Lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp cho dự án Dynamics 365

1. Phương pháp triển khai là gì và tại sao quan trọng?

Phương pháp triển khai là tập hợp các bước và thực tiễn tốt nhất nhằm đảm bảo hoàn thành một dự án hoặc nhiệm vụ một cách hiệu quả. Nó cung cấp hướng dẫn rõ ràng về việc cần làm gì, khi nào thực hiện, và ai là người chịu trách nhiệm. Phương pháp triển khai giúp giảm thiểu các rủi ro, tránh sai sót và đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra.

Đối với các dự án Dynamics 365, việc lựa chọn một phương pháp phù hợp đóng vai trò then chốt. Một phương pháp đúng đắn sẽ giúp:

• Đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy: Các giai đoạn, cột mốc, và tiêu chí được xác định rõ ràng, giúp đội ngũ làm việc đồng bộ.
• Phân công vai trò và trách nhiệm: Mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
• Giảm thiểu rủi ro: Tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng hoặc phạm vi dự án bị mở rộng ngoài kiểm soát.
• Tối ưu hóa tài nguyên: Tiết kiệm thời gian và chi phí thông qua quy trình hiệu quả.
• Đặt kỳ vọng thực tế: Tránh bất ngờ hoặc thất vọng bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng.
• Tạo ra giải pháp tập trung vào người dùng: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan, mang lại sự hài lòng tối đa.

Ví dụ, phương pháp triển khai giống như một bản đồ đường đi. Để hoàn thành chuyến đi (dự án) thành công, bạn cần:

• Lập kế hoạch trước: Xác định phạm vi dự án, tài nguyên cần thiết, và cách theo dõi tiến độ.
• Hiểu rõ lộ trình: Xây dựng lộ trình giải pháp với các cột mốc và ngày bắt đầu/kết thúc rõ ràng.
• Tránh sai lầm: Áp dụng các thực tiễn tốt nhất để giảm thiểu lỗi, chậm trễ, hoặc vượt ngân sách.
• Hoàn thành nhanh chóng: Sử dụng các chiến lược tối ưu hóa thời gian và chi phí.
• Không bất ngờ: Đáp ứng kỳ vọng của người dùng và các bên liên quan bằng cách giao giải pháp đúng hạn và đúng ngân sách.

Lưu ý: Cần chuẩn bị các kế hoạch dự phòng để xử lý các tình huống bất ngờ, chẳng hạn như thay đổi yêu cầu hoặc vấn đề kỹ thuật.

2. Các loại phương pháp triển khai cho dự án Dynamics 365

Có ba loại phương pháp triển khai chính được sử dụng trong các dự án Dynamics 365:

2.1. Mô hình Thác nước (Waterfall)

Mô tả:
Mô hình Thác nước là một phương pháp tuyến tính và tuần tự, bao gồm các giai đoạn rõ ràng từ khởi tạo đến bảo trì. Mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo, không cho phép quay lại chỉnh sửa.

Quy trình chi tiết:
Quy trình của mô hình Thác nước bao gồm các giai đoạn sau, được thực hiện lần lượt:

1. Khởi tạo và phân tích yêu cầu:
   • Thu thập và ghi lại tất cả yêu cầu từ các bên liên quan (khách hàng, người dùng cuối, nhà quản lý).
   • Xác định phạm vi dự án, mục tiêu, và các yêu cầu chức năng/non-chức năng.
   • Ví dụ: Đối với dự án Dynamics 365, nhóm dự án liệt kê các module cần triển khai (như Sales, Customer Service) và các yêu cầu tùy chỉnh cụ thể.
   • Kết quả: Tài liệu yêu cầu chi tiết (Requirements Specification Document).
2. Thiết kế hệ thống:
   • Dựa trên yêu cầu, nhóm thiết kế giải pháp kỹ thuật, bao gồm kiến trúc hệ thống, cấu hình module, và các tùy chỉnh (nếu cần).
   • Tạo sơ đồ quy trình, giao diện người dùng, và các tài liệu thiết kế kỹ thuật.
   • Ví dụ: Thiết kế cách tích hợp Dynamics 365 với hệ thống ERP hiện tại của công ty.
   • Kết quả: Tài liệu thiết kế hệ thống (System Design Document).
3. Phát triển:
   • Nhóm phát triển viết mã, cấu hình Dynamics 365, và thực hiện các tùy chỉnh theo thiết kế.
   • Các module được xây dựng theo đúng thông số kỹ thuật đã phê duyệt.
   • Ví dụ: Cấu hình quy trình bán hàng trong Dynamics 365 Sales hoặc phát triển báo cáo tùy chỉnh.
   • Kết quả: Phần mềm hoàn chỉnh nhưng chưa được kiểm thử.
4. Kiểm thử:
   • Kiểm thử toàn bộ hệ thống để đảm bảo đáp ứng yêu cầu và không có lỗi. Bao gồm kiểm thử đơn vị, tích hợp, và kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT).
   • Các lỗi được ghi nhận và sửa chữa trong giai đoạn này.
   • Ví dụ: Người dùng kiểm tra xem quy trình bán hàng có hoạt động như mong đợi không.
   • Kết quả: Hệ thống đã được kiểm thử và phê duyệt.
5. Triển khai:
   • Hệ thống được cài đặt vào môi trường sản xuất (production).
   • Đào tạo người dùng và chuyển giao tài liệu hướng dẫn sử dụng.
   • Ví dụ: Triển khai Dynamics 365 trên đám mây và đào tạo đội ngũ bán hàng cách sử dụng.
   • Kết quả: Hệ thống sẵn sàng hoạt động.
6. Bảo trì:
   • Theo dõi, cập nhật, và sửa lỗi sau khi triển khai.
   • Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp khi cần.
   • Ví dụ: Vá lỗi nhỏ hoặc cập nhật phiên bản mới của Dynamics 365.
   • Kết quả: Hệ thống vận hành ổn định lâu dài.

Ưu điểm:

• Dễ hiểu và thực hiện: Quy trình đơn giản, phù hợp với các dự án có yêu cầu cố định.
• Dự đoán cao: Phạm vi, thời gian và ngân sách được xác định rõ ràng từ đầu.
• Tài liệu chi tiết: Đảm bảo chất lượng và tuân thủ các tiêu chuẩn.
• Quản lý dễ dàng: Tiến độ và cột mốc được theo dõi chặt chẽ.

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt: Không phù hợp với các dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên.
• Không tập trung vào người dùng: Ưu tiên đáp ứng thông số kỹ thuật hơn là trải nghiệm người dùng.
• Chậm và tốn kém: Việc sửa đổi ở giai đoạn sau có thể gây lãng phí lớn.
• Thiếu tương tác: Ít giao tiếp giữa các nhóm, dẫn đến thiếu sự đồng thuận.

Phù hợp với: Các dự án triển khai ứng dụng tại chỗ (on-premises) với yêu cầu cố định và ít thay đổi.

2.2. Mô hình Linh hoạt (Agile)

Mô tả:
Mô hình Linh hoạt là một phương pháp lặp và tăng dần, tập trung vào việc cung cấp các tính năng nhỏ thông qua các chu kỳ ngắn gọi là “sprint” (thường kéo dài 2-4 tuần). Mỗi sprint bao gồm phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử, và đánh giá.

Quy trình chi tiết:
Quy trình Linh hoạt dựa trên các bước lặp lại, với trọng tâm là hợp tác và phản hồi liên tục:

1. Xây dựng danh sách yêu cầu (Product Backlog):
   • Thu thập các yêu cầu dưới dạng câu chuyện người dùng (user stories), mô tả ngắn gọn về tính năng mà người dùng cần.
   • Các câu chuyện được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh và mức độ quan trọng.
   • Ví dụ: Một câu chuyện người dùng có thể là: “Là nhân viên bán hàng, tôi muốn theo dõi trạng thái đơn hàng trong Dynamics 365 để cập nhật nhanh cho khách hàng.”
   • Kết quả: Product Backlog – danh sách các yêu cầu được sắp xếp ưu tiên.
2. Lập kế hoạch sprint (Sprint Planning):
   • Nhóm dự án chọn một số câu chuyện người dùng từ Product Backlog để thực hiện trong sprint sắp tới.
   • Xác định nhiệm vụ cụ thể và phân công cho các thành viên.
   • Ví dụ: Nhóm quyết định cấu hình module Sales và tích hợp với Outlook trong sprint đầu tiên.
   • Kết quả: Sprint Backlog – danh sách nhiệm vụ cho sprint.
3. Thực hiện sprint:
   • Nhóm phát triển, cấu hình, và kiểm thử các tính năng trong suốt sprint.
   • Các cuộc họp ngắn hàng ngày (Daily Scrum) được tổ chức để cập nhật tiến độ và giải quyết vấn đề.
   • Ví dụ: Nhóm cấu hình quy trình bán hàng và kiểm thử giao diện người dùng.
   • Kết quả: Phần mềm hoạt động (increment) vào cuối sprint.
4. Đánh giá sprint (Sprint Review):
   • Trình bày phần mềm hoàn thành cho người dùng và các bên liên quan để nhận phản hồi.
   • Đánh giá xem các tính năng có đáp ứng nhu cầu không và ghi nhận các cải tiến cần thiết.
   • Ví dụ: Người dùng kiểm tra quy trình bán hàng và đề xuất thêm chức năng tìm kiếm nhanh.
   • Kết quả: Phản hồi để cải thiện Product Backlog.
5. Cải tiến (Sprint Retrospective):
   • Nhóm thảo luận những gì đã làm tốt, những gì cần cải thiện, và cách tối ưu hóa cho sprint tiếp theo.
   • Ví dụ: Nhóm nhận thấy cần cải thiện giao tiếp với khách hàng để thu thập yêu cầu rõ ràng hơn.
   • Kết quả: Kế hoạch cải tiến cho sprint tiếp theo.
6. Lặp lại:
   • Quay lại bước 2 để lập kế hoạch sprint mới, tiếp tục phát triển các tính năng còn lại trong Product Backlog.
   • Quá trình này lặp lại cho đến khi hoàn thành tất cả yêu cầu hoặc dự án kết thúc.
   • Ví dụ: Sau sprint 1, nhóm tiếp tục phát triển module Customer Service trong sprint 2.

Ưu điểm:

• Linh hoạt: Dễ dàng thích nghi với các thay đổi yêu cầu hoặc phản hồi.
• Tập trung vào người dùng: Ưu tiên giá trị và sự hài lòng của khách hàng.
• Nhanh và hiệu quả: Giảm lãng phí và rút ngắn thời gian phát hành.
• Hợp tác chặt chẽ: Thúc đẩy giao tiếp và minh bạch giữa các bên.

Nhược điểm:

• Yêu cầu cam kết cao: Người dùng và các bên liên quan phải tham gia tích cực.
• Khó dự đoán: Phạm vi, thời gian và ngân sách khó xác định từ đầu.
• Thách thức về chất lượng: Cần đảm bảo tính nhất quán qua nhiều sprint.
• Tích hợp phức tạp: Gặp khó khăn khi phối hợp với các hệ thống hoặc nhóm khác.

Phù hợp với: Các dự án Dynamics 365 tận dụng các tính năng có sẵn của sản phẩm, nhưng cần tùy chỉnh và ưu tiên các yêu cầu cụ thể.

2.3. Mô hình Kết hợp (Hybrid)

Mô tả:
Mô hình Kết hợp là sự pha trộn giữa Thác nước và Linh hoạt, tận dụng ưu điểm của cả hai để phù hợp với nhu cầu dự án. Các hoạt động khởi tạo và hoàn thiện (như lập kế hoạch, kiểm thử tích hợp, triển khai) sử dụng phương pháp Thác nước, trong khi các hoạt động xây dựng (như phát triển, kiểm thử) sử dụng phương pháp Linh hoạt.

Quy trình chi tiết:
Quy trình Kết hợp bao gồm các giai đoạn sau, với sự kết hợp giữa các bước tuyến tính và lặp lại:

1. Khởi tạo và phân tích yêu cầu (theo Thác nước):
   • Thu thập và xác định yêu cầu tổng thể, phạm vi dự án, và mục tiêu.
   • Xây dựng lộ trình giải pháp (solution blueprint) và tài liệu yêu cầu.
   • Ví dụ: Xác định các module Dynamics 365 cần triển khai (Sales, Marketing) và tích hợp với hệ thống hiện có.
   • Kết quả: Tài liệu yêu cầu và kế hoạch dự án.
2. Thiết kế giải pháp (theo Thác nước):
   • Thiết kế kiến trúc hệ thống, cấu hình module, và các tùy chỉnh cần thiết.
   • Tạo sơ đồ quy trình và tài liệu thiết kế kỹ thuật.
   • Ví dụ: Thiết kế cách Dynamics 365 Sales tích hợp với Power BI để báo cáo.
   • Kết quả: Tài liệu thiết kế hệ thống.
3. Phát triển và kiểm thử qua các sprint (theo Agile):
   • Chia nhỏ các yêu cầu thành các câu chuyện người dùng và thực hiện qua các sprint.
   • Mỗi sprint bao gồm phát triển, cấu hình, và kiểm thử các tính năng cụ thể.
   • Các cuộc họp định kỳ và phản hồi được tổ chức để điều chỉnh.
   • Ví dụ: Sprint 1 cấu hình quy trình bán hàng, Sprint 2 thêm tính năng tự động hóa email marketing.
   • Kết quả: Các tính năng hoàn thành từng phần, được kiểm thử và sẵn sàng tích hợp.
4. Kiểm thử tích hợp và chấp nhận người dùng (theo Thác nước):
   • Thực hiện kiểm thử tích hợp toàn bộ hệ thống để đảm bảo các module hoạt động đồng bộ.
   • Người dùng thực hiện kiểm thử chấp nhận (UAT) để xác nhận giải pháp đáp ứng yêu cầu.
   • Ví dụ: Kiểm tra xem dữ liệu từ Sales có đồng bộ đúng với Marketing không.
   • Kết quả: Hệ thống được phê duyệt để triển khai.
5. Triển khai (theo Thác nước):
   • Cài đặt hệ thống vào môi trường sản xuất.
   • Đào tạo người dùng và chuyển giao tài liệu.
   • Ví dụ: Triển khai Dynamics 365 trên đám mây và đào tạo đội ngũ marketing.
   • Kết quả: Hệ thống sẵn sàng hoạt động.
6. Bảo trì (theo Thác nước):
   • Hỗ trợ sau triển khai, sửa lỗi, và cập nhật hệ thống.
   • Ví dụ: Cập nhật phiên bản mới của Dynamics 365 hoặc vá lỗi nhỏ.
   • Kết quả: Hệ thống vận hành ổn định.

Ưu điểm:

• Linh hoạt: Thích nghi với thay đổi và phản hồi trong giai đoạn phát triển.
• Tập trung vào người dùng: Đảm bảo giá trị và sự hài lòng.
• Hiệu quả: Tối ưu hóa thời gian và chi phí.
• Hợp tác: Thúc đẩy giao tiếp và minh bạch.

Nhược điểm:

• Yêu cầu kỹ năng cao: Cần đội ngũ có kinh nghiệm để cân bằng các phương pháp.
• Phức tạp: Quản lý các giai đoạn và sprint có thể gây nhầm lẫn.
• Thách thức về chất lượng: Đảm bảo tính nhất quán qua nhiều giai đoạn.
• Tích hợp khó khăn: Phối hợp với các nhóm hoặc hệ thống khác có thể phức tạp.

Phù hợp với: Hầu hết các dự án Dynamics 365, đặc biệt là các dự án cần cân bằng giữa kế hoạch cố định và khả năng thích nghi.

3. Khung công tác Success by Design

Khung công tác Success by Design là một công cụ hỗ trợ bất kỳ phương pháp triển khai nào bạn chọn. Nó cung cấp hướng dẫn chủ động và đảm bảo kết quả dự đoán được cho dự án Dynamics 365. Công cụ này giúp:

• Xây dựng chiến lược triển khai rõ ràng.
• Định nghĩa lộ trình phát hành và triển khai.
• Quản lý sự thay đổi và chấp nhận của người dùng.

Lưu ý: Để tìm hiểu thêm, bạn có thể tham khảo tài liệu chính thức về Success by Design từ Microsoft.

4. Các bước tiếp theo

Để triển khai dự án Dynamics 365 thành công, bạn cần:

• Xây dựng chiến lược triển khai: Xác định phương pháp và kế hoạch chi tiết.
• Lập kế hoạch phát hành và triển khai: Đảm bảo các giai đoạn được thực hiện đúng tiến độ.
• Quản lý sự thay đổi và chấp nhận: Đào tạo người dùng và đảm bảo họ sẵn sàng sử dụng giải pháp mới.

5. Kết luận

Việc lựa chọn phương pháp triển khai phù hợp cho dự án Dynamics 365 là yếu tố quyết định sự thành công. Mô hình Thác nước phù hợp với các dự án có yêu cầu cố định, mô hình Linh hoạt lý tưởng cho các dự án cần thích nghi nhanh, và mô hình Kết hợp là lựa chọn tối ưu cho hầu hết các dự án nhờ sự cân bằng giữa tính linh hoạt và cấu trúc. Kết hợp với khung công tác Success by Design, bạn sẽ có một lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả và đúng hạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm bài viết của Microsoft ở đây

Call BSD 0918 339 689 để tìm hiểu thêm về Microsoft Dynamics 365, phương pháp tiếp cận và triển khai giải pháp ERP, CRM, và BI này vào cho doanh nghiệp của bạn