Ngân sách từ con số không (Zero-Based Budgeting) trong mua sắm: Sức mạnh của sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính
Ngân sách từ con số không (Zero-Based Budgeting – ZBB) là một phương pháp lập ngân sách yêu cầu mọi khoản chi phí phải được chứng minh từ đầu cho mỗi kỳ lập ngân sách mới, thay vì dựa vào ngân sách của kỳ trước. Trong lĩnh vực mua sắm (procurement), ZBB trở thành một công cụ mạnh mẽ để tối ưu hóa chi phí, tăng cường tính minh bạch và hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đặc biệt, sự hợp tác chặt chẽ giữa bộ phận mua sắm và tài chính có thể mang lại giá trị vượt trội, đặc biệt trong ngành bất động sản, nơi chi phí xây dựng, vật liệu và dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn.
Định nghĩa ZBB
- Tiếng Việt: Ngân sách từ con số không (ZBB) là một phương pháp lập ngân sách trong đó mọi khoản chi phí phải được xem xét và phê duyệt lại từ đầu cho mỗi kỳ ngân sách mới, không dựa vào ngân sách của kỳ trước. Phương pháp này khuyến khích đánh giá kỹ lưỡng giá trị của từng khoản chi, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.
- Tiếng Anh: Zero-Based Budgeting (ZBB) is a budgeting method where all expenses must be justified and approved from scratch for each new budgeting period, without relying on the previous period’s budget. This approach promotes thorough evaluation of the value of each expenditure, thereby optimizing resources and minimizing waste.
Các bước triển khai ZBB
Triển khai ZBB đòi hỏi một quy trình có hệ thống để đảm bảo mọi khoản chi được đánh giá kỹ lưỡng và phân bổ hiệu quả. Dưới đây là 5 bước chính, áp dụng trong bối cảnh ngành bất động sản:
- Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu: Bộ phận mua sắm và tài chính cùng xác định các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, như giảm chi phí vật liệu hoặc tối ưu hóa tiến độ dự án. Mọi khoản chi được liệt kê và đánh giá dựa trên nhu cầu thực tế. Ví dụ, trong một dự án chung cư, công ty xác định chi phí thép, xi măng và nhân công là thiết yếu, trong khi chi phí quảng cáo trang trí có thể cắt giảm.
- Bước 2: Xây dựng gói quyết định: Các khoản chi được chia thành các gói quyết định (decision packages), mỗi gói đại diện cho một hoạt động hoặc hạng mục chi tiêu, như mua vật liệu, thuê nhà thầu, hoặc quảng cáo. Mỗi gói phải được chứng minh giá trị và chi phí. Ví dụ, gói mua thép bao gồm chi phí, nhà cung cấp, và tác động đến tiến độ dự án.
- Bước 3: Xếp hạng gói quyết định: Các gói quyết định được xếp hạng theo mức độ quan trọng và ưu tiên, dựa trên tác động đến mục tiêu chiến lược. Mua sắm và tài chính cùng đánh giá, ví dụ ưu tiên gói mua vật liệu xây dựng thiết yếu hơn gói trang trí nội thất trong một khu nghỉ dưỡng.
- Bước 4: Phê duyệt và phân bổ ngân sách: Các gói quyết định được phê duyệt dựa trên thứ tự ưu tiên và nguồn lực có sẵn. Tài chính đảm bảo ngân sách được phân bổ chính xác, trong khi mua sắm đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp để phù hợp với ngân sách mới. Ví dụ, công ty có thể ký hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp thép để giảm chi phí.
- Bước 5: Kiểm soát và giám sát: Sau khi ngân sách được triển khai, tài chính giám sát hiệu suất của các gói quyết định để đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả. Mua sắm theo dõi hợp đồng nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả chi tiêu, như đảm bảo nhà thầu giao vật liệu đúng tiến độ. Ví dụ, nếu nhà cung cấp thép giao hàng chậm, mua sắm sẽ báo cáo để tài chính điều chỉnh quỹ dự phòng.
Dưới đây là phân tích chi tiết về lợi ích của sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính, kèm theo ví dụ trong ngành bất động sản, chiến lược cụ thể, kịch bản áp dụng, và ý kiến từ các chuyên gia.
Tăng cường tính minh bạch trong chi tiêu
Tổng quan
Sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về chi tiêu. Mua sắm cung cấp dữ liệu chi tiết về các khoản chi, như chi phí vật liệu hoặc hợp đồng nhà thầu, đồng thời sử dụng tiêu chuẩn ngành để so sánh mô hình chi tiêu với đối thủ. Tài chính phân tích dữ liệu để xác định yếu tố thúc đẩy chi phí, nhận diện lãng phí và đề xuất biện pháp tối ưu.
Ví dụ trong ngành bất động sản
Trong một dự án chung cư, mua sắm cung cấp dữ liệu về chi phí xi măng, thép, và vận chuyển, so sánh giá thép với tiêu chuẩn ngành để phát hiện nhà cung cấp tính giá cao hơn 10%. Tài chính phân tích và nhận thấy chi phí vận chuyển vượt ngân sách do không tối ưu hóa lộ trình. Công ty chuyển sang nhà cung cấp thép giá cạnh tranh và đàm phán lại hợp đồng vận chuyển, tiết kiệm hàng trăm triệu đồng.
Ý kiến chuyên gia
Ông Nguyễn Văn Hùng, chuyên gia tài chính trong lĩnh vực bất động sản, nhận xét:
“Sự minh bạch trong chi tiêu là yếu tố sống còn trong ngành bất động sản, nơi các dự án thường có quy mô lớn và phức tạp. ZBB, kết hợp với sự phối hợp chặt chẽ giữa mua sắm và tài chính, giúp doanh nghiệp phát hiện các khoản chi không hiệu quả ngay từ đầu, từ đó tiết kiệm hàng tỷ đồng trong các dự án lớn.”
Cải thiện tiết kiệm chi phí
Tổng quan
Mua sắm sử dụng chuyên môn đàm phán và thông tin thị trường để thương lượng hợp đồng tốt hơn, đồng thời áp dụng kỹ thuật quản lý nhu cầu để xác định cơ hội tiết kiệm. Tài chính đảm bảo các khoản tiết kiệm được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính, giúp đo lường hiệu quả thực sự.
Ví dụ trong ngành bất động sản
Một công ty bất động sản xây dựng khu đô thị sử dụng ZBB để xem xét hợp đồng vật liệu. Mua sắm phát hiện nhà cung cấp thép tính giá cao hơn 10% so với thị trường. Sau đàm phán, công ty đạt mức giá thấp hơn, tiết kiệm 500 triệu đồng mỗi tháng. Tài chính xác nhận khoản tiết kiệm được ghi nhận đúng, không bị “che lấp” bởi các khoản chi khác.
Chiến lược ZBB cụ thể
Trong một dự án bất động sản, công ty áp dụng ZBB và nhận thấy:
- Giảm nhân sự vận hành máy móc tại công trường, tiết kiệm 300 triệu đồng chi phí lương hàng năm.
- Cho thuê lại không gian kho chưa sử dụng, tiết kiệm 400 triệu đồng.
- Chuyển từ quảng cáo biển hiệu sang mạng xã hội, giảm 40 triệu đồng chi phí quảng cáo.
- Lưu trữ hồ sơ điện tử thay vì giấy tờ, tiết kiệm 12 triệu đồng chi phí văn phòng phẩm.
Ý kiến chuyên gia
Bà Trần Thị Mai, chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng, chia sẻ:
“Trong ngành bất động sản, nơi chi phí vật liệu chiếm phần lớn ngân sách, khả năng đàm phán của mua sắm là yếu tố then chốt. Tuy nhiên, nếu không có sự phối hợp với tài chính để theo dõi và đánh giá các khoản tiết kiệm, những nỗ lực này có thể không mang lại giá trị thực sự.”
Tối ưu hóa phân bổ nguồn lực
Tổng quan
Sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính giúp ưu tiên chi tiêu cho các sáng kiến chiến lược thúc đẩy tăng trưởng và lợi nhuận, đồng thời giảm chi không cần thiết. ZBB buộc các bộ phận đánh giá lại mọi khoản chi dựa trên giá trị thực, thông qua xếp hạng gói quyết định theo mức độ quan trọng.
Ví dụ trong ngành bất động sản
Trong một dự án khu nghỉ dưỡng, công ty áp dụng ZBB để phân bổ ngân sách. Mua sắm đề xuất giảm chi phí trang trí nội thất không thiết yếu (như vật liệu cao cấp cho khu vực ít quan trọng) và chuyển nguồn lực sang hệ thống năng lượng tái tạo, mang lại giá trị lâu dài. Tài chính đánh giá tác động tài chính, đảm bảo khoản đầu tư mới tăng lợi nhuận dài hạn.
Ý kiến chuyên gia
Ông Lê Quốc Anh, giám đốc tài chính một tập đoàn bất động sản, nhận định:
“ZBB không chỉ là công cụ cắt giảm chi phí mà còn là cách định hướng lại nguồn lực vào các lĩnh vực tạo ra giá trị cao. Trong bất động sản, điều này có thể là sự khác biệt giữa một dự án thành công và một dự án chỉ đạt mức hòa vốn.”
Tăng cường quản lý rủi ro
Tổng quan
Mua sắm nhận diện và giảm thiểu rủi ro chuỗi cung ứng, như gián đoạn nhà cung cấp hoặc biến động giá vật liệu, đồng thời đàm phán lại hợp đồng sau phân bổ ngân sách. Tài chính đánh giá tác động tài chính của rủi ro và xây dựng kế hoạch dự phòng, giám sát hiệu suất gói quyết định để đảm bảo phân bổ nguồn lực chính xác.
Ví dụ trong ngành bất động sản
Trong bối cảnh giá thép tăng đột biến, mua sắm đề xuất ký hợp đồng dài hạn để khóa giá ổn định. Tài chính dự đoán việc khóa giá tiết kiệm 2 tỷ đồng trong 12 tháng so với mua theo giá thị trường. Tài chính xây dựng quỹ dự phòng cho rủi ro chậm giao hàng, trong khi mua sắm giám sát hiệu suất nhà cung cấp.
Ý kiến chuyên gia
Bà Phạm Hồng Ngọc, chuyên gia quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, nhấn mạnh:
“Ngành bất động sản đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi rủi ro chuỗi cung ứng, từ biến động giá vật liệu đến chậm trễ dự án. Sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính trong ZBB giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống bất ngờ.”
Khi nào nên sử dụng ZBB?
ZBB phù hợp trong các kịch bản sau:
- Khẩn cấp cải thiện tài chính: Khi cần phục hồi thanh khoản, giảm áp lực từ nhà đầu tư, hoặc khôi phục lợi nhuận ngắn hạn, như trong dự án bất động sản chậm tiến độ.
- Tái cơ cấu mục tiêu: Để cắt giảm chi phí nhanh chóng, như giảm chi phí vận hành trong công ty bất động sản gặp khó khăn tài chính.
- Tăng cường quản lý chi phí: Để cắt giảm lãng phí và kiểm soát tăng chi tiêu trong trung hạn, như tối ưu chi phí vật liệu trong dự án dài hạn.
- Tăng trưởng: Để tái cân bằng danh mục đầu tư sau cắt giảm chi phí, như đầu tư vào dự án bất động sản mới sau tối ưu hóa ngân sách.
Kết luận
Sự hợp tác giữa mua sắm và tài chính trong triển khai ngân sách từ con số không mang lại nhiều lợi ích vượt trội, từ tăng cường tính minh bạch, tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực, đến quản lý rủi ro hiệu quả. Trong ngành bất động sản, ZBB giúp doanh nghiệp đánh giá lại mọi khoản chi, ưu tiên sáng kiến chiến lược, và chuẩn bị cho rủi ro thị trường thông qua quy trình 5 bước rõ ràng. Bằng cách kết hợp dữ liệu chi tiết từ mua sắm, tiêu chuẩn ngành, và phân tích tài chính chuyên sâu, doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc để đạt mục tiêu chiến lược, duy trì sự linh hoạt trong bối cảnh thị trường biến động.
Liên hệ BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về giải pháp công nghệ để xây dựng và quản lý ngân sách Budgeting, cùng với việc tìm kiếm phương án tiếp cận và triển khai ứng dụng Acterys vào cho môi trường doanh nghiệp của bạn
