Giới thiệu về Module Quản lý Kho của Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central là một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, và module Quản lý Kho (Inventory Management) của nó là một công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, từ việc theo dõi số lượng hàng hóa, quản lý chi phí, đến phân tích dữ liệu để ra quyết định.

Với khả năng tích hợp chặt chẽ với các module khác như Mua hàng, Bán hàng và Tài chính, module này cung cấp một cái nhìn toàn diện và chi tiết về hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ đi sâu vào các tính năng nổi bật, lợi ích và cách module Quản lý Kho của Business Central hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý kho hàng.

1. Tổng quan về Module Quản lý Kho

Module Quản lý Kho trong Dynamics 365 Business Central được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, từ bán lẻ, sản xuất đến phân phối. Module này giúp doanh nghiệp quản lý các khía cạnh quan trọng của hàng tồn kho, bao gồm:

• Quản lý thẻ mặt hàng (Item Card): Mỗi sản phẩm vật lý được giao dịch đều có một thẻ mặt hàng (Item Card) thuộc loại Inventory. Các mặt hàng không lưu kho nhưng cung cấp cho khách hàng có thể được đăng ký dưới dạng mặt hàng danh mục (Catalog Items) và dễ dàng chuyển đổi thành mặt hàng tồn kho khi cần.
• Theo dõi số lượng tồn kho: Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm số lượng tồn kho thông qua các giao dịch trực tiếp trên sổ cái mặt hàng (Item Ledger Entries), chẳng hạn như sau khi kiểm kê vật lý hoặc khi không ghi nhận mua hàng.
• Chuyển kho giữa các địa điểm: Module hỗ trợ chuyển hàng tồn kho giữa các kho thông qua lệnh chuyển kho (Transfer Orders), đảm bảo số lượng tồn kho được cập nhật chính xác tại các địa điểm khác nhau.
• Phân loại và tìm kiếm mặt hàng: Doanh nghiệp có thể phân loại mặt hàng và gán các thuộc tính (Item Attributes) để dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp.
• Quản lý hoạt động kho: Các hoạt động vật lý như nhận, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa được quản lý thông qua các chức năng Warehouse Activities, đảm bảo quy trình kho được thực hiện mượt mà.

Module này không chỉ tập trung vào việc ghi nhận số lượng mà còn tích hợp với các công cụ phân tích dữ liệu như Power BI, giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kho hàng và đưa ra các quyết định chiến lược.

2. Các tính năng chính của Module Quản lý Kho

2.1. Quản lý thẻ mặt hàng và danh mục

• Thẻ mặt hàng (Item Card): Mỗi mặt hàng trong kho được quản lý thông qua thẻ mặt hàng, chứa thông tin chi tiết như mã số, mô tả, đơn vị đo lường, và các thuộc tính cụ thể. Doanh nghiệp có thể tạo thẻ mặt hàng cho các sản phẩm giao dịch hoặc các bộ phận cấu thành (Bills of Material) để bán dưới dạng bộ sản phẩm.
• Mặt hàng danh mục (Catalog Items): Đối với các mặt hàng không lưu kho nhưng cung cấp cho khách hàng, Business Central cho phép tạo các mặt hàng danh mục, dễ dàng chuyển đổi sang mặt hàng tồn kho khi cần thiết.
• Phân loại mặt hàng: Doanh nghiệp có thể tổ chức mặt hàng theo danh mục (Categorize Items) và gán thuộc tính (Item Attributes) để tìm kiếm và phân loại dễ dàng hơn.

2.2. Theo dõi và điều chỉnh tồn kho

• Ghi nhận tăng/giảm tồn kho: Số lượng tồn kho được cập nhật tự động khi ghi nhận các tài liệu mua hàng (Purchase Documents) và bán hàng (Sales Documents). Ngoài ra, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tồn kho trực tiếp trên sổ cái mặt hàng sau khi kiểm kê vật lý hoặc khi cần cập nhật số liệu.
• Kiểm kê vật lý: Business Central hỗ trợ kiểm kê vật lý thông qua các trang như Physical Inventory Order và Physical Inventory Recording, cho phép doanh nghiệp thực hiện kiểm kê chính xác và cập nhật số liệu tồn kho.
• Điều chỉnh và phân loại lại: Doanh nghiệp có thể thực hiện các điều chỉnh số lượng hoặc thay đổi thông tin như địa điểm, số lô (Lot Number) hoặc số seri (Serial Number) thông qua các nhật ký tồn kho (Inventory Journals).

2.3. Quản lý chuyển kho và đặt trước

• Chuyển kho giữa các địa điểm: Module cho phép chuyển hàng tồn kho giữa các kho bằng lệnh chuyển kho (Transfer Orders), giúp quản lý số lượng tồn kho tại các địa điểm khác nhau. Các hoạt động kho liên quan đến chuyển kho cũng được ghi nhận chi tiết.
• Đặt trước mặt hàng (Reserve Items): Doanh nghiệp có thể đặt trước hàng tồn kho hoặc hàng nhập kho cho các đơn hàng bán, mua, dịch vụ, lắp ráp, chuyển kho hoặc sản xuất, đảm bảo hàng hóa được phân bổ đúng mục đích.
• Theo dõi số seri/lô: Module hỗ trợ thiết lập và quản lý số seri, số lô và số gói (Package Numbers) để theo dõi hàng hóa trong suốt chuỗi cung ứng, đặc biệt hữu ích trong các tình huống như thu hồi sản phẩm.

2.4. Quản lý chi phí tồn kho

• Hòa giải chi phí tồn kho: Khi ghi nhận các giao dịch tồn kho như vận chuyển bán hàng, hóa đơn mua hàng hoặc điều chỉnh tồn kho, chi phí mặt hàng thay đổi được ghi nhận trong các mục giá trị mặt hàng (Item Value Entries). Module tự động cập nhật các chi phí này vào các tài khoản tồn kho liên quan trong sổ cái tổng quát (General Ledger).
• Điều chỉnh chi phí: Chi phí mặt hàng được điều chỉnh tự động khi ghi nhận giao dịch, nhưng doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh chi phí thủ công để đảm bảo chi phí hàng hóa được chuyển đúng sang các giao dịch bán hàng liên quan, đặc biệt trong trường hợp bán hàng trước khi lập hóa đơn mua hàng.

2.5. Phân tích và báo cáo tồn kho

• Power BI Inventory Apps: Business Central tích hợp với Power BI để cung cấp các báo cáo phân tích tồn kho như Inventory Overview, Inventory by Item, và Inventory by Location, giúp doanh nghiệp theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như số lượng tồn kho, yêu cầu tổng (Gross Requirement), và số lượng nhận theo lịch (Scheduled Receipt).
• Phân tích ad-hoc: Doanh nghiệp có thể thực hiện phân tích dữ liệu tức thời trên các trang danh sách hoặc xuất dữ liệu sang Excel để phân tích sâu hơn, sử dụng các tính năng như Analyze Data, What-If Analysis, hoặc Forecast Sheet.
• Báo cáo tích hợp: Module cung cấp các báo cáo tồn kho tích hợp sẵn, có thể truy cập thông qua Role Explorer, giúp doanh nghiệp báo cáo dữ liệu tồn kho một cách dễ dàng.
• Phân tích theo chiều (Dimensions): Doanh nghiệp có thể phân tích dữ liệu tồn kho theo các chiều như khách hàng, khu vực, sản phẩm, hoặc nhân viên bán hàng, giúp tối ưu hóa việc lập kế hoạch và báo cáo tài chính.

2.6. Tích hợp với các module khác

• Mua hàng (Purchasing): Module Quản lý Kho tích hợp chặt chẽ với module Mua hàng, cho phép ghi nhận tự động số lượng tồn kho khi xử lý hóa đơn mua hoặc đơn hàng mua.
• Bán hàng (Sales): Các giao dịch bán hàng tự động cập nhật số lượng tồn kho, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác và sẵn sàng cho các hoạt động bán hàng.
• Tài chính (Finance): Chi phí tồn kho được hòa giải tự động với sổ cái tổng quát, hỗ trợ việc lập báo cáo tài chính chính xác.
• Quản lý kho (Warehouse Management): Module hỗ trợ các hoạt động kho như nhận, lưu trữ, và vận chuyển hàng hóa, đảm bảo quy trình kho được thực hiện hiệu quả.

3. Lợi ích của Module Quản lý Kho

3.1. Tăng cường hiệu quả vận hành

Module Quản lý Kho giúp tự động hóa nhiều quy trình như ghi nhận giao dịch, điều chỉnh chi phí, và theo dõi số seri/lô, giảm thiểu sai sót thủ công và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

3.2. Cải thiện khả năng ra quyết định

Với các công cụ phân tích như Power BI và báo cáo tích hợp, doanh nghiệp có thể theo dõi các KPIs quan trọng, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược về mua hàng, sản xuất, và phân phối.

3.3. Tối ưu hóa chi phí tồn kho

Việc hòa giải chi phí tự động và điều chỉnh chi phí thủ công giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá trị tồn kho trong sổ sách tài chính, giảm thiểu rủi ro tài chính.

3.4. Linh hoạt và tùy chỉnh

Module cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các quy trình quản lý kho, từ việc thiết lập số seri/lô, quản lý nhiều địa điểm, đến phân tích dữ liệu theo các chiều, phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

3.5. Hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng

Khả năng theo dõi số seri/lô và truy xuất nguồn gốc hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả, đặc biệt trong các tình huống như thu hồi sản phẩm hoặc đảm bảo chất lượng.

4. Ứng dụng thực tế

4.1. Đối với lãnh đạo (COO, CFO, CEO)

Lãnh đạo có thể sử dụng báo cáo Inventory Overview để theo dõi các KPIs như số lượng tồn kho, yêu cầu tổng, và số lượng nhận theo lịch, từ đó đảm bảo hàng tồn kho được quản lý hiệu quả và không gây lãng phí.

4.2. Đối với quản lý kho (Warehouse Manager)

Quản lý kho có thể sử dụng báo cáo Inventory by Location để đảm bảo mỗi địa điểm có đủ hàng tồn kho, đồng thời sử dụng Gross Requirement để lập kế hoạch sản xuất hoặc mua hàng.

4.3. Đối với nhân viên kho (Warehouse Staff)

Nhân viên kho có thể sử dụng báo cáo Bin Contents để kiểm tra số lượng hàng trong các thùng chứa, hoặc Inventory by Lot/Serial No. để theo dõi thông tin lô và số seri, đảm bảo đơn hàng được xử lý chính xác.

5. Kết luận

Module Quản lý Kho của Dynamics 365 Business Central là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ việc ghi nhận số lượng, theo dõi chi phí, đến phân tích dữ liệu. Với các tính năng mạnh mẽ như theo dõi số seri/lô, phân tích Power BI, và tích hợp với các module khác, module này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình kho mà còn hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, Business Central chắc chắn là lựa chọn đáng cân nhắc.

Để tìm hiểu thêm, bạn có thể truy cập các tài liệu chính thức của Business Central hoặc đăng ký dùng thử miễn phí tại đây.

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về giải pháp Business Central, các phương án tiếp cận và triển khai vào doanh nghiệp của bạn