làm quen với các thay đổi. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Thường không thay đổi. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp | Tác động nhẹ nếu có thêm khối lượng công việc tích hợp hoặc ứng dụng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Thấp | Không có tác động nếu không thay đổi tích hợp. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Thay đổi gia tăng giúp ứng dụng quản trị liên tục cải tiến, đáp ứng nhu cầu người dùng.
- Lưu ý: Đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo các thay đổi mang lại giá trị thực sự và không làm phức tạp hệ thống.
4. Áp dụng tính năng mới
Tổng quan
Các sản phẩm đám mây như Dynamics 365 liên tục cập nhật các tính năng mới, giúp khách hàng dễ dàng kích hoạt mà không tốn thêm chi phí. Việc phân tích các tính năng mới và tác động kỹ thuật của chúng là một hoạt động quan trọng, cần thực hiện cùng các bên liên quan. Các tính năng này giúp ứng dụng quản trị chuyển sang quadrant “sáng tạo” hoặc “khác biệt hóa”.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Cao | Có thể có tác động nếu kết nối với nguồn dữ liệu bên ngoài. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Thấp | Không có tác động lớn. |
| Quản trị và quản lý | Thấp | Không có tác động nếu ranh giới dữ liệu không thay đổi. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình | Cần đào tạo để người dùng sử dụng tính năng mới. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Không có tác động. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp | Một số tính năng có thể yêu cầu thêm dung lượng lưu trữ. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình | Tính năng mới có thể tạo thêm dữ liệu nhưng ít ảnh hưởng đến tích hợp. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Tính năng mới giúp tối ưu hóa giá trị đầu tư mà không tốn thêm chi phí.
- Lưu ý: Phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo tính năng mới phù hợp với giải pháp hiện tại.
5. Thêm khối lượng công việc mới
Tổng quan
Dynamics 365 cung cấp nhiều ứng dụng quản trị trên nền tảng Power Platform, giúp dễ dàng thêm các khối lượng công việc liên quan. Ví dụ, thêm khối lượng công việc tiếp thị vào ứng dụng bán hàng cho phép đội ngũ bán hàng theo dõi các chương trình nuôi dưỡng khách hàng. Tuy nhiên, việc này có thể gây tác động đáng kể.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Thấp-Trung bình | Tác động phụ thuộc vào ứng dụng; các ứng dụng cốt lõi thường đã được phê duyệt. |
| **sheep: Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Thấp-Trung bình | Yêu cầu ALM cụ thể cho ứng dụng có thể ảnh hưởng đến quy trình phát hành. |
| Quản trị và quản lý | Thấp-Trung bình | Một số ứng dụng yêu cầu nhiệm vụ quản trị bổ sung. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Cần đào tạo, nhưng giao diện quen thuộc giúp người dùng dễ thích nghi. |
| Chiến lược môi trường | Thấp-Trung bình | Ứng dụng mới trên môi trường hiện tại ít gây tác động. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp-Trung bình | Ứng dụng mới có thể ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ và API. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình-Cao | Nhu cầu dữ liệu và tích hợp của ứng dụng mới có thể gây tác động. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Loại bỏ silo dữ liệu, tăng cường cộng tác và chia sẻ dữ liệu.
- Lưu ý: Đánh giá kỹ nhu cầu tích hợp và dung lượng để tránh ảnh hưởng hiệu suất.
6. Ứng dụng vệ tinh
Tổng quan
Ứng dụng vệ tinh là các ứng dụng nhắm đến các trường hợp sử dụng cụ thể cho một đội, khu vực hoặc vai trò. Đây là cơ hội để phát triển ứng dụng do người dùng tạo, sử dụng mô hình dữ liệu của ứng dụng quản trị chính. Cần có quản trị mạnh mẽ để tránh phân mảnh dữ liệu.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Thấp-Trung bình | Tác động thấp nếu dữ liệu tuân thủ chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Trung bình | Quản lý vòng đời ứng dụng vệ tinh yêu cầu thay đổi quy trình ALM. |
| Quản trị và quản lý | Trung bình-Cao | Cần chính sách quản trị để quản lý ứng dụng vệ tinh phát triển tự nhiên. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình | Ít cần đào tạo cho ứng dụng cộng đồng, nhưng cần nếu áp dụng rộng rãi. |
| Chiến lược môi trường | Trung bình-Cao | Tùy thuộc vào chiến lược ALM và phát triển cộng đồng. |
| Giới hạn và dung lượng | Thấp-Trung bình | Có thể ảnh hưởng đến dung lượng và yêu cầu giấy phép bổ sung. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình | Tránh phân mảnh dữ liệu bằng cách hạn chế kho dữ liệu riêng. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Linh hoạt phục vụ các nhu cầu cụ thể, hỗ trợ thử nghiệm trước khi tích hợp vào ứng dụng quản trị chính.
- Lưu ý: Đảm bảo quản trị dữ liệu chặt chẽ để tránh phân mảnh.
7. Tích hợp
Tổng quan
Tích hợp giúp loại bỏ trùng lặp dữ liệu, cải thiện chất lượng dữ liệu và giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng. Các tích hợp cốt lõi nên được thực hiện từ giai đoạn đầu. Tích hợp với Microsoft 365 có thể tăng cường cộng tác và khả năng truy cập thông tin.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Trung bình-Cao | Có thể cần phê duyệt bảo mật bổ sung tùy thuộc vào luồng dữ liệu. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Trung bình-Cao | Quy trình ALM có thể bị ảnh hưởng tùy thuộc vào độ phức tạp của tích hợp. |
| Quản trị và quản lý | Trung bình-Cao | Cần giám sát và đo lường tích hợp để xử lý lỗi. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Thấp-Trung bình | Tác động phụ thuộc vào tích hợp giao diện người dùng hoặc hậu trường. |
| Chiến lược môi trường | Thấp-Trung bình | Có thể cần môi trường tích hợp phụ hoặc mô phỏng. |
| Giới hạn và dung lượng | Trung bình-Cao | Tác động đến mức tiêu thụ API. |
| Dữ liệu và tích hợp | Cao | Tác động lớn đến di chuyển dữ liệu; cần đảm bảo tích hợp đạt chuẩn. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Tăng hiệu quả, giảm thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.
- Lưu ý: Sử dụng các mẫu và thực tiễn tốt để tránh vấn đề hiệu suất và chi phí bảo trì.
8. Tổng hợp
Tổng quan
Tổng hợp hợp nhất các ứng dụng quản trị có dữ liệu và quy trình chồng chéo vào một ứng dụng duy nhất, thay thế hoàn toàn ứng dụng cũ. Ví dụ, một hệ thống bán hàng ngân hàng thương mại có thể tổng hợp tất cả các hệ thống bán hàng phi cá nhân.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Trung bình-Cao | Tác động phụ thuộc vào phân loại dữ liệu. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Trung bình-Cao | Quy trình ALM hiện tại sẽ thay đổi. |
| Quản trị và quản lý | Trung bình-Cao | Quy trình quản trị được hợp nhất. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Cần đào tạo người dùng. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Có thể cần hợp nhất môi trường. |
| Giới hạn và dung lượng | Trung bình-Cao | Tăng người dùng và khối lượng dữ liệu ảnh hưởng đến dung lượng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình-Cao | Tác động lớn đến căn chỉnh dữ liệu và hợp nhất tích hợp. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Giảm sự phức tạp, hợp nhất dữ liệu và quy trình.
- Lưu ý: Lập kế hoạch chuyển đổi cẩn thận để tránh sử dụng song song gây phân mảnh dữ liệu.
9. Chuẩn hóa ứng dụng
Tổng quan
Chuẩn hóa tạo ra một ứng dụng quản trị chung cho nhiều quy trình tương tự, thậm chí cung cấp khung để doanh nghiệp tự tích hợp. Ví dụ, một hệ thống quản lý trường hợp chung có thể xử lý hàng trăm quy trình khác nhau với các bước tương tự.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Trung bình-Cao | Không có tác động nếu đã được phê duyệt cho phân loại dữ liệu. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Trung bình-Cao | Quy trình ALM không thay đổi cho mẫu cụ thể. |
| Quản trị và quản lý | Trung bình-Cao | Cần cấu hình riêng cho từng quy trình mới. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Cần đào tạo cho mỗi quy trình mới. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Tác động tối thiểu. |
| Giới hạn và dung lượng | Trung bình-Cao | Tăng người dùng và dữ liệu ảnh hưởng đến dung lượng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình-Cao | Tăng dữ liệu từ mỗi quy trình. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Đạt quy mô lớn, hỗ trợ nhiều quy trình trong một ứng dụng.
- Lưu ý: Đào tạo kỹ lưỡng để đảm bảo người dùng thích nghi.
10. Chuyển hướng (Pivot)
Tổng quan
Chuyển hướng không hẳn là mở rộng, nhưng có thể gây thay đổi lớn, mở rộng phạm vi ứng dụng quản trị. Ví dụ, một ứng dụng Power Apps nhỏ có thể trở thành ứng dụng toàn tổ chức nếu được chấp nhận rộng rãi.
Tác động đến các khía cạnh
| Yếu tố | Mức độ tác động | Chi tiết |
|---|---|---|
| Bảo mật và tuân thủ | Trung bình-Cao | Ứng dụng cần được kiểm tra bổ sung. |
| Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM) | Trung bình-Cao | Quy trình ALM có thể thay đổi. |
| Quản trị và quản lý | Trung bình-Cao | Phạm vi quản trị cần được đánh giá lại. |
| Sự sẵn sàng của người dùng và quản lý thay đổi | Trung bình-Cao | Có thể cần đào tạo. |
| Chiến lược môi trường | Thấp | Có thể thay đổi chiến lược môi trường tổng thể. |
| Giới hạn và dung lượng | Trung bình-Cao | Tăng người dùng và dữ liệu ảnh hưởng đến dung lượng. |
| Dữ liệu và tích hợp | Trung bình-Cao | Tác động lớn đến dữ liệu và tích hợp. |
Lợi ích và lưu ý
- Lợi ích: Tận dụng sự phổ biến để mở rộng quy mô nhanh chóng.
- Lưu ý: Đảm bảo hệ thống sẵn sàng cho quy mô lớn hơn.
Các bước tiếp theo
Để tiếp tục hành trình chuyển đổi số với Dynamics 365, bạn có thể:
- Xem lại tổng quan về tầm quan trọng của việc tạo giá trị ứng dụng quản trị.
- Tìm hiểu vai trò của Success By Design trong chuyển đổi số.
- Chấp nhận tư duy thay đổi liên tục và tìm hiểu về change streams.
- Hiểu cách các tính năng sản phẩm phù hợp với chiến lược qua transformation map.
- Tìm hiểu vai trò của các giai đoạn và gia tăng trong việc tạo giá trị.
- Tìm hiểu chiến lược sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP).
- Xem danh sách kiểm tra để tạo giá trị ứng dụng quản trị.
- Đọc nghiên cứu điển hình để hiểu kịch bản thực tế của khách hàng.
Tìm hiểu thêm việc mở rộng giải pháp Dynamics 365 đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số của doanh nghiệp tại đây
Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về giải pháp Dynamics 365, tìm hiểu về phương pháp tiếp cận và triển khai Dynamics 365 vào môi trường doanh nghiệp của bạn.
