Quản lý dự án xây dựng trong ngành bất động sản

49 Quy trình Quản lý dự án Theo Chuẩn PMBOK: Hướng dẫn chi tiết cho ngành Bất Động Sản với hỗ trợ từ Acterys

Quản lý dự án là một lĩnh vực quan trọng, đặc biệt trong ngành bất động sản, nơi các dự án thường có quy mô lớn, phức tạp và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên. Dựa trên chuẩn PMBOK (Project Management Body of Knowledge), dưới đây là hướng dẫn chi tiết về 49 quy trình quản lý dự án, chia thành 5 giai đoạn chính: Khởi tạo, Lập kế hoạch, Thực thi, Giám sát và Kiểm soát, và Kết thúc. Mỗi quy trình sẽ được giải thích rõ ràng, kèm ví dụ cụ thể trong ngành bất động sản và cách phần mềm Acterys có thể hỗ trợ giúp bạn dễ hiểu hơn giữa nhu cầu quản trị của lãnh đạo và ứng dụng công nghệ đáp ứng trong quản lý dự án.

Giới thiệu về Acterys: Acterys là một phần mềm lập kế hoạch và phân tích tài chính (FP&A) và quản lý hiệu suất doanh nghiệp (CPM), tích hợp mạnh mẽ với Microsoft Power BI và Excel. Được tin dùng bởi các công ty lớn như Disney, Heineken, và PepsiCo, Acterys hỗ trợ lập ngân sách, dự báo, phân tích kịch bản (what-if scenarios), và quản lý rủi ro bằng AI. Nó giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu lỗi thủ công, và cung cấp “một phiên bản sự thật duy nhất” (single version of truth) để đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.

1. Giai đoạn Khởi tạo (Initiating)

Giai đoạn này tập trung vào việc xác định dự án và thiết lập nền tảng để bắt đầu.

1.1. Phát triển Kế hoạch Quản lý Dự án (Develop Project Management Plan)

Mô tả: Đây là bước đầu tiên để xác định cách dự án sẽ được quản lý, bao gồm các kế hoạch về phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro, và các nguồn lực.
Chi tiết: Người quản lý dự án (PM) sẽ làm việc với các bên liên quan để tạo ra một tài liệu tổng thể, trong đó nêu rõ cách dự án sẽ được thực hiện, giám sát và kiểm soát. Kế hoạch này sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ dự án.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng khu chung cư cao cấp, PM sẽ lập kế hoạch quản lý dự án bao gồm: xác định thời gian hoàn thành (ví dụ 24 tháng), ngân sách (1000 tỷ đồng), và các yêu cầu về chất lượng (sử dụng vật liệu cao cấp, đạt chứng nhận xanh).
Ứng dụng Acterys: PM có thể sử dụng Acterys để nhập các kế hoạch này vào một bảng điều khiển Power BI, tự động đồng bộ dữ liệu từ hệ thống ERP (như Dynamics 365) để tạo báo cáo tổng quan về tiến độ, chi phí, và rủi ro ngay từ giai đoạn đầu.

1.2. Xác định Phạm vi (Define Scope)

Mô tả: Quy trình này xác định rõ những gì dự án sẽ thực hiện và không thực hiện, giúp tránh sự hiểu lầm giữa các bên liên quan.
Chi tiết: PM sẽ thu thập yêu cầu từ khách hàng, nhà đầu tư và các bên liên quan, sau đó ghi lại các ranh giới của dự án, như các sản phẩm/dịch vụ sẽ bàn giao và các giới hạn (ví dụ, không bao gồm nội thất).
Ví dụ: Với dự án chung cư, phạm vi có thể bao gồm xây dựng 20 tầng với 200 căn hộ, khu vực tiện ích (bể bơi, công viên), nhưng không bao gồm trang trí nội thất bên trong các căn hộ.
Ứng dụng Acterys: Acterys có thể được sử dụng để lưu trữ tài liệu phạm vi trong một cơ sở dữ liệu trung tâm (như Azure SQL Server), đảm bảo tất cả các bên liên quan truy cập được “một phiên bản sự thật duy nhất”. PM cũng có thể tạo biểu đồ trực quan trong Power BI để hiển thị phạm vi dự án cho nhà đầu tư.

49 quy trình quản lý dự án nhất là dự án xây dựng của ngành bất động sản

2. Giai đoạn Lập kế hoạch (Planning)

Giai đoạn này tập trung vào việc lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo dự án đi đúng hướng.

2.1. Tạo Cấu trúc Phân chia Công việc (Create WBS – Work Breakdown Structure)

Mô tả: Chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Chi tiết: WBS là một sơ đồ phân cấp, chia dự án thành các gói công việc (work packages). Mỗi gói công việc sẽ được giao cho một nhóm hoặc cá nhân chịu trách nhiệm.
Ví dụ: Trong dự án chung cư, WBS có thể chia thành: (1) Thiết kế kiến trúc, (2) Thi công móng, (3) Xây dựng phần thô, (4) Hoàn thiện nội thất, (5) Kiểm tra và bàn giao.
Ứng dụng Acterys: PM sử dụng Acterys để tạo WBS trực quan trong Power BI, chia nhỏ dự án thành các gói công việc và liên kết với dữ liệu chi phí, tiến độ từ hệ thống ERP (như Dynamics 365 Business Central, hoặc Dynamics 365 Finance). Biểu đồ phân cấp WBS được hiển thị trong Power BI, giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi và quản lý.

2.2. Phát triển Phạm vi Dự án (Develop Project Scope)

Mô tả: Xây dựng một tài liệu chi tiết về phạm vi, bao gồm các yêu cầu cụ thể và các tiêu chí chấp nhận.
Chi tiết: Tài liệu này sẽ làm rõ các sản phẩm/dịch vụ mà dự án phải bàn giao, cũng như các tiêu chí để đánh giá sự hoàn thành (acceptance criteria).
Ví dụ: Dự án chung cư yêu cầu bàn giao 200 căn hộ với diện tích từ 60-120m², đạt tiêu chuẩn hoàn thiện cơ bản (sàn gỗ, tường sơn, hệ thống điện nước hoàn chỉnh).
Ứng dụng Acterys: Acterys cho phép PM nhập các tiêu chí chấp nhận vào hệ thống, sau đó sử dụng tính năng “write-back” trong Excel để cập nhật thay đổi từ các bên liên quan, đảm bảo tài liệu phạm vi luôn được đồng bộ và cập nhật.

2.3. Kiểm soát Phạm vi (Control Scope)

Mô tả: Đảm bảo rằng phạm vi dự án không bị thay đổi mà không có sự phê duyệt chính thức.
Chi tiết: PM cần theo dõi các yêu cầu thay đổi phạm vi (scope creep) và chỉ chấp nhận khi có sự đồng thuận từ các bên liên quan, đồng thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
Ví dụ: Nếu nhà đầu tư muốn thêm một tầng hầm để xe trong dự án chung cư, PM sẽ đánh giá tác động đến chi phí và tiến độ trước khi phê duyệt.
Ứng dụng Acterys: Acterys hỗ trợ PM phân tích tác động của thay đổi phạm vi bằng tính năng phân tích kịch bản (what-if scenarios). Ví dụ, PM nhập yêu cầu thêm tầng hầm vào Acterys, hệ thống sẽ dự báo chi phí tăng thêm (200 tỷ đồng) và thời gian thi công tăng (3 tháng), hiển thị trên Power BI để hỗ trợ quyết định.

2.4. Quản lý Chất lượng (Manage Quality)

Mô tả: Lập kế hoạch để đảm bảo dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
Chi tiết: PM sẽ xác định các tiêu chuẩn chất lượng (ví dụ, vật liệu, quy trình kiểm tra) và cách thức kiểm tra chất lượng trong suốt dự án.
Ví dụ: Trong dự án chung cư, PM yêu cầu sử dụng bê tông đạt chuẩn M300, kiểm tra chất lượng sau mỗi giai đoạn thi công (móng, cột, sàn).
Ứng dụng Acterys: PM nhập tiêu chuẩn chất lượng (bê tông M300) vào Acterys, sau đó tự động đồng bộ dữ liệu kiểm tra chất lượng từ nhà thầu qua hệ thống ERP (như SAP). Acterys hiển thị biểu đồ so sánh giữa tiêu chuẩn và thực tế trên Power BI, giúp phát hiện sai lệch ngay lập tức.

2.5. Quản lý Phạm vi (Manage Scope)

Mô tả: Đảm bảo tất cả công việc trong phạm vi được thực hiện đầy đủ.
Chi tiết: PM cần theo dõi tiến độ thực hiện các công việc trong phạm vi, đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào.
Ví dụ: Đảm bảo rằng khu vực tiện ích (bể bơi, công viên) của chung cư được xây dựng đúng như kế hoạch ban đầu, không bị bỏ qua.
Ứng dụng Acterys: Acterys giúp PM theo dõi tiến độ từng công việc trong phạm vi qua bảng điều khiển Power BI, với các cảnh báo tự động nếu có nhiệm vụ nào bị chậm trễ (ví dụ: xây dựng bể bơi chậm 5 ngày).

2.6. Quản lý Dự án (Manage Project Management)

Mô tả: Điều phối và quản lý tất cả các khía cạnh của dự án theo kế hoạch đã lập.
Chi tiết: PM sẽ giám sát việc thực hiện kế hoạch, đảm bảo các nhóm làm việc theo đúng tiến độ và ngân sách.
Ví dụ: PM của dự án chung cư tổ chức họp hàng tuần với các nhà thầu để kiểm tra tiến độ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Ứng dụng Acterys: Acterys tự động tạo báo cáo tiến độ hàng tuần, gửi qua email cho PM và các bên liên quan, với biểu đồ Power BI hiển thị các chỉ số chính như tiến độ (hoàn thành 40%), chi phí (đã chi 300 tỷ đồng), và rủi ro hiện tại.

3. Giai đoạn Thực thi (Executing)

Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện các công việc đã lập kế hoạch.

3.1. Thu thập Nguồn lực (Acquire Resources)

Mô tả: Tìm và phân bổ các nguồn lực cần thiết (nhân sự, thiết bị, vật liệu) cho dự án.
Chi tiết: PM sẽ xác định nhu cầu nguồn lực, tuyển dụng nhân sự, mua sắm thiết bị và vật liệu cần thiết.
Ví dụ: Trong dự án chung cư, PM sẽ thuê đội thi công, mua xi măng, thép, và thuê máy móc (máy xúc, cần cẩu).
Ứng dụng Acterys: Acterys tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự (như QuickBooks) để tự động theo dõi nguồn lực hiện có, đồng thời sử dụng AI để dự báo nhu cầu lao động (ví dụ: cần thêm 30 công nhân cho giai đoạn thi công móng), giúp PM đưa ra quyết định nhanh chóng.

3.2. Phát triển Đội ngũ (Develop Team)

Mô tả: Xây dựng và phát triển đội ngũ làm việc hiệu quả.
Chi tiết: PM tổ chức các buổi đào tạo, xây dựng tinh thần làm việc nhóm, và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Ví dụ: PM tổ chức một buổi đào tạo về an toàn lao động cho đội thi công chung cư, đồng thời phân công nhóm phụ trách móng, nhóm phụ trách phần thô, v.v.
Ứng dụng Acterys: Acterys hỗ trợ PM theo dõi hiệu suất đội ngũ qua Power BI, với các chỉ số như số giờ làm việc, tỷ lệ hoàn thành công việc, và mức độ hài lòng của nhân viên (dựa trên khảo sát tích hợp trong Acterys).

3.3. Quản lý Truyền thông (Manage Communications)

Mô tả: Đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả giữa các bên liên quan.
Chi tiết: PM thiết lập các kênh giao tiếp (email, họp định kỳ, báo cáo) để cập nhật tiến độ và giải quyết vấn đề kịp thời.
Ví dụ: PM gửi báo cáo tiến độ hàng tháng cho nhà đầu tư, thông báo về việc hoàn thành móng và kế hoạch xây dựng tầng 1 của chung cư.
Ứng dụng Acterys: PM sử dụng Acterys để thiết lập báo cáo tự động, gửi qua email cho nhà đầu tư hàng tháng. Báo cáo bao gồm biểu đồ Power BI hiển thị tiến độ (hoàn thành móng 100%), chi phí (đã chi 200 tỷ đồng), và các vấn đề phát sinh (chậm trễ do thời tiết).

4. Giai đoạn Giám sát và Kiểm soát (Monitoring and Controlling)

Giai đoạn này đảm bảo dự án đi đúng hướng và xử lý các vấn đề phát sinh.

4.1. Giám sát Phạm vi (Monitor Scope)

Mô tả: Theo dõi phạm vi để đảm bảo không có thay đổi ngoài ý muốn.
Chi tiết: PM so sánh công việc thực tế với kế hoạch ban đầu, phát hiện và xử lý các sai lệch.
Ví dụ: Nếu đội thi công tự ý thêm một khu vực đỗ xe không có trong kế hoạch, PM sẽ yêu cầu dừng lại và xem xét lại.
Ứng dụng Acterys: Acterys giúp PM so sánh phạm vi thực tế với kế hoạch ban đầu qua Power BI, với các cảnh báo tự động nếu có sai lệch (ví dụ: khu vực đỗ xe không có trong WBS).

4.2. Kiểm soát Tiến độ (Control Schedule)

Mô tả: Đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ.
Chi tiết: PM sử dụng biểu đồ Gantt hoặc phần mềm quản lý để theo dõi tiến độ, điều chỉnh nếu cần.
Ví dụ: Nếu việc thi công móng chung cư bị chậm 2 tuần do mưa bão, PM sẽ điều chỉnh lịch trình để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.
Ứng dụng Acterys: Acterys cung cấp biểu đồ Gantt trong Power BI và tính năng phân tích kịch bản (what-if). PM chạy kịch bản: nếu tăng ca làm việc trong 5 ngày, dự án có thể hoàn thành đúng hạn, kết quả được hiển thị trực quan để hỗ trợ quyết định.

4.3. Kiểm soát Chi phí (Control Costs)

Mô tả: Theo dõi và kiểm soát chi phí để không vượt ngân sách.
Chi tiết: PM so sánh chi phí thực tế với ngân sách, tìm cách giảm thiểu chi phí nếu cần.
Ví dụ: Nếu giá thép tăng, PM có thể đàm phán với nhà cung cấp hoặc tìm nguồn thép thay thế để không vượt ngân sách của dự án chung cư.
Ứng dụng Acterys: Acterys tự động so sánh chi phí thực tế với ngân sách, sử dụng AI để dự báo xu hướng chi phí. PM nhận được cảnh báo trên Power BI khi chi phí thép vượt 5%, sau đó sử dụng Acterys để tìm nhà cung cấp thay thế với giá thấp hơn.

4.4. Thực hiện Phân tích Tích hợp và Rủi ro (Perform Integrated Risk Analysis)

Mô tả: Phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án và tích hợp vào kế hoạch quản lý.
Chi tiết: PM xác định các rủi ro, đánh giá mức độ ảnh hưởng, và đưa ra biện pháp giảm thiểu.
Ví dụ: Với dự án chung cư, rủi ro có thể là chậm trễ do thời tiết; PM sẽ lập kế hoạch dự phòng bằng cách tăng ca làm việc khi thời tiết thuận lợi.
Ứng dụng Acterys: Acterys sử dụng AI để phân tích rủi ro dựa trên dữ liệu lịch sử và hiện tại, dự báo khả năng mưa bão trong 2 tuần tới và đề xuất biện pháp như chuẩn bị bạt che và máy bơm nước.

4.5. Giám sát Rủi ro (Monitor Risks)

Mô tả: Theo dõi các rủi ro đã xác định và phát hiện rủi ro mới.
Chi tiết: PM cập nhật danh sách rủi ro thường xuyên, đảm bảo các biện pháp giảm thiểu được thực hiện.
Ví dụ: PM nhận thấy nguy cơ thiếu lao động do dịch bệnh, nên chuẩn bị sẵn đội ngũ dự phòng cho dự án chung cư.
Ứng dụng Acterys: Acterys tự động phân tích dữ liệu từ các nguồn (như hệ thống nhân sự) và gửi cảnh báo nếu có rủi ro mới, ví dụ: thiếu lao động do dịch bệnh, với khuyến nghị chuẩn bị đội ngũ dự phòng.

4.6. Lập kế hoạch Ứng phó Rủi ro (Plan Risk Responses)

Mô tả: Chuẩn bị các phương án để ứng phó với rủi ro.
Chi tiết: PM lập kế hoạch cụ thể cho từng rủi ro, ví dụ: tránh, giảm thiểu, chuyển giao, hoặc chấp nhận.
Ví dụ: Nếu có rủi ro về giá vật liệu tăng, PM có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để cố định giá.
Ứng dụng Acterys: Acterys hỗ trợ PM phân tích kịch bản rủi ro, ví dụ: nếu giá vật liệu tăng 10%, chi phí dự án sẽ tăng bao nhiêu, và đề xuất ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp để giảm thiểu rủi ro.

5. Giai đoạn Kết thúc (Closing)

Giai đoạn này tập trung vào việc hoàn thành và bàn giao dự án.

5.1. Tiến hành Mua sắm (Conduct Procurement)

Mô tả: Quản lý các hợp đồng mua sắm và đảm bảo hoàn thành.
Chi tiết: PM kiểm tra việc giao hàng của nhà cung cấp, thanh toán và đóng hợp đồng.
Ví dụ: Sau khi nhà cung cấp giao đủ vật liệu cho dự án chung cư, PM kiểm tra chất lượng và thanh toán hợp đồng.
Ứng dụng Acterys: Acterys tự động theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp (tích hợp với hệ thống ERP như SAP), gửi cảnh báo nếu giao hàng chậm, và hỗ trợ PM lập báo cáo thanh toán trong Power BI.

5.2. Thực hiện Phân tích Tích hợp và Rủi ro (Perform Integrated Risk Analysis)

Mô tả: Đánh giá lại rủi ro ở giai đoạn cuối để đảm bảo không có vấn đề phát sinh.
Chi tiết: PM xem xét các rủi ro còn lại, đảm bảo chúng không ảnh hưởng đến việc bàn giao.
Ví dụ: PM kiểm tra xem có rủi ro nào về pháp lý (giấy phép xây dựng) trước khi bàn giao chung cư.
Ứng dụng Acterys: Acterys phân tích các rủi ro còn lại (như vấn đề pháp lý) dựa trên dữ liệu lịch sử và hiện tại, hiển thị trên Power BI với các khuyến nghị hành động.

5.3. Đóng Dự án hoặc Giai đoạn (Close Project or Phase)

Mô tả: Hoàn thành tất cả công việc, bàn giao sản phẩm và đóng dự án.
Chi tiết: PM tổ chức nghiệm thu, bàn giao cho khách hàng, lưu trữ tài liệu, và rút kinh nghiệm.
Ví dụ: Sau khi hoàn thành chung cư, PM tổ chức lễ bàn giao cho cư dân, lưu trữ hồ sơ dự án và tổ chức buổi họp rút kinh nghiệm với đội ngũ.
Ứng dụng Acterys: Acterys tự động tạo báo cáo tổng kết dự án, bao gồm chi phí (950 tỷ đồng), thời gian (23 tháng), và bài học kinh nghiệm (dự trữ vật liệu sớm hơn). Báo cáo được lưu trữ trong Azure SQL Server để tham khảo cho các dự án sau.

Lợi ích của Acterys trong Quản lý Dự án Bất động sản

Tăng tính minh bạch: Acterys cung cấp “một phiên bản sự thật duy nhất”, đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban (kế toán, thi công, pháp lý), giảm thiểu sai sót.
Tiết kiệm thời gian: Các quy trình thủ công (như lập báo cáo trên Excel) được thay thế bằng bảng điều khiển tương tác, giảm thời gian xử lý từ vài ngày xuống vài giờ.
Hỗ trợ ra quyết định: AI và phân tích kịch bản của Acterys giúp PM đưa ra quyết định nhanh chóng, đặc biệt trong các tình huống rủi ro hoặc thay đổi bất ngờ.
Tự động hóa và tích hợp: Acterys tích hợp với các hệ thống ERP, CRM (như Dynamics 365, NetSuite) và Power BI, tự động hóa quy trình lập kế hoạch, báo cáo, và giám sát.

Kết luận

49 quy trình quản lý dự án theo chuẩn PMBOK là một khung quản lý toàn diện, giúp đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả, đúng tiến độ, và trong phạm vi ngân sách. Việc tích hợp phần mềm Acterys vào các quy trình này giúp tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt trong ngành bất động sản. Với khả năng phân tích AI, lập kế hoạch kịch bản, và tích hợp mạnh mẽ với Power BI, Acterys là một công cụ không thể thiếu để quản lý dự án chuyên nghiệp và thành công. Hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp bạn áp dụng PMBOK một cách hiệu quả trong các dự án bất động sản của mình!

Liên hệ BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý xây dựng, bất động sản được phát triển trên nền tảng Power Platform, tìm hiểu về phương pháp tiếp cận và triển khai giải pháp vào môi trường của doanh nghiệp bạn