Microsoft Dynamics 365 Business Central – Hành trình chuyển đổi số
Microsoft Dynamics 365 Business Central là một giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) toàn diện, được thiết kế để cải thiện hiệu suất kinh doanh trong mọi lĩnh vực, từ tài chính, mua sắm, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, đến dịch vụ và sản xuất. Là phiên bản kế thừa và nâng cấp từ Microsoft Dynamics NAV, hệ thống này mang đến trải nghiệm người dùng trực quan, triển khai nhanh chóng và khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết các tính năng nổi bật, lợi ích và cách mà Dynamics 365 Business Central hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số.
Giới thiệu về Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central là một nền tảng kinh doanh hiện đại, tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết để quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ tài chính, bán hàng, mua sắm, quản lý kho, đến sản xuất và dịch vụ. Với giao diện thân thiện, tương tự như các sản phẩm trong bộ Microsoft Office 365, Business Central không chỉ dễ sử dụng mà còn dễ triển khai.
Đặc điểm nổi bật:
- Tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp có thể mở rộng chức năng bằng cách thêm các mô-đun hoặc ứng dụng mới mà không cần can thiệp vào mã nguồn.
- Tích hợp Microsoft AppSource: Cung cấp hàng loạt ứng dụng và tiện ích mở rộng sẵn có để tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
- Giao diện thông minh: Tích hợp công cụ phân tích kinh doanh (business intelligence) và quản lý luồng công việc, giúp chuẩn hóa dữ liệu và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất để đảm bảo tính nhất quán và vận hành hiệu quả.
Các chức năng tiêu chuẩn phong phú
Dynamics 365 Business Central cung cấp bộ chức năng toàn diện ngay từ phiên bản tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình tài chính, bán hàng, dịch vụ, sản xuất và hơn thế nữa. Hệ thống được cung cấp dưới hai tùy chọn cấp phép: Essentials và Premium.
Dynamics 365 Business Central Essentials bao gồm:
- Quản lý tài chính
- Bán hàng
- Mua sắm
- Quản lý kho
- Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
- Quản lý nhân sự
- Quản lý dự án
Dynamics 365 Business Central Premium bao gồm tất cả các chức năng của Essentials, cộng thêm:
- Quản lý dịch vụ
- Quản lý sản xuất
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính là một trong những điểm mạnh của Dynamics 365 Business Central, hỗ trợ các quy trình tài chính thông thường như ghi nhận giao dịch, lập báo cáo tài chính, quản lý tài khoản ngân hàng, chi phí tồn kho, chi phí sản xuất và tài sản cố định.
Các tính năng chính:
- Biểu đồ tài khoản (Chart of Accounts): Liệt kê tất cả các tài khoản dùng để ghi nhận giao dịch vào sổ cái tổng hợp, hỗ trợ tùy chỉnh tài khoản và tích hợp tính năng xử lý VAT hoặc thuế.
- Kích thước phân tích (Dimensions): Cho phép phân tích tài chính nâng cao bằng cách gán các giá trị kích thước (dimension values) cho khách hàng, mặt hàng, nhà cung cấp, tài khoản sổ cái, dự án, v.v. Ví dụ, có thể gán nhóm khách hàng cho giao dịch bán hàng hoặc phân bổ chi phí theo phòng ban.
- Xử lý thanh toán: Tự động hóa quy trình thanh toán, từ đánh dấu hóa đơn đã thanh toán đến đối chiếu tài khoản. Hệ thống hỗ trợ ưu tiên nhà cung cấp, ngày đến hạn thanh toán và đối chiếu giao dịch ngân hàng thông qua nhập tệp báo cáo ngân hàng.
- Dự báo dòng tiền: Sử dụng trí tuệ nhân tạo (Cortana Intelligence) để dự báo dòng tiền dựa trên dữ liệu lịch sử, phân tích tác động của các khoản vay hoặc đầu tư.
- Ngân sách: Hỗ trợ lập ngân sách cho tài khoản sổ cái, chi phí, bán hàng và mua sắm.
- Tài sản cố định: Theo dõi các giao dịch liên quan đến tài sản cố định như mua sắm, khấu hao, giảm giá trị, tăng giá trị và thanh lý.
- Quản lý tài khoản ngân hàng và đa tiền tệ: Hỗ trợ quản lý nhiều tài khoản ngân hàng, đối chiếu báo cáo ngân hàng và giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
Chức năng CRM trong Dynamics 365 Business Central giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng thông qua quản lý liên hệ, phân đoạn, theo dõi cơ hội bán hàng và tích hợp với Dynamics 365 for Sales.
Các tính năng chính:
- Quản lý liên hệ: Lưu trữ thông tin cá nhân và công ty, đồng bộ hóa liên hệ với khách hàng và nhà cung cấp, quản lý liên hệ trùng lặp.
- Phân đoạn: Tạo các nhóm liên hệ dựa trên tiêu chí cụ thể, lưu trữ và tái sử dụng tiêu chí cho các chiến dịch tiếp thị.
- Quản lý cơ hội: Theo dõi và phân loại các giai đoạn bán hàng, liên kết báo giá với cơ hội và quản lý hành trình khách hàng.
- Chiến dịch tiếp thị: Tổ chức các hoạt động như danh mục sản phẩm, ưu đãi đặc biệt hoặc sự kiện tiếp thị, ghi nhận phản hồi từ liên hệ.
- Theo dõi tương tác: Ghi lại các tương tác như cuộc gọi, email, báo giá, hóa đơn, v.v.
- Tích hợp Dynamics 365 for Sales: Đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng, đơn vị đo lường, tiền tệ và tình trạng tồn kho.
Quản lý chuỗi cung ứng
Dynamics 365 Business Central hỗ trợ quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, từ đơn hàng bán và mua, dự báo bán hàng, đến quản lý kho và tồn kho.
Các tính năng chính:
- Quản lý đơn hàng bán và mua: Hỗ trợ tạo và quản lý các loại đơn hàng như đơn hàng chung, đơn hàng khung, hóa đơn nhanh. Tự động áp dụng giá và chiết khấu tốt nhất dựa trên tiêu chí như số lượng tối thiểu hoặc ngày đặt hàng.
- Dự báo bán hàng và tồn kho: Sử dụng máy học để dự báo chính xác dựa trên dữ liệu lịch sử, tạo đơn hàng bổ sung khi tồn kho giảm.
- Quản lý tình trạng hàng hóa: Theo dõi tình trạng tồn kho tại nhiều địa điểm, thông báo khi thiếu hàng và đề xuất mặt hàng thay thế.
- Mặt hàng không tồn kho: Cho phép cung cấp mặt hàng chưa có trong kho bằng cách nhập thông tin cơ bản và tự động tạo thẻ mặt hàng.
- Quản lý kho: Hỗ trợ quy trình nhận, giao hàng, chuyển kho, quản lý vị trí kho (bins) và tối ưu hóa sử dụng tồn kho.
- Chuyển kho: Theo dõi giá trị và vị trí của hàng hóa trong quá trình chuyển kho.
Quản lý dự án
Chức năng quản lý dự án giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn lực, vật liệu và tiến độ dự án, từ đó lập hóa đơn và giám sát hiệu quả.
Các tính năng chính:
- Quản lý nguồn lực: Theo dõi cá nhân hoặc nhóm nguồn lực, đặt giá và giám sát khả năng sẵn có.
- Quản lý công việc: Ghi nhận sử dụng nguồn lực và vật liệu, lập hóa đơn dựa trên giá cố định hoặc thời gian/vật liệu sử dụng. Hỗ trợ quản lý dự án dài hạn và phân bổ nguồn lực.
- Bảng chấm công (Time Sheets): Tích hợp với dịch vụ, công việc và nguồn lực để ghi nhận và phê duyệt thời gian làm việc. Quản lý viên có thể theo dõi và đăng ký chi phí, doanh thu và công việc đang tiến hành.
Quản lý nhân sự
Chức năng quản lý nhân sự cho phép lưu trữ hồ sơ nhân viên chi tiết, bao gồm hợp đồng, thông tin bảo mật, trình độ và các thỏa thuận khác. Hệ thống cũng hỗ trợ theo dõi ngày nghỉ và chi phí nhân viên.
Các tính năng chính:
- Hồ sơ nhân viên: Lưu trữ thông tin hợp đồng, trình độ và chi phí.
- Theo dõi ngày nghỉ: Phân tích dữ liệu ngày nghỉ để tối ưu hóa quản lý nhân sự.
- Quản lý chi phí: Theo dõi và đề xuất thanh toán chi phí nhân viên thông qua nhật ký thanh toán.
Quản lý dịch vụ (Chỉ có trong Premium)
Chức năng quản lý dịch vụ hỗ trợ toàn bộ quy trình dịch vụ, từ yêu cầu sửa chữa, lập kế hoạch, theo dõi trạng thái, đến lập hóa đơn và quản lý bảo hành.
Các tính năng chính:
- Quản lý mặt hàng dịch vụ: Theo dõi thông tin thiết bị cần sửa chữa, hợp đồng, linh kiện và bảo hành.
- Đơn hàng dịch vụ: Ghi nhận hoạt động bảo trì hoặc sửa chữa, có thể được khởi tạo bởi khách hàng hoặc tự động dựa trên hợp đồng.
- Lập kế hoạch và phân công: Phân bổ nhiệm vụ dựa trên khu vực, kỹ năng nhân viên và mức độ ưu tiên.
- Bảo hành: Quản lý chi tiết bảo hành cho mặt hàng dịch vụ và phụ tùng.
- Quản lý hợp đồng dịch vụ: Lưu trữ lịch sử hợp đồng, gia hạn và mẫu hợp đồng.
- Quản lý giá dịch vụ: Thiết lập và theo dõi cấu trúc giá dịch vụ.
Quản lý sản xuất (Chỉ có trong Premium)
Chức năng quản lý sản xuất hỗ trợ quy trình từ lập kế hoạch, dự báo nhu cầu, đến sản xuất và quản lý năng lực.
Các tính năng chính:
- Danh mục vật liệu (BOM) và định tuyến: Liệt kê các thành phần và quy trình cần thiết để sản xuất sản phẩm.
- Dự báo nhu cầu: Dự đoán nhu cầu và chuyển đổi thành kế hoạch sản xuất, điều chỉnh dựa trên doanh số thực tế.
- Đơn hàng sản xuất: Quản lý quá trình sản xuất từ nguyên liệu thô đến sản phẩm hoàn thiện, theo dõi tiêu thụ và lưu kho.
- Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch theo đơn hàng bán, đơn hàng chung hoặc yêu cầu bổ sung tồn kho.
- Gia công bên ngoài: Tích hợp quản lý đơn hàng gia công với các trung tâm công việc và đơn mua hàng.
- Quản lý năng lực: Theo dõi và tối ưu hóa tải công việc của máy móc và trung tâm sản xuất.
Trải nghiệm người dùng hiện đại
Dynamics 365 Business Central mang đến giao diện thân thiện, tích hợp với Microsoft Office 365, cá nhân hóa và thông báo thông minh, giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn.
Lợi ích:
- Triển khai nhanh chóng: Có thể sử dụng ngay sau khi khởi chạy.
- Quản lý dòng tiền: Tối ưu hóa quy trình tài chính và cung cấp báo cáo kinh doanh thông minh.
- Cá nhân hóa: Tùy chỉnh giao diện và chức năng theo nhu cầu cá nhân.
Truy cập mọi lúc, mọi nơi
Không giống các giải pháp khác thường giới hạn chức năng trên thiết bị di động, Dynamics 365 Business Central cung cấp trải nghiệm đồng nhất trên mọi nền tảng, từ máy tính để bàn đến điện thoại thông minh.
Các nền tảng được hỗ trợ:
- Máy tính Windows 10
- Máy tính bảng (Windows, Android, iOS)
- Điện thoại di động (Windows, Android, iOS)
- Trình duyệt web (Edge, Chrome, Firefox, Safari)
Hệ thống được trang bị các tính năng bảo mật cấp cao, đảm bảo an toàn dữ liệu trên mọi thiết bị.
Linh hoạt với mô hình cấp phép và cơ sở hạ tầng
Dynamics 365 Business Central hỗ trợ triển khai cả tại chỗ (on-premises) và trên đám mây (on-cloud), với hai mô hình cấp phép: Perpetual Licensing và Subscription Licensing.
Triển khai tại chỗ (On-premises):
- Perpetual Licensing: Quyền sử dụng vĩnh viễn, phù hợp với doanh nghiệp muốn đầu tư ban đầu lớn và tự quản lý hệ thống.
- Subscription Licensing: Quyền sử dụng không vĩnh viễn, trả phí định kỳ, phù hợp với mô hình SaaS hoặc triển khai tại chỗ với sự hỗ trợ từ đối tác.
Triển khai trên đám mây (On-cloud):
- Được triển khai trên Microsoft Azure, do Microsoft quản lý cơ sở hạ tầng và bảo mật.
- Chỉ hỗ trợ mô hình thuê bao hàng tháng, mua qua Cloud Solution Providers (CSP).
- Triển khai nhanh, chi phí ban đầu thấp.
Đám mây thông minh trong mọi kịch bản
Microsoft liên tục đầu tư vào giải pháp đám mây thông minh, tích hợp AI và máy học để tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Người dùng Business Central có thể truy cập tài nguyên từ bất kỳ đâu, dù sử dụng phiên bản tại chỗ hay trên đám mây.
- Phiên bản tại chỗ: Kết nối với đám mây thông minh qua Intelligent Edge.
- Phiên bản trên đám mây: Truy cập trực tiếp các dịch vụ đám mây.
Mở rộng chức năng dễ dàng
Dynamics 365 Business Central cho phép doanh nghiệp mở rộng chức năng thông qua các mô-đun và tiện ích mở rộng, phù hợp với nhu cầu phát triển.
Các công cụ mở rộng:
- Microsoft AppSource: Cung cấp hàng loạt ứng dụng sẵn có từ Microsoft và đối tác để mở rộng chức năng.
- Power BI: Công cụ phân tích dữ liệu, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định.
- PowerApps: Nền tảng tạo ứng dụng tùy chỉnh nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ trong tổ chức.
- Microsoft Flow: Tự động hóa quy trình và luồng công việc giữa Business Central và các dịch vụ khác.
- Tiện ích mở rộng (Extensions): Tăng cường chức năng mà không cần thay đổi mã nguồn, đảm bảo cập nhật hệ thống dễ dàng.
- API kết nối: Tích hợp Business Central với các giải pháp và dịch vụ bên thứ ba.
Kết luận
Microsoft Dynamics 365 Business Central là giải pháp ERP toàn diện, linh hoạt và hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và thúc đẩy chuyển đổi số. Với khả năng tùy chỉnh, tích hợp đám mây thông minh và hỗ trợ đa nền tảng, hệ thống này là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất và cạnh tranh trên thị trường.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kinh doanh mạnh mẽ, hãy cân nhắc Dynamics 365 Business Central và liên hệ với BSD 0918 339 689 hoặc liên hệ tại đây để tìm hiểu thêm về giải pháp Dynamics 365 Business Central, tìm kiếm phương pháp tiếp cận và triển khai giải pháp vào cho môi trường của doanh nghiệp bạn
