Dưới đây là bản tóm tắt chi tiết bằng tiếng Việt của tài liệu “The Total Economic Impact™ Of A Migration To Microsoft Dynamics 365 Business Central” do Forrester Consulting thực hiện theo ủy quyền của Microsoft vào tháng 6 năm 2024.
Tóm tắt điều hành
Microsoft Dynamics 365 Business Central (Business Central) là một giải pháp quản lý doanh nghiệp dựa trên đám mây dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB). Nghiên cứu Total Economic Impact™ (TEI) của Forrester đánh giá lợi ích tài chính, chi phí và rủi ro khi chuyển từ các giải pháp ERP tại chỗ của Microsoft (như Dynamics NAV, GP hoặc Business Central tại chỗ) sang Business Central. Nghiên cứu cung cấp khung để các tổ chức đánh giá tiềm năng lợi tức đầu tư (ROI).
Forrester đã phỏng vấn 4 đại diện từ các tổ chức đã chuyển đổi gần đây và khảo sát 160 người ra quyết định để thu thập dữ liệu. Kết quả được tổng hợp thành một tổ chức tổng hợp với 150 nhân viên và doanh thu hàng năm 15 triệu USD. Các phát hiện chính bao gồm:
- Lợi ích định lượng (Giá trị hiện tại rủi ro điều chỉnh trong 3 năm):
- Cải thiện năng suất nhân viên: 12,5% cho nhân viên vận hành (trị giá 95.883 USD), 15% cho nhân viên bán hàng và 15,6% cho nhân viên tài chính, nhờ tự động hóa và truy cập dữ liệu thời gian thực giảm công việc thủ công.
- Tránh chi phí bên thứ ba: Hơn 80.000 USD mỗi năm (tổng 177.561 USD), loại bỏ chi phí tư vấn CNTT bên ngoài và báo cáo.
- Tránh chi phí cũ: Lên đến 53.000 USD mỗi năm (tổng 91.445 USD), tránh chi phí cơ sở hạ tầng, bảo trì và nâng cấp.
- Lợi nhuận từ đường ống bán hàng: 364.075 USD từ hiệu quả bán hàng cải thiện nhờ truy cập dữ liệu từ hiện trường.
- Tổng lợi ích: 729.000 USD trong 3 năm.
- Lợi ích không định lượng:
- Ra quyết định tốt hơn nhờ dữ liệu thời gian thực.
- Cải thiện trải nghiệm nhân viên nhờ giảm công việc thủ công và giao diện trực quan “
- Chi phí (Giá trị hiện tại rủi ro điều chỉnh trong 3 năm):
- Phí thuê bao: 82.000 USD cho 28 người dùng.
- Triển khai và quản lý: 118.000 USD, bao gồm nhân sự nội bộ và hỗ trợ từ đối tác trong 4 tháng, cộng với bảo trì liên tục.
- Tổng chi phí: 200.000 USD.
- Kết quả tài chính:
- ROI: 265%.
- Giá trị hiện tại ròng (NPV): 529.000 USD.
- Thời gian hoàn vốn: Dưới 6 tháng.
Nghiên cứu nhấn mạnh cách Business Central giải quyết các thách thức về khả năng mở rộng, khả năng hiển thị và chi phí của hệ thống ERP tại chỗ, hỗ trợ tăng trưởng và lợi nhuận cho SMB.
Hành trình khách hàng với Microsoft Dynamics 365 Business Central
Phần này nêu bật động lực, thách thức và mục tiêu thúc đẩy các tổ chức chuyển sang Business Central, dựa trên thông tin từ phỏng vấn và khảo sát.
- Thách thức chính với ERP tại chỗ:
- Mở rộng tốn kém: Sự phát triển làm tăng chi phí cơ sở hạ tầng, nhân sự và hỗ trợ từ đối tác.
- Ra quyết định tĩnh: Dữ liệu lỗi thời cản trở quyết định trong tài chính, vận hành và bán hàng, thường yêu cầu xuất thủ công sang Excel dễ xảy ra lỗi.
- Truy cập ngoài văn phòng hạn chế: Hệ thống tại chỗ giới hạn truy cập dữ liệu từ xa, làm chậm dịch vụ khách hàng.
- Độ phức tạp của tùy chỉnh: Duy trì tích hợp và tùy chỉnh tiêu tốn nhiều tài nguyên.
- Khó cập nhật: Các bản cập nhật phụ thuộc phiên bản đòi hỏi nỗ lực lớn.
- Mục tiêu đầu tư:
- Triển khai trên đám mây để mở rộng.
- Giao diện người dùng hiện đại, trực quan.
- Truy cập dữ liệu công ty thời gian thực mọi lúc, mọi nơi.
- Chức năng sẵn có không cần tùy chỉnh phức tạp.
- Cập nhật tự động.
- Hồ sơ tổ chức tổng hợp:
- Doanh thu: 15 triệu USD.
- Nhân viên: 150.
- Người dùng: 28 (tài chính, vận hành, bán hàng).
- Chuyển từ Dynamics NAV sang Business Central trên đám mây, loại bỏ 90% chi phí cũ vào năm thứ 3.
- Hoạt động khu vực với khách hàng/nhà cung cấp toàn cầu.
- Thông tin từ khảo sát:
- Mục tiêu hàng đầu: cải thiện quy trình tài chính (71%), năng suất nhân viên (70%), hiệu quả chi phí (69%), dịch vụ khách hàng (69%), khả năng hiển thị chuỗi cung ứng (64%) và ra quyết định dự đoán (56%).
Phân tích lợi ích
Phần này định lượng và mô tả lợi ích của việc chuyển sang Business Central cho tổ chức tổng hợp, được hỗ trợ bởi dữ liệu từ phỏng vấn và khảo sát.
- Tổng lợi ích (Giá trị hiện tại rủi ro điều chỉnh trong 3 năm): 728.964 USD
- Cải thiện năng suất nhân viên (95.883 USD):
- Bằng chứng: Tự động hóa giảm báo cáo/thỏa thuận thủ công (ví dụ: 25 giờ/tháng cho tài chính, 20 giờ/tháng cho vận hành). Dữ liệu thời gian thực cải thiện ra quyết định.
- Giả định: 4 người dùng tài chính tiết kiệm 25 giờ/tháng (15,6% thời gian lấy lại), 4 người dùng vận hành tiết kiệm 20 giờ/tháng (12,5%), với 42 USD/giờ, tỷ lệ tái sử dụng năng suất 50%.
- Rủi ro: Thay đổi theo kỹ năng nhân viên, khoảng cách ERP cũ và nhu cầu ngành. Điều chỉnh giảm 15%.
- Tránh chi phí bên thứ ba (177.561 USD):
- Bằng chứng: Loại bỏ báo cáo bên ngoài 5.000 USD/tháng và 80 giờ tư vấn CNTT hàng năm (300 USD/giờ) nhờ quản lý đám mây đơn giản hơn.
- Giả định: 60.000 USD/năm báo cáo, 24.000 USD/năm tư vấn tránh được.
- Rủi ro: Phụ thuộc vào chi tiêu trước đó và khả năng nội bộ. Điều chỉnh giảm 15%.
- Tránh chi phí giải pháp cũ (91.445 USD):
- Bằng chứng: Tránh 50.000 USD/năm chi phí cũ (cơ sở hạ tầng, bảo trì), giảm dần 50%-90% trong 3 năm, cộng thêm 16 giờ/tháng CNTT (42 USD/giờ).
- Giả định: 25.000-45.000 USD/năm cơ sở hạ tầng, 8.064 USD/năm hỗ trợ CNTT tránh được.
- Rủi ro: Thay đổi theo phạm vi cũ và điều khoản hợp đồng. Điều chỉnh giảm 15%.
- Cải thiện hiệu quả và lợi nhuận bán hàng (364.075 USD):
- Bằng chứng: 20 đại diện bán hàng (năng suất hơn 15%) chốt thêm 5% giao dịch (1 giao dịch/năm trị giá 30.000 USD, biên lợi nhuận 8%), tạo ra 600.000 USD doanh thu, 48.000 USD lợi nhuận, cộng thêm 135.000 USD tiết kiệm năng suất.
- Giả định: Lương 90.000 USD, tái sử dụng 50%, doanh thu cơ bản 15 triệu USD.
- Rủi ro: Thay đổi theo cơ sở khách hàng, kỹ năng bán hàng và chi tiết giao dịch. Điều chỉnh giảm 20%.
- Cải thiện năng suất nhân viên (95.883 USD):
- Lợi ích không định lượng:
- Ra quyết định thời gian thực cải thiện kết quả.
- Trải nghiệm nhân viên được nâng cao nhờ ít công việc thủ công và giao diện trực quan.
- Tích hợp mượt mà với công cụ Microsoft (ví dụ: Power BI).
- Sự hài lòng của khách hàng tăng (85% báo cáo CSAT cao hơn, 71% giữ chân cải thiện 3,7%).
- Tính linh hoạt:
- Khả năng mở rộng trên đám mây cho phép cung cấp tài nguyên phù hợp với nhu cầu, tránh chi phí dư thừa.
Phân tích chi phí
Phần này chi tiết hóa chi phí chuyển đổi và duy trì Business Central cho tổ chức tổng hợp.
- Tổng chi phí (Giá trị hiện tại rủi ro điều chỉnh trong 3 năm): 199.654 USD
- Phí thuê bao trả cho Microsoft (81.678 USD):
- Bằng chứng: 28 người dùng với 85 USD/tháng (chia giữa Essentials 70 USD và Premium 100 USD).
- Giả định: 28.560 USD/năm chưa điều chỉnh.
- Rủi ro: Thay đổi theo bậc giấy phép và số người dùng. Điều chỉnh tăng 15%.
- Chi phí nhân sự triển khai, quản lý liên tục và đào tạo (117.976 USD):
- Bằng chứng: Triển khai 4 tháng với 2 FTE (25% thời gian, 90.000 USD/năm), phí đối tác 45.000 USD, đào tạo 15 giờ cho 28 người dùng (42 USD/giờ), cộng thêm CNTT liên tục 8 giờ/tháng (42 USD/giờ) và 20 giờ/năm bên thứ ba (75 USD/giờ).
- Giả định: Ban đầu 77.640 USD (nhân sự 15.000 USD, đối tác 45.000 USD, đào tạo 17.640 USD), hàng năm 10.032 USD (bên thứ ba 6.000 USD, CNTT 4.032 USD).
- Rủi ro: Thay đổi theo kỹ năng nhân viên và quản lý thay đổi. Điều chỉnh tăng 15%.
- Phí thuê bao trả cho Microsoft (81.678 USD):
Tóm tắt tài chính
Phần này tổng hợp phân tích tài chính:
- Số liệu:
- ROI: 265%.
- NPV: 529.000 USD (lợi ích 729.000 USD – chi phí 200.000 USD).
- Thời gian hoàn vốn: Dưới 6 tháng.
- Phân tích:
- Lợi ích: 284.460 USD (Năm 1), 295.085 USD (Năm 2), 301.460 USD (Năm 3).
- Chi phí: 89.286 USD (Ban đầu), 44.381 USD/năm (Năm 1-3).
- Dòng tiền: Lợi ích ròng tích lũy tăng từ 195.174 USD (Năm 1) lên 529.310 USD (Năm 3).
Phụ lục A: Total Economic Impact
Giải thích phương pháp TEI:
- Thành phần: Lợi ích (giá trị mang lại), Chi phí (chi phí), Tính linh hoạt (giá trị tương lai), Rủi ro (không chắc chắn).
- Thuật ngữ chính:
- PV: Giá trị chiết khấu ở mức 10%.
- NPV: Dòng tiền ròng (529.000 USD).
- ROI: 265% (lợi ích ròng/chi phí).
- Thời gian hoàn vốn: Thời gian hòa vốn (dưới 6 tháng).
Phụ lục B: Nhân khẩu học phỏng vấn và khảo sát
- Phỏng vấn: 4 đại diện từ sản xuất (Châu Âu), thực phẩm/đồ uống (Châu Âu), dịch vụ tài chính (Bắc Mỹ), chăm sóc sức khỏe (Châu Âu).
- Khảo sát: 160 người ra quyết định:
- Quốc gia: Mỹ (40%), Anh (20%), Canada (15%), v.v.
- Nhân viên: <500 (60%), 500-999 (25%), 1.000+ (15%).
- Doanh thu: <50 triệu USD (70%), 50-250 triệu USD (20%), 250 triệu USD+ (10%).
- Ngành: Bán lẻ (15%), sản xuất (14%), năng lượng (10%), v.v.
- Chức danh: Giám đốc (57%), Phó chủ tịch (15%), Cấp C (14%), Quản lý (14%).
