Tài liệu Mastering QuickBooks Level 1 Online Edition Learning Manual là một hướng dẫn đào tạo về cách sử dụng QuickBooks Online, được chia thành hai ngày học với các chương cụ thể.
Ngày 1
Chương 1: Thiết lập QuickBooks Online (Trang 9-20)
- Mục tiêu: Hướng dẫn cách bắt đầu sử dụng QuickBooks Online (QBO) từ việc tạo tài khoản đến liên kết ngân hàng.
- Nội dung chi tiết:
- Giới thiệu (Trang 10):
- Mục tiêu học tập: Hiểu tính năng QBO, giải quyết vấn đề thường gặp, khám phá mẹo sử dụng.
- Về Intuit: Nhà cung cấp giải pháp tài chính (QuickBooks, TurboTax, v.v.).
- Về Real World Training: Thành lập 1992, đã đào tạo hơn 1,5 triệu học viên.
- Thiết lập QBO (Trang 12):
- 5 bước chính: Tạo tài khoản, tùy chỉnh, nhập dữ liệu, nhập số dư ban đầu, liên kết ngân hàng.
- Bước 1: Tạo tài khoản (Trang 12-13):
- Truy cập quickbooks.intuit.com/pricing, chọn phiên bản, bắt đầu dùng thử miễn phí.
- Bước 2: Tùy chỉnh (Trang 14-15):
- Chọn chế độ xem (Accountant View hoặc Business View), cập nhật cài đặt qua menu Gear > Account and Settings.
- Bước 3: Nhập dữ liệu (Trang 16-18):
- Từ QuickBooks Desktop: Xuất file công ty qua menu Company.
- Từ chương trình khác: Nhập danh sách (khách hàng, nhà cung cấp) bằng CSV/Excel qua Gear > Import Data.
- Mẹo chuyển đổi: Đối chiếu tài khoản, nộp thuế trước khi chuyển.
- Bước 4: Nhập số dư ban đầu (Trang 19):
- 3 cách: Nhập khi tạo tài khoản, dùng ngân hàng trực tuyến, hoặc ghi nhật ký (Journal Entry).
- Bước 5: Liên kết ngân hàng (Trang 20):
- Kết nối qua Banking > Connect account, chọn khoảng thời gian tải giao dịch.
- Thử nghiệm QBO (Trang 20):
- Dùng file mẫu tại qbo.intuit.com/redir/testdrive, hết hạn sau 1 giờ không hoạt động.
Chương 2: Làm quen giao diện (Trang 21-26)
- Mục tiêu: Hiểu cách di chuyển và sử dụng giao diện QBO.
- Nội dung chi tiết:
- Bảng điều khiển (Dashboard) (Trang 22):
- Hiển thị thông tin tài chính nhanh (số dư ngân hàng, v.v.), có chế độ riêng tư (Private Mode).
- Di chuyển trong QBO (Trang 23-25):
- Thanh điều hướng (Navigation Bar): Truy cập thông tin khách hàng, nhà cung cấp, giao dịch.
- Menu New (+): Ghi nhận giao dịch (hóa đơn, chi phí, lương, v.v.), khác nhau giữa Accountant View và Business View.
- Menu Gear: Quản lý cài đặt công ty, danh sách, công cụ (nhập/xuất dữ liệu, đối chiếu).
- Chuyển đổi chế độ xem qua Gear > Account and Settings > Advanced.
- Giao diện giao dịch (Trang 26):
- 4 phần chính: “Ai?” (đối tác), “Khi nào?” (ngày), “Cái gì?” (sản phẩm/dịch vụ), “Bao nhiêu?” (số tiền).
Chương 3: Danh sách (Trang 27-29)
- Mục tiêu: Hiểu cách QBO tổ chức thông tin qua danh sách.
- Nội dung chi tiết:
- Danh sách là gì? (Trang 28):
- Lưu thông tin khách hàng, nhà cung cấp, sản phẩm để tiết kiệm thời gian, tìm giao dịch, theo dõi nợ.
- Loại danh sách (Trang 28):
- Danh sách tên (Names Lists): Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên – có giao diện Center để lọc/sắp xếp.
- Danh sách khác: Biểu đồ tài khoản, Sản phẩm/Dịch vụ – ít tùy chọn hơn.
- Chi tiết danh sách tên (Trang 29):
- Khách hàng: Người trả tiền (hóa đơn, quyên góp).
- Nhà cung cấp: Người nhận tiền (hóa đơn, 1099).
- Nhân viên: Người nhận lương (W-2), không bao gồm nhà thầu (1099).
- Xem tất cả danh sách: Gear > All Lists.
Chương 4: Báo cáo tài chính (Trang 29-38)
- Mục tiêu: Hiểu cách tạo và quản lý báo cáo tài chính trong QBO.
- Nội dung chi tiết:
- Báo cáo tài chính (Trang 30): Công cụ theo dõi hiệu suất kinh doanh.
- Danh mục tài khoản (Trang 33): Phân loại tài sản, nợ, vốn, doanh thu, chi phí.
- Thêm tài khoản/phụ tài khoản (Trang 34): Qua Gear > Chart of Accounts.
- Thu gọn báo cáo (Trang 36): Giảm chi tiết để dễ đọc.
- Nhật ký (Journal Entries) (Trang 37): Ghi nhận giao dịch phức tạp.
- Tiền mặt vs Dồn tích (Trang 38): Cơ sở kế toán ảnh hưởng báo cáo.
Chương 5: Sản phẩm và Dịch vụ (Trang 39-42)
- Mục tiêu: Thiết lập và quản lý danh mục sản phẩm/dịch vụ.
- Nội dung chi tiết:
- Cài đặt (Trang 40): Gear > Products and Services.
- Hiểu sản phẩm/dịch vụ (Trang 41): Phân loại (hàng tồn kho, dịch vụ, không tồn kho).
- Thêm sản phẩm/dịch vụ (Trang 42): Nhập tên, giá bán, tài khoản thu nhập/chi phí.
Chương 6: Thu tiền I (Trang 47-54)
- Mục tiêu: Ghi nhận doanh thu từ khách hàng.
- Nội dung chi tiết:
- Khách hàng (Trang 48): Quản lý thông tin người mua.
- Phương thức ghi nhận (Trang 51):
- Hóa đơn (Invoice): Bán chịu, theo dõi qua tài khoản phải thu (A/R).
- Tài khoản phải thu (Trang 52): Theo dõi tiền khách hàng nợ.
- Quỹ chưa nộp (Undeposited Funds) (Trang 54): Lưu tạm tiền trước khi nộp ngân hàng.
Chương 7: Thu tiền II (Trang 55-64)
- Mục tiêu: Tiếp tục các phương thức thu tiền khác.
- Nội dung chi tiết:
- Biên nhận bán hàng (Sales Receipts): Thanh toán ngay (Trang 56).
- Nộp tiền (Make Deposits): Chuyển quỹ chưa nộp vào ngân hàng (Trang 57).
- Nhập từ chương trình khác (Trang 58): Đồng bộ dữ liệu.
- Hoàn tiền, tín dụng, báo cáo khách hàng (Trang 59-64): Quản lý hoàn tiền, tín dụng, gửi sao kê.
Chương 8: Tùy chỉnh QuickBooks (Trang 65-70)
- Mục tiêu: Cá nhân hóa QBO cho doanh nghiệp.
- Nội dung chi tiết:
- Cài đặt công ty (Trang 66): Gear > Account and Settings.
- Nhãn khách hàng (Trang 66): Đổi tên “Khách hàng” thành “Học sinh”, “Bệnh nhân”, v.v.
- Tùy chỉnh biểu mẫu/email (Trang 67-70): Thay đổi hóa đơn, mẫu email.
Chương 9: Tiết kiệm thời gian (Trang 73-77)
- Mục tiêu: Tăng hiệu quả sử dụng QBO.
- Nội dung chi tiết:
- Tìm giao dịch (Trang 74): Dùng Search/Recent Transactions.
- Giao dịch định kỳ (Trang 75): Tự động hóa hóa đơn/chi phí lặp lại.
- Phím tắt (Trang 77): Tăng tốc thao tác.
- Thanh toán trực tuyến (Trang 77): Kích hoạt QuickBooks Payments.
Chương 10: Dự toán (Trang 78-83)
- Mục tiêu: Tạo và quản lý dự toán bán hàng.
- Nội dung chi tiết:
- Dự toán (Trang 79): New (+) > Estimate.
- Hóa đơn từ dự toán (Trang 81): Chuyển dự toán thành hóa đơn.
- Hóa đơn tiến độ (Trang 83): Chia nhỏ thanh toán theo giai đoạn.
Chương 11: Thuế bán hàng (Trang 84-90)
- Mục tiêu: Thiết lập và nộp thuế bán hàng.
- Nội dung chi tiết:
- Thiết lập thuế (Trang 85): Gear > Taxes.
- Khách hàng không chịu thuế (Trang 87): Đánh dấu miễn thuế.
- Hóa đơn thuế (Trang 89): Thêm thuế vào hóa đơn.
- Nộp thuế (Trang 90): Thanh toán qua Taxes > Sales Tax.
Ngày 2
Chương 12: Chi tiền I (Trang 91-100)
- Mục tiêu: Ghi nhận chi tiêu cho nhà cung cấp.
- Nội dung chi tiết:
- Nhà cung cấp (Trang 92): Quản lý thông tin người bán.
- Theo dõi tài khoản phải trả (A/P) (Trang 94): Dùng hóa đơn (Bill).
- Không theo dõi A/P (Trang 97): Ghi séc (Check) hoặc chi phí (Expense).
- Báo cáo (Trang 100): Theo dõi chi tiêu.
Chương 13: Chi tiền II (Trang 101-108)
- Mục tiêu: Quản lý chi tiêu phức tạp hơn.
- Nội dung chi tiết:
- Thẻ tín dụng (Trang 102): Ghi nhận giao dịch thẻ.
- Tín dụng nhà cung cấp (Trang 106): Xử lý hoàn tiền từ nhà cung cấp.
- Hủy vs Xóa séc (Trang 108): Hủy giữ lịch sử, xóa xóa hoàn toàn.
Chương 14: Ngân hàng trực tuyến (Trang 109-124)
- Mục tiêu: Đồng bộ giao dịch ngân hàng với QBO.
- Nội dung chi tiết:
- Thêm tài khoản (Trang 110): Banking > Connect account.
- Quản lý giao dịch tải về (Trang 114-124): Phân loại, loại trừ, chuyển khoản, thanh toán thẻ.
Chương 15: Đối chiếu tài khoản (Trang 125-129)
- Mục tiêu: Đảm bảo số dư QBO khớp với ngân hàng.
- Nội dung chi tiết:
- Đối chiếu (Trang 126): Tools > Reconcile.
- Chênh lệch (Trang 128): Xử lý sai lệch.
- Báo cáo (Trang 129): Xem kết quả đối chiếu.
Chương 16: Ứng dụng di động (Trang 131-142)
- Mục tiêu: Sử dụng QBO trên điện thoại.
- Nội dung chi tiết:
- Cài đặt (Trang 132): Tải ứng dụng, đăng nhập.
- Giao diện (Trang 133-142): Xem thông tin, giao dịch, báo cáo trên app.
Chương 17: Làm việc với báo cáo (Trang 145-160)
- Mục tiêu: Tùy chỉnh và chia sẻ báo cáo.
- Nội dung chi tiết:
- Chạy báo cáo (Trang 146): Reports > chọn loại báo cáo.
- Tùy chỉnh (Trang 150-158): Thay đổi ngày, số liệu, cột, bộ lọc.
- Lưu/gửi (Trang 159-160): Lưu tùy chỉnh, gửi email định kỳ.
Chương 18: Nhiệm vụ kế toán (Trang 163-168)
- Mục tiêu: Quản lý tác vụ kế toán nâng cao.
- Nội dung chi tiết:
- Số tài khoản (Trang 164): Gán số cho tài khoản.
- Ngày khóa sổ (Trang 165): Ngăn chỉnh sửa sau ngày nhất định.
- Quản lý người dùng (Trang 166): Gear > Manage Users.
- Nhật ký kiểm toán (Trang 168): Theo dõi thay đổi.
Chương 19: Thiết lập lương (Trang 169-184)
- Mục tiêu: Cấu hình tính lương trong QBO.
- Nội dung chi tiết:
- Kích hoạt lương (Trang 170): Gear > Payroll.
- Thiết lập (Trang 171-184): Nhập thông tin công ty, nhân viên (W-4, lịch lương, khấu trừ), thuế, gửi trực tiếp.
Chương 20: Chu kỳ lương (Trang 185-192)
- Mục tiêu: Quản lý quy trình trả lương.
- Nội dung chi tiết:
- Trả lương (Trang 186): New (+) > Payroll.
- Xem thuế (Trang 188): Theo dõi thuế phải nộp.
- Thanh toán khoản phải trả (Trang 191-192): Nộp khấu trừ qua séc/chi phí.
Chương 21: Hàng tồn kho (Trang 201-207)
- Mục tiêu: Theo dõi và quản lý tồn kho.
- Nội dung chi tiết:
- Theo dõi (Trang 202-203): Kích hoạt qua Gear > Account and Settings, thêm mặt hàng.
- Đơn đặt hàng (Trang 204): Tạo PO, xem danh sách PO mở.
- Nhận hàng (Trang 205): Cập nhật qua Bill/Check/Expense.
- Báo cáo (Trang 206): Tổng quan và chi tiết tồn kho.
- Điều chỉnh (Trang 207): Cập nhật số lượng thực tế.
