Phân hệ mua hàng của Business Central

Tối ưu hóa quy trình mua hàng với Module Mua hàng của Dynamics 365 Business Central

Trong bối cảnh cạnh tranh kinh doanh ngày càng khốc liệt, việc quản lý quy trình mua hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp và đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt. Module Mua hàng (Purchasing) của Dynamics 365 Business Central là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mua sắm, từ lập hóa đơn, quản lý nhà cung cấp đến phân tích dữ liệu mua hàng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng nổi bật, lợi ích và cách module này giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Tổng quan về Module Mua hàng

Module Mua hàng của Dynamics 365 Business Central là một phần cốt lõi trong hệ thống ERP, được thiết kế để quản lý toàn bộ quy trình mua sắm, bao gồm:

Tạo hóa đơn và đơn đặt hàng mua: Ghi nhận chi phí mua hàng, theo dõi khoản phải trả và cập nhật mức tồn kho một cách tự động.
Quản lý nhà cung cấp: Đăng ký và theo dõi thông tin nhà cung cấp, hỗ trợ quy trình phê duyệt và xử lý các giao dịch phức tạp như đơn hàng giao trực tiếp (drop shipment).
Phân tích và báo cáo: Cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ như Power BI để theo dõi KPI mua hàng, so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách, và phát hiện xu hướng chi tiêu.
Tích hợp công nghệ OCR và tài liệu điện tử: Chuyển đổi hóa đơn PDF thành tài liệu điện tử, tự động tạo hóa đơn mua trong hệ thống.
Quản lý quy trình phức tạp: Hỗ trợ các quy trình như trả hàng, hủy đơn, hoặc đơn đặt hàng dài hạn (blanket purchase orders).

Module này không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ mà còn đáp ứng nhu cầu của các tổ chức lớn với chuỗi cung ứng phức tạp.

Màn hình tạo đơn đặt hàng trong Business Central

Các tính năng chính của Module Mua hàng

1. Tạo và quản lý hóa đơn/đơn đặt hàng mua

Module Mua hàng cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo hóa đơn mua (purchase invoice) hoặc đơn đặt hàng mua (purchase order) để ghi nhận chi phí và theo dõi khoản phải trả. Đặc biệt:

Cập nhật tồn kho tự động: Hóa đơn mua được sử dụng để cập nhật mức tồn kho, giúp giảm thiểu chi phí lưu kho và cải thiện dịch vụ khách hàng.
Hỗ trợ đơn hàng giao trực tiếp (drop shipment): Cho phép giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng mà không cần qua kho của doanh nghiệp.
Xử lý nhận hàng từng phần: Đơn đặt hàng mua hỗ trợ ghi nhận nhận hàng từng phần khi số lượng hàng không có sẵn toàn bộ từ nhà cung cấp.

2. Tích hợp OCR và xử lý tài liệu điện tử

Một trong những tính năng nổi bật của module này là khả năng tích hợp OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi hóa đơn PDF từ nhà cung cấp thành tài liệu điện tử. Quy trình này bao gồm:

Tự động hóa nhập liệu: Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn mua trong Business Central thông qua quy trình làm việc (workflow).
Hỗ trợ định dạng PEPPOL: Module hỗ trợ nhận hóa đơn điện tử ở định dạng PEPPOL, giúp dễ dàng tích hợp với các dịch vụ trao đổi tài liệu lớn.
Ánh xạ tài khoản: Người dùng có thể ánh xạ văn bản hóa đơn đến tài khoản kế toán tổng quát (G/L account) hoặc tài khoản ngân hàng, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

3. Quản lý nhà cung cấp và quy trình phê duyệt

Module Mua hàng cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý thông tin nhà cung cấp và đảm bảo các giao dịch được kiểm soát chặt chẽ:

Thẻ nhà cung cấp (vendor card): Lưu trữ thông tin chi tiết về nhà cung cấp, bao gồm điều khoản thanh toán, lịch sử giao dịch, và thông tin liên hệ.
Quy trình phê duyệt: Hỗ trợ thiết lập luồng phê duyệt (approval workflow), ví dụ, yêu cầu người quản lý kế toán phê duyệt các giao dịch mua lớn.
Hợp nhất bản ghi trùng lặp: Tính năng Merge Duplicate cho phép hợp nhất các bản ghi nhà cung cấp trùng lặp, đảm bảo dữ liệu sạch và chính xác.

4. Phân tích mua hàng với Power BI và báo cáo

Module Mua hàng tích hợp với Power BI để cung cấp các báo cáo và phân tích chuyên sâu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Một số báo cáo nổi bật bao gồm:

Purchases Overview: Tổng quan về số tiền mua hàng, số tiền chưa thanh toán, và số tiền đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn.
Daily Purchases: Phân tích chi tiêu hàng ngày để phát hiện các biến động bất thường.
Actual vs Budget: So sánh chi tiêu thực tế với ngân sách, hỗ trợ lập kế hoạch tài chính dài hạn.
Purchases by Item/Vendor/Location: Phân tích chi tiêu theo mặt hàng, nhà cung cấp, hoặc địa điểm kho, giúp tối ưu hóa chiến lược mua sắm.

Ngoài ra, tính năng Ad-hoc analysis cho phép người dùng phân tích dữ liệu trực tiếp trên các trang danh sách hoặc xuất dữ liệu sang Excel để phân tích chuyên sâu.

5. Quản lý đơn hàng dài hạn (Blanket Purchase Orders)

Module hỗ trợ đơn đặt hàng dài hạn, phù hợp với các thỏa thuận mua sắm lớn được giao hàng nhiều lần trong một khoảng thời gian. Ví dụ, nếu doanh nghiệp cam kết mua 1000 đơn vị sản phẩm và giao hàng 250 đơn vị mỗi tuần trong 4 tuần, hệ thống sẽ:

Tạo các dòng đơn hàng riêng biệt cho từng đợt giao hàng.
Theo dõi số lượng đã giao và lập hóa đơn, đảm bảo không vượt quá số lượng cam kết.
Lưu trữ thông tin đơn hàng để theo dõi và lập kế hoạch.

6. Xử lý trả hàng và hủy đơn

Module Mua hàng cung cấp các công cụ để xử lý các tình huống phức tạp như trả hàng hoặc hủy đơn:

Hóa đơn tín dụng mua (purchase credit memo): Tạo hóa đơn tín dụng để hoàn tiền hoặc hủy hóa đơn mua đã đăng.
Đơn hàng trả lại (purchase return order): Quản lý việc trả hàng cho nhà cung cấp, bao gồm lý do trả hàng và cập nhật giá trị tồn kho.
Kết hợp lô hàng trả lại: Cho phép kết hợp nhiều đơn hàng trả lại thành một hóa đơn tín dụng để đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn.

7. Tính toán ngày đặt hàng

Module cung cấp tính năng tính toán ngày đặt hàng để đảm bảo hàng hóa được nhận đúng thời điểm mong muốn:

Tính toán dựa trên ngày nhận hàng yêu cầu: Hệ thống tự động tính ngày đặt hàng dựa trên ngày nhận hàng yêu cầu, thời gian xử lý kho, và thời gian dẫn đầu an toàn.
Tính toán không có ngày nhận hàng yêu cầu: Dựa trên ngày đặt hàng để tính toán ngày nhận hàng dự kiến.

8. Báo cáo thực hành thanh toán

Module hỗ trợ tạo báo cáo thực hành thanh toán (Payment Practices Report), đáp ứng yêu cầu pháp lý ở một số quốc gia (như Thụy Điển, Anh, Úc). Báo cáo này cung cấp thông tin về:

Thời gian thanh toán trung bình thỏa thuận và thực tế.
Tỷ lệ hóa đơn được thanh toán đúng hạn.
Phân tích theo quy mô công ty nhà cung cấp hoặc khoảng thời gian cụ thể.

Lợi ích của Module Mua hàng

Tăng hiệu quả vận hành: Tự động hóa các tác vụ như nhập liệu hóa đơn, cập nhật tồn kho, và phê duyệt đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi thủ công.
Cải thiện ra quyết định: Các công cụ phân tích và báo cáo cung cấp thông tin chi tiết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi tiêu và đàm phán tốt hơn với nhà cung cấp.
Tuân thủ quy định: Hỗ trợ báo cáo thực hành thanh toán và tích hợp tài liệu điện tử, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý và chuẩn mực quốc tế như PEPPOL.
Tăng tính minh bạch: Theo dõi toàn bộ quy trình mua hàng từ đặt hàng, nhận hàng, đến thanh toán, giúp cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp.
Linh hoạt và tùy chỉnh: Module có thể được cấu hình để phù hợp với quy trình mua hàng của từng doanh nghiệp, từ đơn giản đến phức tạp.

Ứng dụng thực tế

Ví dụ 1: Doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa chi phí nguyên liệu

Một công ty sản xuất nhận thấy chi phí nguyên liệu thô tăng, ảnh hưởng đến lợi nhuận. Sử dụng báo cáo Purchases by Item và Purchases Decomposition, người quản lý mua hàng xác định được nhà cung cấp có giá cao hơn so với năm trước. Dựa trên dữ liệu này, công ty đàm phán lại giá cả, tiết kiệm đáng kể chi phí.

Ví dụ 2: Chuỗi bán lẻ quản lý đơn hàng dài hạn

Một chuỗi bán lẻ ký hợp đồng mua 10.000 sản phẩm từ nhà cung cấp, giao hàng trong 10 tuần. Module Mua hàng giúp tạo blanket purchase order, chia nhỏ đơn hàng thành các lô giao hàng hàng tuần, và theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo không vượt quá số lượng cam kết.

Ví dụ 3: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu xử lý trả hàng

Một công ty xuất nhập khẩu nhận được lô hàng bị lỗi. Sử dụng tính năng purchase return order, công ty tạo đơn trả hàng, ghi nhận lý do trả hàng, và cập nhật giá trị tồn kho chính xác, đồng thời yêu cầu nhà cung cấp thay thế sản phẩm.

Kết luận

Module Mua hàng của Dynamics 365 Business Central là một công cụ mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình mua sắm một cách hiệu quả, minh bạch và tuân thủ. Với các tính năng như tự động hóa hóa đơn, phân tích dữ liệu, và quản lý nhà cung cấp, module này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn mang lại giá trị chiến lược cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu hóa quy trình mua hàng, Dynamics 365 Business Central là lựa chọn đáng cân nhắc.

Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc tham khảo các tài liệu hướng dẫn tại trang e-learning của Business Central để khám phá thêm!

Bạn nghĩ gì về module này? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn hoặc liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết hơn về cách triển khai Dynamics 365 Business Central cho doanh nghiệp của bạn!

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về phân hệ mua hàng của Business Central, phương pháp tiếp cận và triển khai vào doanh nghiệp của bạn