Module Quản lý dự án của Business Central

Giới thiệu Module Quản lý Dự án của Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, bán hàng, và đặc biệt là quản lý dự án. Module Quản lý Dự án trong Business Central được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các dự án từ giai đoạn lập kế hoạch đến hoàn thành, đồng thời đảm bảo tính chính xác của các báo cáo tài chính và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết các tính năng, lợi ích và cách module này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong quản lý dự án.

Tổng quan về Module Quản lý Dự án

Module Quản lý Dự án của Business Central cho phép các nhà quản lý dự án, giám đốc tài chính (CFO), giám đốc điều hành (COO), và các thành viên nhóm dự án theo dõi và quản lý các dự án một cách dễ dàng. Module này hỗ trợ:

Tạo và quản lý dự án: Lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ.
Quản lý ngân sách: Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách, đảm bảo kiểm soát chi phí hiệu quả.
Theo dõi thời gian: Ghi nhận giờ làm việc của nhân viên và máy móc thông qua bảng chấm công (time sheets).
Phân tích dữ liệu dự án: Sử dụng các công cụ như Power BI để phân tích hiệu suất và KPI (Key Performance Indicators).
Hóa đơn và quản lý tài chính: Tạo hóa đơn cho khách hàng dựa trên tiến độ dự án hoặc lịch thanh toán.

Module này phù hợp cho nhiều vai trò trong doanh nghiệp, từ nhà quản lý dự án cần thông tin chi tiết về tiến độ đến các lãnh đạo cấp cao muốn có cái nhìn tổng quan về hiệu suất dự án.

Quản lý dự án rất chặt chẽ với Business Central

Các tính năng chính của Module Quản lý Dự án

1. Tạo và lập kế hoạch dự án

Business Central cho phép người dùng dễ dàng tạo dự án, phân công nhiệm vụ, và chuẩn bị các dòng kế hoạch dự án (project planning lines). Các bước chính bao gồm:

Tạo dự án: Xác định thông tin cơ bản như tên dự án, khách hàng, và các nhiệm vụ cụ thể.
Phân bổ nguồn lực: Gán nhân viên, máy móc, hoặc các tài nguyên khác cho dự án, đồng thời quản lý giá nguồn lực.
Lập kế hoạch chi tiết: Sử dụng các dòng kế hoạch để xác định ngân sách, chi phí dự kiến, và thời gian hoàn thành.

Người dùng có thể tham khảo video hướng dẫn trên kênh YouTube của Business Central để bắt đầu tạo dự án một cách nhanh chóng.

2. Quản lý ngân sách và chi phí

Module này giúp doanh nghiệp so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến, từ đó cải thiện chất lượng và hiệu quả chi phí cho các dự án tương lai. Các tính năng bao gồm:

Theo dõi chi phí: Ghi nhận chi phí từ tài nguyên, vật liệu, và các khoản chi khác liên quan đến dự án.
So sánh ngân sách: Phân tích sự khác biệt giữa chi phí thực tế và ngân sách để đưa ra các điều chỉnh cần thiết.
Quản lý Work in Process (WIP): Tính toán giá trị tài chính của dự án đang thực hiện để đảm bảo báo cáo tài chính chính xác. Business Central hỗ trợ nhiều phương pháp tính WIP như Cost Value, Cost of Sales, Sales Value, Percentage of Completion, và Completed Contract.

3. Ghi nhận thời gian và sử dụng nguồn lực

Business Central tích hợp bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và máy móc trong dự án:

Bảng chấm công (Time Sheets): Ghi nhận giờ làm việc và tích hợp với các dòng kế hoạch dự án để đảm bảo dữ liệu được cập nhật tự động.
Chuyển dữ liệu sang nhật ký dự án: Cho phép chuyển thông tin từ bảng chấm công sang nhật ký dự án (project journal) để ghi nhận chi phí và tiến độ.

4. Mua sắm và quản lý vật tư dự án

Module hỗ trợ quản lý việc mua sắm vật tư cần thiết cho dự án, từ việc tạo đơn đặt hàng (purchase orders) đến quản lý hàng tồn kho:

Mua sắm thủ công hoặc bán tự động: Tạo đơn đặt hàng trực tiếp từ dự án hoặc sử dụng quy trình bán tự động để xác định các mặt hàng cần bổ sung.
Theo dõi tồn kho: Ghi nhận số lượng hàng tồn kho được sử dụng hoặc bổ sung cho dự án.
Tích hợp với quản lý kho: Hỗ trợ các quy trình như nhận hàng (warehouse receipts) và xếp dỡ hàng (inventory put-aways) để tối ưu hóa việc quản lý vật tư.

5. Hóa đơn và thanh toán

Business Central cho phép tạo hóa đơn cho khách hàng dựa trên tiến độ dự án hoặc lịch thanh toán:

Tạo hóa đơn hàng loạt: Sử dụng tác vụ “Project Create Sales Invoice” để tạo hóa đơn cho nhiều dự án cùng lúc.
Hóa đơn từ dòng kế hoạch: Tạo hóa đơn từ các dòng kế hoạch dự án cụ thể, cho phép chỉ định số lượng tài nguyên hoặc mặt hàng cần thanh toán.
Hoàn tiền qua ghi chú tín dụng: Xử lý các khoản hoàn tiền bằng cách tạo ghi chú tín dụng (credit memo) cho các dòng kế hoạch dự án.

6. Phân tích và báo cáo

Module cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ để theo dõi hiệu suất dự án:

Báo cáo Power BI: Sử dụng ứng dụng Power BI Projects để phân tích các KPI như tỷ lệ hoàn thành (% Complete), tỷ lệ lập hóa đơn (% Invoiced), tỷ lệ thực hiện (Realization %), lợi nhuận thực tế, và chi phí thực tế so với ngân sách.
Phân tích ad-hoc: Sử dụng tính năng “Open in Excel” hoặc “Data Analysis” để kiểm tra nhanh dữ liệu dự án.
Báo cáo tích hợp: Business Central cung cấp các báo cáo sẵn có như Project Analysis, Project Cost Transaction Detail, và Project Actual to Budget.

Các báo cáo Power BI bao gồm:

Project Overview: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án, bao gồm các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành và chi phí.
Project Tasks: Phân tích hiệu suất của từng nhiệm vụ trong dự án.
Project Profitability: Theo dõi lợi nhuận của mỗi dự án và xác định các dự án có lợi nhuận thấp.
Project Performance to Budget: So sánh hiệu suất dự án với ngân sách.
Project Invoiced Sales by Type/Customer: Phân tích doanh thu từ các loại bán hàng hoặc khách hàng cụ thể.

7. Tích hợp với các module khác

Module Quản lý Dự án tích hợp chặt chẽ với các module khác trong Business Central như:

Tài chính (Finance): Đảm bảo ghi nhận chi phí và doanh thu chính xác trong sổ cái chung.
Mua sắm (Purchasing): Quản lý đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng cho dự án.
Bán hàng (Sales): Tạo hóa đơn và ghi chú tín dụng liên quan đến dự án.
Quản lý kho: Tích hợp với quy trình kho để quản lý vật tư và hàng tồn kho.

Lợi ích của Module Quản lý Dự án

Tăng cường khả năng kiểm soát: Cung cấp cái nhìn tổng quan và chi tiết về tiến độ, chi phí, và nguồn lực của dự án.
Tối ưu hóa nguồn lực: Phân bổ nhân viên, máy móc, và vật tư một cách hiệu quả, giảm thiểu lãng phí.
Cải thiện báo cáo tài chính: Tính toán WIP chính xác giúp đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị dự án đang thực hiện.
Hỗ trợ ra quyết định: Các công cụ phân tích như Power BI giúp lãnh đạo và quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Linh hoạt và dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, tích hợp với các công cụ như Excel và Power BI, giúp người dùng dễ dàng làm việc.

Hướng dẫn bắt đầu

Để bắt đầu sử dụng Module Quản lý Dự án, doanh nghiệp cần:

Thiết lập hệ thống: Cấu hình tài nguyên, bảng chấm công, và các thông số dự án trong Business Central. Tài liệu hướng dẫn có sẵn trong bài viết “Setting Up Project Management”.
Tạo dự án mẫu: Tham khảo video “How to create a project in Dynamics 365 Business Central” trên YouTube để thực hành.
Kích hoạt Power BI: Cài đặt ứng dụng Power BI Projects để sử dụng các báo cáo phân tích.
Đào tạo người dùng: Sử dụng các khóa học miễn phí trên nền tảng e-learning của Business Central để làm quen với các tính năng.

Kết luận

Module Quản lý Dự án của Dynamics 365 Business Central là một công cụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hiệu quả, từ lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, đến phân tích và báo cáo. Với khả năng tích hợp chặt chẽ với các module khác và các công cụ phân tích như Power BI, module này không chỉ hỗ trợ các nhà quản lý dự án mà còn cung cấp thông tin giá trị cho các lãnh đạo cấp cao. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý dự án, Business Central là lựa chọn đáng cân nhắc.

Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc khám phá các khóa học e-learning để trải nghiệm sức mạnh của module này ngay hôm nay!

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về Business Central, phương pháp tiếp cận và triển khai cho doanh nghiệp của bạn