Lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho doanh nghiệp

Hướng dẫn lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho doanh nghiệp

Ngân sách là xương sống của mọi doanh nghiệp, từ startup nhỏ đến tập đoàn lớn. Một kế hoạch phân bổ ngân sách hợp lý không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu mà còn đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả, thúc đẩy mục tiêu chiến lược. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về cách lập kế hoạch phân bổ ngân sách, dựa trên tài liệu từ Finance Alliance, đồng thời bổ sung các ví dụ sử dụng ứng dụng Acterys và Microsoft Dynamics 365 Business Central – hai giải pháp do BSD cung cấp – để minh họa cách áp dụng hiệu quả tại Việt Nam.

Ngân sách phân bổ là gì?

Phân bổ ngân sách là quá trình chia nhỏ nguồn tài chính của doanh nghiệp cho các phòng ban, dự án hoặc chi phí cụ thể. Đây là một nhiệm vụ không hề đơn giản, bởi mỗi phòng ban đều mong muốn có ngân sách lớn hơn, nhưng nguồn lực luôn có hạn. Mục tiêu chính của việc phân bổ ngân sách là:

Đáp ứng nhu cầu hoạt động: Đảm bảo mỗi phòng ban có đủ kinh phí để vận hành hiệu quả.
Hỗ trợ mục tiêu chiến lược: Chi tiêu phải phù hợp với các ưu tiên dài hạn của công ty.
Kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp tránh chi tiêu vượt mức hoặc sử dụng sai nguồn lực.

Ví dụ, một công ty sản xuất đồ nội thất tại Việt Nam có thể sử dụng Acterys để phân bổ ngân sách như sau:

Phòng sản xuất: 40% để mua nguyên vật liệu và bảo trì máy móc, theo dõi chi phí qua Business Central.
Phòng marketing: 30% cho chiến dịch quảng cáo sản phẩm mới, lập kế hoạch trên Acterys với các mẫu báo cáo Power BI.
Phòng nhân sự: 15% để đào tạo nhân viên, ghi nhận chi phí đào tạo trong Business Central.
Chi phí dự phòng: 15% để xử lý các tình huống bất ngờ như giá nguyên liệu tăng, được dự báo qua tính năng AI của Acterys.

Khi lập kế hoạch phân bổ ngân sách, bạn cần cân nhắc ba yếu tố chính:

Ưu tiên của công ty: Ví dụ, nếu mục tiêu là mở rộng thị trường, bạn cần ưu tiên chi cho marketing và phát triển sản phẩm.
Dự báo doanh thu: Đảm bảo ngân sách dựa trên nguồn thu khả thi, không phải mong muốn chủ quan.
Nhu cầu phòng ban: Mỗi phòng ban sẽ gửi yêu cầu chi phí, chẳng hạn như phần mềm, chiến dịch quảng cáo, hoặc thiết bị mới.

Tại sao cần kế hoạch phân bổ ngân sách?

Theo tài liệu, 50% startup thất bại do không có kế hoạch ngân sách rõ ràng. Điều này cho thấy vai trò sống còn của việc lập ngân sách. Dưới đây là những lợi ích chính:

Kiểm soát tài chính: Ngân sách giúp bạn biết tiền đang được chi như thế nào, tránh lãng phí. Ví dụ, một công ty bán lẻ tại Hà Nội sử dụng Business Central để theo dõi chi phí quảng cáo, nhận ra họ chi quá nhiều cho kênh không hiệu quả, từ đó chuyển hướng sang bán hàng trực tuyến, với kế hoạch ngân sách được xây dựng trên Acterys để dự báo ROI.
Tối ưu hóa nguồn lực: Đảm bảo tiền được chi vào nơi mang lại giá trị cao nhất.
Giảm rủi ro: Dự đoán và chuẩn bị cho các vấn đề tài chính, như biến động giá cả hoặc suy thoái kinh tế.
Định hướng chiến lược: Ngân sách giúp các phòng ban tập trung vào mục tiêu chung, chẳng hạn như tăng trưởng doanh thu hoặc cải thiện hiệu suất.
Đánh giá hiệu quả: So sánh chi tiêu thực tế với ngân sách để điều chỉnh kịp thời.

Một thống kê đáng chú ý là chỉ 31,3% doanh nghiệp có khả năng quan sát tốt cách tiền được chi tiêu, trong khi 40% không rõ tiền đi đâu. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc minh bạch và theo dõi chi tiêu, mà Business Central và Acterys có thể hỗ trợ hiệu quả.

Các bước lập kế hoạch phân bổ ngân sách

Dựa trên tài liệu, dưới đây là 10 bước chi tiết để lập kế hoạch phân bổ ngân sách, kèm theo ví dụ minh họa sử dụng Acterys và Business Central, cùng các cách thực hiện thực tế:

1. Hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty

Liên kết ngân sách với các mục tiêu dài hạn, như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới, hoặc cải thiện hiệu suất. Hãy làm việc chặt chẽ với ban lãnh đạo để xác định ưu tiên.

Ví dụ: Một công ty logistics tại TP.HCM đặt mục tiêu tăng 20% doanh thu bằng cách mở rộng đội xe. Họ sử dụng Acterys để lập kế hoạch ngân sách, ưu tiên chi cho mua xe mới và đào tạo tài xế, với chi phí được ghi nhận và theo dõi trong Business Central.
Thực hiện: Tổ chức họp với CEO và các trưởng phòng để thống nhất mục tiêu. Sử dụng tính năng báo cáo Power BI trong Acterys để trình bày các ưu tiên chiến lược.

2. Phân tích chi tiêu lịch sử

Xem xét dữ liệu tài chính trước đây để xác định xu hướng chi tiêu, điểm mạnh và điểm yếu. Điều này giúp bạn đặt giới hạn chi tiêu thực tế và tìm cơ hội tiết kiệm.

Ví dụ: Một nhà hàng tại Đà Nẵng dùng Business Central để phân tích chi phí nguyên liệu, nhận thấy chi phí tăng 15% mỗi năm do lạm phát. Họ sử dụng Acterys để lập kế hoạch ngân sách mới, tìm nhà cung cấp tiết kiệm hơn.
Thực hiện: Kết nối Business Central với Acterys qua Power BI để phân loại chi phí (trực tiếp, gián tiếp) và xác định các khoản chi không cần thiết.

3. Dự báo tài chính

Dự báo doanh thu, chi phí, dòng tiền và các khoản chi vốn dựa trên dữ liệu định lượng (số liệu bán hàng) và định tính (xu hướng thị trường). Điều này giúp bạn chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ.

Ví dụ: Một công ty may mặc dự báo doanh thu giảm do nhu cầu xuất khẩu giảm, sử dụng tính năng AI-driven forecasting của Acterys. Họ giảm ngân sách marketing quốc tế và tăng chi cho thị trường nội địa, với chi phí được ghi nhận trong Business Central.
Thực hiện: Sử dụng Acterys để tạo dự báo tài chính dựa trên dữ liệu từ Business Central, kết hợp với báo cáo thị trường từ Nielsen hoặc tin tức kinh tế.

4. Tham khảo ý kiến trưởng phòng ban

Hãy hỏi các trưởng phòng về nhu cầu tài chính và ưu tiên của họ. Điều này giúp bạn hiểu rõ thách thức của từng phòng ban và phân bổ ngân sách hợp lý.

Ví dụ: Phòng marketing của một công ty công nghệ cần thêm ngân sách cho quảng cáo Google Ads, lập kế hoạch trên Acterys, trong khi phòng IT cần nâng cấp server, ghi nhận chi phí trong Business Central.
Thực hiện: Sử dụng Acterys để tạo biểu mẫu yêu cầu ngân sách trên Power BI, yêu cầu các trưởng phòng cung cấp số liệu cụ thể, như: “Quảng cáo này sẽ mang về 500 khách hàng tiềm năng”.

5. Xây dựng đề xuất ngân sách sơ bộ

Tạo bản nháp ngân sách, nêu rõ cách phân bổ nguồn lực cho các phòng ban và dự án. Đây là cơ sở để thảo luận và tinh chỉnh trước khi hoàn thiện.

Ví dụ: Một công ty bất động sản sử dụng Acterys để đề xuất: 50% ngân sách cho phát triển dự án, 30% cho marketing, 20% cho vận hành, với chi tiết chi phí được nhập vào Business Central.
Thực hiện: Tạo báo cáo ngân sách sơ bộ trên Acterys với biểu đồ Power BI, giúp các bên liên quan dễ hình dung.

6. Đánh giá rủi ro và điều chỉnh

Xem xét các rủi ro tiềm ẩn, như suy thoái kinh tế hoặc thay đổi chính sách, và xây dựng kế hoạch dự phòng. Ngân sách cần linh hoạt để thích ứng với thay đổi.

Ví dụ: Một công ty du lịch sử dụng Acterys để dự báo rủi ro giãn cách xã hội, giữ 10% ngân sách làm quỹ dự phòng, theo dõi chi tiêu qua Business Central.
Thực hiện: Sử dụng tính năng what-if scenario của Acterys để mô phỏng rủi ro và dành 5-10% ngân sách cho chi phí bất ngờ.

7. Hoàn thiện và phê duyệt ngân sách

Trình bày kế hoạch ngân sách với ban lãnh đạo và hội đồng quản trị. Hãy giải thích rõ ràng lý do phân bổ và sử dụng số liệu để thuyết phục.

Ví dụ: Một công ty phần mềm sử dụng Acterys để trình bày rằng 40% ngân sách dành cho R&D sẽ giúp ra mắt sản phẩm mới, dự kiến tăng 15% doanh thu, với chi phí R&D được ghi nhận trong Business Central.
Thực hiện: Tạo báo cáo ngân sách trên Acterys với Power BI hoặc xuất sang Excel để trình bày cho ban lãnh đạo.

8. Triển khai ngân sách

Phối hợp với đội tài chính và các trưởng phòng để triển khai ngân sách. Đảm bảo mọi người hiểu rõ giới hạn chi tiêu của mình.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ gửi thông báo ngân sách hàng quý qua Business Central, với kế hoạch chi tiết được xây dựng trên Acterys.
Thực hiện: Sử dụng Business Central để phân quyền truy cập ngân sách và Acterys để cung cấp báo cáo trực quan cho các trưởng phòng.

9. Theo dõi ngân sách

Theo dõi chi tiêu thực tế so với ngân sách, xác định các sai lệch và điều chỉnh nếu cần. Hãy tập trung vào:

Chi tiêu: Mỗi phòng ban chi bao nhiêu so với ngân sách?
Sai lệch: Nếu có sự khác biệt lớn, hãy tìm nguyên nhân.
Điều chỉnh: Cắt giảm hoặc bổ sung ngân sách khi cần.
Ví dụ: Một công ty xây dựng sử dụng Business Central để ghi nhận chi vượt 20% của phòng vật tư do giá xi măng tăng. Họ điều chỉnh ngân sách trên Acterys bằng cách giảm chi phí vận chuyển.
Thực hiện: Kết nối Business Central với Acterys để tự động hóa báo cáo chi tiêu và sử dụng Power BI để phát hiện sai lệch.

10. Điều chỉnh ngân sách linh hoạt

Ngân sách không phải là bất biến. Hãy sẵn sàng điều chỉnh dựa trên thay đổi thực tế, như biến động thị trường hoặc ưu tiên mới.

Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử sử dụng Acterys để tăng ngân sách quảng cáo trong dịp Tết, với chi phí được theo dõi qua Business Central để đảm bảo không vượt ngân sách.
Realize: Sử dụng Acterys để chạy kịch bản what-if và cập nhật ngân sách hàng quý trên Business Central.

Ai chịu trách nhiệm quản lý ngân sách?

Quản lý ngân sách là nỗ lực chung của nhiều vai trò trong doanh nghiệp:

Giám đốc tài chính (CFO): Chịu trách nhiệm chiến lược, giám sát toàn bộ ngân sách.
Phòng tài chính: Theo dõi, báo cáo và phân tích chi tiêu hàng ngày.
Trưởng phòng ban: Quản lý ngân sách của phòng mình và báo cáo chi tiêu.
Kiểm soát viên tài chính (Controller): Đảm bảo tuân thủ ngân sách và phân tích sai lệch.
Nhà phân tích ngân sách: Hỗ trợ dự báo và xây dựng ngân sách.
Quản lý dự án: Quản lý ngân sách cho các dự án cụ thể.
Ban lãnh đạo: Định hướng chiến lược ngân sách.

Theo McKinsey, 72% CFO là người tham gia sâu nhất vào việc phân bổ ngân sách, nhưng sự phối hợp giữa các vai trò là yếu tố then chốt để thành công.

13 mẹo phân bổ ngân sách hiệu quả

Dựa trên tài liệu, đây là 13 mẹo giúp bạn phân bổ ngân sách tối ưu, kèm cách thực hiện áp dụng tại Việt Nam với Acterys và Business Central:

Thu hút sự tham gia của trưởng phòng ban sớm: Để họ đề xuất nhu cầu, tạo cảm giác đồng thuận.
Thực hiện: Sử dụng Acterys để tạo biểu mẫu yêu cầu ngân sách trên Power BI, gửi trước khi họp để tiết kiệm thời gian.
Áp dụng quy trình chuẩn hóa: Đảm bảo tính công bằng và nhất quán.
Thực hiện: Tạo mẫu ngân sách chung trên Acterys, tích hợp với Business Central để đồng bộ dữ liệu chi tiêu.
Phân tích chi tiêu lịch sử: Tìm xu hướng và cơ hội tiết kiệm.
Thực hiện: Sử dụng Business Central để trích xuất dữ liệu chi tiêu 2-3 năm, phân tích trên Acterys để dự đoán chi phí mùa cao điểm (Tết, hè).
Liên kết ngân sách với mục tiêu chung: Đảm bảo chi tiêu hỗ trợ chiến lược công ty.
Thực hiện: Tích hợp mục tiêu công ty vào báo cáo Acterys, hiển thị trên dashboard Power BI để nhắc nhở các phòng ban.
Dựa trên dự báo thực tế: Không dựa vào ngân sách năm trước.
Thực hiện: Sử dụng AI forecasting của Acterys, kết hợp dữ liệu từ Business Central và báo cáo kinh tế từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Dành ngân sách dự phòng: 5-10% ngân sách cho chi phí bất ngờ.
Thực hiện: Ghi rõ khoản dự phòng trong kế hoạch trên Acterys và theo dõi qua Business Central.
Ưu tiên hoạt động có ROI cao: Tập trung vào các dự án mang lại giá trị lớn.
Thực hiện: Yêu cầu các phòng ban cung cấp dự đoán ROI trên Acterys khi đề xuất chi tiêu lớn, với chi phí được ghi nhận trong Business Central.
Kiểm tra yêu cầu vượt ngân sách lịch sử: Đảm bảo các khoản chi lớn được chứng minh hợp lý.
Thực hiện: Sử dụng Business Central để so sánh chi tiêu lịch sử, yêu cầu báo cáo chi tiết trên Acterys cho khoản vượt quá 10%.
Phân bổ ngân sách theo giai đoạn: Cấp ngân sách hàng quý thay vì một lần.
Thực hiện: Thiết lập phân bổ hàng quý trên Acterys, đồng bộ chi tiêu với Business Central để kiểm soát chặt chẽ.
Thiết lập chính sách chuyển ngân sách: Cho phép linh hoạt nhưng có kiểm soát.
Thực hiện: Tạo quy trình phê duyệt chuyển ngân sách trong Business Central, theo dõi thay đổi trên Acterys.
So sánh chi tiêu thực tế và yêu cầu trách nhiệm: Định kỳ kiểm tra và trao đổi với trưởng phòng.
Thực hiện: Sử dụng báo cáo Power BI từ Acterys để so sánh chi tiêu thực tế từ Business Central, họp hàng tháng để thảo luận sai lệch.
Sử dụng công nghệ: Áp dụng phần mềm quản lý ngân sách để tự động hóa.
Thực hiện: Tận dụng Acterys và Business Central để tự động hóa theo dõi chi tiêu và lập kế hoạch ngân sách.
Xem xét ngân sách định kỳ: Điều chỉnh khi mục tiêu công ty thay đổi.
Thực hiện: Lên lịch đánh giá ngân sách trên Acterys vào tháng 6 và tháng 12, cập nhật chi tiêu trong Business Central.

Câu hỏi thường gặp về phân bổ ngân sách

Số tiền phân bổ là gì?
Là số tiền cụ thể được gán cho một phòng ban, dự án hoặc chi phí trong ngân sách tổng thể.
Làm sao tránh phân bổ ngân sách quá mức?
Dựa trên dự báo thực tế, theo dõi chi tiêu chặt chẽ và yêu cầu các phòng ban chứng minh nhu cầu chi.
Phương pháp phân bổ ngân sách tốt nhất là gì?
Không có phương pháp chung cho mọi doanh nghiệp. Các phương pháp phổ biến bao gồm:
- Ngân sách từ zero (Zero-based budgeting): Xây dựng từ đầu, yêu cầu chứng minh mọi chi phí.
- Ngân sách tăng dần (Incremental budgeting): Dựa trên ngân sách năm trước, điều chỉnh nhỏ.
- Ngân sách theo hoạt động (Activity-based budgeting): Dựa trên các hoạt động dự kiến.
Ai nên tham gia lập ngân sách?
CFO, phòng tài chính, trưởng phòng ban và ban lãnh đạo đều nên tham gia để đảm bảo tính toàn diện.

Thực hiện bổ sung từ BSD Blog

Hiểu bối cảnh Việt Nam: Các doanh nghiệp Việt Nam thường đối mặt với biến động giá cả (như nguyên liệu, xăng dầu) và thay đổi chính sách thuế. Hãy sử dụng Acterys để dự báo linh hoạt và Business Central để ghi nhận chi phí kịp thời.
Đào tạo nhân viên: Hãy tổ chức khóa học nội bộ về Acterys và Business Central hoặc liên hệ BSD để được hỗ trợ.
Tận dụng công nghệ giá rẻ: Acterys tích hợp với Power BI và Business Central cung cấp giải pháp toàn diện, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Tăng cường minh bạch: Sử dụng báo cáo trực quan từ Acterys để công khai ngân sách (ở mức phù hợp) và xây dựng lòng tin.

Kết luận

Lập kế hoạch phân bổ ngân sách không chỉ là việc chia tiền mà còn là nghệ thuật cân bằng giữa nhu cầu, ưu tiên và rủi ro. Bằng cách thực hiện các bước trên, từ hiểu mục tiêu chiến lược đến theo dõi và điều chỉnh linh hoạt, kết hợp với Acterys và Business Central, bạn có thể tạo ra một kế hoạch ngân sách hiệu quả, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Đừng quên tận dụng các mẹo thực tế và công nghệ từ BSD để đơn giản hóa quy trình, đặc biệt trong bối cảnh thị trường Việt Nam đầy biến động.

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu giải pháp Business Central và Acterys, các phương pháp tiếp cận và triển khai cho doanh nghiệp của bạn