Tài liệu cung cấp công việc hàng này của vị Supply Chain Manager nhằm cung cấp cho chúng ta các công việc quan trọng mà người làm giám đốc cung ứng phải quan tâm, phải thực hiện, và mối quan hệ về công việc của vị giám đốc cung ứng này với các vị giám đốc khác như giám đốc sản xuất, giám đốc mua hàng, giám đốc tài chính,..
Làm việc với bộ phận sản xuất
Nội dung:
- “Meets with production and procurement leads to align on capacity, raw material deliveries, and any urgent requirements”
- “Why: keeps the plant running without any capacity losses, reducing last-minute firefighting and costly overtime”
Tìm hiểu công việc:
- Công việc: Supply Chain Manager (SCM) tổ chức cuộc họp với các trưởng bộ phận sản xuất (Production Leads) và mua sắm (Procurement Leads) để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng về năng lực sản xuất, lịch giao nguyên liệu thô, và xử lý các yêu cầu khẩn cấp.
- Mục tiêu: Đảm bảo nhà máy hoạt động trơn tru, không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu hoặc thừa/thiếu năng lực sản xuất. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng “chữa cháy” (firefighting) vào phút chót, vốn thường gây ra chi phí phát sinh như tăng ca (overtime) hoặc trì hoãn đơn hàng.
- Giải thích: Trong chuỗi cung ứng, việc đồng bộ giữa sản xuất và mua sắm là yếu tố cốt lõi. SCM phải dự đoán nhu cầu nguyên liệu dựa trên kế hoạch sản xuất (Master Production Schedule – MPS) và đảm bảo nhà cung cấp giao hàng đúng hạn. Ví dụ, nếu nhà máy sản xuất ô tô cần 1.000 lốp xe mỗi ngày nhưng nhà cung cấp chỉ giao 800, dây chuyền sẽ dừng lại, gây thiệt hại lớn.
- Ví dụ thực tế: Một SCM trong ngành thực phẩm có thể họp với đội sản xuất để đảm bảo đủ bột mì và đường cho lò bánh trước mùa lễ Giáng sinh, đồng thời yêu cầu đội mua sắm đặt thêm hàng từ nhà cung cấp để tránh thiếu hụt.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Production Manager: Cần thống nhất về lịch trình sản xuất và khả năng đáp ứng của nhà máy.
- Với Procurement Manager: Đảm bảo đơn hàng nguyên liệu được đặt đúng số lượng và thời gian.
Thảo luận, làm việc, duy trì quan hệ với Nhà cung cấp
Nội dung:
- “Connects with key suppliers, addressing lead-time changes, performance issues, or contract renewals”
- “Why: helps strengthen supplier relations and prevent disruptions”
Tìm hiểu công việc:
- Công việc: SCM liên lạc với các nhà cung cấp chủ chốt để thảo luận về thay đổi thời gian giao hàng (lead-time), hiệu suất cung ứng, hoặc gia hạn hợp đồng.
- Mục tiêu: Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và giảm nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng do chậm trễ hoặc chất lượng kém.
- Giải thích: Quản lý nhà cung cấp (Supplier Relationship Management – SRM) là một phần quan trọng trong công việc của SCM. Họ cần đánh giá hiệu suất nhà cung cấp qua các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Delivery – OTD) hoặc tỷ lệ lỗi sản phẩm (Defect Rate). Ví dụ, nếu một nhà cung cấp linh kiện điện tử liên tục giao hàng trễ, SCM có thể đàm phán lại hợp đồng hoặc tìm nguồn cung thay thế.
- Ví dụ thực tế: Một SCM trong ngành may mặc có thể đàm phán với nhà cung cấp vải để rút ngắn lead-time từ 30 ngày xuống 20 ngày trước mùa cao điểm, đảm bảo đủ hàng cho các đơn đặt may áo khoác mùa đông.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Procurement Manager: Cần phối hợp để đánh giá nhà cung cấp nào đáng tin cậy hoặc cần thay thế.
- Với Finance Manager: Thảo luận chi phí hợp đồng mới hoặc phạt nhà cung cấp không đạt yêu cầu.
Đồng bộ, tổng hợp công việc với các bộ phận liên quan
Nội dung:
- “Takes a deep dive into freight schedules, warehouse capacities, and upcoming shipment timelines”
- “Why ensures products flow efficiently, maintains service levels, and keeps distribution costs in check”
Giải thích chi tiết:
- Công việc: SCM phân tích lịch trình vận chuyển (freight schedules), dung lượng kho bãi (warehouse capacities), và thời gian giao hàng sắp tới.
- Mục tiêu: Đảm bảo hàng hóa di chuyển hiệu quả từ nhà máy đến khách hàng, duy trì mức độ dịch vụ (service levels) tốt, và kiểm soát chi phí phân phối.
- Giải thích: Đây là khía cạnh logistics trong chuỗi cung ứng. SCM cần tối ưu hóa vận tải (ví dụ: chọn đường biển hay đường hàng không) và quản lý kho để tránh tình trạng tồn kho quá mức (overstock) hoặc thiếu hàng (stockout). Họ có thể dùng công cụ như Transportation Management System (TMS) để lập kế hoạch.
- Ví dụ thực tế: Một SCM trong ngành điện tử có thể kiểm tra xem kho ở California còn đủ chỗ chứa 10.000 điện thoại trước khi lô hàng từ Trung Quốc đến, đồng thời đảm bảo xe tải sẵn sàng vận chuyển đến các cửa hàng bán lẻ.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Logistics Manager: Phối hợp lịch trình vận chuyển và ưu tiên các lô hàng khẩn cấp.
- Với Warehouse Manager: Đảm bảo kho có đủ không gian và nhân lực để xử lý hàng.
Đánh giá, xem tồn kho
Nội dung:
- “Assesses stock levels, safety stock policies, and potential overstock or stockout risks across multiple warehouses”
- “Why: makes sure that products are available where and when needed”
Tìm hiểu công việc:
- Công việc: SCM đánh giá mức tồn kho (stock levels), chính sách tồn kho an toàn (safety stock), và rủi ro thừa/thiếu hàng tại nhiều kho.
- Mục tiêu: Đảm bảo sản phẩm luôn sẵn sàng tại đúng địa điểm và thời điểm cần thiết cho khách hàng.
- Giải thích: Quản lý tồn kho là một kỹ năng cốt lõi của SCM. Họ sử dụng các mô hình như EOQ (Economic Order Quantity) để xác định lượng đặt hàng tối ưu và duy trì safety stock để phòng ngừa biến động nhu cầu. Ví dụ, nếu một siêu thị dự báo bán 500 chai nước mỗi ngày nhưng nhu cầu đột ngột tăng lên 700, safety stock sẽ giúp tránh stockout.
- Ví dụ thực tế: Một SCM trong ngành dược phẩm có thể kiểm tra xem kho ở New York có đủ vắc-xin cúm để đáp ứng mùa đông, đồng thời giảm tồn kho dư thừa ở Florida nơi nhu cầu thấp hơn.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Inventory Manager: Thống nhất mức safety stock và điều chỉnh dựa trên dữ liệu bán hàng.
- Với Sales Manager: Dự báo nhu cầu để tránh thiếu hụt hoặc tồn kho chết.
Quản lý các khủng hoảng
Nội dung:
- “Adresses an urgent email about a sudden shortage of a critical component or a delayed shipment”
- “Why prevents supply chain issues from snowballing into major service failures”
Tìm hiểu công việc:
- Công việc: SCM xử lý email khẩn về tình trạng thiếu linh kiện quan trọng hoặc lô hàng bị trì hoãn.
- Mục tiêu: Ngăn chặn vấn đề nhỏ leo thang thành thất bại lớn trong dịch vụ (ví dụ: không giao hàng đúng hạn cho khách).
- Giải thích: Đây là công việc quản lý rủi ro (Risk Management) trong chuỗi cung ứng. SCM cần phản ứng nhanh, có thể tìm nguồn cung cấp thay thế (alternate sourcing) hoặc điều chỉnh lịch sản xuất. Ví dụ, nếu một nhà cung cấp thép bị đình công, SCM phải liên hệ ngay nhà cung cấp khác để tránh停 sản xuất.
- Ví dụ thực tế: Một SCM trong ngành ô tô nhận email báo linh kiện phanh bị chậm giao. Họ có thể gọi ngay cho nhà cung cấp phụ hoặc yêu cầu chuyển hàng bằng đường hàng không thay vì đường biển.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Procurement Manager: Tìm nguồn cung cấp khẩn cấp.
- Với Production Manager: Điều chỉnh kế hoạch sản xuất để ưu tiên các sản phẩm khác trong lúc chờ linh kiện.
Cải thiện các vấn đề hiện tại
Nội dung:
- “Reviews ongoing improvement projects like reducing lead times or automating a warehouse process and checks on the team’s morale”
- “Why: keeps the supply chain evolving and the team motivated”
Tìm hiểu công việc:
- Công việc: SCM xem xét các dự án cải tiến như giảm thời gian giao hàng hoặc tự động hóa quy trình kho, đồng thời kiểm tra tinh thần đội ngũ.
- Mục tiêu: Cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng và giữ động lực cho nhân viên.
- Giải thích: Cải tiến liên tục (Continuous Improvement) thường dựa trên các phương pháp như Lean hoặc Six Sigma để loại bỏ lãng phí và tăng hiệu quả. Ví dụ, tự động hóa kho bằng robot có thể giảm thời gian xử lý đơn hàng từ 2 giờ xuống 30 phút.
- Ví dụ thực tế: Một SCM có thể triển khai hệ thống WMS (Warehouse Management System) để tự động hóa việc sắp xếp hàng, đồng thời tổ chức buổi họp ngắn để khích lệ đội ngũ sau khi đạt mục tiêu giảm lead-time.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với IT Manager: Hỗ trợ triển khai công nghệ tự động hóa.
- Với HR Manager: Đánh giá và cải thiện tinh thần nhân viên.
Tổng kết cuối ngày, kế hoạch tiếp theo
Nội dung:
- “Performs final check of outstanding action items, emails, and tomorrow’s schedule. Documents key insights and issues, ensuring smooth handoffs”
- “Why adds clarity reducing surprises the next morning and adopting a more proactive, strategic approach to upcoming challenges”
Tìm hiều công việc:
- Công việc: SCM kiểm tra các nhiệm vụ chưa hoàn thành, email, và lịch trình ngày mai, ghi lại các vấn đề quan trọng để bàn giao suôn sẻ.
- Mục tiêu: Giảm bất ngờ vào sáng hôm sau và lập kế hoạch chủ động cho các thách thức sắp tới.
- Giải thích: Đây là bước tổng kết ngày làm việc (Daily Wrap-Up), giúp SCM chuyển từ tư duy chiến thuật (tactical) sang chiến lược (strategic). Họ có thể dùng công cụ như ERP (Enterprise Resource Planning) để theo dõi tiến độ.
- Ví dụ thực tế: Một SCM ghi chú rằng lô hàng từ Nhật Bản sẽ đến trễ 2 ngày, sau đó gửi email cho đội sản xuất để điều chỉnh lịch, tránh lãng phí thời gian chờ đợi.
Vấn đề liên quan đến các manager khác:
- Với Team Leads: Đảm bảo mọi người nắm rõ nhiệm vụ ngày mai.
- Với Operations Manager: Báo cáo các vấn đề lớn để xử lý ở cấp cao hơn.
Tổng kết:
Supply Chain Manager đóng vai trò trung tâm trong việc kết nối các bộ phận (sản xuất, mua sắm, logistics, kho bãi) và nhà cung cấp để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả. Công việc của họ đòi hỏi kỹ năng lập kế hoạch, giao tiếp, và xử lý khủng hoảng, đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với các manager khác để đạt mục tiêu chung.
