Success by Design Phương pháp triển khai Dynamics 365

Giới thiệu chi tiết về khung Success by Design cho Dynamics 365

Mục tiêu của Success by Design

Success by Design là một khung công tác và phương pháp thực tiễn do Microsoft phát triển nhằm hỗ trợ các nhóm dự án triển khai Dynamics 365 một cách hiệu quả. Được xây dựng dựa trên kinh nghiệm từ hàng ngàn dự án thực tế của khách hàng, Success by Design tổng hợp những bài học và kinh nghiệm triển khai Dynamics 365 của Microsoft, cung cấp các hướng dẫn chi tiết và các phương pháp thực tiễn tốt nhất để đảm bảo sự thành công của dự án. Khung này được thiết kế để sử dụng bởi các nhà tích hợp hệ thống Dynamics 365, các nhà cung cấp phần mềm độc lập (ISVs), và khách hàng, giúp họ xây dựng, kiểm thử, và triển khai các giải pháp Dynamics 365 một cách tối ưu.

Mục tiêu chính của Success by Design là:

Cung cấp hướng dẫn cụ thể: Giúp các nhóm dự án xây dựng kiến trúc giải pháp phù hợp, đảm bảo hiệu suất, khả năng mở rộng, và tính bền vững trong tương lai.
Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn trong dự án thông qua các buổi đánh giá (reviews) chuyên sâu.
Định hướng theo lộ trình sản phẩm: Đảm bảo giải pháp được xây dựng phù hợp với lộ trình phát triển của Dynamics 365, đồng thời tuân thủ các chính sách của Microsoft.
Tăng cường hiệu quả triển khai: Kết hợp với các phương pháp triển khai của đối tác và khách hàng để tối đa hóa giá trị đầu tư vào Dynamics 365.

Microsoft không cam kết rằng Success by Design sẽ đảm bảo hoàn toàn thành công cho mọi dự án, nhưng họ tin tưởng rằng khung này sẽ giúp các nhóm dự án đạt được mục tiêu, đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi số của tổ chức một cách hiệu quả.

Lịch sử hình thành Success by Design

Sự gia tăng nhu cầu về các dịch vụ đám mây Dynamics 365 trong các doanh nghiệp đã thúc đẩy Microsoft thay đổi cách tiếp cận trong việc phát triển sản phẩm và hỗ trợ khách hàng. Microsoft nhận ra rằng việc chỉ cung cấp một nền tảng với các tính năng là chưa đủ. Thay vào đó, họ cần đảm bảo rằng các giải pháp Dynamics 365 có thể đáp ứng các quy trình kinh doanh quan trọng của khách hàng một cách toàn diện. Từ nhu cầu này, Success by Design ra đời.

Success by Design được xây dựng dựa trên triết lý rằng thành công của khách hàng là tiền đề cho mọi quyết định phát triển sản phẩm. Các câu hỏi cốt lõi được đặt ra trong quá trình phát triển sản phẩm bao gồm:

Tính năng sản phẩm cần được cung cấp như thế nào để đảm bảo thành công cho khách hàng?
Làm thế nào để các ứng dụng Dynamics 365 trở nên giá trị, bền vững, đáng tin cậy, và hiệu suất cao?
Những khía cạnh nào của sản phẩm cần được loại bỏ nếu không đáp ứng các tiêu chí thành công cơ bản của khách hàng?

Những câu hỏi này đã dẫn đến những cải tiến quan trọng trong Dynamics 365, bao gồm:

Chuyển đổi thành công 100 khách hàng Dynamics 365 sang một phiên bản duy nhất: Đây là lần đầu tiên trong nhiều thập kỷ Microsoft đạt được cột mốc này.
Quy trình triển khai đáng tin cậy và an toàn: Đảm bảo các bản cập nhật được thực hiện một cách suôn sẻ.
Lịch phát hành tính năng ổn định và nhất quán: Bao gồm việc loại bỏ các tính năng lỗi thời.
Nền tảng hiệu suất cao và đáng tin cậy: Mang lại giá trị thực sự cho khách hàng.

Tuy nhiên, sản phẩm chỉ là một phần của phương trình thành công. Microsoft đã tập trung vào hai nhu cầu quan trọng khác:

Hướng dẫn cụ thể và các phương pháp thực tiễn tốt nhất: Đảm bảo quá trình triển khai diễn ra trơn tru.
Giải pháp được thiết kế và xây dựng đúng cách: Giúp chuyển đổi hoạt động kinh doanh của khách hàng một cách hiệu quả.

Những nỗ lực này đã dẫn đến sự chuyển đổi của chương trình FastTrack for Dynamics 365, với mục tiêu là cộng đồng triển khai Dynamics 365, bao gồm khách hàng và đối tác, có thể tiếp cận và áp dụng Success by Design một cách dễ dàng.

Success by Design – Cách áp dụng vào dự án của bạn

Microsoft cam kết cung cấp cho cộng đồng triển khai Dynamics 365 các ứng dụng kinh doanh hàng đầu, cùng với các tài nguyên dự án Success by Design mới nhất. Để áp dụng Success by Design, các nhóm dự án cần sẵn sàng tích hợp khung này vào phương pháp triển khai của họ, bất kể phương pháp triển khai hay sản phẩm Dynamics 365 nào đang được sử dụng.

Success by Design không thay thế phương pháp triển khai hiện có của nhóm dự án, mà hoạt động như một bộ công cụ bổ sung, giúp tăng cường quản trị dự án và sản phẩm. Khung này khuyến khích các nhóm dự án tạm dừng và đánh giá các rủi ro kỹ thuật và dự án trước khi chúng trở thành vấn đề lớn trong vòng đời dự án.

Các lợi ích của Success by Design

Khi được áp dụng đúng cách, Success by Design mang lại các lợi ích sau:

Giảm thiểu rủi ro: Phát hiện sớm các vấn đề thông qua các buổi đánh giá định kỳ.
Định hướng theo các phương pháp thực tiễn tốt nhất: Đảm bảo giải pháp được xây dựng theo các tiêu chuẩn được khuyến nghị.
Kiến trúc giải pháp bền vững: Tạo ra các giải pháp phù hợp với lộ trình phát triển của Dynamics 365, có khả năng mở rộng và thích ứng với các thay đổi trong tương lai.

FastTrack for Dynamics 365 và Success by Design

FastTrack for Dynamics 365 là một chương trình hỗ trợ thành công của khách hàng, được điều hành bởi đội ngũ kỹ thuật sản phẩm Dynamics 365 của Microsoft. Chương trình này giúp khách hàng triển khai các ứng dụng Dynamics 365 nhanh chóng và tối đa hóa giá trị kinh doanh. Success by Design là nền tảng cốt lõi của phương pháp FastTrack, nhưng khung này cũng có thể được sử dụng độc lập trong bất kỳ dự án triển khai Dynamics 365 nào.

Microsoft khuyến nghị các nhóm dự án làm việc với đối tác triển khai để tích hợp Success by Design vào dự án của họ. Ngoài các tài liệu hướng dẫn trên Microsoft Learn, các nhóm dự án nên tham gia khóa đào tạo Success by Design để chuẩn bị tốt hơn.

Các giai đoạn của Success by Design

Success by Design chia vòng đời triển khai Dynamics 365 thành bốn giai đoạn độc lập với phương pháp triển khai: Strategize, Initiate, Implement, Prepare, và Operate. Mỗi giai đoạn được thiết kế để hỗ trợ nhóm dự án trong việc quản lý dự án và xây dựng giải pháp một cách hiệu quả.

1. Giai đoạn Strategize (Lập chiến lược)

Trong giai đoạn này, nhóm dự án tập trung vào việc khám phá và xác nhận các yêu cầu kinh doanh, đồng thời hoàn thiện cách tiếp cận giải pháp ở cấp cao. Một chiến lược triển khai toàn diện là yếu tố then chốt để đảm bảo quá trình chuyển đổi số thành công. Giai đoạn này bao gồm:

Xây dựng chiến lược môi trường: Quyết định cách cấu hình và quản lý các môi trường Dynamics 365.
Chiến lược tổ chức: Xác định các vai trò, trách nhiệm, và cấu trúc quản trị của dự án.

2. Giai đoạn Initiate (Khởi động)

Giai đoạn này tập trung vào việc xác định tất cả các luồng công việc trong phạm vi dự án và cập nhật kế hoạch dự án để phản ánh các thay đổi này. Khi thiết kế giải pháp cấp cao đã được hoàn thiện (từ giai đoạn Strategize), Success by Design bắt đầu với Solution Blueprint Review – một buổi đánh giá quan trọng để xác định các rủi ro ban đầu và đảm bảo giải pháp phù hợp với mục tiêu dự án.

3. Giai đoạn Implement (Triển khai)

Trong giai đoạn này, nhóm dự án tập trung vào việc xây dựng giải pháp theo thiết kế và phạm vi đã được thống nhất. Các Implementation Reviews được thực hiện để giải quyết các vấn đề cụ thể liên quan đến thiết kế giải pháp (ví dụ: mô hình dữ liệu, bảo mật, tích hợp) và các phương pháp triển khai (quản lý vòng đời ứng dụng – ALM, chiến lược kiểm thử). Các buổi đánh giá này giúp nhóm dự án giảm thiểu rủi ro trước khi quá trình xây dựng giải pháp tiến xa.

4. Giai đoạn Prepare (Chuẩn bị)

Đến giai đoạn này, giải pháp đã được xây dựng và kiểm thử. Nhóm dự án chuẩn bị cho vòng kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) cuối cùng và đào tạo người dùng. Các nhiệm vụ quan trọng bao gồm:

Hoàn thành các phê duyệt cần thiết từ khách hàng.
Thực hiện các đánh giá bảo mật thông tin.
Xây dựng kế hoạch chuyển đổi (cutover plan) với các tiêu chí go/no-go.
Lên lịch các buổi chạy thử go-live.
Chuẩn bị mô hình hỗ trợ và hoàn thiện sách hướng dẫn triển khai (deployment runbook) với các nhiệm vụ, chủ sở hữu, thời lượng, và phụ thuộc.

Go live Readiness Review được thực hiện trong giai đoạn này để xác định bất kỳ khoảng cách hoặc vấn đề nào còn lại trước khi triển khai chính thức.

5. Giai đoạn Operate (Vận hành)

Khi giải pháp đã được triển khai, giai đoạn này tập trung vào việc ổn định hệ thống và chuyển trọng tâm sang các tính năng và cải tiến cho giai đoạn tiếp theo của dự án. Nhóm dự án đảm bảo giải pháp hoạt động ổn định và đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.

Các buổi đánh giá Success by Design

Các buổi đánh giá (reviews) trong Success by Design, đôi khi được gọi là Success by Design workshops, là các hoạt động cốt lõi giúp nhóm dự án phản ánh, khám phá, và điều chỉnh dự án theo các mẫu thực tiễn tốt nhất. Các buổi đánh giá này đặt ra các câu hỏi quan trọng để thúc đẩy thảo luận, đánh giá rủi ro, và xác nhận rằng dự án đang tuân theo các phương pháp được khuyến nghị.

1. Solution Blueprint Review

Đây là điểm khởi đầu của Success by Design và được khuyến nghị là một buổi đánh giá bắt buộc. Solution Blueprint Review giúp nhóm dự án:

Đánh giá thiết kế giải pháp cấp cao.
Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong giai đoạn đầu của dự án.
Đưa ra các khuyến nghị để điều chỉnh thiết kế giải pháp.

Kết quả của buổi đánh giá này thường dẫn đến các Implementation Reviews để xem xét sâu hơn các khía cạnh cụ thể của giải pháp.

2. Implementation Reviews

Các buổi đánh giá triển khai tập trung vào các vấn đề cụ thể được xác định trong Solution Blueprint Review, bao gồm:

Mô hình dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu được cấu trúc phù hợp với yêu cầu kinh doanh.
Bảo mật: Đánh giá các biện pháp bảo mật và quyền truy cập.
Tích hợp: Xem xét các tích hợp với hệ thống bên ngoài.
Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM): Đảm bảo các quy trình phát triển và triển khai được tối ưu hóa.
Chiến lược kiểm thử: Đánh giá kế hoạch kiểm thử để đảm bảo giải pháp hoạt động ổn định.

3. Go live Readiness Review

Buổi đánh giá này, cũng được khuyến nghị là bắt buộc, là bước cuối cùng trước khi triển khai giải pháp. Go live Readiness Review giúp nhóm dự án xác định bất kỳ rủi ro hoặc khoảng cách nào còn lại, đảm bảo rằng giải pháp đã sẵn sàng để đưa vào hoạt động.

Lưu ý về lịch trình đánh giá

Các buổi đánh giá Success by Design không phải là các hoạt động độc lập. Chúng cần được lên lịch dựa trên sự sẵn có của các tài liệu dự án quan trọng và sự sẵn sàng của nhóm dự án để thảo luận về chúng. Điều này đảm bảo rằng các buổi đánh giá mang lại giá trị tối đa và giúp nhóm dự án giải quyết các vấn đề một cách kịp thời.

Ví dụ thực tế: Áp dụng Success by Design

Hãy xem xét một ví dụ thực tế về cách Success by Design được áp dụng trong một dự án:

Một công ty du lịch toàn cầu đang triển khai Dynamics 365 Customer Service để chuyển đổi trung tâm cuộc gọi của họ. Trong quá trình thu thập yêu cầu kinh doanh, nhóm dự án phát hiện rằng giải pháp Dynamics 365 cần tích hợp với nhiều hệ thống cũ (với khối lượng giao dịch cao) và yêu cầu một tùy chỉnh bắt buộc không thể đạt được bằng các tính năng có sẵn.

Trong quá trình chuẩn bị cho Solution Blueprint Review, nhóm dự án nhận thấy rằng việc kiểm thử hiệu suất giải pháp đã bị loại khỏi phạm vi dự án, dựa trên giả định rằng dịch vụ đám mây Dynamics 365 của Microsoft sẽ tự động đảm bảo hiệu suất. Tuy nhiên, với quy mô giải pháp hỗ trợ 4,000 người dùng, bao gồm nhiều tích hợp và tùy chỉnh, việc bỏ qua kiểm thử hiệu suất được xác định là một rủi ro lớn.

Kiến trúc sư dự án, người dẫn dắt Solution Blueprint Review, đưa ra các khuyến nghị sau:

Giải pháp yêu cầu phát triển tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.
Kiểm thử hiệu suất cần được đưa vào chu kỳ kiểm thử.
Nếu cần, một buổi Solution Performance Workshop nên được tổ chức để đánh giá sâu hơn về rủi ro này.

Các khuyến nghị này được trình bày cho Ủy ban điều hành dự án để phê duyệt, đảm bảo rằng rủi ro được giải quyết trước khi ảnh hưởng đến tiến độ dự án.

Đo lường thành công với Success Measures

Success by Design cung cấp một hệ thống success measures để theo dõi sức khỏe của dự án. Các thước đo này được chia thành bảy danh mục, bao gồm hơn 30 chỉ số cụ thể, chẳng hạn như:

Kiến trúc: Đánh giá thiết kế giải pháp và khả năng mở rộng.
Tích hợp: Đánh giá hiệu quả của các tích hợp với hệ thống bên ngoài.
Hiệu suất: Đảm bảo giải pháp hoạt động ổn định dưới tải trọng cao.
Bảo mật: Xem xét các biện pháp bảo mật.
Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM): Đánh giá quy trình phát triển và triển khai.
Dự án quản trị: Theo dõi lịch trình và năng lực của nhóm dự án.
Hỗ trợ: Đánh giá mô hình hỗ trợ sau triển khai.

Cách theo dõi Success Measures

Sau mỗi buổi đánh giá Success by Design hoặc sự kiện dự án quan trọng, kiến trúc sư giải pháp (từ FastTrack hoặc đối tác triển khai) sẽ cập nhật các thước đo thành công bằng cách sử dụng công cụ Success by Design của Microsoft. Các cập nhật được đánh dấu bằng ba màu:

Xanh (Healthy): Chỉ số đang ở trạng thái tốt.
Vàng (Area of concern): Chỉ số cần được theo dõi hoặc điều chỉnh.
Đỏ (Needs immediate action): Chỉ số đang có vấn đề nghiêm trọng cần giải quyết ngay lập tức.

Tầm quan trọng của Success Measures

Success Measures cung cấp cái nhìn chi tiết và tổng quan về sức khỏe của dự án:

Ở cấp độ vi mô: Giúp các bên liên quan đánh giá tình trạng của một dự án cụ thể.
Ở cấp độ vĩ mô: Cho phép Microsoft, đối tác, hoặc khách hàng xác định các mẫu vấn đề ảnh hưởng đến nhiều dự án (ví dụ: vấn đề về ALM hoặc hiệu suất sản phẩm).

Dữ liệu từ Success Measures giúp các bên liên quan đưa ra các quyết định sáng suốt để cải thiện quy trình triển khai và sản phẩm.

Kết luận

Success by Design là một khung công tác mạnh mẽ, cung cấp cho các nhóm dự án Dynamics 365 một mô hình quản trị kỹ thuật và dự án, giúp họ phát hiện và giải quyết các rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Với sự phát triển không ngừng của các giải pháp đám mây và mức độ đầu tư lớn vào Dynamics 365, việc tích hợp Success by Design vào các dự án là điều cần thiết, ngay cả đối với những khách hàng và đối tác có kinh nghiệm nhất.

Microsoft tin rằng các ứng dụng kinh doanh không chỉ hỗ trợ các hoạt động riêng lẻ như quản lý tài chính, tiếp thị, hoặc chuỗi cung ứng. Thay vào đó, chúng cần mang lại sự linh hoạt để loại bỏ mọi rào cản, tạo ra các giải pháp bền vững, thích ứng với nhu cầu khách hàng, và mang lại trải nghiệm hấp dẫn hơn.

Các bước tiếp theo

Để tận dụng tối đa Success by Design, các nhóm dự án nên:

Tham gia khóa đào tạo Success by Design trên Microsoft Learn.
Làm việc với đối tác triển khai để tích hợp Success by Design vào dự án.
Xem xét các tài liệu hướng dẫn về:
- Chiến lược triển khai.
- Thiết kế kiến trúc giải pháp.
- Quản trị dự án.
- Quản lý vòng đời ứng dụng (ALM).
- Kiểm thử giải pháp Dynamics 365 trước khi triển khai.

Success by Design không chỉ là một khung công tác – nó là chìa khóa để biến Dynamics 365 thành một giải pháp chuyển đổi số mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đạt được thành công bền vững.

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về Dynamics 365, phương án tiếp cận và triển khai Success by Design vào cho môi trường doanh nghiệp của bạn