Làm thế nào để lập kế hoạch và lịch trình triển khai dự án, thì đây là tài liệu bạn cần, nó cung cấp cho bạn rất chi tiết về các kỹ thuật, lý thuyết để lập kế hoạch, và xây dựng lịch trình triển khai dự án, đặc biệt là các dự án bất động sản
Giới thiệu
Đây là tài liệu từ khóa học “SBS5224 Engineering Management” với chủ đề “Lập kế hoạch và Lập lịch Dự án” thuộc Khoa Khoa học và Công nghệ.
- Giải thích: Phần này giới thiệu cơ bản về khóa học và chủ đề chính, nhấn mạnh tầm quan trọng của lập kế hoạch và lập lịch trong quản lý kỹ thuật.
Mục tiêu học tập
Sau bài giảng này, bạn sẽ có khả năng:
- Định nghĩa lập kế hoạch và lập lịch dự án.
- Mô tả việc sử dụng Cấu trúc Phân chia Công việc (WBS).
- Thảo luận về mục tiêu của lập kế hoạch dự án.
- Giải thích các nguyên tắc lập kế hoạch và lập lịch.
- Xác định vai trò của các bên trong lập kế hoạch.
- Áp dụng các kỹ thuật lập kế hoạch và lập lịch.
- Giải thích: Đây là kim chỉ nam cho bài giảng, giúp người học hiểu rõ những gì cần nắm vững, từ lý thuyết cơ bản đến ứng dụng thực tế.
Định nghĩa
- Lập kế hoạch dự án: Quá trình xác định tất cả các hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án thành công.
- Lập lịch dự án: Quá trình xác định thứ tự các hoạt động đã lập kế hoạch, gán thời gian thực tế cho từng hoạt động, và xác định ngày bắt đầu/kết thúc.
Lập kế hoạch là tiền đề cho lập lịch vì không thể xác định thứ tự hoặc thời gian nếu chưa xác định hoạt động. - Giải thích: Phần này phân biệt rõ ràng giữa lập kế hoạch (xác định “cái gì”) và lập lịch (xác định “khi nào” và “như thế nào”), đặt nền tảng cho các phần sau.
“Project planning” và “project scheduling” thường được dùng thay thế nhau vì chúng được thực hiện tương tác. Một danh sách hoạt động cụ thể có thể được lập kế hoạch và lập lịch cho dự án. Lịch trình được xem xét, thêm hoạt động mới hoặc sắp xếp lại để có lịch trình tối ưu.
- Planning khó hơn scheduling vì đòi hỏi khả năng xác định toàn bộ công việc cần thiết.
- Work Breakdown Structure (WBS) là công cụ quan trọng để tạo danh sách hoạt động.
- Giải thích: Phần này nhấn mạnh mối quan hệ chặt chẽ giữa hai khái niệm và giới thiệu WBS như bước quan trọng trong quy trình.
Work Breakdown Structure (WBS)
Đối với bất kỳ dự án nào, lớn hay nhỏ, cần phát triển một Work Breakdown Structure (WBS) rõ ràng để chia dự án thành các phần có thể quản lý được.
- Ý tưởng đơn giản: để quản lý toàn bộ dự án, phải quản lý từng phần.
- WBS là nền tảng của kế hoạch công việc, xác định công việc, chuyên môn cần thiết, hỗ trợ chọn đội dự án, và là cơ sở cho lập lịch và kiểm soát.
- WBS là biểu đồ phân cấp, với đơn vị nhỏ nhất là work package (gói công việc), cần được định nghĩa chi tiết để đo lường, lập ngân sách, lập lịch và kiểm soát.
- Giải thích: WBS là công cụ cốt lõi, giúp phân chia công việc phức tạp thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý, đảm bảo dự án được tổ chức tốt.
WBS được minh họa dưới dạng sơ đồ phân cấp (dạng cây) với các mức khác nhau. Số mức trong WBS phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của dự án.
- Giải thích: Phần này cung cấp hình ảnh trực quan về WBS, nhấn mạnh tính linh hoạt của nó tùy thuộc vào dự án.
Phát triển WBS là quá trình liên tục, bắt đầu khi dự án được giao và kết thúc khi tất cả work packages được định nghĩa.
- Mẫu Work Package bao gồm:
- Phạm vi (Scope): Phạm vi công việc, dịch vụ cung cấp, dịch vụ không bao gồm.
- Ngân sách (Budget): Nhân sự, tổng giờ làm việc, giờ máy tính.
- Lịch trình (Schedule): Mã OBS, nhiệm vụ, ngày bắt đầu.
- Giải thích: Phần này chi tiết hóa cách định nghĩa một work package, nhấn mạnh rằng WBS không tĩnh mà phát triển theo thời gian, với mẫu thực tế để quản lý từng phần công việc.
Lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch là trung tâm của quản lý dự án tốt, phối hợp công việc của tất cả các bên.
- Thiết lập tiêu chuẩn cho hệ thống kiểm soát dự án (số lượng, chi phí, thời gian).
- Cần mô tả rõ công việc trước khi bắt đầu, nhưng phải linh hoạt với các thay đổi, đặc biệt ở giai đoạn đầu.
- Giải thích: Phần này nhấn mạnh vai trò của lập kế hoạch như “trái tim” của dự án, lưu ý rằng thay đổi là không thể tránh khỏi và cần được dự trù.
Kết quả mong muốn của lập kế hoạch
Danh sách 12 kết quả mong đợi:
- Hoàn thành đúng hạn.
- Luồng công việc liên tục.
- Giảm làm lại.
- Giảm nhầm lẫn.
- Tăng hiểu biết về trạng thái dự án.
- Báo cáo kịp thời.
- Kiểm soát dự án.
- Biết thời gian các phần quan trọng.
- Biết phân bổ chi phí.
- Xác định trách nhiệm.
- Hiểu rõ ai làm gì, khi nào, bao nhiêu.
- Tích hợp công việc để đảm bảo chất lượng.
- Giải thích: Đây là các lợi ích thực tế của lập kế hoạch và lập lịch tốt, giúp dự án hiệu quả và đạt mục tiêu.
Nguyên tắc lập kế hoạch và lập lịch
- Phải có kế hoạch rõ ràng để hướng dẫn dự án.
- Kế hoạch tích hợp 3 yếu tố: phạm vi (scope), ngân sách (budget), lịch trình (schedule).
- Chia dự án thành các đơn vị công việc rõ ràng (dùng WBS), chọn đội ngũ có chuyên môn, xác định chi tiết công việc, thời gian và chi phí.
- Giải thích: Phần này nhấn mạnh sự tích hợp của 3 yếu tố cốt lõi và vai trò của WBS trong việc xây dựng kế hoạch tổng thể.
Kế hoạch phải xác định rõ trách nhiệm, lịch trình, ngân sách, và vấn đề dự kiến.
- 7 nguyên tắc chính:
- Lập kế hoạch trước khi bắt đầu.
- Tham gia người thực hiện vào lập kế hoạch.
- Bao gồm tất cả khía cạnh (phạm vi, ngân sách, lịch, chất lượng).
- Linh hoạt, dự phòng thay đổi.
- Lịch không bao giờ chính xác tuyệt đối.
- Giữ kế hoạch đơn giản.
- Truyền đạt kế hoạch cho tất cả các bên.
- Giải thích: Các nguyên tắc này là kim chỉ nam thực tế, nhấn mạnh tính thực dụng và giao tiếp trong quản lý dự án.
Trách nhiệm của các bên
- Chủ đầu tư (Owner):
- Đặt ngày hoàn thành, ưu tiên các thành phần dự án.
- Hỗ trợ nhà thiết kế và nhà thầu trong lập lịch.
- Giải thích: Chủ đầu tư đóng vai trò định hướng, ảnh hưởng lớn đến lịch trình của các bên khác.
- Nhà thiết kế (Designer): Lập lịch thiết kế phù hợp với lịch của chủ đầu tư, ưu tiên theo nhu cầu.
- Nhà thầu (Contractor): Lập lịch thi công, bao gồm mua sắm, lao động, thiết bị, và phối hợp với nhà thầu phụ.
- Giải thích: Mỗi bên có trách nhiệm cụ thể, nhưng đều hướng tới mục tiêu chung là chất lượng dự án.
Lập lịch dự án
- Mục đích: Hiển thị mối quan hệ giữa các hoạt động, xác định thứ tự, đặt thời gian/chi phí thực tế, tối ưu hóa nguồn lực.
- Kết quả: Xác định thứ tự, thời gian, chi phí, và các hoạt động quan trọng (critical activities).
- Giải thích: Phần này chuyển trọng tâm sang lập lịch, nhấn mạnh vai trò của nó trong việc tổ chức và tối ưu hóa dự án.
Kỹ thuật lập kế hoạch và lập lịch
- Kỹ thuật phụ thuộc vào kích thước, độ phức tạp, thời gian, nhân sự, và yêu cầu của chủ đầu tư.
- Các phương pháp:
- Gantt Chart.
- Network Analysis Systems (NAS): CPM (xác định) và PERT (xác suất).
- Giải thích: Giới thiệu các công cụ chính để lập lịch, từ đơn giản (Gantt) đến phức tạp (CPM, PERT).
Gantt Chart
- Biểu đồ thanh thời gian, do Henry L. Gantt phát triển.
- Ưu điểm: Dễ dùng, dễ hiểu.
- Nhược điểm: Khó cập nhật, không hiển thị phụ thuộc, không tích hợp chi phí/nguồn lực.
- Giải thích: Gantt Chart phù hợp cho lập lịch tổng thể, nhưng hạn chế trong chi tiết.
- Project Summary Task: Nhiệm vụ tổng thể của dự án.
- Summary Task: Nhiệm vụ có các subtasks cấp thấp hơn.
- Giải thích: Phần này cung cấp cách phân loại nhiệm vụ trong Gantt Chart, giúp tổ chức công việc.
Network Analysis Method (NAS)
- Phương pháp toàn diện để lập kế hoạch, lập lịch, và kiểm soát.
- Dùng sơ đồ mạng để hiển thị hoạt động và phụ thuộc.
- Các bước của CPM/PERT:
- Xác định hoạt động.
- Xác định mối quan hệ.
- Vẽ mạng.
- Gán thời gian/chi phí.
- Tính đường găng (critical path).
- Sử dụng mạng để quản lý.
- Giải thích: NAS là bước tiến từ Gantt Chart, cung cấp cái nhìn chi tiết hơn về dự án.
Critical Path Method (CPM)
- Phát triển năm 1956, phổ biến trong kỹ thuật và xây dựng.
- Đặc điểm: Đơn giản, tính toán dễ, có phần mềm hỗ trợ.
- Khó khăn lớn nhất là xác định và liên kết các hoạt động.
- Có 2 loại sơ đồ: Precedence Diagram (AON) và Arrow Diagram (AOA).
- Giải thích: CPM là công cụ mạnh mẽ để xác định đường găng, tối ưu hóa thời gian dự án.
Activity (Các khái niệm trong CPM)
- Early Start (ES): Thời gian sớm nhất để bắt đầu.
- Early Finish (EF): Thời gian sớm nhất để kết thúc (ES + D).
- Late Finish (LF): Thời gian muộn nhất để kết thúc.
- Late Start (LS): Thời gian muộn nhất để bắt đầu (LF – D).
- Total Float (TF): Thời gian trì hoãn mà không ảnh hưởng đến dự án (LF – EF).
- Free Float (FF): Thời gian trì hoãn mà không ảnh hưởng đến hoạt động tiếp theo.
- Critical Path: Chuỗi hoạt động có float bằng 0, quyết định thời gian tối thiểu.
- Dummy Activity: Hoạt động không tốn thời gian, dùng để chỉ phụ thuộc.
- Giải thích: Các khái niệm này là nền tảng để phân tích mạng CPM, giúp xác định thời gian và độ linh hoạt.
Activity-On-Node (AON)
- Phương pháp AON liệt kê hoạt động và tiền nhiệm (predecessor).
- Ví dụ: A → D, F; C → E; B, D, E → G.
- Giải thích: AON là cách biểu diễn mạng phổ biến, dễ hiểu, với mỗi nút là một hoạt động.
Activity-On-Arrow (AOA)
- Phương pháp AOA dùng mũi tên để biểu diễn hoạt động.
- Ví dụ sơ đồ với các sự kiện (event) và hoạt động.
- Giải thích: AOA khác AON ở cách biểu diễn, dùng mũi tên thay vì nút, phù hợp cho một số dự án phức tạp.
- Ví dụ cụ thể với các hoạt động và tiền nhiệm: A → C → E → G; B → D → F → H.
- Giải thích: Cung cấp ví dụ thực tế để minh họa cách xây dựng mạng AOA.
- Dummy activity không tốn thời gian/nguồn lực, dùng để biểu thị phụ thuộc trong AOA.
- Ví dụ: F và G cùng phụ thuộc E và dẫn đến H; A và B có tiền nhiệm khác nhau nhưng cùng dẫn đến E.
- Giải thích: Dummy activity là đặc trưng của AOA, giúp giải quyết các mối quan hệ phức tạp.
- Bảng hoạt động với thời gian (t_e) và tiền nhiệm:
- 1-2: Obtain material (0.5 ngày).
- 1-3: Obtain mixer (1 ngày).
- 3-6: Mix concrete (0.25 ngày), v.v.
- Giải thích: Ví dụ cụ thể về dự án xây dựng, minh họa cách áp dụng AOA trong thực tế.
Node
- Xác định ES, EF, LS, LF cho mỗi hoạt động.
- Total Float là thời gian trì hoãn cho phép.
- Critical Path là đường dài nhất, có slack bằng 0.
- Giải thích: Phần này giải thích cách tính toán thời gian và xác định đường găng trong mạng.
Computation
- Forward Pass: Tính ES và EF, lấy EF muộn nhất của tiền nhiệm làm ES của hoạt động tiếp theo.
- Backward Pass: Tính LF và LS, bắt đầu từ cuối dự án.
- Giải thích: Hai quy trình này là cốt lõi của phân tích mạng, giúp xác định thời gian và đường găng.
Forward Pass Procedure
- Ví dụ với các hoạt động A, B, C, D, E, F, G và thời gian:
- A: 2 ngày, B: 6 ngày, C: 4 ngày, v.v.
- Tính ES và EF: EF = ES + D; ES = max(EF tiền nhiệm).
- Giải thích: Minh họa cách tính thời gian sớm nhất, là bước đầu tiên trong phân tích CPM.
Backward Pass và Float
- Tính LF và LS: LS = LF – D; LF = min(LS của hoạt động tiếp theo).
- Tính Float: TF = LS – ES hoặc LF – EF.
- Đường găng: C → E → G (11 ngày).
- Giải thích: Hoàn thiện phân tích mạng bằng cách tính thời gian muộn nhất và xác định độ linh hoạt.
Gantt Chart Method
- Vẽ Gantt Chart dựa trên ES và LS, hiển thị đường găng và float.
- Ví dụ: A (float 4), B (float 3), C (float 0), v.v.
- Giải thích: Chuyển đổi mạng sang biểu đồ Gantt, trực quan hóa thời gian và độ linh hoạt.
Cost Distribution
- Phân bổ chi phí theo thời gian, dùng S-Curve để biểu thị chi phí tích lũy.
- Target schedule là trung điểm giữa ES và LS.
- Giải thích: Liên kết lịch trình với chi phí, giúp quản lý tài chính dự án.
PERT
- PERT áp dụng CPM với sự không chắc chắn, dùng 3 ước lượng thời gian: optimistic (a), pessimistic (b), most likely (m).
- Công thức: ( t_e = (a + 4m + b) / 6 ); ( s = (b – a) / 6 ).
- Phân phối thời gian: β-distribution cho hoạt động, normal distribution cho tổng thời gian.
- Giải thích: PERT mở rộng CPM để xử lý sự không chắc chắn, phù hợp với dự án phức tạp.
PERT Analysis
- Ví dụ PERT với ( t_e ) và ( s^2 ) cho các hoạt động.
- Tổng thời gian: 11.83 ngày; phương sai V = 1.694; ( S = 1.302 ).
- Giải thích: Áp dụng PERT vào ví dụ cụ thể, tính toán thời gian và độ biến thiên.
Uncertainty Analysis
- Phân phối thời gian hoàn thành là normal distribution.
- Tính xác suất hoàn thành:
- P(T ≤ 13) = 0.8159.
- P(T ≤ 11) = 0.2611.
- Giải thích: Dùng phân tích xác suất để dự đoán khả năng hoàn thành đúng hạn.
Checklist
Bạn có thể:
- Phân biệt giữa lập kế hoạch và lập lịch dự án?
- Đề xuất lợi ích của WBS rõ ràng?
- Mô tả kết quả mong đợi của lập kế hoạch và lập lịch?
- Xác định trách nhiệm của các bên trong lập kế hoạch?
- Vẽ Gantt Chart?
- Xác định đường găng của dự án?
- Xác định tổng thời gian của dự án?
- Xác định phân bổ chi phí của dự án?
- Xác định xác suất hoàn thành dự án trước một số ngày nhất định?
- Giải thích: Tóm tắt các mục tiêu học tập, giúp người học tự đánh giá.
Tài liệu tham khảo
- Gorold D. Oberlender, “Project Management for Engineering and Construction”, New York: McGraw Hill Education.
- Tang S.L et al. (2003), “Modern Construction Project Management”, HK: HKU Press.
- Giải thích: Cung cấp nguồn tham khảo để nghiên cứu sâu hơn.
