Phân Tích Dữ Liệu Trong Dynamics 365 Business Central

Bài giới thiệu: Phân tích dữ liệu trong Dynamics 365 Business Central – Giải pháp tăng cường hiệu quả kinh doanh

Trong thời đại số hóa, dữ liệu đã trở thành tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thu thập dữ liệu chỉ là bước đầu tiên; để thực sự khai thác giá trị từ dữ liệu, các doanh nghiệp cần các công cụ phân tích mạnh mẽ, dễ sử dụng và tích hợp tốt với quy trình kinh doanh. Dynamics 365 Business Central, một giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện từ Microsoft, không chỉ hỗ trợ quản lý các quy trình kinh doanh mà còn cung cấp các khả năng phân tích dữ liệu tiên tiến, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết cách Business Central hỗ trợ phân tích dữ liệu, từ các tính năng tích hợp sẵn đến tích hợp với các công cụ bên ngoài như Power BI và Microsoft Fabric, để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu chiến lược.

1. Tổng quan về phân tích dữ liệu trong Business Central

Dynamics 365 Business Central được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các công cụ phân tích và báo cáo tích hợp sẵn, giúp theo dõi hiệu suất kinh doanh một cách dễ dàng. Các công cụ này bao gồm từ các báo cáo tài chính, chỉ số hiệu suất chính (KPIs), đến các phân tích tùy chỉnh và bảng điều khiển trực quan. Theo tài liệu từ Business Central, nhu cầu phân tích dữ liệu trong một tổ chức thường phụ thuộc vào vai trò và cấp độ trong cơ cấu tổ chức:

Cấp lãnh đạo: Cần dữ liệu tổng hợp, trực quan hóa thông qua các bảng điều khiển và KPIs để đưa ra các quyết định chiến lược.
Nhân viên vận hành: Cần các báo cáo chi tiết hoặc phân tích theo thời gian thực để hỗ trợ công việc hàng ngày.
Nhà phân tích dữ liệu: Yêu cầu các công cụ linh hoạt để thực hiện phân tích sâu, chẳng hạn như phân tích theo ngữ cảnh (ad-hoc analysis) hoặc tích hợp với các công cụ bên ngoài.

Business Central đáp ứng các nhu cầu này thông qua một loạt các tính năng tích hợp và khả năng mở rộng, bao gồm báo cáo tài chính, KPIs, Power BI apps, phân tích theo ngữ cảnh, và hơn 300 báo cáo tích hợp sẵn. Những công cụ này giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi mà còn dự đoán và điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả.

2. Các tính năng phân tích dữ liệu chính trong Business Central

Business Central cung cấp nhiều công cụ phân tích dữ liệu, từ các tính năng cơ bản đến nâng cao, phù hợp với từng lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp. Dưới đây là các tính năng nổi bật:

2.1. Báo cáo tài chính (Financial Reports)

Báo cáo tài chính trong Business Central cho phép doanh nghiệp phân tích dữ liệu từ biểu đồ tài khoản (Chart of Accounts – COA), so sánh các khoản mục kế toán tổng quát (G/L entries) với ngân sách, và sử dụng Dimensions để phân loại dữ liệu theo các đặc điểm như khách hàng, khu vực, sản phẩm, hoặc nhân viên bán hàng. Dimensions là một công cụ mạnh mẽ giúp nhóm các giao dịch có đặc điểm tương tự, từ đó hỗ trợ việc phân tích sâu hơn. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng Dimensions để phân tích doanh thu theo khu vực địa lý hoặc theo nhóm khách hàng cụ thể.

Ví dụ: Báo cáo tài chính có thể hiển thị các chỉ số như Days Sales Outstanding (DSO) (191 ngày), Days Sales of Inventory (116.6 ngày), hoặc Return on Assets (ROA) theo tháng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính.

2.2. Chỉ số hiệu suất chính (KPIs)

KPIs được ví như “bảng điểm” của doanh nghiệp, đo lường mức độ đạt được các mục tiêu chiến lược. Business Central hỗ trợ doanh nghiệp xác định và theo dõi KPIs, từ đó:

Giám sát sức khỏe tài chính: Ví dụ, theo dõi dòng tiền hoặc lợi nhuận ròng.
Đo lường tiến độ: So sánh kết quả thực tế với mục tiêu chiến lược.
Phát hiện vấn đề sớm: Nhận diện các rủi ro như thanh toán quá hạn từ khách hàng.
Thúc đẩy động lực: KPIs rõ ràng giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào các mục tiêu chung.
Ra quyết định nhanh chóng: Dữ liệu KPIs trực quan hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên thông tin.

Để thiết lập KPIs, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu chiến lược, chọn các chỉ số phù hợp, và sử dụng các công cụ như Power BI để tạo bảng điều khiển KPIs. Business Central cũng hỗ trợ các loại KPIs như:

Quantitative KPIs: Các chỉ số định lượng như doanh thu, tỷ lệ lợi nhuận.
Qualitative KPIs: Các chỉ số định tính như mức độ hài lòng của khách hàng.
Leading KPIs: Dự đoán xu hướng tương lai.
Lagging KPIs: Đánh giá kết quả quá khứ.

2.3. Ứng dụng Power BI tích hợp

Business Central tích hợp chặt chẽ với Power BI, nền tảng trực quan hóa dữ liệu của Microsoft, để cung cấp các báo cáo và bảng điều khiển chi tiết. Các ứng dụng Power BI được thiết kế riêng cho từng lĩnh vực chức năng của Business Central, bao gồm:

Tài chính: 14 báo cáo, ví dụ như báo cáo dòng tiền hoặc phân tích lợi nhuận.
Bán hàng: 11 báo cáo, như phân tích doanh thu theo khách hàng hoặc sản phẩm.
Mua hàng: 12 báo cáo, theo dõi chi phí hoặc hiệu suất nhà cung cấp.
Kho hàng: 11 báo cáo, bao gồm phân tích tồn kho và định giá.
Dự án: 7 báo cáo, giúp quản lý tiến độ và chi phí dự án.
Sản xuất: 11 báo cáo, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Các ứng dụng Power BI này có thể được cài đặt từ Microsoft AppSource và tích hợp trực tiếp vào Business Central, cho phép người dùng xem báo cáo ngay trong giao diện của hệ thống mà không cần rời khỏi nền tảng. Dữ liệu trong các báo cáo Power BI có thể được làm mới thủ công hoặc tự động theo lịch trình, đảm bảo thông tin luôn cập nhật.

2.4. Phân tích theo ngữ cảnh (Ad-Hoc Analysis)

Business Central hỗ trợ phân tích theo ngữ cảnh thông qua tính năng Open in Excel, cho phép người dùng xuất dữ liệu từ các danh sách trong Business Central sang Excel để phân tích sâu hơn bằng các công cụ như Analyze Data, What-If Analysis, hoặc Forecast Sheet. Nếu được cấu hình với OneDrive, các tệp Excel sẽ mở trực tiếp trên trình duyệt bằng Excel Online, tăng cường tính tiện lợi.

Ví dụ, báo cáo Aged Accounts Receivable cho phép phân tích các khoản phải thu của khách hàng theo thời gian thanh toán, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn.

2.5. Báo cáo tích hợp sẵn

Business Central cung cấp hơn 300 báo cáo tích hợp sẵn, bao phủ hầu hết các quy trình kinh doanh. Người dùng có thể truy cập danh sách báo cáo thông qua Report Explorer từ Role Center hoặc tính năng Tell Me. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh, in ra dưới dạng PDF, hoặc xuất sang Excel để phân tích thêm.

Ví dụ, báo cáo Aged Accounts Receivable có thể được xuất ra PDF để lưu trữ hoặc sử dụng trong các cuộc họp, trong khi các báo cáo tương tác trong Excel cho phép người dùng khám phá dữ liệu chi tiết hơn.

3. Tích hợp với các công cụ Business Intelligence bên ngoài

Ngoài các tính năng tích hợp sẵn, Business Central còn hỗ trợ tích hợp với các công cụ Business Intelligence (BI) bên ngoài để đáp ứng các nhu cầu phân tích phức tạp hơn. Dưới đây là một số công cụ và phương pháp nổi bật:

3.1. Power BI

Power BI không chỉ cung cấp các ứng dụng tích hợp sẵn mà còn cho phép người dùng tạo báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh bằng Power BI Desktop. Các báo cáo này có thể được xuất bản lên Power BI Service và chia sẻ trong tổ chức. Business Central hỗ trợ:

Kết nối dữ liệu: Dữ liệu từ Business Central có thể được truy xuất thông qua API hoặc OData web services.
Bảng điều khiển nhúng: Báo cáo Power BI có thể được nhúng trực tiếp vào các trang trong Business Central, như Role Center hoặc danh sách (list pages).
Làm mới dữ liệu: Dữ liệu có thể được làm mới thủ công hoặc tự động theo lịch trình để đảm bảo tính chính xác.

Để sử dụng Power BI, người dùng cần tài khoản Power BI và thực hiện các bước thiết lập như kích hoạt tích hợp Power BI trong Business Central, cài đặt ứng dụng Power BI từ AppSource, và cấu hình làm mới dữ liệu.

3.2. Microsoft Fabric

Microsoft Fabric là một giải pháp phân tích toàn diện, tích hợp các khả năng như data lake, data engineering, data science, và BI. Với Business Central, Microsoft Fabric phù hợp cho các kịch bản phân tích nâng cao, chẳng hạn như phân tích dữ liệu thời gian thực hoặc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn. OneLake, một thành phần cốt lõi của Microsoft Fabric, hoạt động như một kho dữ liệu thống nhất, cho phép các phòng ban làm việc độc lập nhưng vẫn đóng góp vào cùng một data lake, đảm bảo quản trị dữ liệu và bảo mật.

Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng Microsoft Fabric để phân tích dữ liệu bán hàng từ Business Central kết hợp với dữ liệu từ các hệ thống khác, như CRM hoặc thương mại điện tử, để dự đoán xu hướng thị trường.

3.3. Xuất dữ liệu sang Data Warehouse hoặc Data Lake

Business Central hỗ trợ xuất dữ liệu sang các kho dữ liệu (data warehouse) hoặc data lake thông qua API hoặc xuất tệp BACPAC (cho dữ liệu lịch sử). Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp cần thực hiện phân tích dữ liệu quy mô lớn hoặc tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

Ví dụ, để thực hiện tải dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp có thể sử dụng Business Central Admin Center để xuất tệp BACPAC và khôi phục nó trên Azure SQL Database. Đối với dữ liệu delta (thay đổi), các API được cấu hình với Read Scale-Out và trường LastModifiedOn giúp tối ưu hóa hiệu suất.

3.4. API và Tùy chỉnh

Business Central cung cấp API v2.0, cho phép các nhà phát triển tạo các ứng dụng kết nối (Connect Apps) để tích hợp với các giải pháp hoặc dịch vụ bên thứ ba. API này hỗ trợ đọc dữ liệu từ Business Central một cách hiệu quả, phù hợp cho các kịch bản phân tích tùy chỉnh hoặc tích hợp với các công cụ BI khác.

4. Hiệu suất và tối ưu hóa phân tích dữ liệu

Để đảm bảo hiệu suất phân tích dữ liệu, Business Central cung cấp một số tính năng và phương pháp tối ưu hóa:

4.1. Tối Ưu Hóa API và Web Services

API Pages và Queries: Sử dụng API pages hoặc API queries thay vì các trang giao diện người dùng (UI pages) để truy xuất dữ liệu, vì chúng được tối ưu hóa cho hiệu suất.
Query Folding: Khi sử dụng Power BI, các truy vấn được tối ưu hóa thông qua query folding, chuyển các thao tác lọc và chọn cột thành các tham số OData, giảm tải cho máy chủ.
DataAccessIntent Property: Đặt thuộc tính DataAccessIntent = ReadOnly cho các truy vấn chỉ đọc để cải thiện hiệu suất.

4.2. Chỉ Số và Tối Ưu Hóa Cơ Sở Dữ Liệu

SumIndexField Technology (SIFT): Tăng tốc tính toán tổng các cột số trong bảng lớn, đặc biệt hữu ích cho FlowFields.
Non-Clustered Columnstore Indexes (NCCI): Hỗ trợ phân tích thời gian thực mà không cần định nghĩa SIFT indexes, giảm thiểu vấn đề khóa cơ sở dữ liệu.
Partial Records: Chỉ tải các trường cần thiết từ cơ sở dữ liệu, giảm thời gian xử lý và số lượng join bảng.

4.3. Quản Lý Khóa Cơ Sở Dữ Liệu

Business Central cung cấp các công cụ như Database Locks page và database lock timeout telemetry để phân tích và giải quyết các vấn đề khóa cơ sở dữ liệu, đảm bảo hiệu suất ổn định khi xử lý khối lượng dữ liệu lớn.

4.4. Tích Hợp Read Scale-Out

Tính năng Read Scale-Out cho phép các báo cáo, truy vấn, hoặc API pages chạy trên bản sao chỉ đọc của cơ sở dữ liệu, giảm tải cho cơ sở dữ liệu chính và cải thiện hiệu suất phân tích.

5. Lợi ích của phân tích dữ liệu trong Business Central

Việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu của Business Central mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Quyết định dựa trên dữ liệu: KPIs và báo cáo trực quan cung cấp thông tin chi tiết, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Tăng cường hiệu quả vận hành: Phân tích theo ngữ cảnh và báo cáo tích hợp sẵn giúp nhân viên tối ưu hóa công việc hàng ngày.
Khả năng mở rộng: Tích hợp với Power BI, Microsoft Fabric, và API cho phép doanh nghiệp xử lý các kịch bản phân tích phức tạp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Các công cụ tích hợp sẵn và khả năng tự động hóa giảm thiểu nhu cầu sử dụng các giải pháp bên ngoài.
Tăng cường tính cạnh tranh: Dự đoán xu hướng và phát hiện vấn đề sớm giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế trên thị trường.

6. Hành động tiếp theo

Để bắt đầu tận dụng các khả năng phân tích dữ liệu của Business Central, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

Đánh giá nhu cầu phân tích: Xác định các mục tiêu chiến lược và KPIs cần theo dõi.
Kích hoạt Power BI: Đăng ký tài khoản Power BI và cài đặt các ứng dụng Power BI từ Microsoft AppSource.
Tùy chỉnh báo cáo: Sử dụng Power BI Desktop hoặc các công cụ tích hợp sẵn để tạo báo cáo phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Đào tạo đội ngũ: Tận dụng các tài liệu học tập miễn phí từ Microsoft để nâng cao kỹ năng sử dụng Business Central và Power BI.
Tích hợp nâng cao: Nếu cần phân tích phức tạp, xem xét sử dụng Microsoft Fabric hoặc xuất dữ liệu sang data warehouse.

7. Kết luận

Dynamics 365 Business Central không chỉ là một giải pháp ERP mà còn là một nền tảng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu của mình. Với các công cụ tích hợp như báo cáo tài chính, KPIs, Power BI apps, và khả năng mở rộng thông qua Microsoft Fabric và API, Business Central mang đến một giải pháp toàn diện để hỗ trợ ra quyết định và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh. Bằng cách tận dụng các tính năng này, doanh nghiệp có thể không chỉ theo dõi mà còn dự đoán và định hình tương lai của mình, từ đó đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.

Hãy bắt đầu khám phá Dynamics 365 Business Central ngay hôm nay để biến dữ liệu thành sức mạnh cho doanh nghiệp của bạn!

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về giải pháp Business Central, phương pháp tiếp cận và triển khai giải pháp vào cho doanh nghiệp của bạn