Hướng dẫn chi tiết về cấu hình và sử dụng SAP FICO cho người mới bắt đầu và chuyên gia
SAP FICO (Financial Accounting and Controlling) là một module quan trọng trong hệ thống SAP ERP, giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch tài chính, quy trình kế toán và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả. Hướng dẫn chi tiết này, được xây dựng dựa trên tài liệu của Bhagwat Bhokare, cung cấp cách tiếp cận từng bước để cấu hình và sử dụng SAP FICO. Dù bạn là người mới bắt đầu hay chuyên gia, hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm chủ việc cấu hình SAP FICO, các giao dịch chính và quy trình dành cho người dùng cuối.
SAP FICO là gì?
SAP FICO là một module cốt lõi của SAP ERP, tích hợp các chức năng kế toán tài chính (FI) và kiểm soát (CO). Nó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý giao dịch tài chính, tạo báo cáo tài chính và theo dõi chi phí để đưa ra quyết định hiệu quả. Các thành phần chính bao gồm:
- Kế toán tài chính (FI): Xử lý kế toán bên ngoài, bao gồm sổ cái tổng hợp, kế toán phải trả, kế toán phải thu và kế toán tài sản.
- Kiểm soát (CO): Tập trung vào kế toán nội bộ, như kế toán trung tâm chi phí, lệnh nội bộ và phân tích lợi nhuận.
Việc làm chủ SAP FICO giúp chuyên gia tối ưu hóa quy trình tài chính, đảm bảo tuân thủ quy định và nâng cao hiệu quả tổ chức.
Cấu hình cấu trúc doanh nghiệp trong SAP FICO
Cấu trúc doanh nghiệp là nền tảng của SAP FICO, xác định các đơn vị tổ chức như công ty, mã công ty và khu vực kinh doanh. Cấu hình đúng đảm bảo tích hợp liền mạch và báo cáo tài chính chính xác.
Các bước cấu hình chính
- Xác định công ty (Tcode: OX15)
- Công ty là đơn vị tổ chức cao nhất trong SAP FICO, tuân thủ yêu cầu pháp lý thương mại.
- Đường dẫn: SAP Customizing Implementation Guide > Enterprise Structure > Financial Accounting > Define Company.
- Nhập thông tin như tên công ty, địa chỉ, quốc gia, tiền tệ và ngôn ngữ.
- Xác định mã công ty (Tcode: OX02)
- Đơn vị tổ chức nhỏ nhất để duy trì một bộ tài khoản hoàn chỉnh (bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ).
- Đường dẫn: SAP Customizing Implementation Guide > Enterprise Structure > Financial Accounting > Edit, Copy, Delete, Check Company Code.
- Nhập mã công ty, tên, thành phố, quốc gia, tiền tệ và chi tiết địa chỉ.
- Xác định khu vực kinh doanh (Tcode: OX03)
- Đại diện cho các khu vực hoạt động riêng biệt trong công ty, hỗ trợ báo cáo phân khúc.
- Đường dẫn: SAP Customizing Implementation Guide > Enterprise Structure > Financial Accounting > Define Business Area.
- Gán khóa 4 ký tự và mô tả (ví dụ: IBM – Maharashtra).
- Duy trì khu vực kinh doanh hợp nhất (Tcode: OCCI)
- Dùng để hợp nhất dữ liệu tài chính từ các khu vực kinh doanh.
- Đường dẫn: SAP Customizing Implementation Guide > Enterprise Structure > Financial Accounting > Maintain Consolidation Business Area.
- Xác định khu vực kiểm soát tín dụng (Tcode: OB45)
- Quản lý hạn mức tín dụng cho khách hàng trong một hoặc nhiều mã công ty.
- Đường dẫn: SAP Customizing Implementation Guide > Enterprise Structure > Financial Accounting > Define Credit Control Area.
- Xác định tiền tệ và biến thể năm tài chính.
- Phân bổ
- Gán mã công ty cho công ty (Tcode: OX16).
- Gán khu vực kinh doanh cho khu vực kinh doanh hợp nhất (Tcode: OBB6).
- Gán khu vực kiểm soát tín dụng cho mã công ty (Tcode: OB38).
Cài đặt toàn cầu kế toán tài chính
Cài đặt toàn cầu trong SAP FICO đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình tài chính trên toàn tổ chức. Các cài đặt này bao gồm biến thể năm tài chính, kỳ kế toán và loại chứng từ.
Các bước cấu hình chính
- Biến thể năm tài chính (Tcode: OB29)
- Xác định cấu trúc năm tài chính (ví dụ: năm dương lịch hoặc kỳ tùy chỉnh).
- Gán cho mã công ty (Tcode: OB37).
- Biến thể kỳ kế toán (Tcode: OBBO)
- Kiểm soát các kỳ mở để ghi sổ.
- Gán cho mã công ty (Tcode: OBBP).
- Mở/đóng kỳ kế toán (Tcode: OB52).
- Loại chứng từ và khóa ghi sổ
- Xác định loại chứng từ cho các giao dịch khác nhau (Tcode: OBA7).
- Cấu hình khóa ghi sổ để xác định ghi nợ/ghi có (Tcode: OB41).
- Biến thể trạng thái trường (Tcode: OBC4)
- Kiểm soát trạng thái trường (bắt buộc, tùy chọn, ẩn) trong quá trình nhập liệu.
- Gán cho mã công ty (Tcode: OBC5).
Kế toán sổ cái tổng hợp
Kế toán sổ cái tổng hợp (G/L) là xương sống của SAP FICO, quản lý tất cả giao dịch tài chính và tạo báo cáo tài chính.
Các bước cấu hình và giao dịch chính
- Bảng tài khoản (Tcode: OB13)
- Xác định cấu trúc tài khoản G/L.
- Gán cho mã công ty (Tcode: OB62).
- Nhóm tài khoản và tài khoản lợi nhuận giữ lại (Tcode: OBD4, OB53)
- Phân nhóm tài khoản G/L theo loại (ví dụ: tài sản, nợ phải trả).
- Xác định tài khoản lợi nhuận giữ lại để chuyển lãi/lỗ.
- Nhóm dung sai (Tcode: OBA0, OBA4)
- Đặt giới hạn cho tài khoản G/L và nhân viên để kiểm soát lỗi.
- Quy trình thuế (Tcode: OBQ3, OBBG)
- Cấu hình quy trình tính thuế và gán cho quốc gia.
- Các giao dịch chính
- Tạo tài khoản G/L (Tcode: FS00).
- Ghi sổ tổng quát (Tcode: F-02/FB50).
- Thay đổi/hiển thị chứng từ (Tcode: FB02/FB03).
- Hiển thị số dư (Tcode: FS10N).
- Tạm giữ chứng từ (Tcode: F-65).
- Hủy chứng từ (Tcode: FB08, F.80).
Kế toán phải trả
Kế toán phải trả (AP) trong SAP FICO quản lý các giao dịch liên quan đến nhà cung cấp, bao gồm ghi nhận hóa đơn và thanh toán.
Các bước cấu hình và giao dịch chính
- Nhóm tài khoản nhà cung cấp và phạm vi số (Tcode: OBD3, XKN1, OBAS)
- Xác định nhóm nhà cung cấp và gán phạm vi số cho dữ liệu chính nhà cung cấp.
- Nhóm dung sai cho nhà cung cấp (Tcode: OBA3)
- Đặt giới hạn cho chênh lệch hóa đơn nhà cung cấp.
- Tài khoản G/L cho AP (Tcode: FS00)
- Tạo tài khoản G/L cho vật liệu (tài sản) và chủ nợ khác (nợ phải trả).
- Các giao dịch chính
- Tạo dữ liệu chính nhà cung cấp (Tcode: FK01).
- Ghi nhận hóa đơn mua hàng (Tcode: F-43).
- Xem giao dịch nhà cung cấp (Tcode: FBL1N).
- Thanh toán đi kèm với bù trừ (Tcode: F-53).
- Tạm ứng nhà cung cấp
- Tạo tài khoản G/L cho tạm ứng nhà cung cấp (Tcode: FS00).
- Liên kết chủ nợ khác và tạm ứng (Tcode: OBYR).
- Ghi nhận tạm ứng (Tcode: F-48).
- Chuyển tạm ứng sang khoản thường (Tcode: F-53).
- Bù trừ khoản thường (Tcode: F-44).
Kế toán phải thu
Kế toán phải thu (AR) trong SAP FICO xử lý các giao dịch liên quan đến khách hàng, như lập hóa đơn và ghi nhận thanh toán đến.
Các bước cấu hình và giao dịch chính
- Nhóm tài khoản khách hàng và phạm vi số (Tcode: OBD2, XDN1, OBAR)
- Xác định nhóm khách hàng và gán phạm vi số.
- Nhóm dung sai cho khách hàng (Tcode: OBA3)
- Đặt giới hạn cho chênh lệch thanh toán khách hàng.
- Các giao dịch chính
- Tạo dữ liệu chính khách hàng (Tcode: FD01).
- Ghi nhận hóa đơn khách hàng (Tcode: F-22).
- Kiểm tra số dư khách hàng (Tcode: FBL5N).
- Ghi nhận thanh toán đến (Tcode: F-28).
- Tạm ứng khách hàng
- Tạo tài khoản G/L cho tạm ứng khách hàng (Tcode: FS00).
- Xác định tài khoản đối chiếu cho tạm ứng (Tcode: OBXR).
- Ghi nhận tạm ứng (Tcode: F-29).
- Bù trừ tạm ứng (Tcode: F-39).
- Quy trình đôn đốc (Tcode: OB61, FBMP, FD02, F150)
- Cấu hình khu vực và quy trình đôn đốc cho các khoản thanh toán quá hạn của khách hàng.
Kế toán tài sản
Kế toán tài sản trong SAP FICO quản lý tài sản cố định, khấu hao và các giao dịch tài sản.
Các bước cấu hình và giao dịch chính
- Bảng khấu hao (Tcode: EC08, OAOB)
- Sao chép bảng khấu hao tham chiếu và gán cho mã công ty.
- Lớp tài sản và xác định tài khoản
- Xác định lớp tài sản và xác định tài khoản cho ghi sổ tự động (Tcode: A090).
- Khóa khấu hao (Tcode: AFAMS)
- Cấu hình phương pháp và tỷ lệ khấu hao.
- Các giao dịch chính
- Tạo dữ liệu chính tài sản chính/phụ (Tcode: AS01, AS11).
- Ghi nhận mua tài sản (Tcode: F-90).
- Chuyển giao tài sản (Tcode: ABUMN).
- Thanh lý tài sản (Tcode: F-92).
- Chạy khấu hao (Tcode: AFAB).
Tích hợp FI-MM và FI-SD
SAP FICO tích hợp với các module Quản lý vật liệu (MM) và Bán hàng & Phân phối (SD) để đảm bảo ghi sổ tài chính liền mạch.
Tích hợp FI-MM
- Cấu hình (Tcode: OX10, OX09, OX08)
- Xác định nhà máy, địa điểm lưu trữ và tổ chức mua hàng.
- Gán nhà máy cho mã công ty (Tcode: OX18).
- Xác định lớp định giá (Tcode: OMSK).
- Các giao dịch chính
- Tạo vật liệu (Tcode: MM01).
- Tạo yêu cầu/đơn hàng mua (Tcode: ME51N, ME21N).
- Nhận hàng (Tcode: MIGO).
- Xác minh hóa đơn (Tcode: MIRO).
- Thanh toán nhà cung cấp (Tcode: F-53).
Tích hợp FI-SD
- Cấu hình (Tcode: OVX5)
- Xác định bộ phận, điểm vận chuyển và gán tổ chức bán hàng cho mã công ty.
- Thiết lập quy trình định giá và tích hợp FI-SD (Tcode: VKOA).
- Các giao dịch chính
- Tạo dữ liệu chính vật liệu/khách hàng (Tcode: MM01, XD01).
- Tạo đơn hàng bán (Tcode: VA01).
- Giao hàng (Tcode: VL01N).
- Lập hóa đơn (Tcode: VF01).
- Ghi nhận thanh toán đến (Tcode: F-28).
Kế toán trung tâm chi phí và lệnh nội bộ
Kế toán trung tâm chi phí và lệnh nội bộ trong SAP FICO hỗ trợ quản lý chi phí nội bộ và phân bổ chi phí.
Kế toán trung tâm chi phí
- Cấu hình
- Tạo nhóm trung tâm chi phí (Tcode: KSH1).
- Tạo trung tâm chi phí (Tcode: KS01).
- Báo cáo
- Báo cáo trung tâm chi phí (Tcode: KSB1).
Kế toán lệnh nội bộ
- Cấu hình
- Kích hoạt quản lý lệnh (Tcode: OKKP).
- Xác định loại lệnh (Tcode: KOT2).
- Tạo nhóm lệnh nội bộ (Tcode: KOH1).
- Tạo lệnh nội bộ (Tcode: KO04).
- Giao dịch
- Ghi sổ giao dịch (Tcode: FB50).
Kết luận
SAP FICO là một công cụ mạnh mẽ để quản lý tài chính và kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Hướng dẫn này cung cấp cái nhìn tổng quan về cách cấu hình và sử dụng SAP FICO, từ thiết lập cấu trúc doanh nghiệp đến tích hợp với các module MM và SD. Bằng cách làm theo các bước chi tiết, bạn có thể tối ưu hóa quy trình tài chính, đảm bảo tuân thủ và nâng cao hiệu quả tổ chức.
