Dưới đây là bản chi tiết hơn của tài liệu “Implementing a Sales & Operations Planning (S&OP) Process”
Giới thiệu về Lập kế hoạch Bán hàng và Vận hành (S&OP)
Tổng quan:
Lập kế hoạch Bán hàng và Vận hành (S&OP) là một quy trình chiến lược nhằm phối hợp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp—bao gồm bán hàng, tiếp thị, vận hành và chuỗi cung ứng—để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả, đồng thời tối ưu hóa nguồn cung. S&OP giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tồn kho, nâng cao mức độ phục vụ khách hàng thông qua việc xây dựng sự hợp tác và tính nhất quán giữa các phòng ban. Theo Viện Dự báo Kinh doanh (IBF), S&OP là một quá trình điều phối các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp để đảm bảo nguồn cung phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Những điểm cần lưu ý khi triển khai:
- Phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm cho từng bước trong quy trình.
- Xác định kỳ vọng cho việc chuyển giao công việc giữa các bộ phận, lịch họp và cách thông báo thay đổi.
- Quyết định thời điểm trong tháng mà các chỉnh sửa kế hoạch nhu cầu không còn được phép thực hiện, nhằm đảm bảo quy trình ổn định và có thể tiến hành kế hoạch hàng tháng.
Ý kiến chuyên gia:
Tiến sĩ Larry Lapide, Chuyên gia Chuỗi cung ứng: “S&OP không chỉ là một quy trình mà còn là sự thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp. Thành công phụ thuộc vào việc phá bỏ các rào cản giữa các bộ phận và đảm bảo trách nhiệm rõ ràng ở mọi cấp độ. Hãy ưu tiên sự đồng thuận từ tất cả các bên ngay từ đầu.”
Tổng quan về Quy trình S&OP điển hình
Mục đích:
Phần này cung cấp một bản mẫu cho quy trình S&OP điển hình, bao gồm các vai trò, trách nhiệm và thời gian thực hiện sau khi kết thúc mỗi tháng. Các bước được chia thành hai loại: những bước gắn với thời điểm đầu tháng và những bước được quản lý liên tục (được đánh dấu “OnGoing” – Liên tục). Tài liệu khuyến nghị đưa các bước này vào lịch chung của doanh nghiệp, kèm theo nhắc nhở, lịch họp và danh sách người tham gia.
Ý kiến chuyên gia:
Tom Wallace, Tác giả và Tư vấn S&OP: “Một quy trình S&OP được tổ chức tốt giống như nhịp tim của doanh nghiệp. Thời gian là yếu tố then chốt—bỏ lỡ một nhịp, cả hệ thống sẽ gặp trục trặc. Hãy tận dụng công nghệ để giữ mọi người đồng bộ.”
Vai trò và Trách nhiệm trong S&OP
Ban Điều hành (CEO/Lãnh đạo Cấp cao):
- Chủ trì cuộc họp S&OP cấp điều hành và đưa ra quyết định cuối cùng.
- Đảm bảo toàn bộ tổ chức tuân thủ kế hoạch đã đề ra.
- Là người liên lạc chính để giải quyết tranh chấp trong suốt quy trình S&OP.
Lãnh đạo Bán hàng & Tiếp thị:
- Đặt kỳ vọng cho đội ngũ bán hàng về việc thực hiện dự báo bán hàng và cải thiện độ chính xác.
- Trình bày hiệu suất bán hàng và dự báo trong cuộc họp S&OP cấp điều hành.
- Đảm bảo quá trình dự báo được thực hiện hàng tháng (hoặc định kỳ) và xử lý các vấn đề chiến lược liên quan đến bán hàng/khách hàng.
Nhân viên Lập kế hoạch Nhu cầu (Demand Planner):
- Chuẩn bị và trình bày thông tin kế hoạch nhu cầu một cách chính xác, kịp thời và sẵn sàng sử dụng.
- Thực hiện phân tích trước kế hoạch và dự báo thống kê.
- Làm việc với đội ngũ bán hàng để thu thập dữ liệu và hoàn thiện kế hoạch nhu cầu, đồng thời giải quyết các bất đồng trong dự báo tương lai.
Nhân viên Bán hàng:
- Thu thập thông tin từ khách hàng được phân công và tích hợp vào kế hoạch nhu cầu.
- Thực hiện dự báo bán hàng cho khách hàng, thị trường hoặc phân khúc mà họ phụ trách.
- Phân tích hiệu suất thực tế so với dự báo, xác định nguyên nhân và đề xuất hành động khắc phục trong cuộc họp đánh giá bán hàng.
Lãnh đạo Vận hành:
- Đặt kỳ vọng cho đội sản xuất và vật liệu để xây dựng kế hoạch cung ứng theo quy trình và tuân thủ kế hoạch đó.
- Đảm bảo dữ liệu tổng hợp được liên kết với kế hoạch chi tiết.
- Chủ trì cuộc họp lập kế hoạch cung ứng hàng tháng và báo cáo về hiệu suất tồn kho và đơn hàng tồn đọng trong cuộc họp S&OP cấp điều hành.
Nhân viên Lập kế hoạch Cung ứng và Lập lịch chính (Supply Planning and Master Scheduling):
- Cập nhật kế hoạch tồn kho hàng tháng hoặc định kỳ.
- Duy trì các yếu tố như mức tồn kho an toàn, tốc độ sản xuất, hiệu suất nhà cung cấp và thời gian giao hàng.
- Phân tích đơn hàng, ngày giao hàng và tồn kho để quyết định sản xuất cái gì, khi nào và ở đâu theo kế hoạch cung ứng.
Mẹo chuyên gia:
Tài liệu khuyến nghị sử dụng Ma trận RACI (Responsible – Chịu trách nhiệm, Accountable – Chịu trách nhiệm cuối cùng, Consulted – Được tham vấn, Informed – Được thông báo) để làm rõ vai trò.
Patrick Bower, Chuyên gia Tư vấn S&OP: “Ma trận RACI là một công cụ thay đổi cuộc chơi. Nó loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo mọi người biết rõ nhiệm vụ của mình—rất quan trọng cho việc thực thi S&OP.”
Bước 1: Thu thập và Quản lý Dữ liệu
Mục tiêu:
Thu thập dữ liệu bán hàng trong quá khứ, phân tích xu hướng và đánh giá độ chính xác của dự báo để làm nền tảng cho việc lập kế hoạch. Phần mềm S&OP tiên tiến có thể tự động hóa nhiều nhiệm vụ này, nhưng một số công việc cần thực hiện thủ công liên tục khi cần thiết.
Trách nhiệm:
Do Nhân viên Lập kế hoạch Nhu cầu dẫn dắt, với sự đóng góp từ bán hàng, tiếp thị, vận hành, logistics và tài chính.
Các bước chi tiết:
- Quản lý Sản phẩm Mới hoặc Thay đổi Sản phẩm Hiện có (Liên tục): Liên kết sản phẩm hoàn thiện mới với hệ thống lập kế hoạch và cập nhật thông tin sản phẩm hiện có.
- Chạy Phân tích: Sử dụng công cụ chuỗi cung ứng (như DemandCaster) để chạy phân tích tự động và lên lịch phân tích nếu cần.
- Xem xét Các Chỉ số Hiệu suất: Xác định các chỉ số cần đo lường (ví dụ: độ chính xác dự báo, mức tồn kho) với sự đóng góp từ bán hàng và vận hành.
- Điều chỉnh Thuộc tính Cung ứng Cấp Sản phẩm:
- Đặt chính sách cung ứng phù hợp (mức tồn kho, thời gian giao hàng), cần xem xét hàng tháng.
- Quyết định phương pháp lập kế hoạch cung ứng:
- Demand Chase (Theo đuổi Nhu cầu): Cung ứng tăng giảm theo nhu cầu từng kỳ.
- Level Load (Tải đều): Cung ứng ổn định giữa mục tiêu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Ý kiến chuyên gia:
Robert Stahl, Người tiên phong S&OP: “Dữ liệu là huyết mạch của S&OP. Hãy đầu tư vào nguồn dữ liệu sạch và đáng tin cậy—dữ liệu kém chất lượng sẽ dẫn đến kết quả tồi tệ.”
Bước 2: Xây dựng Kế hoạch Nhu cầu
Mục tiêu:
Xác nhận dự báo, hiểu rõ nguồn nhu cầu, tính đến biến động, các chương trình khuyến mãi, sự kiện đặc biệt và ra mắt sản phẩm/khách hàng mới để tạo ra kế hoạch nhu cầu thống nhất.
Trách nhiệm:
Do Nhân viên Lập kế hoạch Nhu cầu thực hiện, với sự tham vấn và xác nhận từ bán hàng và tiếp thị.
Các bước chi tiết:
- Tạo Báo cáo Đánh giá S&OP: Sử dụng phần mềm để tạo báo cáo tùy chỉnh.
- Chia sẻ Báo cáo để Lấy Ý kiến (Khuyến nghị): Gửi báo cáo cho đội bán hàng và các bên liên quan để thu thập phản hồi.
- Chỉnh sửa Kế hoạch Nhu cầu: Kết hợp thông tin từ đánh giá hiệu suất, dữ liệu bán hàng và chỉnh sửa kế hoạch, đồng thời đặt thời gian “đóng băng” (freeze period) bằng thời gian giao hàng dài nhất để hạn chế thay đổi phút chót.
- Xem xét và Hoàn thiện Kế hoạch Nhu cầu Thống nhất: Tổ chức họp đánh giá nhu cầu hàng tháng với đội bán hàng để xem xét hiệu suất tháng trước và các giả định định lượng.
Ý kiến chuyên gia:
Carol Ptak, Chuyên gia Chuỗi cung ứng: “Kế hoạch nhu cầu là nơi sự hợp tác tỏa sáng. Đừng chỉ dựa vào con số—hãy lắng nghe thông tin thực tế từ đội bán hàng.”
Bước 3: Lập kế hoạch Cung ứng
Mục tiêu:
Chuyển đổi kế hoạch nhu cầu thành kế hoạch cung ứng, xác định mục tiêu tồn kho, mức tồn kho an toàn và phương pháp sản xuất (tải đều hoặc theo đuổi nhu cầu).
Trách nhiệm:
Do Lãnh đạo Vận hành phụ trách, với sự tham vấn từ sản xuất, vận hành, logistics và tài chính.
Nhiệm vụ chính:
- Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu bằng cách xem xét năng lực sản xuất, tồn kho và lịch trình vận hành.
- Quyết định thời gian và địa điểm sản xuất dựa trên phân tích.
Ý kiến chuyên gia:
Anne Morriss, Chuyên gia Chiến lược Vận hành: “Lập kế hoạch cung ứng cần sự linh hoạt trong khuôn khổ. Hãy xây dựng các vùng đệm nhưng tránh tồn kho dư thừa—cân bằng là yếu tố quyết định.”
Bước 4: Đối chiếu Kế hoạch (Cuộc họp Trước S&OP)
Mục tiêu:
Giải quyết các vấn đề phía cung ứng, đánh giá hiệu suất tháng trước và chuẩn bị khuyến nghị cho cuộc họp cấp điều hành trong cuộc họp trước S&OP hàng tháng.
Trách nhiệm:
Do Lãnh đạo S&OP điều hành, với sự tham gia của bán hàng, tiếp thị, vận hành, logistics và tài chính.
Ý kiến chuyên gia:
Eric Wilson, Giám đốc Nghiên cứu IBF: “Cuộc họp trước S&OP giống như buổi diễn tập. Hãy giải quyết mọi xung đột tại đây để cuộc họp điều hành tập trung vào quyết định, không phải tranh luận.”
Bước 5: Phê duyệt và Phát hành (Cuộc họp S&OP Cấp Điều hành)
Mục tiêu:
Trình bày kế hoạch nhu cầu và cung ứng đã đối chiếu cho ban điều hành phê duyệt, tạo ra kế hoạch có thể thực thi cho vận hành.
Trách nhiệm:
Do Lãnh đạo S&OP dẫn dắt, với sự tham gia bắt buộc của Nhà tài trợ Điều hành (CEO/Lãnh đạo) để đưa ra quyết định cuối cùng.
Lịch trình mẫu cho cuộc họp:
- Xem xét lịch S&OP và các ngày quan trọng.
- Trình bày tổng quan tổng hợp (ngân sách so với thực tế, chỉ số hiệu suất).
- Phân tích hiệu suất tháng trước (bán hàng, vận hành, tồn kho).
- Xem xét kế hoạch nhu cầu và cung ứng 12 tháng (các vấn đề ngắn hạn, thách thức năng lực, ra mắt sản phẩm mới, mục tiêu tồn kho).
- Giao nhiệm vụ mới và phê duyệt cuối cùng.
Ý kiến chuyên gia:
Lora Cecere, Nhà phân tích Chuỗi cung ứng: “Cuộc họp điều hành không chỉ là bước ký duyệt—đây là nơi chiến lược gặp thực thi. Hãy đảm bảo dữ liệu kể một câu chuyện rõ ràng.”
Lợi ích và Công cụ Hỗ trợ
Lợi ích của S&OP:
- Giảm chi phí tồn kho.
- Tăng năng suất.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Vai trò của Công nghệ:
Các giải pháp như DemandCaster cải thiện S&OP bằng cách hỗ trợ lập kế hoạch yêu cầu và chuyển từ lập kế hoạch sang thực thi một cách liền mạch.
Ý kiến chuyên gia:
Mike Doherty, Chuyên gia Phần mềm Chuỗi cung ứng: “Hãy đầu tư vào công cụ tích hợp dữ liệu nhu cầu và cung ứng. S&OP thủ công đã lỗi thời—tự động hóa là chìa khóa mở rộng thành công.”
Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về các giải pháp công nghệ cho bài toàn S&OP của doanh nghiệp, cùng với phương pháp tiếp cận và triển khai ứng dụng cho từng môi trường và ngành nghề của doanh nghiệp
