Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết của tài liệu “QuickBooks Online Business User Manual” dành cho QuickBooks Online Advanced, được xuất bản bởi Rocket Science Group LLC, một công ty con của Intuit Inc., vào tháng 5 năm 2024.
Thông tin chung
- Tên tài liệu: QuickBooks Online Business User Manual
- Phiên bản: Version 1 – May 2024
- Nhà xuất bản: Rocket Science Group LLC (thuộc Intuit Inc.)
- Ngày phát hành: Tháng 5 năm 2024
- Mục đích: Hướng dẫn sử dụng QuickBooks Online Advanced, tập trung vào các tính năng nâng cao dành cho doanh nghiệp nhỏ có nhu
Mục lục chính
Tài liệu được chia thành 3 phần chính:
- Giới thiệu QuickBooks Online Advanced (Section 1)
- Điều hướng QuickBooks Online Advanced (Section 2)
- Phản hồi (Section 3)
Phần 1: Giới thiệu QuickBooks Online Advanced
Tổng quan
- QuickBooks Online Advanced là phiên bản cao cấp nhất trong dòng sản phẩm QuickBooks, cung cấp:
- Tự động hóa cao hơn.
- Tùy chỉnh linh hoạt.
- Kiểm soát tốt hơn cho các doanh nghiệp đang phát triển.
- So sánh với các phiên bản khác (Simple Start, Essentials, Plus):
- Advanced hỗ trợ tối đa 25 người dùng + 3 kế toán viên.
- Bao gồm các tính năng như tự động hóa quy trình, báo cáo tùy chỉnh, sao lưu dữ liệu, quản lý chi phí nhân viên, và nhận diện doanh thu.
Doanh nghiệp phù hợp
- Doanh thu trên 500.000 USD/năm.
- Có quy trình làm việc phức tạp hoặc cần phê duyệt.
- Muốn tự động hóa công việc lặp lại, tùy chỉnh báo cáo, sao lưu dữ liệu trực tuyến, và có hơn 5 thành viên cần truy cập.
Lợi ích
- Tăng năng suất: Phân loại lại giao dịch hàng loạt, tạo tác vụ/quy trình tự động, quản lý chi phí nhân viên.
- Thông tin chi tiết thông minh: Trung tâm Hiệu suất (Performance Centre), báo cáo tùy chỉnh, nhận diện doanh thu tự động.
- Kiểm soát an toàn: Hỗ trợ 25 người dùng, sao lưu tự động, tùy chỉnh quyền truy cập.
Phần 2: Điều hướng QuickBooks Online Advanced
Phần này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các tính năng mới, kèm video minh họa.
1. Phân loại lại giao dịch (Reclassify Transactions)
- Cho phép chỉnh sửa nhiều giao dịch cùng lúc (ví dụ: thay đổi tài khoản hoặc thuế).
- Cách thực hiện: Vào Settings > Reclassify Transactions > Chọn loại tài khoản > Lọc giao dịch > Áp dụng thay đổi.
2. Tác vụ (Tasks)
- Quản lý công việc cần hoàn thành, hỗ trợ tác vụ lặp lại và tự động từ quy trình (Workflows).
- Cách tạo: Tasks menu > Add Task > Đặt tên, ngày đáo hạn, chỉ định người thực hiện > Lưu.
3. Quy trình (Workflows)
- Tự động hóa các tác vụ như gửi nhắc nhở thanh toán, phê duyệt hóa đơn.
- Cách tạo: Workflows menu > Custom Workflow > Chọn loại giao dịch > Xác định hành động > Lưu và kích hoạt.
4. Quản lý chi phí nhân viên (Employee Expense Claims)
- Nhân viên có thể gửi yêu cầu chi phí, quản lý duyệt trong QuickBooks.
- Cấp quyền truy cập: Settings > Manage Users > Thêm người dùng với vai trò “Track time and submit expense claims”.
- Thông báo: Bật thông báo khi nhân viên gửi yêu cầu.
- Danh mục chi phí: Tùy chỉnh danh mục (ví dụ: “Client meals” cho “Meals & Entertainment”).
- Duyệt chi phí: Expenses > Expense Claims > For Review > Duyệt và tạo chi phí.
- Gửi chi phí (nhân viên): Qua trình duyệt web (mobile/computer), tải biên lai hoặc nhập thủ công.
5. Trung tâm Hiệu suất (Performance Centre)
- Tạo biểu đồ tùy chỉnh để theo dõi các chỉ số kinh doanh.
- Cách tạo: Add New Chart > Chọn chỉ số > Tùy chỉnh (loại biểu đồ, thời gian, nhóm dữ liệu) > Thêm vào Dashboard.
- Chỉnh sửa/xóa: Reports > Performance Centre > Edit/Delete Chart.
6. Trường tùy chỉnh (Custom Fields)
- Thêm tối đa 12 trường tùy chỉnh cho mỗi biểu mẫu (hóa đơn, đơn mua hàng, hồ sơ khách hàng/nhà cung cấp).
- Cách tạo: Settings > Custom Fields > Add Custom Field > Chọn loại dữ liệu (text, number, date, dropdown) > Lưu.
- Quản lý: Xem/tắt kích hoạt từ Custom Fields page.
7. Báo cáo tùy chỉnh (Custom Reports)
- Tạo báo cáo tài chính tùy chỉnh với bộ lọc, bảng tổng hợp (pivot tables), và biểu đồ.
- Cách tạo: Reports > Create New Report > Tùy chỉnh (date range, group, filter) > Lưu.
- Lên lịch gửi email: Custom Reports > Create a Schedule > Đặt tần suất và email nhận.
8. Nhận diện doanh thu (Revenue Recognition)
- Ghi nhận doanh thu dần theo thời gian (ví dụ: dịch vụ trả trước).
- Cài đặt: Settings > Account and Settings > Sales > Bật Revenue Recognition.
- Thêm dịch vụ: Sales > Products & Services > New Service > Bật nhận diện doanh thu > Chọn tài khoản và thời gian.
- Tạo hóa đơn: New > Invoice > Thêm dịch vụ > Chọn ngày bắt đầu > Xem lịch trình nhận diện.
9. Sao lưu và khôi phục dữ liệu (Backup and Restore)
- Sao lưu tự động và khôi phục dữ liệu đến một thời điểm cụ thể.
- Dữ liệu có thể sao lưu: Giao dịch, danh sách (khách hàng, nhà cung cấp), tệp đính kèm.
- Dữ liệu không sao lưu: Báo cáo hòa giải, giao dịch định kỳ, quy tắc ngân hàng.
- Bật sao lưu: Settings > Back Up Company > Kích hoạt.
- Sao lưu thủ công: Chọn Incremental/Full/Complete > Request Backup.
- Kết nối Google Drive/Dropbox: Local Backup > Link Service (lưu ý: không khôi phục được từ Local Backup).
- Khôi phục: Chọn ngày/giờ > Nhập “AGREE” > Start Restore.
10. Quyền vai trò tùy chỉnh (Custom Role Permissions)
- Kiểm soát quyền truy cập cho từng người dùng.
- Thêm vai trò: Settings > Manage Users > Roles > Add Role > Chọn quyền > Lưu.
- Vai trò theo địa điểm: Chọn Sales > Gán địa điểm.
- Gán vai trò: Add User > Chọn vai trò > Gửi lời mời.
- Chỉnh sửa/kích hoạt lại: Roles/Users tab > Edit/Deactivate/Reactivate.
