Quản lý giá trị thu được (Earned Value Management – EVM)
Biên soạn bởi Dev M
1. Giới thiệu
Quản lý giá trị thu được (EVM) là một phương pháp tiêu chuẩn trong ngành để đo lường tiến độ dự án tại bất kỳ thời điểm nào, dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng, đồng thời phân tích các sai lệch về lịch trình và ngân sách trong quá trình thực hiện dự án. EVM so sánh công việc thực tế đã hoàn thành với ngân sách và lịch trình ban đầu, cung cấp tín hiệu cảnh báo sớm nếu dự án có dấu hiệu lệch hướng.
EVM giúp trả lời hai câu hỏi quan trọng:
- Khi kết thúc, chi phí dự án có vượt, bằng hay thấp hơn dự toán ban đầu không?
- Dự án có khả năng hoàn thành đúng thời hạn không?
EVM hoạt động hiệu quả nhất khi dự án được chia nhỏ thành một Cấu trúc phân chia công việc (WBS) rõ ràng, đảm bảo toàn bộ phạm vi công việc được xác định và tích hợp thông tin kỹ thuật, lịch trình và chi phí.
2. Các thuật ngữ chính trong EVM
EVM dựa trên ba giá trị cốt lõi:
- Chi phí ngân sách của công việc được lập kế hoạch (BCWS – Budgeted Cost of Work Scheduled): Tổng ngân sách cho các gói công việc dự kiến hoàn thành trong một khoảng thời gian.
- Chi phí ngân sách của công việc đã thực hiện (BCWP – Budgeted Cost of Work Performed): Giá trị của các gói công việc đã hoàn thành hoặc một phần hoàn thành.
- Chi phí thực tế của công việc đã thực hiện (ACWP – Actual Cost of Work Performed): Chi phí thực tế phát sinh để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian nhất định.
Từ ba giá trị này, chúng ta có thể xác định:
- Tổng ngân sách chương trình (BAC – Budget at Completion): Tổng ngân sách được phân bổ cho dự án.
- Sai lệch lịch trình (SV – Schedule Variance): SV = BCWP – BCWS. Giá trị âm nghĩa là dự án bị trễ tiến độ.
- Sai lệch chi phí (CV – Cost Variance): CV = BCWP – ACWP. Giá trị âm nghĩa là dự án vượt ngân sách.
- Dự toán tại thời điểm hoàn thành (EAC – Estimate at Completion): Chi phí dự kiến khi dự án kết thúc, dựa trên hiệu suất hiện tại.
Ngoài ra, các chỉ số hiệu quả bao gồm:
- Chỉ số hiệu suất lịch trình (SPI – Schedule Performance Index): SPI = BCWP / BCWS. SPI < 1 nghĩa là dự án chậm tiến độ.
- Chỉ số hiệu suất chi phí (CPI – Cost Performance Index): CPI = BCWP / ACWP. CPI < 1 nghĩa là dự án vượt ngân sách.
3. Tám bước thực hiện phân tích giá trị thu được
EVM tập trung vào hai yếu tố chính: lịch trình và chi phí. Dưới đây là 8 bước để thực hiện phân tích EVM một cách hiệu quả:
- Xác định phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ: Đối với các nhiệm vụ nhỏ (dưới 80 giờ), có thể đánh giá ở mức 0
- Xác định Giá trị kế hoạch (PV – Planned Value): Tính toán phần ngân sách dự kiến chi cho nhiệm vụ trong một khoảng thời gian.
- Xác định Giá trị thu được (EV – Earned Value): Tính giá trị công việc thực tế đã hoàn thành, dựa trên phần trăm hoàn thành và ngân sách.
- Thu thập Chi phí thực tế (AC – Actual Cost): Tổng hợp chi phí thực tế phát sinh, bao gồm lao động, vật liệu, thiết bị, và chi phí cố định.
- Tính Sai lệch lịch trình (SV): SV = EV – PV.
- Tính Sai lệch chi phí (CV): CV = EV – AC.
- Tính các chỉ số khác: Bao gồm SPI, CPI, EAC, ETC (Dự toán để hoàn thành), và TCPI (Chỉ số hiệu suất để hoàn thành).
- Tổng hợp kết quả: Gộp các số liệu của từng nhiệm vụ để có cái nhìn tổng thể về tiến độ và ngân sách dự án.
Các bước 1-4 là giai đoạn thu thập thông tin, còn các bước 5-8 là các phép tính để đánh giá trạng thái dự án. Nên thực hiện phân tích này định kỳ, ví dụ hàng tuần, để đảm bảo kiểm soát tốt.
4. Hệ thống quản lý giá trị thu được (EVMS)
Theo tiêu chuẩn ANSI/EIA 748, một hệ thống EVMS cần có:
- Một WBS chi tiết và có tổ chức.
- Một lịch trình cơ sở (baseline schedule).
- Một ngân sách cơ sở, được chia thành các tài khoản kiểm soát (control accounts).
- Đo lường công việc theo tài khoản kiểm soát (ví dụ: bằng tiền, đơn vị hoàn thành, hoặc giờ làm việc).
EVMS tích hợp các khía cạnh kỹ thuật, chi phí và lịch trình, giúp xác định trình tự công việc, các phụ thuộc và đường găng (critical path). Báo cáo hàng tháng cần bao gồm:
- Ngân sách, giá trị thu được, và chi phí thực tế.
- Sai lệch chi phí (CV) và lịch trình (SV).
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ và hành động khắc phục.
Các phần mềm hỗ trợ EVM bao gồm: Primavera, Planisware OPX2, Winsight, và Schedulemaker.
5. Ví dụ minh họa phân tích EVM
Dưới đây là ví dụ đơn giản về một dự án có hai nhiệm vụ: Giao diện người dùng và Thiết kế cơ sở dữ liệu, với thông tin như sau:
- Thời gian dự kiến: 10 ngày (2/2/2009 – 13/2/2009).
- Tài nguyên:
- Sam (Giao diện người dùng): $12/giờ, 80 giờ.
- Tom (Thiết kế cơ sở dữ liệu): $8/giờ, 80 giờ.
- Ngân sách cơ sở (BAC): $960 (Giao diện) + $640 (Cơ sở dữ liệu) = $1600.
Bước 1: Tạo kế hoạch dự án
Tạo kế hoạch với hai nhiệm vụ, gán tài nguyên và lưu kế hoạch cơ sở (baseline).
Bước 2: Cập nhật tiến độ
Đến ngày 6/2/2009, cập nhật công việc thực tế:
- Sam hoàn thành 32 giờ (Giao diện người dùng).
- Tom hoàn thành 40 giờ (Thiết kế cơ sở dữ liệu).
Bước 3: Đặt ngày trạng thái
Đặt ngày trạng thái là 6/2/2009.
Bước 4: Phân tích giá trị EVM
Tính toán các giá trị cho nhiệm vụ Giao diện người dùng:
- BCWS: 40 giờ x $12 = $480.
- BCWP: 45
- ACWP: 32 giờ x $12 = $384.
- SV: $436.36 – $480 = -$43.64 (chậm tiến độ).
- CV: $436.36 – $384 = $52.36 (dưới ngân sách).
- SPI: $436.36 / $480 = 0.91 (chậm tiến độ).
- CPI: $436.36 / $384 = 1.14 (dưới ngân sách).
- EAC: $384 + ($960 – $436.36) / 1.14 = $844.81.
Tương tự, tính toán cho nhiệm vụ Thiết kế cơ sở dữ liệu và tổng hợp cho toàn dự án.
6. Kết luận
EVM là một phương pháp mạnh mẽ giúp các nhà quản lý dự án đo lường và kiểm soát hiệu suất dự án thông qua việc so sánh công việc thực hiện với kế hoạch. Bằng cách sử dụng các chỉ số như SV, CV, SPI, và CPI, EVM cung cấp dữ liệu để đưa ra quyết định kịp thời, xác định các vấn đề sớm và điều chỉnh kế hoạch để đảm bảo thành công.
EVM yêu cầu một cách tiếp cận chi tiết từ dưới lên, sử dụng WBS để xác định rõ phạm vi công việc. Với 8 bước phân tích đơn giản, EVM có thể áp dụng cho cả các dự án nhỏ và lớn, mang lại giá trị to lớn trong quản lý lịch trình và ngân sách.
Call BSD 0918 339 689 với ứng dụng XP Pro được phát triển trên nền Microsoft Power App với các chức năng quản lý dự án xây dựng, và tính toán EVM cho doanh nghiệp.
